從泉州（華光）國際影像雙年展談大型活動接待細(xì)節(jié)

文/泉州華光職業(yè)學(xué)院 謝志賢

于2019年11月21～25日舉辦的泉州（華光）國際影像雙年展，活動作為第四屆海上絲綢之路國際藝術(shù)節(jié)全域性活動項目之一，引人矚目。本次活動的舉辦開創(chuàng)了福建民辦高校舉辦國際攝影展的先河，有諸多成功的經(jīng)驗。

一、泉州（華光）國際影像雙年展活動成功之處

雙年展活動內(nèi)容豐富多姿：一是舉辦了熱烈隆重的開幕式，近20個國家的200多名攝影家齊聚洛陽橋畔，共同“追尋歷史、助力當(dāng)代、傳承未來”。二是千余幅影像作品展出，展覽內(nèi)容突出“一帶一路”沿線國家及地區(qū)的歷史文化遺跡、自然風(fēng)貌、人文景觀、民風(fēng)民俗民生，展示“和平、發(fā)展、共存”的文化生態(tài)理念，以精彩的視覺語言呈現(xiàn)一場攝影文化的盛宴。三是舉辦攝影論壇及中外名家攝影講座，開展世界攝影家看泉州采風(fēng)活動。中外攝影界8名杰出代表跟大家分享攝影專題講座，100多名攝影家參訪了泉州名勝古跡。四是發(fā)布了一批華光產(chǎn)學(xué)研成果，展出了全球首款千途智能一鍵修圖系統(tǒng)和YESPRO智攝寶，校企合作項目“華光特想影像產(chǎn)業(yè)學(xué)院”也同時在發(fā)布會上簽約成立。

雙年展活動意義非同凡響：一是為新中國70華誕獻禮，致敬攝影術(shù)發(fā)明180周年。二是服務(wù)“一帶一路”，傳承海絲文化，增進民心相通。三是帶動攝影人士，推動攝影事業(yè)發(fā)展。四是發(fā)揮攝影優(yōu)勢，推進產(chǎn)教融合。本次活動可謂圓滿成功，既為攝影事業(yè)的發(fā)展和當(dāng)?shù)貙ν馕幕涣鞣?wù)，又為學(xué)校的發(fā)展注入動力，推進了國際化交流步伐。

二、高校接待工作的重要性

一場如此大型的活動，離不開良好的接待，接待工作是一場活動成功的基礎(chǔ)，在新時代，接待工作對高校具有十分重要的意義，“政務(wù)和事務(wù)是機關(guān)工作的兩個輪子，兩者缺一不可”，周恩來總理這句話充分體現(xiàn)了接待工作的意義所在：

（一）接待工作是展示學(xué)校特色發(fā)展的窗口，是學(xué)校的一張名片。接待工作需要聯(lián)系上下左右、溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系，是高校必不可少的一件重要事項。在接待工作中，面對不同的對象，可從方方面面展示學(xué)校的文明風(fēng)采。校景校貌、一草一木，無不展示著學(xué)校的特色文化。會議室、教工食堂等接待場所，是來賓們參觀交流時主要停留之處，自然就成了學(xué)校的一個縮影，來賓也正是通過接待過程中的點滴來認(rèn)識學(xué)校、評價學(xué)校。學(xué)校也可利用接待工作這一平臺，對外宣傳，傳遞校園文化，展示管理水平，為樹立學(xué)校良好的形象發(fā)揮積極的作用。同時，在接待工作中，學(xué)校工作人員的形象、氣質(zhì)、能力、知識面展露無遺，其言行舉止、工作作風(fēng)、處事效率、素質(zhì)修養(yǎng)直接反映了學(xué)校的形象。

（二）接待工作是學(xué)校對外交流信息的重要途徑。接待工作看上去只是負(fù)責(zé)會議、住宿、餐飲、交通等瑣碎雜事，但它直接服務(wù)于學(xué)院的行政、教學(xué)、科研工作，乃至于學(xué)校的綜合發(fā)展。也正是這些細(xì)枝末節(jié)的小事，讓賓主雙方得以溝通、交流、學(xué)習(xí)，這是一個交互平臺：一方面，來賓通過來訪可以了解學(xué)校的各方面情況，取得我方的先進經(jīng)驗；另一方面，學(xué)校可以通過交流，借鑒對方好的做法，取長補短。最重要的是通過接待交流，能搜集到大至政治、經(jīng)濟、文化，小至教育教學(xué)、科研服務(wù)、校企合作等諸多領(lǐng)域的信息資源，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。

