如何加強市政設計院科技檔案管理

文/中國市政工程東北設計研究總院有限公司 胡艷華

隨著城市建設步伐的不斷加快，特別是在國際化大都市的建設進程中，高科技手段的應用越來越廣泛，推動市政設計院科研工作的高速發展，科技資料和信息的數量不斷增多，形成大量科技檔案。作為檔案工作者，主動探索加強市政設計院科技檔案管理的方法和策略，這對于用好科技檔案無形資產、更好地服務于設計院的研究和運作、推動市政設計院科技水平快速提升、使科技檔案真正成為奠定設計院發展的基石等都具有重要意義。

一、市政設計院科技檔案管理的主要特征

科技檔案指的是具備歸檔保存價值的、在科技生產建設中發揮重要指導作用的、直接記錄及反映科技活動的科技文件材料。市政設計院科技檔案涵蓋了在其建院以來從事的所有生產和設計等活動形成的文件，例如市政工程設計文件、市政工程設計圖紙等，這些科技資料直接記錄了本院設計者的設計理念、設計思想、設計方法，是其智慧的結晶，真實記錄著市政工程設計和生產實踐的整個歷史過程。

市政設計院的生產活動存在繼承性和創新性并存的特征，完美的市政工程設計不僅要有獨特的創造性，更有對前人設計成果的借鑒和繼承，這就決定著其科技檔案有別于其他檔案，具備通用性及利用頻繁性的特征。例如市政工程設計圖紙不僅可用于特定市政工程設計項目，還能用于其他工程設計項目，可能套用圖紙的一部分甚至所有內容，并且一套設計圖紙可能在較長時間里被多次使用。由此可見，如何加強科技檔案管理，提高工作效率，使科技檔案在市政工程設計中發揮更大的作用，這是市政設計院檔案工作者應當考慮的問題。

二、市政設計院科技檔案管理的有效策略

（一）加強收集和歸檔管理。市政設計院要按照國家頒布的《科學技術檔案工作條例》，結合實際情況完善制定科技檔案歸檔收集歸檔制度。因為科技資料的收集和歸檔既繁瑣又費時，不能即刻體現作用和價值，只有檔案工作者的熱情是遠遠不夠的，要采取必要的制度和策略加以保障。

第一，從市政工程設計管理流程加以控制。一項市政工程設計從立項到竣工涉及諸多階段，專業廣、周期長，應由設計院各部門技術人員將科技文件和材料直接移交給生產計劃部門，再由檔案部門到生產計劃部門接收，因為生產計劃部門在市政工程管理中對每一個階段的完成時間、工作量及其他要求等都比檔案部門更了解，掌握著更多的信息，可以更有效地確保科技文件和材料收集、歸檔的完整性、及時性。

第二，從產值方面加以控制。市政設計院的生產計劃部門下達市政工程項目產值時要預留一定比例，將其用作科技檔案收集歸檔的保證金。也就是在完成某個市政工程項目或者結束項目的某個階段以后由其負責人列出應當收集歸檔的科技材料、科技文件的清單，檔案部門在總工程師確認以后進行查收。如果因主觀因素導致科技檔案收集歸檔不全，應通知生產計劃部門扣除檔案保證金，直到完成科技檔案的收集和歸檔才能將保證金返還，確保科技檔案完整。

第三，當市政設計院的科技人員離開單位時，應把握好科技檔案歸檔關口。一般科技人員在調動、退休或者離職時，檔案部門只會檢查有沒有尚未歸還的借閱檔案，忽視檢查其經手的科技資料有沒有完成歸檔，容易導致某個市政工程設計項目的科技檔案不完整。所以檔案部門應在人事部門的支持下，督促科技人員離崗時要有科室或檔案部門負責人出具的證明其完成科技檔案收集歸檔的意見書。

（二）加強檔案數字化保管。在當今的網絡信息時代，科技檔案管理的數字化和信息化是大勢所趨，市政設計院科技檔案的數字化保管是其加強檔案管理的基本前提。隨著市政設計院辦公自動化建設的持續深入，形成了大量電子科技檔案，例如設計人員通過計算機軟件制作的設計文件、CAD文件等，同時對已經歸檔的紙質科技檔案進行電子化掃描，并實施文字識別處理、矢量化處理，促進科技檔案的數字化建設和保管。經過長期實踐，檔案工作者在紙質檔案管理方面已經形成了一套工作流程和方法，例如前文所述的收集歸檔制度，或者借閱制度等。而數字科技檔案的歸檔和保管等有著截然不同的要求，在利用圖檔軟件實行科技檔案數字化保管方面要注意：第一，市政設計院各部門要指定負責人審核本部門形成的數字科技檔案，統一歸檔，履行驗收簽名手續，保證數字科技檔案的真實性、完整性。第二，為確保數字科技檔案的保管安全，必須嚴防黑客、病毒等的入侵，用專門的計算機接收數字科技檔案，并利用防火墻、安裝入侵檢測等技術手段保護檔案安全。第三，利用一次性寫入光盤長期異地保管數字科技檔案，并優化光盤保存環境。

