新時(shí)代公共圖書(shū)館人事檔案管理與利用探析

文/湖南圖書(shū)館 凌英英

2018年11月20日，《干部人事檔案工作條例》正式施行，開(kāi)啟了新時(shí)代干部人事檔案管理的新篇章。干部人事檔案不僅是本人成長(zhǎng)和組織培養(yǎng)的歷史記錄，同時(shí)也是組織和單位教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的重要依據(jù)。近年來(lái)，為貫徹落實(shí)中央從嚴(yán)管理干部精神，在“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”的工作要求下，干部人事檔案的管理和利用越來(lái)越受到重視，同時(shí)干部人事檔案作為重要的人力資源信息，在公共圖書(shū)館人才的招聘錄用、選拔任用、晉升培養(yǎng)等方面發(fā)揮著不可替代的作用。

一、干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

黨的十八大以來(lái)，以習(xí)近平同志為核心的黨中央對(duì)干部人事檔案工作高度重視，對(duì)從嚴(yán)管理干部人事檔案提出了明確的要求，尤其是在治理檔案造假等問(wèn)題上，嚴(yán)格了審核審查及處理程序，對(duì)新時(shí)代干部人事檔案工作有了更高更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊蟆?014年10月，中組部開(kāi)始在全國(guó)部署開(kāi)展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作。近年來(lái)，在干部人事檔案專項(xiàng)審核的高壓下，各單位對(duì)于干部人事檔案的認(rèn)識(shí)和重視程度有了新的提升，但在干部人事檔案專項(xiàng)審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題卻不容忽視。

（一）材料缺失嚴(yán)重。《干部人事檔案工作條例》共分為十大類，其中關(guān)乎“三齡（年齡、黨齡、工齡）兩歷（學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷）一身份（工人、干部等身份）”的鑒定材料都是不可或缺的。在專項(xiàng)審核過(guò)程中，材料缺失嚴(yán)重的問(wèn)題最為突出，其中學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱），黨、團(tuán)類材料，工資、任免、出國(guó)和會(huì)議代表類材料這三大類材料內(nèi)容缺失最為嚴(yán)重。

（二）信息記載不一致。在審核過(guò)程中，出生年月日、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、工作經(jīng)歷等都普遍存在記載不一致的情況。出生年月日的不一致涉及的原因也較為復(fù)雜，如陰歷與陽(yáng)歷的差異，因各類原因改動(dòng)年齡，戶籍登記出錯(cuò)等；參加工作時(shí)間不一致主要是因?yàn)閷?shí)際參加工作時(shí)間與合同簽訂、社保繳納時(shí)間的偏差等；入黨時(shí)間填寫(xiě)不一致則大部分原因是記憶偏差造成的。

（三）檔案的真實(shí)性存疑。在審核過(guò)程中，影響檔案真實(shí)性的情況主要是填寫(xiě)材料涂改較多，未蓋公章或未蓋全公章等。而涉及出生年月日與入學(xué)年齡、參加工作時(shí)間與實(shí)際年齡等不合邏輯的情況則需要綜合考慮、多方核實(shí)和認(rèn)證才能確定真?zhèn)巍?/p>

（四）重要個(gè)人信息檔案未能及時(shí)更新。在審核過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)某些干部檔案的履歷、工資等材料還停留在10年前甚至20年前的狀態(tài)，其婚姻情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、職稱評(píng)聘、社會(huì)關(guān)系、任職狀態(tài)、工資情況等都發(fā)生了重大變化，未能及時(shí)更新的檔案材料不僅對(duì)個(gè)人造成重大的影響，同時(shí)對(duì)單位在人員信息的把握和追溯上也造成了一定的障礙。

二、公共圖書(shū)館干部人事檔案管理改善的對(duì)策

在干部人事檔案的專項(xiàng)審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，大部分因人事檔案管理不善造成，針對(duì)存在的問(wèn)題，筆者建議從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改善：

（一）建立科學(xué)高效的人事檔案管理制度。配備人事檔案管理專員，建立完善的移交轉(zhuǎn)遞制度。選擇責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)較高、作風(fēng)優(yōu)良的黨員干部負(fù)責(zé)人事檔案的管理。建立科學(xué)完善的移交轉(zhuǎn)遞制度，形成部門(mén)之間的制度“契約”，有助于人事檔案的及時(shí)歸檔，保證所有材料有處可去、有據(jù)可查。注重培養(yǎng)人事檔案管理隊(duì)伍，加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)。人事檔案管理是一項(xiàng)需要專業(yè)知識(shí)的工作，加強(qiáng)人員的培訓(xùn)，能讓工作更具科學(xué)性和延續(xù)性。培訓(xùn)方面不僅可以參加各類檔案管理的培訓(xùn)會(huì)議，還可以積極向其他有良好管理經(jīng)驗(yàn)的單位學(xué)習(xí)。完善審核制度，嚴(yán)格檔案審核程序。嚴(yán)格審核程序可以從源頭上把握人事檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，尤其是加強(qiáng)對(duì)新進(jìn)館人員檔案的審核，最大限度保障新進(jìn)館人員檔案的完整度和準(zhǔn)確性。加強(qiáng)對(duì)全館人員的檔案審核，對(duì)記載不一致的情況重新進(jìn)行權(quán)威認(rèn)定，有利于提高全館人員人事信息管理和應(yīng)用的效率。

（二）提高全館人員的檔案意識(shí)。在干部人事檔案專項(xiàng)審核中，筆者發(fā)現(xiàn)人事檔案的作用往往是被低估的，在填寫(xiě)人事檔案材料的過(guò)程中，不嚴(yán)肅、不認(rèn)真對(duì)待的情況較為普遍。人事檔案對(duì)于個(gè)人的作用不言而喻，但目前大部分因檔案造成的各類問(wèn)題，基本上是單位兜底，想盡辦法予以解決，個(gè)人承擔(dān)的責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)較低。為解決后顧之憂，建議提高全館人員的檔案意識(shí)，讓其充分認(rèn)識(shí)到因檔案缺失、真實(shí)性存疑、信息記載不一致等所造成的各類人事檔案問(wèn)題本人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任和風(fēng)險(xiǎn)。