（三）接待工作是促進學(xué)校發(fā)展的平臺。接待工作也是一種生產(chǎn)力，通過互動交流，信息碰撞，各取所需，共享資源，合作共贏，可以為高校直接帶來發(fā)展效益。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，高校接待工作的硬件條件和軟件條件都逐步提高，領(lǐng)導(dǎo)的要求也越來越高。想讓來賓在接待過程中提高滿意度、留下深刻的印象，就必須要有獨到之處，不攀比，突出校園文化特色，會議室、賓館、食堂等接待場所以大方、簡樸為主，充分利用學(xué)院資源，給接待工作注入文化元素，通過平淡見真誠，彌補硬件條件的不足，以得到上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)單位對學(xué)校發(fā)展的關(guān)心和支持。

三、接待工作的細(xì)節(jié)把握

接待工作的成功離不開活動的細(xì)節(jié)把握，接待工作中有六大要素：時間、地點、來賓、事前、事中、事后，只有牢牢抓住這六要素的細(xì)節(jié)，才能做好接待工作。

（一）時間細(xì)節(jié)。本次雙年展活動，接待組在活動開幕前一個月即開始運作，對來賓的機票和動車票購買、來賓出發(fā)、到達、接站、入住、用餐、會議、參觀、講座和外出采風(fēng)等事項都做了詳細(xì)的時間安排計劃，而且制定的計劃都留有充足的緩沖時間和回旋余地。因部分嘉賓來自國外，國際航班存在不穩(wěn)定性；還有部分來賓事務(wù)較為繁忙，來的時間無法確定；另有部分來賓是飛機與動車結(jié)合，以上諸因素都造成時間的不確定性，對此，接待組根據(jù)來賓行程的變動和己方實際的接待條件，隨時靈活調(diào)整不同活動的時間順序，從而避免了一成不變而造成接待工作的被動。

（二）地點細(xì)節(jié)。本次雙年展活動議程較多，牽涉的地點更是繁雜：接站地點有泉州晉江機場、泉州動車站、廈門高崎機場、福州長樂機場等，住宿地點有泉州市區(qū)、洛陽鎮(zhèn)區(qū)、華光校園內(nèi)等，用餐則有校外酒店、學(xué)校食堂，活動過程更是涉及華光學(xué)院校內(nèi)十幾處場所和華光文博園景區(qū)。另外，還在泉州大劇院參加第四屆海上絲綢之路國際藝術(shù)節(jié)開幕式，外出采風(fēng)參觀泉州市區(qū)、臺商投資區(qū)、惠安縣的諸多景點。面對如此復(fù)雜的情況，接待組在清楚接待任務(wù)中的相關(guān)時間和地點信息后，即將來賓沿途經(jīng)過的地點、迎接的地點以及座談、參觀、宴請、住宿、會議、采風(fēng)等有關(guān)地點的情況了然于胸。將各時間點與不同地點一一對應(yīng)，通過合理的路線設(shè)計，將這些地點連接起來，形成一幅條理清晰、脈絡(luò)分明的接待路線圖。接待組充分考慮各個地點的周邊環(huán)境以及地點變換中可能出現(xiàn)的情況，保證了接待與服務(wù)順暢有序。

（三）來賓細(xì)節(jié)。本次雙年展，來賓有200多人，既有來自大江南北的嘉賓朋友，也有來自美國、英國、意大利、日本、泰國、馬來西亞、新加坡等國的攝影家，他們有的已是耄耋之齡，有的需要翻譯陪同，接待工作難度之大可想而知。根據(jù)上述情況，接待工作不能簡單地停留在了解來賓的人數(shù)、姓名、年齡、性別、民族和職務(wù)等客觀信息，停留在關(guān)注這些客觀信息的變化上，更重要的是在接待中，能綜合分析這些信息中所蘊含的內(nèi)在特性，根據(jù)不同的環(huán)境背景，隨時把握來賓的心理需求和情緒動態(tài)，再結(jié)合各種禮儀規(guī)范，以熱心、耐心和細(xì)心服務(wù)來賓，就可避免接待成為流水線上冷冰冰的作業(yè)流程。為此，接待組培訓(xùn)了100多名師生聯(lián)絡(luò)員，對重要來賓采取一對一接待方式，提前熟知來賓的各項信息，及時聯(lián)絡(luò)，熱情服務(wù)，使得來賓體會到一種自然溫馨、如家般的美好感受，給他們留下難以忘懷的印象。

（四）接待前擬定計劃細(xì)節(jié)。本次雙年展活動，由學(xué)校黨委書記領(lǐng)導(dǎo)接待工作，通過前期預(yù)備會，設(shè)立五個工作小組，對各項事務(wù)考慮周全，盡力將可能出現(xiàn)的情況和應(yīng)對方式準(zhǔn)備充分。在此基礎(chǔ)上，制定詳細(xì)周密的接待方案，按照本次活動的目的，整體考慮接待行程，合理安排吃、住、行、觀、談等各個方面。接待方案特別考慮了應(yīng)急預(yù)案，通過提前計劃，一是盡量避免了接待中出現(xiàn)的未知事項，使整個接待流程處在可控的范圍內(nèi)。二是即使接待中出現(xiàn)事先未預(yù)料到的變化，也可以做到臨事不慌、有條不紊，避免因時間緊迫、頭緒繁多而出現(xiàn)手足無措或遺漏事項的情況。

