大數據思維模式下的醫院人事檔案管理探討

文/福建省龍巖市第二醫院 章媛

隨著我國醫療體制改革的不斷加深，醫院的人事檔案管理工作隨之提上了轉型日程。從人事檔案所起到的作用來看，醫院的人事檔案是反映員工個人情況、醫院醫師隊伍建設情況最直接也是最直觀的材料。人事檔案應如實反映員工的個人情況，如其學歷和從業資歷，以及他們在醫院的工作業績等，這些能夠為醫院的職稱評定和職務晉升工作提供必要的數據信息支持。現階段，信息傳播技術不斷更新，社會治理對醫院的人事管理提出了新要求，傳統的人事檔案記錄方式已經不能滿足當前發展的需要，醫院人事檔案管理如何求變，是需要深入研究并推廣實施的重要課題。

一、醫院人事檔案數字化的重要意義

（一）助推醫院人才發展戰略。在數據上網、云儲存盛行的當下，高成本、低效率的傳統人事檔案管理模式，已經逐步被信息化、高效率的智能化檔案管理模式所取代。為了促進醫院醫療系統的不斷改革，推進醫院人才發展戰略的實際需要，醫院應當積極改革當前的人事檔案管理模式，構建集存儲與共享一體化的網絡化平臺，進而提高信息存儲的安全性與信息傳輸的高效性，既能將人才信息進行及時有效的分類，也為醫院管理人員實時查詢信息提供便利。因此，人事檔案數字化有助于提高醫院人才戰略的規范性與準確性。

（二）提高醫院人事檔案管理的安全性。將醫院人事檔案中的具體數據與智能技術相結合，能夠幫助資料中的相關數據得到妥善的安置與處理，并且避免傳統檔案中資料磨損、遺失等情況出現，給醫院的人事管理工作帶來不便。此外，電子信息化管理技術通過設置數字化的人事檔案，可以進行加密與授權訪問的相關操作，進而幫助擴大檔案的收集范圍，使得檔案的管理與維護更加具有實質性意義，能夠有效提升人事檔案資料管理的快捷性與完整性，同時保證醫院的人事檔案信息更具安全性。

（三）提升醫院的人事管理效率。作為醫院管理體系中的一部分，人事檔案的管理是醫院開展各項工作的基礎，因此應當引起院方的高度重視，通過對相關環節進行優化與完善，幫助醫院提升總體的工作效率。在大數據時代，借助新技術手段，醫院的人事檔案管理與以往有所不同，工作環節的電子化使得這項工作逐漸由繁瑣變得更加簡便。另外，電子技術的應用大大縮減了時間成本，電子人事檔案的記憶性、可搜索性使得人事檔案的調出、調入、修改、變更等手續變得更加快捷，節約了醫院的人力、物力及時間，確保醫院的人事檔案信息資源能夠發揮最大的效益，有助于醫院人事管理效率的提升。

（四）推動無紙化辦公的發展進程。不論是現在還是未來，無紙化辦公一直是各單位孜孜不倦追求的發展目標。對于醫院來說，數字化人事檔案信息的存儲模式能夠保證人事檔案適時存放在硬盤介質上，同時利用網絡云盤等備份工具對各類信息進行有效存儲與傳輸，能夠避免傳統狀態下，紙質檔案由于存放不當所引發的霉爛的情況。此外，建立電子化的信息檔案，能夠幫助醫院節省針對紙質資源的資金投入。因此，醫院人事檔案數字化能夠推動管理單位的人事化辦公模式，不僅能提高人事檔案存儲的安全性，還能有效降低人事檔案的管理成本。

二、大數據時代醫院人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案的電子信息化管理體制尚不完善。大數據時代，建立健全的電子信息化管理體制，決定醫院人事檔案能否實現信息化與規范化。因此，醫院管理層應當對醫院電子信息化管理體制的建立予以足夠的重視。然而，當前我國部分醫院的人事檔案管理制度不能滿足醫院發展的實際需求，相對陳舊的制度一定程度上會造成信息的失真，進而降低了人事檔案的可靠性。此外，人事檔案信息的完整性也會受到一定程度的影響，進而降低醫院人事管理工作效率，甚至對于醫院其他部門也能造成一定的不良影響。當前，雖然我國對于檔案的管理與維護出臺了相應的法律法規與各項政策，但由于缺乏有效的上傳下達機制與監督機制，結果導致我國部分醫院不能完全落實國家頒布的上述政策，進而導致醫院電子信息化建設水平較低。因此，相關醫院的人事檔案管理難以改革與轉型。

