如何促進醫保檔案管理工作的規范化

文/山東省沂南縣醫療保障局 解恒學

一、醫保檔案管理的內涵概述

時代的發展促進了醫療保險服務中心的改革與創新。醫保檔案就是貯存在醫療保險服務中心的相關檔案，每一份醫保檔案都具備獨立序列號，為后續的檔案調卷與管理工作提供了便利的條件。隨著信息技術、計算機技術的逐漸崛起，醫療保險服務中心建立了信息化檔案數據庫，當檔案管理者出現工作遺漏時，可以通過醫保檔案的獨立序列號在數據庫中查找，在編排、檢索、查找中提供了極大的便利。除此之外，醫保檔案具備相當嚴格的格式要求，因此檔案管理者需要按照相關格式嚴格審核填寫格式。

檔案管理是為了保證檔案工作的時效性，從而提高醫保中心檔案室的工作效率與工作質量。本質上講，檔案管理是檔案室直接對檔案實體以及檔案信息進行管理并提供服務的各項業務總稱，那么作為國家檔案事業的基礎組成部分，縣級醫療保障部門主要負責檔案實體與檔案信息的管理工作，因此醫保中心應給予充分的重視。另外，結合國內多家醫保中心檔案室的管理現狀分析，檔案管理內容主要包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編制、檔案檢索、檔案統計、檔案研究以及檔案提供利用等等。

二、新時期醫保檔案管理的重要性

新時期背景下，醫保中心檔案室的管理工作迎來了全新的發展機遇，在改革創新的過程中，醫療保障部門必須正確認識醫保檔案管理的重要意義，加強領導，切實增強檔案管理人員工作的積極性與主動性。從性質上分析，醫保中心屬于服務機構，具體的編制屬于事業單位，但是部分醫保中心卻遵循企業的模式實施管理。從實際角度看，醫保中心檔案管理辦公室需要履行部分行政職能，而其所提供檔案利用服務也具備一定程度上的行政屬性。簡而言之，醫保中心檔案管理辦公室的“半官半商”讓相關工作人員的職能定位模棱兩可，因此想要持續改進醫保中心的檔案管理質量，務必首先正確認知醫保檔案管理工作的重要意義。

前面提到，檔案管理室是醫療保險服務中心的重要組成部分，由此可見，檔案管理同樣也是醫療保險事業最為關鍵的基礎性工作，醫保檔案的規劃管理在有效促進醫保事業穩定發展的同時，也提高了醫保檔案管理室的整體管理水平。新時期醫保檔案管理工作的重要性，主要體現在三個方面：第一點，醫保檔案的規范化管理能夠幫助醫療保險事業提高自身工作效能。從內容上看，國內當前多數醫保中心的檔案管理工作主要包括整合新業務與完善舊業務，新舊業務資料的整理與歸檔能夠為醫保中心未來的創新發展提供可靠的理論依據。第二點，醫保檔案的規范化管理能夠幫助醫保中心領導提高自身決策的正確性。由此可見，具有統一性與規范性的檔案管理工作能夠為領導決策提供更為精確的數據支撐，有利于領導正確分析出醫療機構的收支情況，在此基礎上，為領導層面提供大量的精準依據，以便領導作出正確決策。第三點，醫保檔案管理的規范化管理能夠幫助醫保中心工作人員提高自身的服務質量。眾所周知，醫療保險中心的參保資料均由管理工作人員負責保管與排序，從數據及結構上分析，參保人員的參保資料是由繳費記錄、參保情況以及繳納年限組成，作為原始性文件之一，參保資料能夠保證參保人員最終享受醫療保險待遇，也是基金撥付的一項重要依據。

三、新時期醫保檔案管理工作中出現的問題

基于全新的時代發展背景，國內多數醫療保險中心的檔案管理已經步入了穩定發展階段，但是結合國內醫保中心的檔案管理現狀分析，其在實際運行管理的過程中還存在一些問題，主要體現在醫保檔案管理工作缺乏重視、落后的醫保檔案管理方法、檔案管理工作者專業能力的降低3個方面。

（一）醫保檔案管理工作嚴重缺乏重視。結合當前的醫保中心檔案管理現狀分析，其管理與醫療保障事業的整體發展脫節，主要原因是領導層面對醫保檔案管理工作不夠重視。之所以造成醫保檔案管理工作滯后，主要有以下三點因素：首先，醫保檔案管理并未得到與醫療保障事業同等的重視程度。其次，檔案管理工作本身相對繁瑣的管理流程，因此領導層不愿對其投入更多的工作精力。最后，現階段醫保管理室的專業人才較少，因此無法得到領導的足夠重視。另外，醫保檔案管理在資金的投入方面并未獲得有力支持。

