醫院招標檔案管理現狀分析與思考

文/惠州市第一人民醫院 蔣葉秋

現階段，隨著我國醫療事業的快速發展，在醫院建設項目中，招投標已經逐漸成為關鍵點。在招投標活動當中的竣工結算、監察審計、投訴處理等，均發揮出了非常重要的作用，而招投標檔案管理，則是為了防范招投標風險，并明確法律責任的重要保障。所以，科學、規范地管理醫院的招投標工作，以及保證招投標工作的質量，提高工作效率，具有極其重要的現實意義。

一、特點分析

（一）檔案內容具有極強的系統性。一般情況下，在招投標活動中參與的主體內容較多，其中包含招標人、投標人、招標代理公司、各服務部門等。此外，完成一套完整的招投標檔案還需要多種文件，例如：招投標申請、領導小組辦公會議文件、招投標工作方案、招標公告、技術參照、圖紙、采購合同、發票復印機、驗收報告等。所以，檔案的內容具有極強的系統性，需要妥當保管每一個文件。

（二）檔案的來源比較多。醫院的招投標種類繁多，項目較為復雜，且在管理物資方面時，其中的每項內容都是檔案內容中的一部分，例如：辦公和衛生耗材、車輛維修、衛生保潔、改造裝修、設備采購等，醫院的基本建設、物資采購等內容均涵蓋在內，內容來源較為廣泛。

（三）檔案非常分散。目前，大部分醫院設立了公開招標采購委員會，也制定了相關采購機制，但從整體的角度去分析，大部醫院除了處理重大建設項目外，對于相關物資采購招標工作仍然按照各部門的意愿進行管理，長此以往，形成了各自為政的情況，導致招標材料過于分散且不完整，檔案中紙質材料規格的一致性無法保證，嚴重影響檔案管理工作。

二、存在的問題

（一）檔案管理人員意識淡薄。大部分醫院的招投標管理人員對檔案管理意識比較淡薄，對檔案管理的作用和應用價值認知不足。再加上醫院對招投標檔案管理存在疏漏，導致檔案管理人員積極性不高。

（二）檔案管理人員專業性不足。根據相關調查資料顯示，大部分醫院在發展的實際過程中，并沒有規范構建招投標檔案管理制度，所以沒有專人管理招投標檔案，導致在整理、歸納、節約、復印檔案的過程中，較為隨意。此外，部分招投標檔案管理人員自身缺乏專業性，招投標方面的法律法規不夠熟悉，日常工作中只是整理招投標檔案資料，未有統一的操作、管理模式。

（三）管理制度未完善。目前，大部分醫院并沒有按照實際的發展情況，制定并完善招投標管理規定、標準，甚至個別招投標工作人員，存在著“招投標檔案資料只是收集資料，整理資料與自己關系不大”的觀念。所以，在招投標工作中，未能及時對各類資料進行收集，導致在移交、歸檔的時候，檔案資料不完整，從而對招投標管理造成較為嚴重的影響以及制約。

（四）檔案利用率低下。醫院管理工作中存在著意識薄弱的現象。個別醫院上至領導下至員工，未將檔案管理看成日常工作中的一部分，忽視了其重要性。將檔案管理劃歸“他類”，未能充分利用、開放檔案資源，甚至將其忽視，當成“擺設”。此外，醫院對檔案管理人員的管理力度不夠，長期形成的傳統思想，使檔案的利用率越來越低。

（五）注重管而忽視用。醫院只注重對檔案的管理，甚至將檔案管理工作作為應付上級檢查的“政治性”任務，只是常規收集、整理、歸檔醫院日常工作中的資料，但是，卻未能有效利用檔案信息資源。此外，在檔案開放、利用等方面的形式比較單一，檔案室的基本硬件配置短缺。

（六）資金投入嚴重不足。管理資金不足也是導致醫院檔案管理水平不高的主要原因之一。目前，醫院的醫療費用隨著患者的不斷增多，變得極為緊張，有的醫院為了追求更高的經濟利益，可能會將檔案室“借用”為其他醫療用房，導致檔案管理用房的面積越來越小。同時，因長時間的管理不到位，檔案管理基礎設置基本處于老化、陳舊狀態，再加上缺乏資金購置新的管理設備，導致管理設備已逐漸不能適應發展需要。此外，近幾年來，計算機網絡管理技術已經逐漸應用于醫院檔案管理中，但大部分醫院由于缺乏管理人員或是管理人員自身技能欠缺等諸多因素的影響，仍以手工收集、檢索的方式管理檔案，從而使檔案的利用率、開發率下降。