（三）推動(dòng)人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。一方面，人事檔案的管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、極具歷史追溯性的工作，推動(dòng)人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的記憶屬性以及數(shù)據(jù)的整理分析功能，有助于提高人事檔案的利用率和人事檔案工作的管理效率；另一方面，人事檔案數(shù)字化建設(shè)是深入開(kāi)發(fā)和挖掘人事檔案信息資源和價(jià)值的重要保障。

三、公共圖書(shū)館加強(qiáng)干部人事檔案利用的思考

“人”對(duì)于每個(gè)單位和組織而言是最大的能量，也是最大的變量。對(duì)于公共圖書(shū)館而言，每一位館員都是圖書(shū)館事業(yè)的見(jiàn)證者、開(kāi)創(chuàng)者和建設(shè)者，選好人、用好人對(duì)圖書(shū)館事業(yè)的良性發(fā)展有著積極的作用。干部人事檔案專項(xiàng)審核工作不僅可以通過(guò)檔案的系統(tǒng)補(bǔ)缺及權(quán)威認(rèn)定，進(jìn)一步促進(jìn)干部人事檔案的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，同時(shí)可以幫助館領(lǐng)導(dǎo)和人事部門(mén)重新系統(tǒng)客觀地認(rèn)識(shí)和審視館內(nèi)的員工，了解館內(nèi)的人才構(gòu)成，最大限度利用業(yè)務(wù)技能和特長(zhǎng)促進(jìn)圖書(shū)館事業(yè)的發(fā)展。

（一）重視和提升干部人事檔案的價(jià)值。新時(shí)代，干部人事檔案的重要性越來(lái)越明顯，干部人事檔案的作用和價(jià)值今非昔比，重視和提升干部人事檔案的價(jià)值，建立健全干部人事檔案科學(xué)利用機(jī)制不僅是選人用人程序中的必然要求，同時(shí)也是強(qiáng)化干部人事檔案利用、提高其利用效能，充分發(fā)揮干部人事檔案資政作用、體現(xiàn)憑證價(jià)值的重要保證。在此基礎(chǔ)上，公共圖書(shū)館可根據(jù)實(shí)際情況，通過(guò)創(chuàng)新利用方式，優(yōu)化干部人事檔案的利用價(jià)值，以擴(kuò)大其服務(wù)的效能。

（二）利用人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，科學(xué)合理配置人才資源。在實(shí)際的工作中，人事部門(mén)擁有大量的員工信息，但權(quán)威準(zhǔn)確的信息很缺乏，如果通過(guò)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作建立完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范的員工信息數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅能隨時(shí)隨地利用和應(yīng)用員工的權(quán)威數(shù)據(jù)，減少人事部門(mén)因反復(fù)核查信息造成的低效率問(wèn)題，同時(shí)還能通過(guò)數(shù)據(jù)分析了解全館的人才構(gòu)成，科學(xué)合理地配置人才資源，提升圖書(shū)館的人才競(jìng)爭(zhēng)力。

（三）科學(xué)分析解構(gòu)人事檔案信息，為人才的培訓(xùn)和整合提供方案。圖書(shū)館是一個(gè)有機(jī)體，圖書(shū)館的員工也是一個(gè)個(gè)不斷成長(zhǎng)和極具塑造性的個(gè)體。不斷適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，開(kāi)拓創(chuàng)新公共圖書(shū)館的服務(wù)方式、不斷延伸服務(wù)內(nèi)涵是公共圖書(shū)館突破瓶頸、尋求發(fā)展的必然途徑，圖書(shū)館的每一位員工都起著至關(guān)重要的作用。想要了解全館員工的現(xiàn)狀，為管理者提供人力資源配置和管理方案，人事檔案是唯一真實(shí)的權(quán)威憑證。人事部門(mén)要利用人事檔案的數(shù)據(jù)分析，通過(guò)深入挖掘員工的潛力和興趣，科學(xué)制定符合員工個(gè)人發(fā)展的培訓(xùn)計(jì)劃和崗位培養(yǎng)計(jì)劃，為人力資源的配置和流動(dòng)提供方案。

（四）利用人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)了解人才需求，為招聘和引進(jìn)人才提供重要參考。時(shí)代的發(fā)展日新月異，公共圖書(shū)館要跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，不斷引入新鮮的血液，補(bǔ)充鮮活的力量，招聘和引進(jìn)人才是極其快捷方便的途徑。通過(guò)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)可以發(fā)現(xiàn)圖書(shū)館人才的缺口以及專業(yè)力量的薄弱環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人才需求的科學(xué)預(yù)測(cè)，為精準(zhǔn)招聘和引進(jìn)人才提供重要的參考。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，公共圖書(shū)館的發(fā)展前路漫漫，是被時(shí)代淘汰還是乘風(fēng)破浪，與時(shí)代同行，事關(guān)每一位圖書(shū)館人，也取決于每一位圖書(shū)館人。人事檔案作為客觀真實(shí)反映一個(gè)人的才能、品德的權(quán)威“讀本”，其重要性和價(jià)值是遠(yuǎn)遠(yuǎn)被低估的。公共圖書(shū)館唯有重視人事檔案的管理和利用，才能最大限度發(fā)揮每一位圖書(shū)館人的潛力和作用，從而最終達(dá)到推動(dòng)公共圖書(shū)館創(chuàng)新發(fā)展的目的。