高校電子檔案管理系統(tǒng)研發(fā)中校企協(xié)同機制研究

文/廣州大學檔案館 李靜

智慧時代電子檔案管理系統(tǒng)建設，是一個以檔案部門需求為導向而個性化定制開發(fā)的過程。電子檔案管理系統(tǒng)的引入改變了傳統(tǒng)以手工為主的檔案工作方式，促進檔案職業(yè)的現(xiàn)代化轉型：從檔案整理者，轉向檔案文化研究者、檔案信息維護者。然而，基于目前檔案職業(yè)的工作性質和部門人員配備現(xiàn)狀，大多數(shù)高校檔案部門不具備獨立開發(fā)能力，由此產生了檔案信息化公司與高校聯(lián)合研發(fā)的現(xiàn)狀。電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)過程管控意義重大，其直接決定電子檔案管理的質量和水平，影響檔案基礎業(yè)務的執(zhí)行效率以及與其他相關業(yè)務系統(tǒng)的兼容能力。

但是，目前檔案專家和學者在電子檔案方面的研究方向大多為單軌制、電子檔案存儲、電子檔案共享應用、電子檔案管理系統(tǒng)的功能設計等方面，沒有學者對電子檔案管理系統(tǒng)研發(fā)過程的制度建設及校企協(xié)同機制等方面進行研究，鑒于校企協(xié)同程度的高低深刻影響著系統(tǒng)研發(fā)的質量，本文對高校電子檔案管理系統(tǒng)校企協(xié)同研發(fā)模式進行探討。

一、智慧城市背景下電子檔案管理工作的特點

智慧城市建設源于2008年召開的國際關系理事會，日本、韓國、丹麥等國家相繼啟動智慧城市建設。中國智慧城市建設起步于2013年，2013年8月我國出臺了《關于促進信息消費擴大內需的若干意見》（國發(fā)〔2013〕32號），正式把智慧城市建設列為重要發(fā)展戰(zhàn)略，鼓勵在有條件的城市開展智慧城市試點示范建設；2014年3月發(fā)布的《國家新型城鎮(zhèn)化規(guī)劃（2014-2020年）》中，又明確提出促進智慧城市建設，并制定了具體的目標及策略。近年來，隨著信息技術的高度發(fā)展，智慧城市建設成果顯著，在智慧城市建設如火如荼進行的大背景下，電子檔案和電子檔案管理系統(tǒng)也邁進快速發(fā)展時代。自2014年以來，國家檔案局發(fā)布了17項與其有關的行業(yè)標準及1項國家標準，標準涉及電子文件元數(shù)據、歸檔格式、儲存載體、系統(tǒng)建設、外包規(guī)范等方面。對智慧時代電子檔案管理的工作特點認識準確，是電子檔案系統(tǒng)研發(fā)的基礎。從電子檔案管理的過程視角分析，電子檔案管理工作有兩大明顯有別于紙質檔案管理工作的特點：價值認定主體前移和分布式檔案管理模式。

（一）價值認定主體前移。對于紙質檔案，檔案價值認定的主體是檔案部門。由于檔案部門工作人員對各門類檔案的產生過程不熟悉，因此檔案部門認定檔案價值的工作方式機械而被動，容易出現(xiàn)認定偏差。且《檔案法》里明確規(guī)定，事業(yè)單位的檔案機構或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構的檔案工作實行監(jiān)督和指導。“保管、監(jiān)督和指導”是檔案部門和人員的工作職責。綜合以上兩方面，將檔案價值認定主體與檔案形成部門割裂開來，這樣不僅違背了高校檔案的產生規(guī)律，使檔案的質量得不到保障，增大了檔案部門的工作難度，導致管理成本不可控。與紙質檔案不同，現(xiàn)行的文件對電子文件的歸檔和價值認定給予明確的規(guī)定。2017正式實施的《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）中指出：電子文件形成或辦理部門負責電子文件的收集、整理、著錄和移交歸檔工作，檔案部門負責指導電子文件形成或辦理部門按歸檔要求管理應歸檔電子文件。《規(guī)范》明晰了檔案部門和電子文件形成部門的職責分工，電子文件形成部門承擔檔案價值認定主體責任。

