如何做好企業文書檔案收集與歸檔工作

文/西安咸陽國際機場股份有限公司 張海霞

現如今，企業的文書檔案管理工作是極為重要的一項工作，文書檔案相關內容的記載形式要求科學而合理，可以精準地記錄各種事項，其在企業的進步與發展中處于極為關鍵的位置。所以，在當前市場經濟體制之下。企業為了能夠占有一定的市場份額，要將文書檔案相關的收集與歸檔工作做好，確保相關內容的真實性與全面性，并且要更好地發揮出文書檔案相關內容的存在價值。文書檔案的收集與歸檔是檔案資料工作的主要內容之一。在檔案資源的管理工作中，仍然存在著許多不足之處。檔案工作質量和效率都較低，難以起到應有的作用。針對當前現狀，注重強化文書檔案收集與歸檔工作，建立有效的管理機制，指導管理工作科學有效地開展。

一、檔案內容收集與歸檔過程中出現的問題

（一）尚未真正意識到文書檔案內容收集與規范的重要性。當前，企業文書檔案收集與歸檔工作在企業的發展中具有舉足輕重的作用，能夠強化企業整體文書檔案管理工作的成效與質量，更是企業未來持續發展的穩定基石。針對企業文書檔案收集與歸檔工作的具體狀況，很多企業文書檔案管理工作者尚未認識到自身本職工作的重要性，因為思想意識上存在著忽視，會讓相關工作者對文書檔案內容的收集與歸檔都用心不足，因為大多數人的慣性思維會更加注重手機與管理企業內部的紅頭文件，針對那些尋常性質的文書檔案內容，其在收集與歸檔等層面的力度是不足的，甚至有很多文件未進行認真有效地處理。所以，對比那些關鍵性質的文檔內容，文書檔案內容的收集與規范不理想，不但檔案收集欠缺周全，更會經常出現紕漏，比如信息內容的錯誤、缺損等。當以上情況發生時，因為相關工作者欠缺足夠的責任心，未進行及時修正，任由其自由發展，最后導致企業文書檔案收集與歸檔工作成為極為薄弱的環節。單位在規定時間內大都完成了上報工作，而上報單位檔案管理部門沒有對上報資料進行及時歸檔和整理。導致部分檔案資料的遺失，影響了檔案資料的正常使用。很難在以后的歸檔工作中及時尋找到上報資料，導致檔案工作實效性受到影響。

（二）文書檔案收集工作較為片面。文書檔案收集工作較為片面，這是企業辦公室文書檔案管理工作當中較為常見的問題，個別管理人員因為自身思想意識上并不重視文書檔案的收集工作，所以在現實工作中，會出現文書檔案遺落在其他部門，或者無法重新收回的狀況。文書檔案中有非常多的信息量，更有一些信息資源是從多個渠道收集到的，具有非常關鍵的價值，倘若文書檔案內容收集較為片面或者把相關內容遺落在其他部門，那么就會導致文書檔案信息內容被泄露，會對文書檔案資料歸檔工作產生極為嚴重的影響。在大多數企業當中，文書檔案管理部門的地位偏低，相關工作者大多不是專業技術人才，多為兼職，這實際上對文書檔案的收集與歸檔產生了極為不良的影響。

（三）文書檔案收集與歸檔的工作力度較小。縱觀當前企業文書檔案管理工作的現實情況，文書檔案收集與歸檔的工作力度較小。在實際進行文書檔案內容收集時，所使用的收集方式不夠先進，對當前的先進技術尚未進行及時有效的應用，依然沿用傳統落后的收集方式，這樣的狀況對于文書檔案整體管理工作是非常不利的，不但導致工作效率無法得到提升，并且在處理過程當中還會出現很多差錯，難以及時有效地進行落實。此外，因為文書檔案的收集工作落實不夠徹底與全面，屬于企業文書檔案管理工作中的一種常態，所以要重新進行有序管理是非常困難的，實際進行歸檔時更是困難重重。

