高校電子檔案管理系統(tǒng)研發(fā)中校企協(xié)同機(jī)制研究

文/廣州大學(xué)檔案館 李靜

智慧時(shí)代電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，是一個(gè)以檔案部門(mén)需求為導(dǎo)向而個(gè)性化定制開(kāi)發(fā)的過(guò)程。電子檔案管理系統(tǒng)的引入改變了傳統(tǒng)以手工為主的檔案工作方式，促進(jìn)檔案職業(yè)的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型：從檔案整理者，轉(zhuǎn)向檔案文化研究者、檔案信息維護(hù)者。然而，基于目前檔案職業(yè)的工作性質(zhì)和部門(mén)人員配備現(xiàn)狀，大多數(shù)高校檔案部門(mén)不具備獨(dú)立開(kāi)發(fā)能力，由此產(chǎn)生了檔案信息化公司與高校聯(lián)合研發(fā)的現(xiàn)狀。電子檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程管控意義重大，其直接決定電子檔案管理的質(zhì)量和水平，影響檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的執(zhí)行效率以及與其他相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的兼容能力。

但是，目前檔案專家和學(xué)者在電子檔案方面的研究方向大多為單軌制、電子檔案存儲(chǔ)、電子檔案共享應(yīng)用、電子檔案管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)等方面，沒(méi)有學(xué)者對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)研發(fā)過(guò)程的制度建設(shè)及校企協(xié)同機(jī)制等方面進(jìn)行研究，鑒于校企協(xié)同程度的高低深刻影響著系統(tǒng)研發(fā)的質(zhì)量，本文對(duì)高校電子檔案管理系統(tǒng)校企協(xié)同研發(fā)模式進(jìn)行探討。

一、智慧城市背景下電子檔案管理工作的特點(diǎn)

智慧城市建設(shè)源于2008年召開(kāi)的國(guó)際關(guān)系理事會(huì)，日本、韓國(guó)、丹麥等國(guó)家相繼啟動(dòng)智慧城市建設(shè)。中國(guó)智慧城市建設(shè)起步于2013年，2013年8月我國(guó)出臺(tái)了《關(guān)于促進(jìn)信息消費(fèi)擴(kuò)大內(nèi)需的若干意見(jiàn)》（國(guó)發(fā)〔2013〕32號(hào)），正式把智慧城市建設(shè)列為重要發(fā)展戰(zhàn)略，鼓勵(lì)在有條件的城市開(kāi)展智慧城市試點(diǎn)示范建設(shè)；2014年3月發(fā)布的《國(guó)家新型城鎮(zhèn)化規(guī)劃（2014-2020年）》中，又明確提出促進(jìn)智慧城市建設(shè)，并制定了具體的目標(biāo)及策略。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的高度發(fā)展，智慧城市建設(shè)成果顯著，在智慧城市建設(shè)如火如荼進(jìn)行的大背景下，電子檔案和電子檔案管理系統(tǒng)也邁進(jìn)快速發(fā)展時(shí)代。自2014年以來(lái)，國(guó)家檔案局發(fā)布了17項(xiàng)與其有關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及1項(xiàng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)涉及電子文件元數(shù)據(jù)、歸檔格式、儲(chǔ)存載體、系統(tǒng)建設(shè)、外包規(guī)范等方面。對(duì)智慧時(shí)代電子檔案管理的工作特點(diǎn)認(rèn)識(shí)準(zhǔn)確，是電子檔案系統(tǒng)研發(fā)的基礎(chǔ)。從電子檔案管理的過(guò)程視角分析，電子檔案管理工作有兩大明顯有別于紙質(zhì)檔案管理工作的特點(diǎn)：價(jià)值認(rèn)定主體前移和分布式檔案管理模式。