（五）接待中靈活性細(xì)節(jié)。本次活動中，因來賓眾多，接站地點、時間分散，航班晚點等，造成了許多困難。如一位來賓因個人原因，改動航班三次；在采風(fēng)行程中，前方遇到車禍，導(dǎo)致交通擁堵而無法準(zhǔn)時達到預(yù)定景點；還有一位來賓返程原定泉州機場，突然改成廈門機場等，這些問題在接待組人員靈活處理下均順利得到解決。可以說，接待工作最棘手問題的妥善解決，是因為接待組根據(jù)來賓的需求變化及時調(diào)整自己的接待行為，從而使自己的服務(wù)緊跟來賓的步伐。同時，樹立主動服務(wù)的意識和超前服務(wù)意識，讓來賓能不時體驗到一種驚喜和滿足，從而很好地提升了接待工作的滿意度。此外，在接待過程中，還要特別注意汽車安全駕駛的細(xì)節(jié)問題。駕駛員對于整個接待工作的開展，占據(jù)著基礎(chǔ)性的重要作用。確保駕駛員的安全駕駛，是推進接待工作有效開展、提升整體接待工作水平的關(guān)鍵。本次活動中，因牽涉接、送站和采風(fēng)，需要動用小轎車、商務(wù)車、中巴車、大巴車等諸多車輛，因此，接待組對駕駛員安全問題作了特別重點培訓(xùn)，強調(diào)了以下幾個方面：一是精神狀態(tài)方面，接待工作進行中，駕駛員需要保持著長期的注意力，高度集中，對于身體、心理和精神都會產(chǎn)生較大的負(fù)擔(dān)，從而產(chǎn)生精神疲勞和心理疲勞的情況，容易導(dǎo)致交通事故。針對此種問題，接待組對駕駛員進行了心理疏導(dǎo)，同時嚴(yán)禁疲勞駕駛，一旦出現(xiàn)疲勞狀況立即匯報及時調(diào)整。二是要求駕駛員提前熟悉行駛路線。活動中多數(shù)行駛路線都是在交通較繁忙的地段進行的，需要駕駛員將接待環(huán)節(jié)行進的路線進行全面了解和掌握，并判斷出不同時間節(jié)點的車流量，盡可能選擇不堵車或者堵車程度較低的路線，節(jié)約行車時間，便于接待工作的順利開展。三是要求駕駛員針對以往的各項安全駕駛接待活動經(jīng)驗加以總結(jié)，確保駕駛過程中保持準(zhǔn)確判斷狀態(tài)，合理控制車距和行車速度，有效規(guī)避危險車輛，強化安全駕駛能力。

（六）接待后收尾總結(jié)細(xì)節(jié)。來賓返程后的重點是做好收尾工作和接待經(jīng)驗的總結(jié)提煉。在來賓離去之后，仍會有一些后續(xù)工作，這些工作一般較為瑣細(xì)且處理周期長，在缺少接待氛圍的情況下處理，很容易因為放松和懈怠而出現(xiàn)拖延或遺忘的情況，因此，要特別注意后續(xù)工作的回頭看，防止“行百里者半九十”的情況發(fā)生。另外，做好接待經(jīng)驗的總練提煉工作是接待工作不可或缺的環(huán)節(jié)，不能因為一次接待任務(wù)的完成而心滿意足。本次雙年展活動，來賓返程后，接待組立即布置聯(lián)絡(luò)員發(fā)慰問信息，給部分來賓寄發(fā)相關(guān)材料和照片、紀(jì)念品、獎杯等。同時對本次活動接待工作進行了總結(jié)，一方面對聯(lián)絡(luò)員予以肯定和表彰，另一方面總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，但凡經(jīng)驗都具有連續(xù)性和繼承性，從本次接待中找出具有普遍性、規(guī)律性的經(jīng)驗，將之上升為理論方法固化下來，并在今后的接待中不斷檢驗補充完善，以備日后借鑒使用，使接待工作既符合一般程序，又具有本校獨特的風(fēng)格。

泉州（華光）國際影像雙年展活動既是華光學(xué)院綜合實力的一次展示，也是對學(xué)校接待能力的一次考驗，通過活動，鍛煉了接待隊伍，形成了接待理念和方法，對今后學(xué)校接待工作有重大意義，也為其他高校舉辦類似大型活動提供了參考和借鑒。