OA辦公自動化在醫(yī)院中的運用

（西南科技大學(xué)城市學(xué)院 工程技術(shù)學(xué)院，四川 綿陽 622650）

0 引言

OA辦公自動化系統(tǒng)就是利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，與現(xiàn)代化辦公方式相結(jié)合，進而實現(xiàn)高速度、高效率的辦公，并且會隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的完善創(chuàng)新而發(fā)展，在一定程度上可以減少人力、物力、資金的投資力度，起到優(yōu)化內(nèi)部結(jié)構(gòu)的作用，促使辦公效率和質(zhì)量的進一步提升。而在醫(yī)院中運用OA辦公自動化系統(tǒng)，可以保障醫(yī)院管理工作的順利開展，提高醫(yī)院的管理水平，進而獲得更多的經(jīng)濟收益，推動自身又好又快地發(fā)展。

1 OA辦公自動化系統(tǒng)介紹

辦公自動化并不是單一地指互聯(lián)網(wǎng)與業(yè)務(wù)的結(jié)合，更多的是通過合理運用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，實現(xiàn)現(xiàn)代化辦公。當前，諸多行政機關(guān)均通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對數(shù)據(jù)信息進行收集、分析、匯總，進而使工作人員能夠第一時間掌握詳細資料，有效避免了傳統(tǒng)工作效率低的弊端，實現(xiàn)了科學(xué)自動化管理。當前，OA辦公自動化涵蓋流程批準、公文管理、信息交流等運用[1]。

2 醫(yī)院工作中運用OA辦公自動化的意義

醫(yī)院的工作會涉及諸多部門和業(yè)務(wù)，傳統(tǒng)工作方式下，工作效率和工作質(zhì)量較低，在一定程度上為醫(yī)院管理工作的順利開展帶來難度。而OA辦公自動化系統(tǒng)的運用，可以促使醫(yī)院工作效率和質(zhì)量的大幅度提升。

2.1 提高工作效率

醫(yī)院在正常工作中，需要多個科室和工作人員的配合，在此過程中運用OA辦公自動化系統(tǒng)，可以促使各個科室以及工作人員方便快捷地溝通，能夠第一時間解決存在的問題，形成良好的凝聚力，促使醫(yī)院工作質(zhì)量的進一步提升[1]。運用OA辦公自動化系統(tǒng)進行辦公，可以使醫(yī)院各科室工作人員及時了解內(nèi)部郵件和公告，此外還可以為工作人員的溝通提供便利。最為重要的是，醫(yī)院工作人員可以通過OA辦公自動化系統(tǒng)發(fā)布對醫(yī)院建設(shè)相關(guān)的想法和建議，這樣不僅可以使醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)人員掌握更多信息，而且還可以保障決策的合理性。

2.2 有利于辦公信息的共享

在醫(yī)院工作中運用OA辦公自動化系統(tǒng)，可以實現(xiàn)信息的共享，完善傳統(tǒng)工作的不足。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院在實際發(fā)展中會涉及諸多內(nèi)容，包含行政、醫(yī)療等，每個工作流程都會含有大量的信息，而這些信息對醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用[5]。在此過程中，運用OA辦公自動化系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，并且還可以通過OA辦公自動化系統(tǒng)信息平臺發(fā)布相關(guān)信息，保障信息能夠傳達給每個科室，進而可以更好地完成工作。

2.3 優(yōu)化辦公流程

OA辦公自動化運用在醫(yī)院工作中，對辦公流程可以起到優(yōu)化的作用，規(guī)范工作人員的工作行為，保障追蹤機制的完善性。OA辦公自動化系統(tǒng)的合理運用，可以使傳統(tǒng)紙質(zhì)業(yè)務(wù)申請轉(zhuǎn)化為電子版申請。與此同時，系統(tǒng)管理工作人員還可以根據(jù)各個科室的實際情況和需求，進行個性化設(shè)置，提高審批流程速度和質(zhì)量，為審批工作的順利開展提供保障。

2.4 減少醫(yī)院成本費用

醫(yī)院工作涉及范圍廣，而運用OA辦公自動化系統(tǒng)，可以改變傳統(tǒng)工作方式，提升工作效率和質(zhì)量，極大地減少醫(yī)院人力、物力和資金的投入力度。實際上，醫(yī)院工作運用OA辦公自動化系統(tǒng)最大的優(yōu)勢是可以實現(xiàn)移動辦公，同時日常辦公流程不會受到影響。

3 OA辦公自動化在醫(yī)院工作中的具體表現(xiàn)

3.1 醫(yī)院首頁板塊

在醫(yī)院工作中融入OA辦公自動化系統(tǒng)，可以進行網(wǎng)上辦公，并且也可以使系統(tǒng)首頁板塊的功能變得十分全面。醫(yī)院工作人員在進入OA辦公自動化系統(tǒng)之后，系統(tǒng)可以有效識別醫(yī)院工作人員的身份和所在科室的相關(guān)信息，通過自動匹配的方式，提供針對性的信息[6]。與此同時，醫(yī)院工作人員還可以瀏覽醫(yī)院官網(wǎng)首頁，了解醫(yī)院最新文件和公告，保障醫(yī)院工作人員第一時間掌握醫(yī)院工作最新動態(tài)[2]。