二、強化企業文書檔案收集與歸檔的舉措

（一）有序健全文書檔案管理工作相關的制度條例。為了能夠更好地強化企業文書檔案收集與歸檔工作。一定要有意識地健全文書檔案管理工作制度，這對于企業管理工作而言，是極為關鍵的。目前，企業在文書檔案收集與整理的過程中之所以會出現諸多問題，最為直接的因素就是在落實工作的時候態度不認真，工作方式不嚴謹，所以出現不同工作者使用不同工作方式，相同的文書檔案內容被區分對待。對于這樣的狀況，一定要有針對性地創建對應的文書檔案管理制度，明確文書檔案內容的收集范圍與時間等等，并且還要把文書檔案實際收集時的注意事項一一進行羅列，只有這樣，才能夠使文書檔案收集與歸檔工作更加有序地落實下去。在制訂文書檔案有關的管理制度時，企業在參照知名企業已經獲得的成功經驗基礎之上，基于本企業實際發展情況進行合理且有針對性的修訂，切不可完全照搬，否則就無法發揮其真正的作用。

（二）使用符合時代發展要求的工作方式。現今社會正在不斷進步和發展，企業的運營趨于多元化，工作人員的數量也在持續增加，文書檔案管理工作變得愈加復雜，倘若企業依然使用從前的管理方式進行文書檔案管理，無法取得良好的工作成效。文書檔案傳統的收集與歸檔依然存在于表面上，只是把文書與檔案內容進行簡單地整理，并沒有明確的目標性管理，所以，才導致這項工作一直沒有辦法發揮其應有的作用與價值。同時，會有非常多且重要的信息內容在不嚴謹的整理過程中遺失，企業在未來發展中無法更好地對文書檔案內容進行利用。也就是說，作為現代企業，一定要轉變傳統落后的文書檔案管理工作方式，要使用符合當前時代發展的工作方式對相關內容進行有效收集與歸檔。要轉變收集與歸檔時的意識，將以前被動收集文書檔案的方式轉變為主動收集，化被動為主動。現實工作當中，不是需要什么樣的資源內容才去收集什么樣的資料內容，要針對那些具備潛在價值的文書檔案內容進行收集與歸檔。并且，在實際工作當中，還要有意識地強化文書檔案管理部門以及其他各個部門之間的聯系，以強化文書檔案資料內容的連續性以及完整性，只有將基礎性工作做得更加全面而具體，才能規避檔案資料搜集不全面和欠精準的現象。

（三）強化對企業內部檔案管理工作者的培訓。企業內部的文書檔案管理工作者，其自身具備的管理能力與文書檔案收集、歸檔的成效與質量具有極為密切的關聯。所以，為了能夠強化文書檔案相關內容的收集與歸檔，首要工作就是有針對性地對檔案管理工作者進行培訓，一個優秀的檔案管理工作者，一定要具備過硬的監管能力及與檔案內容相關的知識儲備。所以，企業一定要積極予以鼓勵，并且對相關工作者進行監督管理，敦促其及時提升自身的業務工作能力，及時給予有效的培訓，讓其有機會學習文書檔案管理工作的最新知識，把握文書檔案管理工作的先進技術。此外，作為現代企業，應該及時組織相關工作者到其他企業或者進修部門去參加培訓，學習更多文書檔案收集與歸檔的知識與技能，熟悉文書檔案收集與歸檔工作的范圍和流程，并且嚴格遵照相關流程開展工作。在實際工作中，在對文書檔案內容進行整理、類別劃分、號碼編制與保管時，都要盡量使用最為合理的方式，這樣才能切實提升文書檔案管理工作的整體標準。在針對文書檔案進行收集與歸檔時，倘若發現工作落實過程中存在問題，那么，一定要及時提出并且修正，最終處理好企業文書檔案的收集與歸檔工作。

三、結語

總而言之，文書檔案管理在現代企業的管理工作中是關鍵的環節，所以，為了促進企業在激烈的市場競爭中獲得良好的發展，一定要強化文書檔案內容的收集與歸檔，創建更為完善的檔案管理工作制度，使檔案收集與歸檔工作落實到位。要對工作方式進行合理有效的創新與改革，并且強化對企業文書檔案管理工作者的教育與培訓，讓其具有更強的業務工作能力，有更認真、嚴謹的工作態度。在文書檔案收集與歸檔工作中，要根據單位當前的工作現狀，對工作中存在的問題進行認真解決。及時改進檔案管理機制，創新檔案管理工作方法。全面提高檔案管理質量和效果，為單位的未來發展創造良好的條件。