高校國有資產檔案電子化存在的問題與對策

文/廣東工業大學 趙醒文；南方醫科大學 鄺倍民

隨著國家“雙一流”“強基計劃”、省“沖補強”等建設資金的投入，高校國有資產數量、質量和檔次均有所提高，特別是大型貴重儀器的投入，部分知名高校建成了分析測試中心等高端實驗室。國有資產的快速增長，也對國有資產的管理提出了更高的要求。國有資產檔案管理是國有資產管理工作的關鍵節點，也是高校不可或缺的基礎性工作。為了提高國有資產管理檔案管理的水平，適應新形勢下國有資產管理工作的需要，應充分運用計算機、信息、網絡技術對國有資產管理檔案材料進行整合和利用，促進國有資產管理檔案的電子化、信息化建設。這對于提高國有資產管理檔案管理的水平，實施高效檔案管理有著重要的意義。

一、目前高校國有資產檔案電子化管理問題

（一）管理員隊伍素質不高，對資產檔案電子化認識不足。當前高校國有資產管理人員普遍以兼職為主，部分人員年齡較大，人員變動頻繁，專業素質不高，缺乏對國有資產管理全生命周期管理的認識，特別是對資產檔案的歸類整理及電子化工作認識不夠。如國有資產包括流動資產、固定資產、無形資產、在建工程、對外投資，固定資產又分為房屋及構筑物、專用設備、通用設備、文物和陳列品、圖書、檔案、家具、用具、裝具及動植物等，每種類型在資料歸檔上有不同特點，日常管理中忽視人員調動產生的影響。往往重視有形資產，忽視專利、校名等無形資產管理。平常歸檔以紙質材料為主，未普及檔案電子化管理，檔案使用管理低下。

（二）未建立系統化、標準化國有資產管理電子檔案管理制度。高校往往只建立校級檔案管理制度，并根據各高校內設機構職能分工，建立招標采購、設備管理、基建等二級歸檔制度，未對國有資產管理進行系統分析，從而未針對國有資產分類及資產全生命周期管理進行梳理，建立系統化、標準化資產電子檔案歸檔制度及資產檔案管理體系。導致許多國有資產項目的資料未納入電子檔案管理范圍內，以至于資料流失，存在管理漏洞。歸檔標準各異，對同類型項目產生的歸檔內容不一致，電子化不規范，嚴重影響國有資產檔案數據的收集、傳遞、匯總和利用。

（三）國有資產檔案管理電子化率低。當前大部分高校國有資產檔案管理電子化率低，檔案還是傳統的紙質檔案為主，電子化程度低，且沒有建立網絡化電子檔案系統，需要到檔案館現場查詢，而且審批手續繁瑣，無法智能檢索和全文下載，導致國有資產檔案使用效率低下。

二、實現國有資產管理檔案電子化、信息化的意義

（一）高校數字化校園建設的需要。高校數字化校園建設是高校充分利用當前先進的移動通信技術、網絡及計算機技術對學校人事、教學、科研、后勤、資產等相關信息資源進行全面數字化、信息化、網絡化，整合和集成信息資源，并充分利用信息資源，服務高校，提高管理水平。國有資產是高校存在與發展的物質基礎，必須納入數字化校園建設中。所以實現國有資產檔案的電子化、信息化，是適應數字化校園建設的需要。

（二）提高國有資產檔案管理的規范化。如今我國已經進入信息化、網絡化時代，國有資產檔案管理工作能否跟上新形勢，檔案的電子化、規范化、標準化尤為關鍵。高校國有資產往往由于檔案不完整、材料不全、責任部門和管理人員職責不清等問題，導致國有資產檔案管理缺乏規范性。高校可以通過計算機、信息、網絡技術統一國有資產檔案管理電子化的標準，利用網絡化技術整合與各類國有資產檔案有關的各個職能部門和管理人員，理順各部門職責，將責任落實到人，從而實現國有資產檔案電子化及標準化，達到規范檔案管理的目標。

（三）為國有資產管理提供數據支撐。電子化國有資產檔案能夠為高校規劃、決策提供有效、快速、準確的數據支撐，是制定合理的國有資產配置、使用計劃，更好地為教學、科研服務的基礎。通過國有資產檔案的電子化、信息化，能夠隨時掌握各類國有資產的存放地、重復購置率、閑置率、完好率、利用率、維修等情況，從而為國有資產管理職能部門制定和審核資產購置計劃，特別是貴重儀器設備購置可行性論證時提供一個重要的依據，也為校領導決策各類經費的預算分配使用，從而使有限的經費投入得到最大的回報。

