基層事業單位檔案管理現代化探討

文/單縣人力資源和社會保障局 侯培培

縱觀當前，信息化檔案管理工作中，許多表面問題需要用正確的方式加以解決，從多方面入手來提高檔案管理工作的效率與服務質量，這對于檔案管理工作的要求愈發嚴格，畢竟傳統的管理模式已經很難適應信息化時代的發展。從以往的檔案管理來看，存在的問題很多，其中包括檔案管理人員的意識落后、專業技能達不到時代的要求，這些問題都在很大程度上影響著檔案管理工作的進步。而現代化的檔案管理工作主要是遵守檔案管理工作的原則，順應時代的發展。筆者根據自己多年的經驗，重點分析了基層事業單位中檔案管理工作的問題與原因，并提出解決措施供大家參考。

一、基層事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）信息化技術的利用率太低。信息化時代的檔案管理工作用途非常廣泛，通過了解發現，當前我國基層事業單位對于信息化技術的利用率并不高，局限于檔案管理工作層面，沒有充分利用信息化技術來發揮其諸多的作用，而檔案資源作為對社會各界資料的儲存，信息量非常大，包含的數據非常巨大，但是目前我國基層事業單位對于這些資料的保管未做到井然有序，許多工作人員停留在表面，造成了資源浪費，這對于檔案管理信息化建設的開展無疑是相互矛盾的，需要進一步改善與調整。

（二）信息檔案檢索的效率有待提升。通常情況下，檔案資料在儲存的過程中，需要調取或查閱時，紙質的檔案管理方式需要各個步驟的人工操作才可以完成，這其中的程序是相對復雜的，不但需要確認檔案編碼，而且還需要在眾多的檔案資料中進行人工翻閱與查找，流程比較繁瑣，而且也需要耗費大量的人力物力，這種情況完全不符合現代化檔案管理的需要。當今社會屬于信息化新時代，檔案管理的要求提升了很多，對于檔案管理人員是一個重要的挑戰，計算機技術在檔案管理的過程中起到了非常重要的作用。還有一些基層事業單位，在檔案管理方式上雖然運用了信息化的管理手段，但是計算機設備相對陳舊，而且硬件配置也不達標，在這樣的大環境下，信息化技術很難得到運用與開展，這也是導致檔案事業很難提升的重要因素，長此以往，導致檔案管理工作效率低下。

（三）管理制度需要與時俱進的改革。我國基層事業單位從工作原理上分析，是屬于一項服務于社會大眾的工作類型，在諸多工作內容中，不但對工作效率有著嚴格的要求，同時工作質量也是至關重要的一項任務。根據對當前情況的了解，我國諸多基層事業單位的檔案管理工作制度不很完善，而且也缺少規范化與現代化的管理手段，管理過程中通常會發生疏漏或遺失的現象，這對于檔案管理信息化建設產生了一定的負面影響，制約了檔案管理現代化的發展進程。要知道，管理制度在基層事業單位的檔案管理部門占據著非常重要的位置，對于檔案事業的發展也有著決定性的作用，因此，管理制度必須要與時俱進進行革新與完善，不斷探索新的管理模式來順應信息化時代的發展流程。

（四）檔案管理的意識有待提升。基層事業單位檔案工作中，管理人員的意識與認知是非常重要的一個因素，如果管理人員對于自身工作沒有良好的認識與正確的觀念，勢必影響到檔案管理工作的開展，使檔案管理現代化很難得到進一步發揮，當前這種情況在基層事業單位中屢見不鮮，檔案管理工作沒有正確的理念指導很難進行現代化的開展，這樣的后果直接導致檔案管理工作停滯不前，對基層事業單位的發展造成一定的困擾。

二、對于基層單位檔案管理的現代化途徑分析

（一）進一步完善管理制度。對于基層事業單位的現代化操作流程，不但要在整體管理體系上進行調整與革新，在細節方面也需重視，比如細節方面的管理制度不容忽視，這是一項比較重要的工作內容，在基層單位的管理中調整制度，需要針對不同的崗位和不同的職責來進行梳理，并且在檔案管理中還要保持獨立的狀態開展合作。基層事業單位的現代化手段，要把各項工作逐一進行管理與調整，按照統一的指標來完成，這樣才可取得比較突出的成績，進一步提升管理質量與工作效率，推動基層事業單位的發展。

