強化醫院檔案管理 提高檔案資源利用率

文/日照市精神衛生中心 李敏

醫院檔案對于醫院發展而言，是非常寶貴的財富：如果從歷史角度分析，是對歷史事件的記錄；如果從現實角度分析，是對現實的寫照；如果從形式角度分析，是所有文獻資料的集合；如果從內容角度分析，不但包含了醫院的未來和過去，還深刻影響著醫院未來的發展。因此，加大對檔案資源的有效管理，提升對檔案資源的利用效率，對于推動醫院各項工作的開展具有深遠的意義。

一、醫院檔案管理特征

（一）管理內容漸趨多元化。如果從整體結構角度進行分析，當前醫院檔案通常有三種：人事檔案、醫患關系管理檔案、業務指導檔案。人事檔案主要是指醫生的聘用和晉升考核與獎懲的相關信息；醫患關系管理檔案則是將醫生和患者、患者和醫院之間存在的分歧記錄成冊，不但展現出了醫院的服務水平和醫療技術，而且還體現出了醫風；業務指導檔案一般包含了各個科室的檔案，比如外科檔案、內科檔案、心內科檔案、兒科檔案、婦科檔案以及消化內科檔案等等。從這些基本情況能夠看出來，目前醫院的檔案內容種類較多。

（二）管理工作和醫療文化建設緊密相關。如果從整體結構角度進行分析，現階段醫院檔案和自身醫療文化建設之間的關系主要體現在這幾點：第一，加大檔案管理能夠促進醫療文化建設，優化文化內容。現階段，醫院都會同步進行檔案管理工作、文化建設工作，從而宣傳自身優秀的文化理念，傳承良好作風，促使所有職工的職業價值觀念和責任意識有所強化，培養良好的醫療文化。第二，能夠促進醫療文化創新，為后續文化建設指明方向。當前，在醫療文化建設中展現出檔案管理的宣傳效果，滲透良好的作風和文化理念，能夠繼續推動醫療文化創新，使整體發展方向更加精準。第三，可以提升所有職工的文化素質，給醫療文化建設培養更多后備軍。在檔案管理和醫療文化建設中對職工實施職業道德教育和文化教育，可以有效提升其職業素養與文化素養，進而成長為高素質的醫療服務團隊。如果從發展角度進行分析，醫院檔案又記載著醫療文化的發展歷史，展現了文化精髓，對于醫院文化的傳承具有一定的導向作用。

（三）管理工作實現信息化和規范化。進入信息化時代，原先的檔案管理模式已經無法有效適應當前醫院檔案管理的信息化建設要求。第一，全方位對其管理技術進行了改善，同時制定了相應的制度和準則，促使管理工作更加規范。從微觀角度分析，醫院的各項規章制度都是在日常服務工作之中形成的，所以可行性與合理性突出，可以給職工日常工作帶來參考，形成紀律要求。第二，現階段醫院在進行疾病預防、人力資源監管和健康管理等工作中都會使用計算機設備自動生成詳細完整的信息記錄，然后將其保存下來制作成醫院檔案，以此推動醫院快速實現檔案管理規范化。

二、醫院檔案管理中存在的問題

（一）缺乏重視度。在醫院的各項事務中，最關鍵的就是醫療工作，因此在檔案管理工作當中，需要將大部分注意力放在醫療水平和醫療服務的提升上，但實際的管理工作卻非常不重視。很多管理者普遍認為，檔案管理并不會給醫院帶來效益，也不能發揮醫療作用，因此在管理當中沒有給檔案管理投入相應的精力，導致最終管理效果不盡如人意，檔案收集和保存工作也不夠完整和全面。

（二）缺乏檔案開發應用意識。檔案管理無法直接給醫院帶來經濟效益，它帶來的是間接經濟效益，因此個別醫院忽視了檔案管理，導致在實際管理過程之中只注重整理和保存工作，忽視了基本應用，缺乏基本的開發意識，使得檔案利用率較低。

（三）缺乏完善的管理制度。當前，絕大部分醫院檔案管理只有相對簡單的規章制度，整體還停留在初級階段，醫療、行政、人事和后勤管理制度不夠完善，很多管理崗位還未明確具體的職責，責任追究制度不完善，也沒有統一的程序與標準；年度考核并未將檔案管理列入，導致檔案頻繁丟失，整理和分類也缺乏規范性，極易產生失誤。

（四）缺乏專業的管理人員。當前醫院檔案管理者都是一些業務人員，或者其他崗位的人員兼任，由于缺乏專業素養，沒有充分認識崗位職責，導致管理普遍松懈。另外醫院沒有建立起完善的人才培養規劃，不注重對人員專業素養的強化，很多管理者沒有技術進修的機會，無法適應信息化的管理模式，信息操作技能不熟練，影響檔案工作效率。