（四）提高資產效益，防范風險。一是充分使用資產檔案，檢視高校國有資產配置管理水平，看是否存在閑置資產，是否存在重復購置，處置程序是否規范等。二是通過資產檔案的電子化、信息化，紀檢、監察、審計部門能快速有效地檢索檢閱下載檔案，可以有效執行監督。三是進行國有資產檔案展示，將資產管理歸檔的流程進行梳理，使管理公開化、透明化，也是體現廉政的一種方式。

三、加強高校國有資產檔案電子化的措施

（一）建立穩定的資產管理隊伍，強化資產檔案管理意識。一是建立穩定的資產管理人員隊伍，各部門、學院只有建立穩定的管理人員，才能保證人員對工作的熟練程度，將工作落到實處。二是加強人員培訓，加強對國有資產管理知識的專題培訓，強化資產管理的責任意識，不能只重購買，輕日常管理，讓其明白國有資產管理包括采購、驗收、登記、使用、變更、維修、處置等全生命周期管理。三是加強檔案知識的培訓，在學習兄弟院校經驗教訓的基礎上，建立有自身特色的檔案管理機制，并將先進知識向人員傳授，強化立卷、歸檔、借閱、利用知識培訓。四是做好宣傳教育工作，向全校師生宣傳國有資產檔案的重要性及利用效益。

（二）建立健全國有資產檔案電子化管理制度。高校應對國有資產管理體系進行全面梳理，建立健全國有資產檔案電子化管理制度，對流動資產、固定資產、無形資產、在建工程、對外投資五類國有資產進行分類管理，對國有資產管理的內容包括：產權管理，事業類資產配置、驗收、登記、使用、出租出借、對外投資、資產清查、資產評估、收益和績效管理、處置管理設置科學合理，防止因管理幅度過大導致管理失控，應讓各部門資產管理員負責檔案管理員，將報送資料模板化、明晰化，如資產立項管理中應包含的內容（存檔的房產證、土地證等），采購工作中應納入管理范圍內的立項審批、需求論證、標書制作、合同簽訂、履約驗收等資料，資產管理中的資產調劑、資產使用效率等應歸檔的資料，資產處置中的立項審批、報廢論證、價值評估、報廢競價等資料。還應明確立卷歸檔具體辦法，應將電子檔案管理辦法進行明晰。

（三）完善國有資產檔案原始材料歸檔。國有資產檔案原始材料的收集和歸檔是做好國有資產檔案電子化的基礎， 也是實現國有資產檔案信息化管理的第一步工作。國有資產檔案材料收集的有效性、完整性與檔案的使用效能成正比。國有資產檔案貫穿于資產從立項、采購、驗收、使用、維修到報廢的全生命周期，為保證檔案的完整性，應將國有資產的全生命周期進行細致劃分，按照檔案形成時間的不同，建立建檔標準。

（四）提高國有資產檔案的電子化率。國有資產檔案電子化、信息化管理不同于傳統的檔案材料管理方式，主要表現在國有資產檔案歸檔及儲存的形式和方法。傳統的檔案管理是將紙質的檔案材料作集中式封閉管理，現已滿足不了高校對檔案的管理使用要求。高校國有資產體量的快速增長，倒逼國有資產檔案管理進行升級改革。要求國有資產檔案儲存和利用方式，能開放、靈活，突破時空限制，隨時隨地快速使用。電子化的國有資產檔案數據存儲和管理方式滿足了以上需求。總的來說，國有資產檔案的電子化是高校利用先進的計算機技術對國有資產全生命周期產生的材料進行收集和處理，將紙質檔案材料轉變成電子化的數據格式存儲管理。通過國有資產檔案的電子化轉換，為國有資產檔案信息化管理創造了條件。在檔案電子化方面，高校應充分使用計算機、圖形處理、信息化手段將國有資產的圖文紙質材料轉化為電子化的數字化檔案材料，并統一檔案電子文件的形成、歸集和保管要求，由國有資產檔案管理部門建立管理規范。以高校國有資產中數量最多、種類最多的儀器設備為例，高校儀器設備的信息收入標準是采用《高等學校儀器設備管理基本信息集》標準進行信息采集，建立規范的儀器設備電子檔案信息數據庫，編制了相應的檔案檢索目錄、分類目錄和索引方式，規范有效地歸集、查詢檔案信息。

（五）強化國有資產檔案網絡化、信息化管理水平。各種電子文檔、視頻記錄等貫穿國有資產管理全生命周期。如高校的通用設備、耗材等批量采購多使用電子商城、網絡采購平臺直接電子采購，電子競價參與采購的供應商上百家，如果還采用傳統紙質歸檔，不僅浪費資源，而且檔案使用效率低下，但用電子檔案管理既可以節約資源、節約空間，還可以提高管理及使用效益。

四、結語

國有資產管理水平決定了一個學校的核心競爭力，加強資產檔案電子化、信息化管理，既支撐了學校決策的依據和科學判斷，可以有效促進良好的資產管理水平，從而提高高校辦學質量和水平。