（二）加強信息化建設的力度。基層事業單位的現代化管理與建設需要堅持不懈地努力，將方法與標準逐一完成，打破傳統的管理方式與觀念，因地制宜采取新的方法來實現信息化建設的新途徑。從當前的局勢來看，信息化建設都是基層事業單位檔案管理的重要目標與發展方向。一方面，信息化建設體現在日常的工作細節中，需要在檔案管理系統上不斷創新與建立，設備與軟件的搭配也是重要的一項內容，需要按照正確合理的方法來完成，達到良好的效果；另一方面，檔案管理信息化建設也需要提升檔案管理的內涵，在實際的技術操作過程中，需要充分觀察信息化的建設進度，牢牢掌握信息化技術在檔案管理工作中的作用與進程，進一步提升檔案管理的水平與效率。

（三）強化綜合型人才的培養。基層事業單位的檔案管理現代化進程中，專業型的人才是必不可少的，而且需要培養出專業技能與綜合素養都可達到預期的標準。管理層在具體的實施過程中，可以定期對工作人員進行培訓與專業知識的教育，根據檔案管理的準則進行管理與改革，不斷提升管理人員的專業化水平與綜合素質，畢竟在檔案管理中專業的系統化教育是工作開展的保障，可以吸收一部分大學生參加到工作中去，對其進行定期的培訓，促使檔案管理工作的進步與提高。

（四）加強檔案資料數字化建設。由于基層事業單位檔案數量大且內容繁多，并且隨著基層事業單位的發展，檔案信息還在不斷增長，所以基層事業單位要將傳統的紙質檔案變成電子檔案，將文字檔案、圖片檔案等資料用掃描儀掃描到電腦里，或者刻成光盤，通過網絡進行傳輸，做到基層事業單位之間檔案信息的共享，并且利用這些數字化的檔案，結合基層事業單位自身的發展情況，有效建立一個統一、完整的檔案管理系統，讓檔案管理更加高效，有關人員查詢檔案時更加方便。

（五）提升檔案管理手段的更新速度。我國基層事業單位的檔案管理與其他單位的檔案管理有很大的區別，所以基層事業單位在檔案管理現代化進程時，應該不斷學習國外先進的檔案管理方法，根據基層事業單位的發展狀況，不斷更新和豐富檔案管理數據庫的資源。基層事業單位的檔案管理現代化建設通過有效實踐才能發展，因此基層事業單位應該改變自己傳統的觀念，根據社會發展的需要，不斷完善其檔案管理的模式，提高基層事業單位在發展過程中的綜合競爭力。

（六）與各個部門做好協調工作，共同推進檔案管理現代化建設。在推進檔案管理現代化的具體措施中，有兩個方案可以參考：首先，公布檔案信息管理現代化建設相關方案，將各個部門都納入其中，這樣讓檔案信息管理現代化建設變成每個部門必須完成的工程，從而有效提升檔案信息管理現代化建設的速度和質量，這是非常重要的。其次，面對檔案管理工作中的實際困難，對各個部門的人員進行檔案信息管理現代化建設相關思想教育，讓這些人從根本上支持檔案信息管理現代化建設，這樣才能保證這項工作是每個部門人員都發自內心完成的，檔案信息管理現代化建設能夠起到最大的效果，保障企業的發展。

三、結語

綜上所述，隨著我國社會經濟與信息技術的提升與進步，檔案管理現代化勢在必行，也是未來的主要發展趨勢，在當今信息化時代，若想全面提升基層事業單位的檔案管理工作，務必需要加強檔案管理人員綜合素養的培訓，以及他們對現代化檔案管理的認知與了解，管理層需要高度重視現代化檔案管理工作的重要性以及在單位發展進程中的重要意義，檔案管理現代化是當前事業單位發展的一項重要任務，檔案管理現代化發展應該放在首位，不但可以推進事業單位的健康可持續發展，還可以在很大程度上促進社會穩定發展進程。因此，基層事業單位的各級部門需要協作努力，不斷創新與探索，將檔案管理現代化的開展做到盡善盡美。