三、檔案管理強化措施

（一）提升檔案管理意識。醫院最根本的任務就是醫療服務，但一直以來，由于醫院對檔案管理缺乏嚴格的考核，同時受到人員、經費和設備等方面的限制，導致檔案管理極易受到冷落，因此只有加大宣傳力度，進一步強化醫院干部職工的檔案管理意識，樹立起檔案管理創新理念，促使其充分了解檔案資料在醫院發展中的潛在作用力，可以給醫院改革發展、領導決策以及醫療水平的提升提供大量準確的參考依據和數字資料。檔案管理人員是檔案最直接的管理者，因此可以通過參觀學習、會議以及典型事例的宣傳，大力宣傳檔案管理的重要性，并從自身素質改善著手，強化檔案監管在醫院管理工作中的重要作用。

（二）制定合理規范的管理制度。完善檔案管理制度，是促使檔案工作實現規范化管理的關鍵。對于醫院而言，檔案管理本身就是一項極為嚴肅和極具條理性的工作，完善相應的規章制度，能夠有效降低管理工作當中的隨意性，同時促進該項工作實現健康有序、可持續發展。第一，明確相關管理者的職責，建立起合理科學的檔案管理系統，進一步完善相關的管理規章制度，促進醫療事務和管理工作統一，全方位拓展檔案管理工作。第二，在制定好相應的管理制度后，還要嚴格按照相關規章制度去執行工作，同時在后期管理當中不斷對其進行調整，以此有效優化管理模式。另外，加大對檔案管理的考核和評價，設計出相應的工作標準，比如管理效率、管理質量、檔案能否滿足醫院需求等。第三，檔案管理者自身還需要始終貫徹執行《檔案法》等法律規范，在科學發展觀下，通過與時俱進的思想去推動檔案管理建設。同時進一步規范自己的態度和思想，積極使用各項信息技術，充分了解自己的工作內容，在認真負責的工作態度下，加大對管理模式的研究，不斷對管理方式進行改進，促使醫院各個部門都可以共享所需的資料，進而提升檔案的使用率。

（三）提升管理人員的綜合素質。對于檔案管理者來說，必須要在業務管理上多傾注心血，積極適應醫院內部變革以及外部環境改變的需要，注重學習各項知識，通過知識更新拓展視野，以此有效強化創新思維，提升創造力，最終成長為信息社會和檔案學科發展的復合型人才。醫院方面也需要加大對檔案管理者培養的重視度，依照醫院總要求和檔案工作發展的基本需求，并制定出切實可行的年度學習計劃，區別不同層次、不同崗位、不同對象，了解具體的學習目標，多派遣人員參加進修學習，鼓勵大家參與學術交流，及時更新知識。在年終考核中，除了要進行基礎理論知識的考核外，還要注重管理水平的考核，以促使其自覺提升自身的業務素質和專業素質。要依照醫院管理和臨床發展的具體需求，有針對性、有目的地開展以應用為核心的檔案研究和技術創新，不斷強化管理者的專業知識與管理水準。同時，檔案管理者自身還要加大臨床調研，確保其工作能夠滿足醫療教學、醫療研究對于檔案信息的需求，進而不斷總結和探索新的發展渠道，進一步提升自身綜合素質。

（四）實現檔案信息化管理。要想全方位落實醫院檔案管理，就要在時代發展趨勢之下，加大檔案管理信息化建設，引進一些現代化的圖書館信息管理系統和其他數字信息設備，進而將計算機在檔案管理中的作用充分發揮出來，使檔案信息成為醫院信息的關鍵部分，納入醫院信息管理網絡系統中，實現綜合開發與應用，形成對檔案收集、形成、整理和應用的全方位監控，提升檔案管理質量和效果，實現管理的現代化和規范化。通過計算機進行檔案管理不但可以有效幫助管理者進行檢索統計，還能夠快速整理卷宗和編制目錄。在檢索時，只需要查找文件相關的主題詞，不需要將查找的文件轉化成按類目系統編制的代碼，因此查找效率可以得到極大提升。此外，計算機存儲比較簡單，不論是查找還是直接閱讀都比較方便靈活，同時比較直觀。在實際管理的時候，可以完全依照科室、年份進行分類和排序，并根據歸類標準進行保管和目錄編寫，整體便捷實用、條理清楚。既有效節約了時間，也節約了人力、物力和財力，使檔案管理工作產生了質的飛躍。

（五）提升檔案資源利用效率。對于相關管理者來說，必須與時俱進，提升管理現代化觀念，時常深入各個部門進行調研，充分了解醫療、科研和教學等工作對檔案信息的需求，由此不斷探索和總結檔案運用的規律和特點，進而有針對性地提供檔案信息，使所有部門都能夠在實踐當中充分意識到檔案對自身工作起到的作用，充分了解檔案的價值所在，強化檔案應用意識。另外，還可以加大跟蹤服務意識，使檔案信息資源的作用能夠充分發揮出來；加大對信息多層次、多渠道和多途徑的加工和開發，并在醫院改革工作的基礎上，進行專題匯編，給運用者帶來更多有效信息，以此給醫院建設提供更好的服務。

四、結語

總的來說，要想全方位強化醫院檔案管理，有效發揮出檔案資源的實用價值，醫院必須進一步優化檔案管理方法，重視檔案監管在醫院工作當中的重要價值，健全管理機制，優化管理人員素質，促進信息化管理，有效開發檔案資源，進一步提升檔案利用效率。