（二）分布式檔案管理模式。目前，實體檔案在形成部門存放時，檔案管理權在形成部門。當形成部門將檔案移交到檔案部門，連同檔案的管理權、檔案內容的解釋權一并移交到檔案館，由檔案館進行集中式統(tǒng)一管理。這種管理模式利于檔案部門對檔案的統(tǒng)籌管理，保障檔案部門的管理權。但這種管理模式在提供檔案利用和檔案資源開發(fā)時弊病凸顯，因為檔案部門不熟悉較專業(yè)的檔案內容，比如基建檔案。利用者在查詢時，檔案部門只提供利用而無法解釋。而在檔案工作中引入電子檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)開放部分權限給歸檔部門，歸檔部門可實現(xiàn)檔案的線上上傳、隨時查看等權限，同時檔案部門可分配歸檔部門部分檔案的解釋權。以此實現(xiàn)檔案的分布式管理：由檔案部門提供保管和利用，由歸檔部門線上解釋和說明。智慧時代背景下，檔案部門在深刻剖析檔案形成及發(fā)展規(guī)律的基礎上，紛紛研制符合本單位檔案工作實際情況、更加高效合理的電子檔案管理系統(tǒng)。并以電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)為契機，進一步規(guī)范檔案管理工作。

鑒于高校檔案部門人員來源寬泛，且學歷層次、專業(yè)結構配備失調，目前高校電子檔案系統(tǒng)的開發(fā)采用的多是校企聯(lián)合的協(xié)同研發(fā)模式，協(xié)同研發(fā)能夠充分發(fā)揮雙方在人才、技術等方面的優(yōu)勢。但是，這種被廣泛采用的研發(fā)模式存在弊端：1.高校層面看。沒有全面評估高校在檔案管理工作中面臨的各不相同的實際情況，使得高校在檔案系統(tǒng)研發(fā)及后續(xù)的數(shù)字檔案館建設方面過度依賴檔案信息化公司，缺乏檔案信息化可持續(xù)進行的內在動力。電子檔案系統(tǒng)開發(fā)的經費由檔案部門向高校提出申請，高校下?lián)埽涃M是否獲批、金額多少由學校決定，缺乏靈活性，檔案系統(tǒng)后續(xù)開發(fā)和維護資金無法得到保障，檔案部門進行電子檔案系統(tǒng)和數(shù)字檔案館建設的積極性不高。2.從公司層面看。檔案信息化公司依托信息化的時代背景如雨后春筍大量出現(xiàn)，公司雖資質齊全但研發(fā)能力良莠不齊，系統(tǒng)研發(fā)的任務執(zhí)行過程與系統(tǒng)的質量無法得到保障。且信息技術更新速度快，后期的系統(tǒng)功能升級和系統(tǒng)維護能否得到及時響應，成為檔案部門所擔憂的問題。3.從國家層面看。國家檔案局對電子檔案管理系統(tǒng)的協(xié)同研發(fā)模式沒有頒布規(guī)范性文件或制定檔案標準，缺乏國家制度約束，不利于智慧時代地方檔案部門進行數(shù)字化工作轉型。

二、校企協(xié)同研發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)的保障條件

（一）環(huán)境條件。實現(xiàn)協(xié)同研發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)的環(huán)境條件主要包括兩個方面：一是國家、省、市檔案部門制定有關檔案系統(tǒng)協(xié)同研發(fā)的管理規(guī)范等文件和政策，為校企合作提供基礎制度和政策保障。二是高校層面與企業(yè)合作共建的相關政策，校內立卷歸檔部門對于系統(tǒng)建設過程中涉及的標準制定或權限設置的配合意愿，以及高校檔案部門提供的部分技術支撐和技術響應。

（二）制度和人才條件。借力電子檔案歸檔和電子檔案系統(tǒng)建設，積極推進高校檔案工作制度改革，改變以往檔案價值認定主體與檔案形成部門割裂開來的境況，采用具有檔案生命力的形成部門認定檔案價值的工作模式。企業(yè)與高校充分考慮當前檔案工作的現(xiàn)狀和需求，綜合評估檔案學科的發(fā)展趨勢，由高校根據其檔案工作特點和歸檔部門運行情況，個性化制定電子檔案管理系統(tǒng)實施方案。創(chuàng)新檔案人員的績效評價體系和人員考核機制，以匹配信息化時代檔案工作轉型，對檔案部門參與系統(tǒng)建設和系統(tǒng)管理人員采用與其他檔案工作人員不同的考核方式，改變檔案人員績效考核一概而論的情況，以系統(tǒng)創(chuàng)新和系統(tǒng)運行考核相關人員的績效水平，以期調動檔案館技術人員履行崗位職責的積極性，從而提高電子檔案管理系統(tǒng)的建設質量。

（三）資金和組織條件。電子檔案系統(tǒng)建設是數(shù)字檔案館建設的一塊“敲門磚”，其應秉承持續(xù)推進的原則，而資金是檔案系統(tǒng)可持續(xù)建設的基礎保障。高校行政部門應根據檔案部門的需求依據，靈活審定預算。組織條件是指檔案部門聯(lián)合校內檔案歸檔部門，共同制定線上歸檔相關規(guī)范，協(xié)調推進檔案管理系統(tǒng)建設。