（三）加強編研方式的變革。科技檔案從市政工程設計中收集，再利用于市政工程設計。對于市政設計院的科技檔案管理工作而言，如果沒有檔案的編研，就無所謂檔案的利用，需要檔案工作者改進編研方式，體現科技檔案的價值。主要可從兩方面入手：一方面，基于研究進行編研。檔案工作者要從利用者的需求入手，確定編研的選題、內容，把科技檔案編研成果變成利用者的重要參考。編研其實就是編纂、研究，前者以原始科技檔案為基礎，后者貫穿于編纂過程，不僅要全面總結當前市政工程設計中的某個問題，還要對后續市政工程設計中處理普遍遇到的問題做出提示，突出檔案編研的設計成果研究性、提示方式主動性、檔案編研系統性、實際利用廣泛性等特色。另一方面，促進科技檔案編研方向的革新。第一，隨時把握相關科技發展前沿。伴隨市政工程建設的發展，市政工程設計水平越來越高，在編研科技檔案時要緊跟科技發展前沿，使編研成果在對應領域保持領先水平，提升科技含量，使其更好地服務于設計和研究。即檔案工作者既要精通科技檔案管理業務，又要深入了解編研的課題，掌握其專業內容，使編研的科技檔案資料更有深度，提高編研成品的利用價值。第二，把握編研課題的完整性。對一個市政工程設計中單獨問題的研究，必須重視科技檔案的完整性，因為市政工程設計是較長的過程，某個問題從發生到解決可能跨越較長時間，應完整收集這期間的所有科技檔案，夯實編研基礎。例如在獨立的、零散的案卷之中找出為解決對應問題進行的所有勘測、試驗、計算、比選解決方案等，直到最后確立處理方案、處理問題的結果、一段時間后通過觀測資料驗證處理方案等，全過程展示相關內容。第三，把握編研課題的全面性。市政工程是半理論半經驗的科學，對某個具體的設計方案要經過實踐運用才能確立其正確性，否則對應設計方案就只是理論研究。因此，總結經過運用的市政工程設計方案有重要借鑒作用，編研人員要全面了解某種市政工程設計技術方案，盡量多收集在實踐中運用對應方案的市政工程實例，并完整介紹工程情況，對工程驗收運行之后的科技資料也要收集齊全，提高編研檔案的借鑒和參考價值。

（四）加強檔案的開發利用。管理科技檔案的終極目的在于利用，在市政設計院科技檔案的開發利用中要遵循幾項基本原則。第一，安全性原則。在保證科技檔案安全的前提下提供最大程度的利用，使其發揮應有價值，促進檔案信息保護與檔案信息利用的平衡。第二，最小化原則。針對涉密科技檔案要嚴格執行保密制度，保證涉密科技檔案信息的知悉范圍最小、開發利用流程最簡、泄密風險最小。第三，全過程控制原則。要根據全生命周期理論，對科技檔案的生成、流轉、歸檔、利用等實施全過程管理和控制。根據以上原則，對于科技檔案利用率的提升可以通過數據網絡平臺綜合服務的方式來實現。例如提供科技檔案專題服務，把市政設計院現存科技檔案信息通過數字網絡平臺及時提供給相關部門以及工作人員，同時積極提供跟蹤服務，通過長期跟蹤參與，定期把科技檔案的相關信息提供給工作人員，定期接收反饋信息，最終為檔案利用者提供針對性的科技檔案信息。還要注意網絡信息平臺作用的發揮，開拓科技檔案信息服務渠道。具體可基于數字網絡平臺完善科技檔案信息檢索工具，揭示科技檔案資源，為設計院的工作提供優質服務。對科技檔案的開發利用必須抓住契機，徹底打破以往手工方式的限制，利用網絡進行傳輸，把相關的研究文獻、圖紙、數據等科技檔案信息成功聯網，提供查閱便利。此外，要按照科技檔案信息開發利用的實際需求，建立類型不同、層次不同的反饋機制，按照反饋信息調查、分析科技檔案開發利用中的方法或策略，建立完備的檔案管理機制，進一步改善科技檔案管理利用整合功能，最大限度發揮科技檔案信息的利用價值。

三、結語

市政設計院科技檔案管理工作的強化是一項綜合性工作，需要檔案工作者從全局著眼，長期堅持不懈地努力，不斷完善科技檔案的收集和歸檔制度，同時加強科技檔案數字化保管，通過多種方式切實做好編研工作，進而加強對科技檔案的開發和利用，保證科技檔案管理的科學性和有效性，最終提升科技檔案管理在市政設計院的地位，使檔案管理更上一層樓，為市政設計院的運作和發展提供可靠保障。