我國高校檔案機構建立應急管理體系比較研究

文/中國人民解放軍海軍軍醫大學 陳穎

作為重點研究問題之一，我國學者一直很重視檔案機構的應急管理與安全保障建設，不僅對“檔案危機管理預警系統的組成框架、應急預案體系的構建、安全保障體系的建設、自然災害應對策略與防治等問題已進行了廣泛的研究”，還特別指出“開展突發事件風險控制與預警管理工作、建設高校突發事件信息與檔案平臺”是提升高校綜合應急管理能力的關鍵所在。當今社會，我們始終生活在各種難以預見的風險挑戰之中，也對高校檔案機構開展有效的應急管理工作提出了全新的要求。

一、開展檔案應急管理工作的政策背景

2020年6月20日，第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》，受當時防控工作啟發，特別增加了突發事件應對活動相關檔案收集、整理、保護和利用工作機制。其中，第三章第十九條要求“檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當建立健全檔案安全工作機制，加強檔案安全風險管理，提高檔案安全應急處置能力”；第二十六條要求“應當加強對突發事件應對活動相關檔案的研究整理和開發利用，為突發事件應對活動提供文獻參考和決策支持”，進一步奠定了檔案工作在國家治理能力現代化過程中的基礎性作用。

軍隊檔案工作承擔著為軍守史、為戰服務的職責使命，在2020年1月1日施行的《軍隊檔案條例》中，明確規定了特殊時期（如執行非戰爭軍事行動任務、重大突發事件、聯合訓練）的檔案工作機制。第六章第五十五條要求“團級以上單位應當按照平戰結合、快速轉換的要求，制定戰時檔案工作預案，組織實戰化演練，提高戰時檔案保障能力”；第五十九條要求“……遇有危及檔案安全的緊急情況，戰場指揮員和檔案工作人員，應當對檔案采取轉運、隱匿等臨機處置措施，最大限度保證檔案安全”。這些舉措為新時代軍隊在突發事件背景下開展檔案應急管理工作提供了基本遵循。

《中華人民共和國突發事件應對法》共分七章七十條，在預防與應急準備、檢測與預警、應急處置與救援、事后恢復與重建等方面做出了詳細的規定。其中，該法律明確地將突發事件分為“自然災害”“事故災難”“公共衛生事件”和“社會安全事件”四大類，建議通過建立統一的應急管理機制來加強信息共享和情報合作。

二、我國高校檔案機構建立應急管理機制比較研究

（一）樣本選擇及研究方法。為了更好地研究高校檔案機構在特殊時期的應急管理體系，本文根據2019～2020校友會中國內地一流學科排名，選取了在“圖書情報與檔案管理學科”排名前五的高校（武漢大學、南京大學、中國人民大學、北京大學、中山大學）作為研究樣本。根據官方網站公布的法規政策和通知公告，本文從2020年特殊時期“防控期間所采取的措施”“校級檔案工作文件法規”和“有無專門的應急管理制度”三個方面展開論述，希望通過對國內一流高校檔案機構開展對比研究，總結工作亮點，歸納有效經驗，發現不足之處。

