科技檔案數字化管理探討

文/廣東省交通規劃設計研究院股份有限公司 原春紅

當前正處于交通工程科技檔案管理技術改革的關鍵時期，伴隨著交通工程建設不斷發展，數字化、信息化和數據庫技術的成熟，有必要對傳統的交通工程科技檔案管理模式和管理向數字化進行探討，利用現代數字技術建立數字檔案并進行科學化管理和深層次的開發。采用數字化與傳統紙質檔案并存管理相結合的手段，提高交通工程設計、施工、監理建設全過程和維護等方面的信息收集建檔，提高檔案管理效率和利用水平。

一、交通工程科技檔案數字化管理的意義

（一）有利于促進檔案管理工作良性循環。數字化管理是今后檔案管理的必然趨勢，在針對交通工程科技檔案進行管理的過程中，利用數字技術和數據庫可以促進檔案管理工作良性循環。同時，在交通工程科技檔案管理過程中采用科技手段建立數字檔案，不僅可以為檔案管理工作提供便利條件和提高檔案管理質量，而且可以有效提升檔案查詢的快捷服務和增加檔案查閱者的滿意度。此外，交通工程科技檔案數字化更有利于檔案的永久保存，檔案管理工作良性循環有顯效。

（二）有利于檔案信息管理系統的開發和充分利用。交通工程科技檔案數字化建設，利用科技手段促進檔案資料信息管理系統的開發和充分利用，同時提高檔案管理水平和推動檔案管理趨向市場化創造條件，可以把檔案數據庫保存到云端服務商，部分不涉密的檔案可以向社會公眾開放，這樣交通工程科技檔案不僅僅是項目工程的重要組成部分，同時也是社會信息的重要組成部分。交通工程科技檔案數據化的發展可以在一定程度上促進數字技術的進步，相關的檔案管理部門也可以借助交通工程科技檔案數字化進行深度開發。但是值得注意的是，在對交通工程科技檔案進行市場化推廣的過程中，一定要注意知識產權保護，相關責任單位和部門始終要秉承和遵守我國的知識產權規定和重要機密資料保密規定。嚴禁將一些屬于機密范疇的檔案資料納入市場推廣范疇。

二、交通工程科技檔案數字化發展存在的問題

（一）交通工程科技檔案歸檔不及時。交通工程科技檔案資料至少需要保存兩套，一套留存在建設單位之中，供建設單位后期管養使用；另外一套需要上交給相關檔案行政管理單位，檔案行政管理單位還要對已歸檔的檔案進行驗收，同時檔案必須按規定備份處理。就目前實際歸檔情況，從檔案載體看紙版檔案比重較大，數字化建檔緩慢，工程技術資料歸檔不及時、分類建檔滯后，往往工程交付使用后，因工程結算和竣工驗收不及時，檔案很難與工程竣工驗收同步完成，導致檔案收集、整理、歸檔、編研及檢索利用不便，備份沒與建檔同步也時有發生，為工程科技檔案的管理工作埋下了隱患。

（二）交通工程科技檔案前期管理薄弱。交通工程從項目立項到建設設計、施工和建成投入使用涉及多個階段、多個專業，建設過程耗時長，檔案形成周期長、時間跨度大，每個階段產生大量的檔案資料且內容復雜，同時建設前期檔案管理工作意識薄弱，制度不完善，導致工作過程中存在檔案資料缺失甚至遺失，以上種種因素都容易對整體的交通工程資料收集建檔產生影響。鑒于此，相關行政部門認識到交通工程科技檔案的重要性，出臺了相關文件進行規范，加強過程檢查和建檔驗收，避免因工程建設周期長或者工作人員變動導致工程資料丟失和資料憑空編造等現象發生。

（三）數字化檔案應用便利與安全隱患并存。檔案數字化作為一種新的技術管理手段，還處于探索階段，但此前已做了許多工作，就是把紙質檔案轉換成圖片保存。科技檔案建設要走向數字化和建立數據庫，并利用第三方提供的云服務，還有待政府的支持和企業的努力。科技檔案數字化建設必定給我們帶來方便和快捷，為工程維護管理提供最優質服務，但也存在安全隱患，需要通過技術手段和制度約束消除隱患。在做好檔案安全防護之外，針對涉及機密的文件，按分級原則必須由專人負責加強管理。同時，相關的行政檔案管理部門還要對檔案安全進行定期和不定期檢查，避免檔案管理系統和數據庫被攻擊，防止機密信息數據泄漏或數據庫遭受破壞。

三、交通工程科技檔案數字化管理措施

（一）解放思想、轉變觀念、勇于創新、把握機遇。交通工程科技檔案屬于建筑行業中的重要信息數據源，對促進我國交通建設行業的發展有著非常突出的作用，相關單位已經采取必要手段做好其開發和利用工作。長期以來，交通工程科技檔案管理工作都屬于我國行政事業范疇，依靠國家的統一財政撥款進行，其主要工作是圍繞工程技術檔案資料的查詢和借閱展開。但是隨著事業單位改革步伐的加快，交通工程科技檔案管理也逐步趨于市場化發展。鑒于此，如果想要促進交通工程科技檔案管理工作改革，一定要解放思想，轉變落后的管理觀念，利用數字化、信息化和數據庫提供高效優質服務。

