新時期建立健全檔案工作規范及標準探索

文/長沙航空職業技術學院 夏飛輝

一、新時期高校檔案標準化體系特點

（一）完整且配套。檔案標準化體系，是集合所有檔案管理標準形成具有聯系性的完整體系，各管理標準相互補充與依存。具體標準制定與實施過程中，與之相匹配的管理標準是十分必要的，否則就會影響其實施過程。例如檔案信息檢索時，假若沒有標準檔案著錄規范、標識符號與目錄組織，就無法標準檢索檔案信息，甚至會影響檔案資料的正常使用。因而檔案標準之間是相互統一與配合的，不能分散而獨立存在。

（二）協調與聯系。檔案標準體系建立過程中，要充分注意其他相關外部標準體系，便于彼此間有效銜接并協調發展。例如文書檔案檢索過程中，確保“分類號”與“檔案號”保持相同的深度。與其他體系銜接時，注意其協調性，例如檔案與情報、圖書間要有一定聯系。

（三）比例適宜。檔案標準體系建立時，根據事業單位實際情況、業務特點與檔案工作重心，合理劃分檔案不同類型與數量，平衡管理體系中各檔案管理制度的比例。

二、高校檔案標準制定原則

近些年，我國檔案標準化工作發展速度快，但整體基礎依然比較薄弱，相較發達國家，我國其他文獻信息領域還存在一定差距，高校檔案標準化發展也不例外。因而高校檔案標準化體系制定時，要注意結合我國實際國情與檔案工作需求，制定系統、完備與優化的標準體系。

（一）優化性。高校檔案標準體系內各項具體標準內容是優化技術、工作程序及組織程序的反映，其管理操作內容是高于一般性的，具有明顯的技術及管理的先進性。

（二）統一性。高校檔案工作標準體系中，要確保每項標準內容保持協調統一，還要注意各項標準有協調一致的內容與技術，以此充分保障檔案工作體系的系統性與其他相關標準的一致性。例如《檔案著錄規則》國家標準體現了該原則。該標準制定時注意了國內外相關標準的統一，從技術方面為方案著錄標準化文件制定提供了標準化原則。

（三）適時性。檔案標準化工作有一定的政策性，標準雖好但如果不能及時付諸實踐那也是紙上談兵；反之，假若脫離實際工作與發展需求制定硬性標準規定，就會延誤工作時機，甚至造成很多負面影響。所以，高校檔案工作中，要結合實際工作需求與客觀可能性，合理制定標準化體系，充分展現現代化檔案工作的有序性。

（四）繼承性。高校檔案工作標準體系建設中，在時空范圍內保持標準穩定是十分必要的。實際工作中，標準的科學性與先進性不能忽略其穩定性與繼承性。另外，檔案工作標準制定與實施過程中，還要注意基于檔案工作原有基礎，假若標準規定事項脫離實際工作技術與管理水平，就無法在實際工作中全面落實，標準不能發揮提高工作水平與管理效益的作用。

三、新時期高校檔案管理工作存在的問題

（一）管理人員配置少且水平低。高校檔案管理工作，是非常考驗工作人員耐性的，工作內容繁瑣，管理過程中必須要細心。另外，很多檔案管理工作被看作是沒有技術含量的工作，因而無須高知識水平就可完成，通常由單位基層員工承擔此項工作。而高校基層員工沒有系統學習過專業管理知識，業務水平與技能提高的經驗不足。因而高校要培養具備檔案管理與信息技術能力的復合型管理人員，以此更好地進行檔案管理工作。實際工作中，要完善從業人員待遇，設置人事檔案管理人才體系。另外，檔案管理人員素質不高，是現階段高校普遍存在的問題，對自身綜合素質的認識不到位。檔案管理中，管理知識常規學習不足，管理經驗總結不到位，使得高校檔案管理工作質量與效率難以提高。而且，從業人員對職業沒有較高的認同度，工作缺乏熱情。

（二）各項管理制度的制定缺乏合理性。高校檔案管理工作中，管理體制建立十分重要。完善的管理制度利于提升檔案管理人員的工作效率，有序而簡潔地開展檔案管理工作。人事檔案管理制度制定時，嚴格依照相關法律規范與制度。法律方面，針對事業單位檔案管理，我國已經頒布了部分法律規范，人事檔案管理法律規范與監督還不夠完善。規范、有序與簡明的人事檔案管理工作，利于全面提升單位檔案管理工作質量與效率，因而高校要制定并實施嚴格的管理制度。個別高校具有的檔案管理理念，檔案管理工作在于說，做是其次。出現此種現象主要是因高校缺乏完善的檔案管理制度。標準、條理與簡明化要求僅僅是會議口頭強調，管理系統中并未得到體現，具體實施更是無從談起。因檔案工作缺乏有效的管理制度支撐，導致管理人員不能規范而嚴密地搜集、整理、流轉及保管檔案資料。

