獻血者檔案信息資源的開發與利用策略

文/中山市中心血站 王凱敏

獻血者檔案登記的主要內容是獻血者的詳細資料、健康情況采集表、體檢信息、獻血數量登記以及采血記錄等內容，把獻血者的相關資料進行整理、保存、開發和利用，為無償獻血事業的科學有效發展、獻血者與輸血者的相關權益保障提供了憑證。

一、檔案信息開發的必要性及對社會發展的作用

（一）獻血者檔案信息開發對獻血者招募的重要意義。獻血者檔案中涵蓋了獻血者重要的個人信息，比如姓名、年齡、血型、電話、健康情況、婚姻狀況等信息，這些個人基本信息對獻血人群的信息掌握，特點分析有著重要的意義。隨著信息技術的不斷發展，獻血者檔案的登記由傳統的紙質表格登記升級為紙質和電子系統檔案的結合管理。相比較傳統的紙質表格登記方式，電子檔案操作簡單、數據準確、信息完善，大大推動了獻血者檔案開發利用進程。現階段，檔案系統能根據選定條件，快速準確計算出獻血人群百分比，通過對基本信息的分析和總結，使獻血目標人群更加精準，可以為獻血者招募帶來積極的影響。對現有獻血者，可以利用檔案信息，通過給其發送溫馨短信、郵寄生日卡片等方式，與獻血者保持聯系，使獻血者感到溫暖，從而提高獻血者的獻血熱情，帶動獻血者對無償獻血的正能量傳播，讓身邊更多的人加入獻血隊伍中來，從而達到促進招募的效果。另外，利用獻血者檔案信息資源有助于針對性開發挖掘潛在獻血志愿者。通過對現有獻血者的檔案信息分析，分析總結出人員特點，從而針對性采取一些招募措施，增加相關獻血宣傳力度，做出相關的決策部署。

（二）獻血者檔案信息的社會作用。獻血者檔案是保障獻血者權益的依據。一方面，根據國家《血站管理辦法》《獻血法》等相關規定，結合各地區血站的實際情況，對無償獻血者按照獻血量進行表彰獎勵；另一方面，無償獻血者在用血方面也有優待政策，一人獻血全家受益。如中山市的獎勵政策是個人成功捐獻200毫升，本人可以享受終身免費用血，獻血總量達到600毫升以上，直接親屬及其配偶可享受等額免費用血。獻血者檔案是對其表彰獎勵、獻血優待的憑證，通過表彰或是優待，感召獻血者的榮譽與使命，從而為無償獻血事業產生更積極的社會作用。獻血者檔案是血液采集的證據，是對供血者進行采血過程中的數據記錄和結果顯示，是確保安全輸血和血站管理的重要保障，也是證明血液來源和醫療糾紛責任認定的重要查閱依據。

二、獻血者檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理體系不完善。大部分采供血機構的檔案室工作人員為兼職人員，并非全職檔案管理員工，管理人員專業素質不足，未充分掌握管理業務內容，無法保障獻血者檔案管理的業務質量。管理制度體系較為陳舊，缺乏創新性，對于新技術的運用不到位，檔案管理效率不高，不便于高效進行開發利用。再加上這些兼職人員，本職工作并非與采血機構工作相關。因此，在工作中難免會存在懈怠心理。甚至當遇到多人獻血時會造成獻血者檔案管理混亂。

（二）獻血者檔案管理沒有統一的標準。國家沒有相關的法律法規或政策對獻血者檔案提出統一的管理規范和標準，各地沒有辦法做到獻血者檔案管理的統一性。現階段，各地市的采供血機構對獻血者檔案的信息采集和管理要求都是自行制定的，并且歸檔制定缺少全面性，導致員工開展管理活動過程中，處于被動收集歸檔狀態，時有出現獻血者記錄不夠完善、記錄不夠詳細等問題，影響了其利用效率。

（三）對獻血者檔案管理不夠重視。現階段，部分單位管理人員在獻血者檔案管理方面缺少認知，將無償獻血者檔案當作一般的工作記錄，重視度不夠，管理意識不強，導致目前對獻血者檔案管理基本停留在保管和查閱層面，獻血者檔案格式歷年不變，生成的資料更成為束之高閣的一盒盒紙質檔案。并且，部分血站缺少配套管理設施，管理工作的風險隱患較大。