三、促進電子檔案管理系統(tǒng)校企協(xié)同建設的舉措

（一）制定檔案管理系統(tǒng)協(xié)同研發(fā)管理規(guī)范。2017年，國家相關部門陸續(xù)發(fā)布了兩項檔案工作外包規(guī)范：《檔案保管外包服務管理規(guī)范》（DA/T 67-2017）和《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T 638-2017）。兩項行業(yè)標準對檔案外包工作中相關主體間的關系、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方檔案服務管理體系建設要求、服務原則、安全監(jiān)管等方面做出明確的說明和指引。《檔案服務外包工作規(guī)范》詳細羅列了檔案服務的業(yè)務類型：檔案寄存、檔案數(shù)字化、檔案整理、檔案管理咨詢服務、檔案開發(fā)利用、檔案銷毀。然而，兩類規(guī)范均未包括檔案管理系統(tǒng)研發(fā)。這對目前多數(shù)檔案部門正在進行的檔案管理系統(tǒng)建設來講，蘊藏風險。檔案系統(tǒng)協(xié)同研發(fā)管理規(guī)范的制定，能為校企合作提供基礎制度和政策保障，能夠最大程度規(guī)避檔案系統(tǒng)建設過程中出現(xiàn)的職責不清、功能不全等風險。由于電子檔案管理系統(tǒng)具有多功能模塊集成的屬性，因此檔案系統(tǒng)協(xié)同研發(fā)管理規(guī)范的制定相對復雜，與已發(fā)布的檔案外包工作規(guī)范相比，需考慮更多方面的因素，重點在信息化公司服務管理體系建設和檔案部門的工作規(guī)范，以期雙方業(yè)務協(xié)同、響應及時，保障電子系統(tǒng)建設順利推進。

（二）健全檔案管理系統(tǒng)協(xié)同建設績效評價體系。績效評價是指運用一定的評價方法、量化指標及評價標準，對部門為實現(xiàn)其職能所確定的績效目標的實現(xiàn)程度進行評估。檔案管理系統(tǒng)協(xié)同建設的績效評價，是指通過制定相關評價方法和評價指標，對系統(tǒng)建設過程中校企雙方的協(xié)同狀況和系統(tǒng)建設情況進行監(jiān)測。檔案管理系統(tǒng)建設的績效評價過程復雜，諸多因素相互作用，共同影響檔案管理系統(tǒng)的應用效果。開展建設過程績效評價體系構建的目標，是監(jiān)控電子檔案系統(tǒng)建設的全過程，最大程度提升系統(tǒng)的應用效果。因為績效評價的過程，是對系統(tǒng)階段建設和校企協(xié)同的情況進行檢驗評價。既包含系統(tǒng)建設進度、階段系統(tǒng)功能建設，也包含校企協(xié)同機制是否適用、校企之間的技術響應情況、歸檔部門對系統(tǒng)的使用情況等，因此要加強多部門政策聯(lián)動和信息反饋機制，增強檔案部門在協(xié)同過程中的工作主動性。高校將檔案信息化建設列入年度工作計劃，提供資金和政策支撐。

（三）提高檔案部門人員的專業(yè)技術水平。本文中“專業(yè)技術水平”有兩方面含義：一方面是指檔案專業(yè)水平，檔案專業(yè)理論知識和實踐經驗；另一方面是指信息技術，對信息技術的了解和一定程度的應用。知識復合型是信息時代人才的一個顯著特征。具備信息技術專業(yè)素養(yǎng)已成為新時期檔案工作的職業(yè)需要，只有具備信息技術專業(yè)素養(yǎng)的檔案人員，才能充分把握智慧時代檔案工作的特點，對電子檔案管理系統(tǒng)的前期需求作出精確可靠的評估，最大限度開發(fā)檔案系統(tǒng)功能，提升檔案管理系統(tǒng)的實用性。同時，高水平的專業(yè)人員能更好地管理檔案系統(tǒng)。高校在配備檔案館人員時，應對其專業(yè)性予以考慮；鼓勵檔案部門人員積極參加相關培訓，使其能夠把握檔案工作發(fā)展方向，了解檔案系統(tǒng)建設所涉及的新技術。調動檔案部門技術人員建設和維護檔案管理系統(tǒng)的積極性，加強檔案工作的經驗分享和學術交流，使得檔案管理系統(tǒng)功能建設不斷完善。

四、結語

智慧時代檔案信息化建設是一項長期而艱巨的工程，需要檔案部門系統(tǒng)規(guī)劃、多方調研、嚴格論證，與信息化公司協(xié)同建設。我們在系統(tǒng)建設的過程中，要不斷探索校企合作的協(xié)同機制，守正創(chuàng)新，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。