（三）缺乏完善的硬件設備。當前，信息技術水平不斷提高，但基礎設備卻得不到保障。部分單位內部經費得不到保障，信息化檔案管理設備配置不足，依然采用手工檔案形式，信息化水平亟待提高。有的高校計算機對于檔案處于記錄基本信息層面，而手工操作方法不符合現階段檔案信息化管理的實際需求。檔案管理工作中，及時修復備份破損或丟失的檔案，對比原始檔案并修復，保障檔案數據庫質量，應用信息化管理方可實現這一目標。高校人事檔案經費與領導態度與檔案管理工作態度密切相關，領導態度決定著信息化管理設備是否配置完整。檔案信息化管理為查閱檔案資料創造了便利條件，使得人員工作效率大幅度提高。

四、新時期高校檔案工作規范與標準化完善途徑

（一）深化改革優化管理方式。新時期，隨著高校招生規模的擴大，加大了管理、治理與檢查工作難度，一定程度上會用到以往檢查數據。比如檢查各院系問題是否整改。此過程中，如果應用現代檔案管理方法可及時查閱以往數據，保障監管工作效率。同時，檔案材料有豐富的種類，高校相關人員要做好檔案資料的及時維護，具體維護方法包含病毒檢測與查殺、數字化掃描、備份重要檔案資料并妥善保管等，相關部門要積極創新，實現信息化檔案管理目標，縮短工作時間，提高工作效率。

（二）加強檔案流轉，提高檔案管理意識。對于高校而言，檔案管理工作不會直接產生效益，卻能為其他工作創造便利條件，幫助其他工作創造效益。另外，采用信息化方式還可保存傳統檔案無法儲存的錄像、照片等數據，為檢查工作創造了極大的便利條件，直觀開展檢查。所以高校要對這一問題加大宣傳引導力度，推廣信息化檔案的優勢。

（三）明確管理體系，做好組織落實。高校領導必須要重視檔案管理工作，正確認識其對本校運行管理的作用。實際工作中，選派責任心強、能力高且做事嚴謹的員工，這是因為檔案管理工作難度比較小，但必須要認真嚴謹不能有任何紕漏。所以，做事不認真、不重視細節的員工無法勝任該工作。此外，還要嚴格制定管理制度，全面落實檔案管理工作職責，以此增強員工工作責任心，以防遇到問題相互推諉。上級部門考核工作時，要加強檔案管理工作考核，以此提升下級部門工作責任心與使命感。

（四）做好案卷普查。高校檔案資料中有很多無用檔案，或是制作粗糙的檔案，增加了管理人員的工作量，還會占據檔案管理資源。因而，高校檔案部門要及時清理此類檔案，保留其中有價值的資料，這是檔案管理標準化的首要環節。檔案管理部門要認真清查所管理的檔案，分門別類存放并銷毀無用資料，以此更好地實現計算機信息化檔案管理目標。

（五）依照標準規范重新組合。針對太厚或內容過于復雜的檔案資料，高校檔案部門要做好重新組卷，組合有關聯的文件，針對缺失頁碼或目錄的檔案資料重新編碼與制作，以此確保重新組合后檔案資料更加規范與標準。利用重新組卷方法，盡可能解放館藏場地空間，優化資源管理，提高檔案管理工作的效率。

（六）規范化開展著錄工作。高校檔案管理工作中，著錄工作是計算機管理的重要基礎性工作，直接影響著計算機管理的真實性與可靠性。相關部門要依照《檔案著錄規則》要求規范部門著錄行為。因各高校檔案管理部門條件不同，基于計算機管理新技術要求，高校檔案管理部門要根據本校實際情況，參考計算機管理方法技術要求，合理制定著錄細則。

（七）分類號要統一。高校檔案管理中，結合檔案分類號進行計算機檢索，因而分類號制作質量對計算機檢索結果與效率有著重要的影響。實際工作中，為了保障檢索效率，高校檔案管理人員分類時，結合《中國檔案分類法》做好檔案分類，同時還要結合各地實際情況劃分，以此提高檔案資料的使用價值。此外，分類工作中還要嚴格審查分類情況，糾正不合理的情況，統一工作人員認識與標準，盡可能確保前后標引與同類文件標引相同，為規范化管理目標的實現奠定基礎。

五、結語

綜上所述，新時期隨著科技水平的提高，基于電子文件的信息化檔案管理模式逐漸發展，其記錄內容更加豐富且信息量更大，規范化與標準化程度更高，彌補了傳統檔案文字材料或依靠其他方式儲存記錄的不足。當前，高校檔案管理方式與社會發展表現出了一定的不適應性，因而必須要全面提高檔案管理規范化與標準化。高校檔案部門要正確認識檔案管理工作的作用，端正工作態度，不斷提高工作水平，科學制定檔案管理模式，全面保障檔案管理工作效率與質量。