（二）落后的醫保檔案管理方法。雖然近年來國內的信息化技術、互聯網技術以及計算機技術逐漸興起，但是并未實際應用到醫保檔案的管理工作中，因此造成了當前醫保檔案管理方法相對滯后這一問題。結合國內多數醫療保險中心檔案管理室的工作現狀進行分析，落后的檔案管理方法影響了整體的管理水平，因此管理工作者必須重視管理方法的創新。基于落后的檔案管理辦法，近年來的醫療保險檔案數量仍然在不斷增長，因此檔案管理者的工作壓力逐漸增大。全新的發展背景給醫保檔案管理提出了新的要求，而醫保事業的創新發展也遇到了嚴峻的挑戰。基于此，醫保檔案管理需要引進大量先進的現代化技術以及信息化工具，創新自身管理方法，以此有效提升當前的管理工作效率及其質量，但是現階段國內仍然存在少數醫保服務中心未配備信息化工具，無法實現自動化管理，也就說明檔案管理的工作效率將會受到嚴重影響。

（三）檔案管理工作者專業能力的降低。這一問題也是導致醫保檔案管理效率直線下降的主要原因之一。檔案管理者專業能力的降低從側面襯托出領導層面對醫保檔案管理的忽視，再次加深了這一問題的明顯程度。結合實際情況分析，部分檔案管理人員對自身工作職能缺乏正確認知以及準確的定位，責任意識淡薄的同時拉低了職業素養，久而久之，醫保檔案管理無法滿足社會實際需求，逐漸陷入不被重視的惡性循環。

四、新時期醫保檔案管理工作的解決對策

基于全新的時代發展背景，醫保檔案管理逐漸受到社會各界的廣泛關注，并且憑借先進的現代化技術逐步完善自身管理效率及質量，旨在促進我國醫療保險事業的整體發展。前面提到，當前國內的醫保檔案管理存在缺乏重視、方法落后以及相關工作者專業能力較低等問題，基于此，筆者結合相關文獻總結出以下解決對策，為醫保檔案管理的創新發展提供理論依據。

（一）提高醫保檔案管理工作的重視度。前文提到，醫保檔案管理工作存在領導忽視的問題，為了有效解決這一問題，必須從領導層面著手。眾所周知，規范化管理模式對于醫保檔案管理工作而言具有重要意義，因此領導層面需要在意識方面給予高度重視，重點培養管理工作者的責任意識，充分調動內部工作人員的主觀意志，有效提升管理工作者的積極性與主動性。意識對于任何事物的發展而言均具有能動作用，在此基礎上，醫療保險服務中心可以通過對各種宣傳方式凸顯出檔案管理工作在自身實現創新發展的重要意義，糾正領導層面以及基層的錯誤認知，提升高層與基層對醫保檔案的正確管理意識。除了正確的管理意識之外，人力財力的投入、基礎設施的加強同樣必不可少。

（二）創新醫保檔案管理辦法。近些年來，檔案管理技術與理念隨著改革發展的深入實施獲得長久的發展機會，先進的理念給傳統管理工作帶來了巨大沖擊，也影響了醫保檔案管理的發展方向。顯而易見，傳統或者常規的醫保檔案管理方式已經無法滿足當前社會的實際發展需求，因此相關工作人員必須充分利用好管理理念，同時創新醫保檔案管理方法，有效提升醫保檔案管理水平以及管理質量。近年來，國內的醫保檔案管理工作量逐漸增加，而相對落后的檔案管理辦法短時間內仍然未見創新，因此給醫保檔案管理者增加了很大程度的工作難度。基于全新的時代發展背景，當前社會為醫保檔案管理提出了全新的發展要求，醫保檔案管理必須將相關技術理念作為基礎，以此建立科學合理的醫保檔案管理體系。

（三）提升檔案管理工作者的專業水準。針對部分檔案管理工作者的專業能力較低這一問題，醫保服務中心及相關部門可以定期組織檔案人員開展專業知識培訓以及專業技能訓練等實踐活動。以活動的形式展開技能訓練能夠在放松管理人員身心狀態的同時提高其自身對專業知識的掌握程度。前文介紹過，醫保檔案管理工作具備一定程度的行政性質，而且專業性強，因此必須主動提升管理人員的職業素養、專業能力以及實踐技能，以此有效提升醫保檔案管理效能。除此之外，針對檔案管理方法滯后的問題，醫保中心及相關部門可以著手強化檔案管理室的信息化建設，加大投資力度，從人力、財力、設施等方面進一步提高醫保檔案管理的現代化，切實有效地提高醫保檔案管理工作的實效性以及科學性。

五、結語

綜上所述，首先，本文簡要概述了醫保檔案管理的實際內涵，并且從側面描述了醫保檔案管理在醫療保險事業創新發展中的積極作用。其次，筆者結合實際現狀，突出闡述新時期醫保檔案管理工作的重要意義。最后，依據其他相關文獻以及實際現狀，列舉醫保檔案管理現存的問題，并且提出相應的解決對策。本文謹供相關人員參考借鑒，以期為我國醫保檔案管理的改革創新貢獻一份微薄之力。