3.2 醫(yī)院信息管理板塊

醫(yī)院運用OA辦公自動化系統(tǒng)之后，醫(yī)院信息管理板塊能夠詳細劃分信息發(fā)布人群和相關(guān)內(nèi)容，其中包含醫(yī)院通告、支部信息等。醫(yī)院工作人員在進入該系統(tǒng)頁面之后，可以從信息管理板塊中找到需要的信息，以及醫(yī)院重大決定事項，促使醫(yī)院工作人員工作效率和質(zhì)量的提升。

3.3 醫(yī)院公文管理板塊

OA辦公自動化系統(tǒng)運用在醫(yī)院工作中，能夠最大化地發(fā)揮公文管理板塊的作用。該板塊的主要目的是接收和管理醫(yī)院內(nèi)外的文件，比如護理等文件信息。醫(yī)院工作人員通過醫(yī)院公文管理板塊，可以及時發(fā)送公文，供高層領(lǐng)導(dǎo)人員批閱印發(fā)，最后發(fā)到醫(yī)院工作人員手中，進行瀏覽。在辦公系統(tǒng)中，公文管理發(fā)揮著十分重要的作用，其涉及范圍十分廣泛，并且內(nèi)容多元化，不同功能的運用，就可以促使公文管理工作效率的大幅度提升，進而發(fā)揮發(fā)文、收文和審批功能在實際工作中的作用[3]。管理工作人員可以在實際運用中，實現(xiàn)自定義公文表單樣式和流程，并且還可以對公文進行在線修改和改簽等操作。與此同時，自動化系統(tǒng)中的領(lǐng)導(dǎo)傳閱公文和批復(fù)修改文字，可以起到保留痕跡的作用，促使公文處理層面作用的最大化發(fā)揮，進而提高公文管理整體水平。

3.4 醫(yī)院部門主頁板塊

醫(yī)院部門主頁板塊主要是對各個科室和部門發(fā)布信息設(shè)置權(quán)限。在該板塊中，各個科室可以根據(jù)工作實際內(nèi)容和職能，做好各個科室與醫(yī)院的信息相通工作。在各個科室管理工作過程中，通過系統(tǒng)可以對醫(yī)院工作人員的工作完成情況進行監(jiān)督，并且還可以進行工作匯報和日志等流程操作，通過這些基礎(chǔ)工作提高科室管理水平和質(zhì)量[4]。與此同時，在普通工作人員的管理過程中，可以以郵件的方式向醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)人員提問題，闡述自己的想法和見解，也可以及時看到領(lǐng)導(dǎo)下派的各種任務(wù)，進而促使科室部門管理工作水平的提升。

3.5 醫(yī)院綜合辦公板塊

OA辦公自動化系統(tǒng)運用在醫(yī)院工作中，可以促使綜合辦公功能最大化發(fā)揮自身作用。醫(yī)院綜合辦公板塊主要提供會議申請和車輛申請工作，醫(yī)院工作人員可以在網(wǎng)絡(luò)上預(yù)約會議室和車輛，促使醫(yī)院辦公效率的提升和車隊資源的合理分配，進而起到節(jié)約時間的作用，保障醫(yī)院工作的順利開展[5]。

4 醫(yī)院工作運用OA辦公自動化系統(tǒng)存在的問題和解決對策

4.1 對OA辦公自動化系統(tǒng)存在認知錯誤

根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國醫(yī)院工作運用OA辦公自動化系統(tǒng)仍舊處于起始階段。由于受到一些工作人員思想老舊、接受新鮮事物能力差等因素的影響，在業(yè)務(wù)辦理過程中，依舊是按照傳統(tǒng)的方式進行辦公，具有一定的隨意性[6]。對于這類工作人員而言，應(yīng)要加大培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)使用OA辦公自動化系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)思想，提高對OA辦公自動化系統(tǒng)的認識，進而可以最大化地發(fā)揮OA辦公自動化系統(tǒng)的作用。

4.2 信息流暢性差

我國醫(yī)院由財務(wù)部門、人事部門等組合而成，每個部門均有自己獨立的信息系統(tǒng)，而將OA辦公自動化系統(tǒng)運用在各部門中，很容易出現(xiàn)信息多次操作的問題，這樣不僅會增加醫(yī)院工作人員的工作量，而且還會影響信息資源的集成[7]。若想要妥善解決上述問題，需要將OA辦公自動化系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相結(jié)合，保障信息流暢性，進而促使醫(yī)院工作的順利開展，推動醫(yī)院健康長久發(fā)展。

4.3 系統(tǒng)的延展性

隨著醫(yī)院發(fā)展速度的提高和規(guī)模的擴大，若OA辦公自動化系統(tǒng)不及時進行更新，會導(dǎo)致醫(yī)院科室責任模糊、科室分布不合理，將無法滿足醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展要求。因此，需要對OA辦公自動化系統(tǒng)進行完善和拓展，即對OA辦公自動化系統(tǒng)的延展性進行二次開發(fā)，進而促使OA辦公自動化系統(tǒng)更加完善，與新時代醫(yī)院醫(yī)務(wù)需求相適應(yīng)[8-9]。

5 結(jié)語

總而言之，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)辦公已經(jīng)成為未來醫(yī)院工作的主旋律。OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院中的合理運用，在一定程度上可以提高醫(yī)院工作人員的工作效率和質(zhì)量，方便對數(shù)據(jù)的收集和調(diào)取，并且還可以實現(xiàn)移動工作，簡約了辦公流程，減少了人力資源浪費情況的發(fā)生，節(jié)約了醫(yī)院的支出費用，進而推動醫(yī)院又好又快地發(fā)展。