（一）價(jià)值認(rèn)定主體前移。對(duì)于紙質(zhì)檔案，檔案價(jià)值認(rèn)定的主體是檔案部門(mén)。由于檔案部門(mén)工作人員對(duì)各門(mén)類檔案的產(chǎn)生過(guò)程不熟悉，因此檔案部門(mén)認(rèn)定檔案價(jià)值的工作方式機(jī)械而被動(dòng)，容易出現(xiàn)認(rèn)定偏差。且《檔案法》里明確規(guī)定，事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。“保管、監(jiān)督和指導(dǎo)”是檔案部門(mén)和人員的工作職責(zé)。綜合以上兩方面，將檔案價(jià)值認(rèn)定主體與檔案形成部門(mén)割裂開(kāi)來(lái)，這樣不僅違背了高校檔案的產(chǎn)生規(guī)律，使檔案的質(zhì)量得不到保障，增大了檔案部門(mén)的工作難度，導(dǎo)致管理成本不可控。與紙質(zhì)檔案不同，現(xiàn)行的文件對(duì)電子文件的歸檔和價(jià)值認(rèn)定給予明確的規(guī)定。2017正式實(shí)施的《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）中指出：電子文件形成或辦理部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的收集、整理、著錄和移交歸檔工作，檔案部門(mén)負(fù)責(zé)指導(dǎo)電子文件形成或辦理部門(mén)按歸檔要求管理應(yīng)歸檔電子文件。《規(guī)范》明晰了檔案部門(mén)和電子文件形成部門(mén)的職責(zé)分工，電子文件形成部門(mén)承擔(dān)檔案價(jià)值認(rèn)定主體責(zé)任。

（二）分布式檔案管理模式。目前，實(shí)體檔案在形成部門(mén)存放時(shí)，檔案管理權(quán)在形成部門(mén)。當(dāng)形成部門(mén)將檔案移交到檔案部門(mén)，連同檔案的管理權(quán)、檔案內(nèi)容的解釋權(quán)一并移交到檔案館，由檔案館進(jìn)行集中式統(tǒng)一管理。這種管理模式利于檔案部門(mén)對(duì)檔案的統(tǒng)籌管理，保障檔案部門(mén)的管理權(quán)。但這種管理模式在提供檔案利用和檔案資源開(kāi)發(fā)時(shí)弊病凸顯，因?yàn)闄n案部門(mén)不熟悉較專業(yè)的檔案內(nèi)容，比如基建檔案。利用者在查詢時(shí)，檔案部門(mén)只提供利用而無(wú)法解釋。而在檔案工作中引入電子檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)開(kāi)放部分權(quán)限給歸檔部門(mén)，歸檔部門(mén)可實(shí)現(xiàn)檔案的線上上傳、隨時(shí)查看等權(quán)限，同時(shí)檔案部門(mén)可分配歸檔部門(mén)部分檔案的解釋權(quán)。以此實(shí)現(xiàn)檔案的分布式管理：由檔案部門(mén)提供保管和利用，由歸檔部門(mén)線上解釋和說(shuō)明。智慧時(shí)代背景下，檔案部門(mén)在深刻剖析檔案形成及發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，紛紛研制符合本單位檔案工作實(shí)際情況、更加高效合理的電子檔案管理系統(tǒng)。并以電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)為契機(jī)，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作。

鑒于高校檔案部門(mén)人員來(lái)源寬泛，且學(xué)歷層次、專業(yè)結(jié)構(gòu)配備失調(diào)，目前高校電子檔案系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)采用的多是校企聯(lián)合的協(xié)同研發(fā)模式，協(xié)同研發(fā)能夠充分發(fā)揮雙方在人才、技術(shù)等方面的優(yōu)勢(shì)。但是，這種被廣泛采用的研發(fā)模式存在弊端：1.高校層面看。沒(méi)有全面評(píng)估高校在檔案管理工作中面臨的各不相同的實(shí)際情況，使得高校在檔案系統(tǒng)研發(fā)及后續(xù)的數(shù)字檔案館建設(shè)方面過(guò)度依賴檔案信息化公司，缺乏檔案信息化可持續(xù)進(jìn)行的內(nèi)在動(dòng)力。電子檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的經(jīng)費(fèi)由檔案部門(mén)向高校提出申請(qǐng)，高校下?lián)埽?jīng)費(fèi)是否獲批、金額多少由學(xué)校決定，缺乏靈活性，檔案系統(tǒng)后續(xù)開(kāi)發(fā)和維護(hù)資金無(wú)法得到保障，檔案部門(mén)進(jìn)行電子檔案系統(tǒng)和數(shù)字檔案館建設(shè)的積極性不高。2.從公司層面看。檔案信息化公司依托信息化的時(shí)代背景如雨后春筍大量出現(xiàn)，公司雖資質(zhì)齊全但研發(fā)能力良莠不齊，系統(tǒng)研發(fā)的任務(wù)執(zhí)行過(guò)程與系統(tǒng)的質(zhì)量無(wú)法得到保障。且信息技術(shù)更新速度快，后期的系統(tǒng)功能升級(jí)和系統(tǒng)維護(hù)能否得到及時(shí)響應(yīng)，成為檔案部門(mén)所擔(dān)憂的問(wèn)題。3.從國(guó)家層面看。國(guó)家檔案局對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的協(xié)同研發(fā)模式?jīng)]有頒布規(guī)范性文件或制定檔案標(biāo)準(zhǔn)，缺乏國(guó)家制度約束，不利于智慧時(shí)代地方檔案部門(mén)進(jìn)行數(shù)字化工作轉(zhuǎn)型。