（二）醫院的資金投入不充分。當前，個別醫院存在對于人事檔案信息化不夠重視的情況，或是由于資金分配的不合理性，導致醫院沒有投入足量的資金對人事檔案進行信息化處理，結果導致醫院在人事檔案信息化管理過程中難以開展相應的創新工作。醫院要想實行人事檔案信息化管理，除了積極響應國家的政策外，還應當意識到檔案管理的重要性與實際意義，并且積極更新醫院現有的各項信息收集與存儲技術，進而建設現代化的人事檔案電子信息存儲系統。然而，醫院資金投入不充分嚴重影響到人事檔案信息化的實際效率，導致醫院人事檔案信息化建設沒有明顯的進展，最終影響了醫院整體人事管理效率。

（三）人事檔案信息化管理缺乏技術人才。醫院人事檔案管理想要實現信息化，不能只注重對于軟硬件設備的投入，還應當配備技術型人才，對醫院人事檔案信息化管理提供應有的技術指導。然而，在當前部分醫院的機構設置中，檔案管理部門處于相對邊緣的位置，并且其員工普遍存在素質較低、專業技能不完善的尷尬境地，不能進行數據分析和對資源的有效利用，也不能對相關的電子信息管理知識進行深入了解，因此不利于開展人事檔案信息化管理工作，不能幫助醫院的人事檔案管理工作邁向智能化與專業化的發展道路。

（四）醫院檔案管理意識薄弱。個別醫院注重業務能力的提升而忽略了對醫院工作人員的保障。在更換檔案管理人員的時候，交接手續簡化，檔案遺失、檔案錯誤等問題不能及時發現，對醫院工作者職稱評定、工作調動等造成影響。

三、推進醫院人事檔案實現信息化管理的路徑

檔案管理作為我國人事管理的重要手段之一，為保障機構高速運行起到了重要作用。大數據時代的到來打破了原有的管理模式，增加了檔案的可容納量，延長了檔案的保存時限，方便了檔案的調取、變更等。我們在看到這些積極方面的同時，還需要認識到大數據帶來的技術變革，對檔案管理工作在制度體系、管理理念、資金投入、人才素質等方面提出新的要求。

（一）建立完善的人事檔案信息化建設的發展制度。建立人事檔案信息化建設發展制度，能夠提高人力資源的管理效率，滿足大數據時代人事檔案管理的信息化要求，并提高檔案管理人員的職業意識，調動檔案管理人員的工作積極性，幫助他們在智能化技術的應用背景下，將現有的信息資源進行整合，落實醫院人事檔案管理工作的數據化與科學化發展，提升醫院人事檔案管理的安全性。

（二）轉變人事檔案管理者的管理意識。醫院的人事檔案管理者崗位較為固定，熟悉了傳統管理模式后，對于接受新的技術和學習新的技能會存在思想上的不適應。所以要積極倡導醫院人事檔案管理者轉變思維，重視人事檔案管理信息化的重要意義，主動轉變思路。另外，人事檔案涉及個人信息安全，不同于紙質檔案的安全性，電子檔案因為數字化具有可復制的特點，稍有不慎就可能造成信息泄露或遺失刪除，因此人事檔案管理者要具有安全意識，保護醫院工作人員的個人隱私。

（三）加大對人事檔案管理信息化建設的資金投入。根據人事檔案信息化的需求，醫院人事檔案數據庫的建成離不開資金的投入。人事檔案的全面性、真實性是人事檔案系統的根本要求。另外受人才流動、職稱變化等不確定因素的影響，人事檔案始終處于動態變化中。再加上技術更新迭代的速度很快，醫院在配置完相應的硬件設備后，還需要不斷對設備及系統進行優化更新，以適應社會發展、滿足業務需要。

（四）提升檔案管理人員的整體素質。人作為檔案管理過程中的主體，其管理能力的高低影響著醫院人事檔案信息化建設的最終呈現效果。對此，醫院管理層應當重視對于相關人員素質的培訓工作。首先，應當積極提高檔案管理人員的思想道德素養，以滿足人事檔案管理工作的保密性要求。其次，應當對人事檔案管理人員實施一定的專業技能培訓，以確保工作人員熟練掌握各項先進的信息收集與信息儲備技能，積極參與醫院的人事檔案電子信息化發展建設，從整體上滿足大數據時代的具體要求。

四、結語

大數據時代雖然給醫院的人事檔案管理工作帶來了一定的挑戰，但同樣也給人事檔案管理帶來了一定的發展契機，希望醫院管理層與相關工作人員能意識到人事檔案信息化發展的重要意義，積極學習各項信息化技術和業內的相關經驗，為人事檔案管理工作跟上時代發展的步伐貢獻自己的力量。