（二）交通工程科技檔案數字化管理的開發。為進一步提高檔案管理工作的質量、效率和服務，有必要充分利用現有科技成果，將原有的檔案管理模式以及管理結構轉到數字化和數據庫方向，盡管還存在投入需增加、數據化方向意見分歧和法律的滯后等問題，但先進的技術就是生產力，是歷史發展的趨勢，值得探索和討論研究。例如檔案管理部門在傳統的交通工程技術資料檔案管理過程中，主要工作多集中在工程技術檔案資料管理結構技術上，檔案數字化建立后，借助云服務提供商（如阿里巴巴云服務，安全等級高，訪問不堵）或托管服務器建立交通工程科技檔案數字化數據庫，為檔案內容進行備份，解決檔案查詢借用出入庫等繁雜工作，降低工作強度，提高工作效率和服務水平。通過這樣的管理模式，使交通工程科技檔案數字化管理工作更趨于多元化發展。

（三）交通工程科技檔案市場管理的開發。結合前文可知，交通工程科技檔案信息的市場化發展是必然趨勢。在市場化推動下，不僅可以帶動數字化檔案服務企業的發展，同時也可以進一步提高交通工程技術資料檔案的管理服務水平。例如，在對工程技術資料檔案進行信息化開發的過程中，首先可以按照檔案的內容和類別將其組成不同組別的信息體系，然后再根據市場需求和服務對象的實際需求為其提供對口和專業的工程資料服務內容。一般情況下，交通工程技術資料的服務對象多為交通工程建設單位、設計企業、交通路線導航企業、高校和科學研究等單位。同時，檔案管理單位還應該針對服務對象的類別建立多層次的信息服務平臺，進而更好地為市場需求服務。但是需要注意的是，由于工程技術資料檔案的信息化開發是一個非常龐大的工程，在開發的過程中需要兼顧方方面面，鑒于此，在實際的信息化開發過程中，相關的管理部門必須要制定符合國家法律法規要求的信息數據交換規則和標準，并按照統一的數據標準對各類信息進行處理，將不符合標準的數據信息特別是需保密的信息剔除在外。

（四）交通工程科技檔案數字化管理內容。1.交通工程科技檔案數字化標準建設。為有效提高交通工程科技檔案數字化，標準建設是關鍵，標準建立后，數字檔案根據標準整理采集來建立數字化檔案，在數字檔案基礎上進一步建立數據庫，建立科學的數據庫后，提供高質量高水平的服務。因此，交通工程科技檔案數據標準化建設是重中之重。在開展標準化建設過程中，必須有檔案行政管理部門參與，建立具有行業領先和權威的標準。2.交通工程科技檔案數字化管理制度建設。開展數字化檔案建設，嚴格管理制度必須同步建立。內容有：檔案的收集、分類、編制建檔工作；出庫入庫管理；查詢借閱歸還管理；檔案信息安全管理；保密信息分級管理；檔案信息系統使用管理；檔案工作人員職業培訓等。通過制度管事，通過制度管人，通過制度落實數字檔案的安全管理和服務正常運行。3.引入先進的數字化管理體系。結合前文可知，交通工程科技檔案數字化管理，開發建設是一個非常復雜的工程。在實際的檔案管理工作中，不僅要采用數字化科技手段，還要引入先進數字化管理硬件和軟件來建立數字化檔案體系，結合實際的工程科技檔案情況開發出相應的數字化管理平臺。數字化管理平臺建立后，不僅可以實現交通工程資料的便捷查詢，同時也可以利用互聯網技術向社會提供服務。

（五）交通工程科技檔案數字化管理要有高素質的人才。做好交通工程科技檔案數字化管理工作需要人才。隨著交通工程科技檔案數字化管理的推進，特別是在數字化信息時代，數字化知識不斷更新、計算機網絡和信息化不斷應用，檔案管理數字化提高。不僅要求工作人員政治素質高，并具有工作細心、耐心、無私奉獻的職業品德，而且更需要有專業管理人才。在實踐工作中，要重視檔案管理專業人員的待遇，解決他們的合理訴求，吸引有能力、有專長的人才加入。同時做好相關知識和技能培訓，并對員工進行定期考核，提高檔案專業人員的綜合素質。加大硬件設備和檔案管理軟件研發的投入，提高檔案專業管理人員的成就感。通過這樣的方式，最大限度地為交通工程科技檔案數字化的持續推進和提升作出貢獻。

四、總結

綜上所述，目前交通工程科技檔案數字化管理與國家科技發展已經成為必然趨勢。為了進一步推動我國交通工程科技檔案數字化管理質量和水平，首先需要對交通工程科技檔案數字化管理中存在的各類問題進行逐步解決，然后結合實際工作采取相應的管理措施，創新管理理念檔案數字化是方向，利用現代科技，建立檔案數字化技術管理體系，強化科技檔案數字化管理信息安全工作，逐步提高我國交通工程科技檔案數字化管理能力，提升服務質量。