二、校企協(xié)同研發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)的保障條件

（一）環(huán)境條件。實(shí)現(xiàn)協(xié)同研發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)的環(huán)境條件主要包括兩個(gè)方面：一是國(guó)家、省、市檔案部門(mén)制定有關(guān)檔案系統(tǒng)協(xié)同研發(fā)的管理規(guī)范等文件和政策，為校企合作提供基礎(chǔ)制度和政策保障。二是高校層面與企業(yè)合作共建的相關(guān)政策，校內(nèi)立卷歸檔部門(mén)對(duì)于系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中涉及的標(biāo)準(zhǔn)制定或權(quán)限設(shè)置的配合意愿，以及高校檔案部門(mén)提供的部分技術(shù)支撐和技術(shù)響應(yīng)。

（二）制度和人才條件。借力電子檔案歸檔和電子檔案系統(tǒng)建設(shè)，積極推進(jìn)高校檔案工作制度改革，改變以往檔案價(jià)值認(rèn)定主體與檔案形成部門(mén)割裂開(kāi)來(lái)的境況，采用具有檔案生命力的形成部門(mén)認(rèn)定檔案價(jià)值的工作模式。企業(yè)與高校充分考慮當(dāng)前檔案工作的現(xiàn)狀和需求，綜合評(píng)估檔案學(xué)科的發(fā)展趨勢(shì)，由高校根據(jù)其檔案工作特點(diǎn)和歸檔部門(mén)運(yùn)行情況，個(gè)性化制定電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)施方案。創(chuàng)新檔案人員的績(jī)效評(píng)價(jià)體系和人員考核機(jī)制，以匹配信息化時(shí)代檔案工作轉(zhuǎn)型，對(duì)檔案部門(mén)參與系統(tǒng)建設(shè)和系統(tǒng)管理人員采用與其他檔案工作人員不同的考核方式，改變檔案人員績(jī)效考核一概而論的情況，以系統(tǒng)創(chuàng)新和系統(tǒng)運(yùn)行考核相關(guān)人員的績(jī)效水平，以期調(diào)動(dòng)檔案館技術(shù)人員履行崗位職責(zé)的積極性，從而提高電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)質(zhì)量。

（三）資金和組織條件。電子檔案系統(tǒng)建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的一塊“敲門(mén)磚”，其應(yīng)秉承持續(xù)推進(jìn)的原則，而資金是檔案系統(tǒng)可持續(xù)建設(shè)的基礎(chǔ)保障。高校行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案部門(mén)的需求依據(jù)，靈活審定預(yù)算。組織條件是指檔案部門(mén)聯(lián)合校內(nèi)檔案歸檔部門(mén)，共同制定線上歸檔相關(guān)規(guī)范，協(xié)調(diào)推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。

三、促進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)校企協(xié)同建設(shè)的舉措

（一）制定檔案管理系統(tǒng)協(xié)同研發(fā)管理規(guī)范。2017年，國(guó)家相關(guān)部門(mén)陸續(xù)發(fā)布了兩項(xiàng)檔案工作外包規(guī)范：《檔案保管外包服務(wù)管理規(guī)范》（DA/T 67-2017）和《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T 638-2017）。兩項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案外包工作中相關(guān)主體間的關(guān)系、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方檔案服務(wù)管理體系建設(shè)要求、服務(wù)原則、安全監(jiān)管等方面做出明確的說(shuō)明和指引。《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》詳細(xì)羅列了檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)類型：檔案寄存、檔案數(shù)字化、檔案整理、檔案管理咨詢服務(wù)、檔案開(kāi)發(fā)利用、檔案銷(xiāo)毀。然而，兩類規(guī)范均未包括檔案管理系統(tǒng)研發(fā)。這對(duì)目前多數(shù)檔案部門(mén)正在進(jìn)行的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)來(lái)講，蘊(yùn)藏風(fēng)險(xiǎn)。檔案系統(tǒng)協(xié)同研發(fā)管理規(guī)范的制定，能為校企合作提供基礎(chǔ)制度和政策保障，能夠最大程度規(guī)避檔案系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的職責(zé)不清、功能不全等風(fēng)險(xiǎn)。由于電子檔案管理系統(tǒng)具有多功能模塊集成的屬性，因此檔案系統(tǒng)協(xié)同研發(fā)管理規(guī)范的制定相對(duì)復(fù)雜，與已發(fā)布的檔案外包工作規(guī)范相比，需考慮更多方面的因素，重點(diǎn)在信息化公司服務(wù)管理體系建設(shè)和檔案部門(mén)的工作規(guī)范，以期雙方業(yè)務(wù)協(xié)同、響應(yīng)及時(shí)，保障電子系統(tǒng)建設(shè)順利推進(jìn)。