（四）檔案管理手段落后。目前，我國大部分血站的工作信息化程度本身并不高，在檔案管理方面主要采用紙質方式記載，并通過人工方式進行記錄與整理，管理過程中信息化、自動化以及系統化等程度不足，不便于對檔案信息資源的后期開發利用。也正是因為獻血者檔案信息管理缺少信息技術的支撐和科學手段的指引，使得管理的時效較長，且人工管理時也容易出現誤差。獻血者檔案管理作為關乎我國醫療水平的重要環節，需要嚴謹對待。檔案管理手段落后且時效性不足時，不僅查詢耗時耗力，當出現誤差時，所造成的后果更是不堪設想。

三、獻血者檔案信息資源開發與利用途徑

（一）規范獻血者檔案材料的收集整理。完善無償獻血者檔案表格，規范采集數據信息，指派專人科學解釋《健康征詢表》，指導獻血人員完成表格填寫，體檢采血工作人員應嚴格按照工作流程記錄獻血者信息，檢查核對表格填寫的完整性和系統信息錄入的一致性后再簽名移交。構建每日復核制度，業務科室指派專人復核每日電子信息與原始記錄，完整無誤后再定期移交檔案室統一管理。豐富檔案信息，統一規范管理是盤活檔案資源的基礎。與此同時，還要完善對于獻血者的檔案管理監督機制。考慮到一些工作人員的工作態度不夠端正，且工作流程不夠嚴謹，往往會造成檔案管理出現紕漏。針對這些問題，需要對工作人員的收集和管理情況加以監督和指引。還要采用權責一致的工作方式，明確每個工作人員對于檔案管理的要求和職責。并派專人監管。當監督人員發現工作人員在進行檔案收集管理時出現紕漏，要將其紕漏進行記錄，將其列入工作人員的月考核中，將檔案管理效率和水平與所負責的工作人員個人績效相掛鉤，有效激發員工的工作積極性，并端正其工作態度，讓工作人員更加認真負責地對待日后的工作。

（二）優化獻血人員檔案檢索平臺，強化開發利用效果。借助對檔案管理特征進行全面了解，不斷促進檔案開發以及利用效果，應該定期更新、維護檢索系統。要以獻血者檔案管理信息資源的開發與建設為前提，做好各個類別檢查搜索開發與發掘檔案價值，對檔案全引目錄、卷宗目錄和全宗檔案等進行科學編制，同時積極采用計算機技術，實現數字掃描存檔，根據具體工作范圍以及授權情況，實現數字閱檔目標，促使相關人員在查閱方面更加便利，不僅節約成本，同時可以節約人力、財力等資源，有效促進管理效率和現代化管理水平。

（三）加強獻血者檔案管理人員職業教育，增強開發利用技能。獻血者檔案管理人員的職業素質、職業能力直接影響到了檔案信息資源的開發與利用。因而在獻血者檔案管理的工作過程中，要提高管理人員在管理過程中的專業化與職業化，使檔案管理者的管理能力得到進一步提升，最后通過自我在專業水平方面的提高，以強化血站檔案的調研能力為主，充分把握檔案信息的需求，了解檔案信息的“來源”，遵守檔案編制與研發的要求，對檔案信息進行規范性標注，合理編制搜引工具，規范開展檔案信息標注工作，對搜引工具進行科學編制，強化檔案資源編排力度，在現代索引工具以及其他相關技術等方面應該做到精通深入，提高檔案信息資源的整理輸出能力。

（四）加大獻血者檔案工作中的基礎投入。加大獻血者檔案建設資源開發與管理，必須要以基礎設施和先進的設備為基礎。一是對檔案室進行基礎建設，配置檔案信息開發與利用過程中使用到的設備，比如電腦、打印機、掃描儀等一系列設備，以確保檔案室記錄工作能順利完成。二是積極選擇“十防”以及相關手段，提高相關設備與檔案信息安全性。第三，針對檔案信息開發和價值實現等方面，聘請專業人員進行指導以及培訓，通過這樣的方式來保證工作能夠正確高效地進行。

四、結語

本文通過對獻血者檔案的現狀進行分析，指出獻血者檔案管理中的問題：管理人員對檔案管理缺少重視，個別血站的管理設備不配套，檔案管理存在安全隱患，獻血者檔案管理沒有統一的模式以及管理方法等。針對以上問題，我們應該重視獻血者的檔案管理，了解檔案管理的意義，完善獻血者檔案管理相關制度，統一檔案信息的管理方法，加強檔案管理人員管理技能與綜合素質的培養，加大檔案工作中基礎設備的投入，更好地完成獻血者檔案信息的開發工作，在開發的同時進行創新，使我國獻血者檔案信息管理水平更上一層樓。