（二）高校檔案機構的應急管理措施。1.武漢大學檔案館。（1）防控期間所采取的措施：2020年3月及時發布了做好防控檔案收集歸檔工作的通知，向全校各立卷單位和社會公開征集防控文件材料，明確了15項收集材料范圍和移交方式；特殊時期輪班值守并通過線上開展檔案查閱服務；起草了安全服務方案（從安全服務保障、服務方式、服務渠道、遠程服務四個方面對檔案安全服務提出了建議和對策）。（2）校級檔案工作文件法規：共計27項規章制度及文件。（3）有無專門應急管理制度：2018年制定了《武漢大學重大活動檔案管理辦法》，對參與重大活動中直接形成的歸檔材料進行說明。2.南京大學檔案館。（1）防控期間所采取的措施：2020年3月發布征集防控檔案資料公告，重點收集實物檔案及口述檔案；4月發布特殊時期的查檔和參觀指南，采取預約制度并僅對校內人員開放。（2）校級檔案工作文件法規共22項，對教學檔案、科研檔案、黨政檔案、聲像檔案、出版檔案、名人全宗檔案等作了詳細規定。（3）無專門應急管理制度。3.中國人民大學檔案館。（1）防控期間所采取的措施：2020年7月起，對在校學生辦理檔案業務進行了圖文并茂的說明；通過線下重點人群服務、線上微信公眾號“檔案館小助手”代辦業務，分階段分批次開展服務。（2）校級檔案工作文件法規共4項，涉及《檔案庫房管理規定》《文書/人事/科技檔案利用規定》。（3）無專門應急管理制度。4.北京大學檔案館。（1）防控期間所采取的措施：閉館并暫停對外查檔服務。暫停實體檔案接收工作，僅接待校內工作查檔，優先使用電話、郵件等檔案利用方式；檔案歸檔、業務指導及管理系統技術問題轉移到線上、電話進行。（2）校級檔案工作文件法規共5項，涉及人物檔案、研究檔案、學籍檔案、科技檔案、文書檔案的具體實施細則。（3）沒有專門應急管理制度。5.中山大學檔案館。（1）防控期間所采取的措施：2020年3月發布有關開展防控文件材料歸檔工作的通知。（2）校級檔案工作文件法規共3項。（3）無專門應急管理制度。經對比研究可知，五所高校檔案機構在特殊期間均采取了有效的應對措施。在信息流通方面，及時在官方網站及微信公眾號發布了通知，緩解了溝通渠道不暢的問題；在檔案專業人員配備方面，采取輪班值守或提供電話、郵件等線上服務，創新性地推出了“線上申請代辦”和分批次重點保障不同群體的方式，為緊急事件的處理設置了綠色通道。值得借鑒的是，武漢大學檔案館、南京大學檔案館、中山大學檔案館都在2020年3月迅速發布了征集特殊時期珍貴檔案材料的通知。這不僅與新版《中華人民共和國檔案法》第二十六條“……加強對突發事件應對活動相關檔案的研究整理和開發利用”相呼應，也為應對類似突發事件提供了重要的歷史資料和決策支持。但不容忽視的是，除了武漢大學檔案館制定了《重大活動檔案管理辦法（2018年）》和特殊時期檔案安全服務方案外，南京大學檔案館也有比較完備的校級檔案工作法規制度，其余高校檔案館不但在法規數量上略顯不足，且均未出臺專門的檔案應急管理方案。此外，在官方渠道所發布的消息多涉及檔案業務辦理方面，缺乏一套系統科學、公開透明的應急管理制度體系。

三、對高校檔案機構應急管理體系建設的建議

作為國內三所軍事醫科類院校之一，海軍軍醫大學在各類突發事件中擔負起保家衛國、救死扶傷、教書育人的多重職責。學校第一時間派遣專家醫療團隊火速馳援武漢，體現出有召必應的快速執行能力。為了更好地貫徹落實《保密和檔案建設“十三五”計劃》文件精神，學校檔案館在全面總結工作的基礎上，希望不斷借鑒國內優秀院校的實踐經驗，切實推動檔案安全管理工作實現轉型升級。以下是對我校檔案館建設應急管理體系的一些思考和建議：

（一）制定科學完備的應急管理專門預案。現代管理理論提出“計劃、組織、指揮、控制和協調”的全生命周期管理模式，鮮明地指出了事先計劃的重要意義。“寧可備而無災，不能災而無備”，根據軍隊檔案工作規范化建設中提出的“制定一套緊急情況下檔案處置方案”，我校檔案館應結合國家最新法規政策和實際管理情況，為四大類突發事件分別建立精細化應急管理制度，從根本上提高檔案安全管理的法律地位。軍隊院校檔案部門應及時成立高校檔案應急管理小組，構建戰區級應急管理聯防聯控機制，全面開展檔案材料屬地保存與異地備份工作，真正構筑起檔案資源安全新防線。

（二）加強專業人才檔案庫建設。專業人才檔案庫不僅包括檔案專業人才庫，還包括應對突發事件專家教授庫。高校及其附屬醫院、研究中心是教育、醫療、研究等各科領域專家云集的地方，能為全校師生提供專業的知識咨詢和處置方案。因此，根據突發事件的種類建立相應的專家庫，將常態管理與應急管理形成相互滲透（如定期安排在崗培訓和應急演練），不僅有助于打造一支專業素質過硬的應急隊伍，還能在突發事件發生之初就保證“拉得出，打得贏”，確保迅速投入事故處理工作中。

（三）啟動災后史料建設和研究工作。從以上分析可知，國內部分高校在各類突發事件發生后有意識地開展了史料收集和歸納工作，但是如何形成體系化的長效管理，如何從事故中真正吸取經驗并加以傳播，如何將應急管理措施作為教育培訓的學習案例，仍待進一步探索。因此，在非特殊時期，我校檔案工作者應當認真總結經驗教訓，不斷縱深夯實檔案管理基礎。例如，在事故發生前，完善緊急狀態下需轉運和隱匿的館藏各類人員檔案名錄，明確兩地檔案接送站聯絡人及聯系方式，設計跨區域開展檔案調運的路線及演練預案；在事故發生后，對于突發事件過程中形成的珍貴檔案（口述資料、文字報告、影像資料等）應進行廣泛的征集。通過文本組織、加工、分析與整理，開展深入的應急管理案例分析，為處理類似突發事件和提高檔案應急管理能力積累豐富的經驗。