（二）健全檔案管理系統(tǒng)協(xié)同建設(shè)績(jī)效評(píng)價(jià)體系。績(jī)效評(píng)價(jià)是指運(yùn)用一定的評(píng)價(jià)方法、量化指標(biāo)及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)部門(mén)為實(shí)現(xiàn)其職能所確定的績(jī)效目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度進(jìn)行評(píng)估。檔案管理系統(tǒng)協(xié)同建設(shè)的績(jī)效評(píng)價(jià)，是指通過(guò)制定相關(guān)評(píng)價(jià)方法和評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中校企雙方的協(xié)同狀況和系統(tǒng)建設(shè)情況進(jìn)行監(jiān)測(cè)。檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的績(jī)效評(píng)價(jià)過(guò)程復(fù)雜，諸多因素相互作用，共同影響檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用效果。開(kāi)展建設(shè)過(guò)程績(jī)效評(píng)價(jià)體系構(gòu)建的目標(biāo)，是監(jiān)控電子檔案系統(tǒng)建設(shè)的全過(guò)程，最大程度提升系統(tǒng)的應(yīng)用效果。因?yàn)榭?jī)效評(píng)價(jià)的過(guò)程，是對(duì)系統(tǒng)階段建設(shè)和校企協(xié)同的情況進(jìn)行檢驗(yàn)評(píng)價(jià)。既包含系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度、階段系統(tǒng)功能建設(shè)，也包含校企協(xié)同機(jī)制是否適用、校企之間的技術(shù)響應(yīng)情況、歸檔部門(mén)對(duì)系統(tǒng)的使用情況等，因此要加強(qiáng)多部門(mén)政策聯(lián)動(dòng)和信息反饋機(jī)制，增強(qiáng)檔案部門(mén)在協(xié)同過(guò)程中的工作主動(dòng)性。高校將檔案信息化建設(shè)列入年度工作計(jì)劃，提供資金和政策支撐。

（三）提高檔案部門(mén)人員的專業(yè)技術(shù)水平。本文中“專業(yè)技術(shù)水平”有兩方面含義：一方面是指檔案專業(yè)水平，檔案專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)；另一方面是指信息技術(shù)，對(duì)信息技術(shù)的了解和一定程度的應(yīng)用。知識(shí)復(fù)合型是信息時(shí)代人才的一個(gè)顯著特征。具備信息技術(shù)專業(yè)素養(yǎng)已成為新時(shí)期檔案工作的職業(yè)需要，只有具備信息技術(shù)專業(yè)素養(yǎng)的檔案人員，才能充分把握智慧時(shí)代檔案工作的特點(diǎn)，對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的前期需求作出精確可靠的評(píng)估，最大限度開(kāi)發(fā)檔案系統(tǒng)功能，提升檔案管理系統(tǒng)的實(shí)用性。同時(shí)，高水平的專業(yè)人員能更好地管理檔案系統(tǒng)。高校在配備檔案館人員時(shí)，應(yīng)對(duì)其專業(yè)性予以考慮；鼓勵(lì)檔案部門(mén)人員積極參加相關(guān)培訓(xùn)，使其能夠把握檔案工作發(fā)展方向，了解檔案系統(tǒng)建設(shè)所涉及的新技術(shù)。調(diào)動(dòng)檔案部門(mén)技術(shù)人員建設(shè)和維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的積極性，加強(qiáng)檔案工作的經(jīng)驗(yàn)分享和學(xué)術(shù)交流，使得檔案管理系統(tǒng)功能建設(shè)不斷完善。

四、結(jié)語(yǔ)

智慧時(shí)代檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工程，需要檔案部門(mén)系統(tǒng)規(guī)劃、多方調(diào)研、嚴(yán)格論證，與信息化公司協(xié)同建設(shè)。我們?cè)谙到y(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，要不斷探索校企合作的協(xié)同機(jī)制，守正創(chuàng)新，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。