三、科學化管理招投標檔案的方法

（一）構建專業檔案工作人員隊伍。不論是建立醫院的招投標檔案體系，還是完善其制度，都需要人來完成。從某種角度來看，醫院若想科學管理招投標檔案，須做到如下幾點：首先，要堅持“以人為本”的理念，構建專業的檔案工作人員隊伍，以此來推動工作持續、穩定發展。另外，醫院還需要積極實現并結合以下幾方面：1.引進人才；2.培養人才；3.培訓人才的發展模式。同時，根據醫院的實際發展情況，開展招投標業務培訓，組織法律知識講座，才能有效提高檔案管理工作人員的管理意識以及業務能力。其次，醫院還應實施與檔案責任人利益掛鉤的考核制度，這樣才能夠進一步提高相關管理責任人的管理意識與責任心，才可在醫院相關政策的指導下，調動全體工作人員的參與積極性。

（二）設立招投標檔案專用庫房。招投標檔案不僅具有保密性質，且數量會逐漸上升，所以需要單獨設立招投標檔案相關的專用庫房進行保管，還能起到防潮與防蟲的作用。另外，因招投標檔案屬于招投標活動原始記錄，能夠監督各個部門，并提高各部門市場活動的規范性。科學管理招標檔案，可以促進招投標檔案發揮憑證的作用，從而為招投標人員提供優質服務。

（三）制定并完善招標檔案管理制度。嚴格按照相關的法律法規知識，制定并完善招投標檔案管理制度，可參考《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國檔案法》中的相關要求以及原則，按照檔案的范圍，對檔案進行歸檔；按照程序查閱檔案；按照規定借閱檔案，同時還要嚴格按照相關的檔案管理制度辦事，盡量避免或減少檔案管理的隨意性。如上文所述，由于醫院涉及的招投標項目范圍非常廣泛，所以對不同類型的招投標檔案，分類的時候需要根據其特點，對招投標過程中的原始資料進行收集，才能保證記錄的原始性，保障檔案的內容具有完整性、清晰性。

（四）規范招投標檔案的歸檔內容。招投標檔案存在的載體形式比較多，例如：紙質文件和光盤等，所以在對其進行科學管理的時候，首先要保證招投標檔案管理的齊全性，例如：招標文件、評委抽取登記表和簽到表、投標文件、中標通知書、合同等，并對其進行合理的分類以及編制，這樣才能更加規范招投標工作，也方便查閱招投標文件，上級部門進行抽查時更加便捷。

（五）多方面開發檔案資源。對醫院的檔案加強管理，主要是為了對檔案加強利用，將檔案應有的作用與價值發揮出來，從而為發展科研與醫療事業提供原始材料。作為檔案管理工作人員，在整理、歸納檔案的同時，還要對檔案中存在的多方面信息價值進行發掘，為醫療科研提供有價值的信息支持，對服務教育工作也具有非常積極的作用。首先，檔案管理工作人員要科學地對檔案進行分類歸檔，并且還要設置快速檢索系統。其次，要為醫療科研工作提供有效的服務信息，挖掘資料中的有效信息。最后，要加強反饋利用檔案的情況，掌握有效的檔案信息，提高檔案的利用率，為我國醫療事業的發展作出貢獻。

（六）正確認識檔案管理對醫院發展的作用。檔案是醫院現代化建設的有機組成部分，不僅記錄了醫院的發展歷程，還是建設醫院精神文明的重要內容；能夠為醫院現代化管理提供可靠、有效的依據，使醫院管理從粗放型向集約型方向轉變；集中了前人的研究成果，具有推動醫院科研工作開展的作用；是維護醫患雙方權益的有效法律依據，更是醫院發展的助推器。

四、結論

醫院對招投標檔案管理采取科學化、規范化的管理模式，加強對檔案管理工作的重視，不斷學習，逐漸實現檔案管理工作信息化，提升檔案管理人員的整體綜合素質，不僅能夠有效減少招投標工作的活動成本費用，在一定程度上還能有效提高檔案管理人員的工作效率以及工作質量，從而有效提高檔案管理的服務質量以及服務水平，具有非常積極的推動作用。