醫院檔案管理規范化建設新模式的幾點思考

譚婉貞

（來賓市人民醫院，廣西 來賓 546100）

在我國醫療衛生體系改革不斷推進的背景下，現代醫院管理制度更加完善，其中檔案管理在醫院內部管理中占據重要的地位。醫院檔案是醫院日常運行信息的記錄，其中主要包括患者診療信息資料，對于醫院建設發展具有重要的作用。在醫院信息系統標準化和規范化推進的形勢下，醫院檔案管理作為信息管理中的重要部分，需要建立規范化管理新模式，才能夠發揮出都能醫院檔案的作用，從而為醫院其他各項事務發展提供支持，滿足醫院改革發展需求，是當前醫院建設與發展的重要基礎內容。

1 醫院檔案管理的主要內容分析

檔案是對過去和現在的信息記錄，是國家機構、社會組織以及個人從事社會生產實踐活動直接行使所形成的對國家和社會有保存價值的歷史記錄。通常情況下，醫院檔案管理工作的主要內容是醫院建設發展的歷史過程，對具有保存價值的信息進行收集、分類個管理，是醫院信息數據最原始、最有價值的部分。醫院檔案的具體內容包括醫院在醫療、科研、建設以及行政管理等多項基礎工作內容中所形成的大量有價值的信息，檔案形式包括文字、音頻、視頻等，檔案載體有紙質載體和信息載體，對于醫院的發展歷程和工作內容有著重要作用。根據當前我國部分醫院的檔案內容分類來看，基本可以分為文書檔案、病例檔案、科研檔案、人事檔案、財務檔案以及事物檔案，能夠將醫院的發展歷程與工作內容進行全面的記錄。醫院檔案是促進醫院建設發展的重要資料，通過對檔案中信息和數據的分析，能夠為醫院發展提供科學的信息支持，從而幫助醫院調整發展模式，提高醫療服務水平，為患者提供更加全面的醫療服務[1]。

2 當前醫院檔案管理中存在的問題分析

根據對我國當前部分醫院在檔案管理工作方面的調查發現，還存在著一些明顯的問題，嚴重影響了醫院檔案管理質量提升，主要體現在以下幾個方面：

2.1 缺乏規劃范模式建設

醫院檔案管理需要規范化流程和規范標準建設，才能夠保證醫院檔案中的信息和數據具有有效性和可靠性。但是在我國許多醫院在檔案管理方阿敏缺乏規范性模式建設，醫院檔案的收集、整理、儲存、分析等工作缺乏規范化標準，導致工作開展雜亂無章，存在著很大的隨意性，這就容易導致醫院檔案信息收集不夠全面，保存過程中容易出現損壞或丟失等問題，而一旦醫院檔案資料沒有收集全面或損壞丟失，醫院檔案基本無法重建，也就會永久缺失一部分醫院檔案資料，這對醫院的長遠發展是極為不利的，因此醫院要加強業務檔案管理的規范性建設，建立完善的規范標準，保證醫院管理工作可以有序開展[2]。

2.2 醫院檔案信息利用效率較低

檔案管理是醫院在開展日常業務中所記錄的數據和資料，能夠全面反映醫療機構業務開展的實效性和存在不足，從而反映出醫療機構真實管理水平。但是許多醫療機構對檔案資料的管理不夠重視，導致檔案信息的利用率較低，部分檔案信息在保存后很少有人翻閱和查看，所以醫院的業務檔案并沒有發揮出實際作用。檔案資料能夠為醫院后續的管理工作提供指導，但是大部分醫院都忽略的檔案信息的重要性，對檔案信息的利用率較低，沒有通過檔案資料來挖掘問題和總結經驗，開展檔案管理的目的就是為了方便工作人員以及醫護人員查閱和利用，但是檔案的利用作用卻被很大程度的忽略，缺乏規范的意愿檔案資料利用制度，是當前醫院檔案資料規范化管理模式建設中存在的主要問題。

2.3 信息化管理模式建設不足

信息化技術手段對于醫院檔案管理工作具有重要的作用，檔案電子化已經成為檔案管理的基礎方向，能夠有效推動醫院檔案管理效率和質量提升。但是部分醫院對于信息化管理手段的應用和信息化管理模式建設方面還存在著很大的不足，沒有深刻意識到信息技術手段對于檔案管理的重要作用，從而缺乏信息化建設主動性，對于醫院檔案電子化方向發展造成了很大的不利影響。信息化管理能夠提高醫院檔案的安全性，相比于紙質檔案能夠更好地保存，不易發生損壞和丟失，所以需要加強信息化管理模式的建設，利用信息技術手段建立規范化的現代檔案信息管理模式。

3 醫院檔案管理規范化模式建設的有效措施分析

3.1 準確把握醫院檔案管理的關鍵要點

醫院的檔案管理需要醫療機構準確把握關鍵管理要點，才能夠提高醫院檔案管理工作效率和質量。首先，當前醫院的檔案主要是以數據、信息和紙質檔案形式而存在，檔案電子化發展已經成為未來醫院檔案信息升級的主要方向，但是這并不意味著所有的檔案資料都能夠以電子文件代替，部分醫院檔案中的原始數據、關鍵技術等易燃需要通過紙質檔案形式保存，通過紙質檔案與電子檔案相結合的模式，能夠促進醫院檔案管理向多元化方向發展，發揮出不同檔案形式的優勢，從而促進檔案資料向規范化方向發展[3]。其次，醫院檔案管理對于管理工作質量要求較高，所以醫院檔案資料需要選擇合適的保存方式，從而提高醫院檔案管理治療，使其向規范化方向發展，尤其是對醫院的電子檔案管理，需要保證醫院電子檔案儲存媒介的科學性和可靠性，并定期做好備份工作，防止電子檔案因系統故障等因素大面積損壞或丟失，通過建立完善的電子檔案管理規范化制度，能夠有效提升醫院電子檔案管理工作質量。第三，醫院需要優化檔案管理環境，延長醫院檔案保存壽命，尤其是在紙質檔案方面，紙質檔案容易受到環境因素的影響而發生損壞，所以需要為紙質檔案保存建立優質環境，防止紙質檔案因環境或人為因素出現破壞，提高紙質檔案管理規范化模式建設。最后，醫院檔案管理需要建立規劃化的管理模式，加強檔案管理人員的教育和培訓，提高醫院檔案管理工作人員專業能力和職業素養，保證醫院檔案管理各項工作能夠高質量開展，從而能夠建設完善的檔案資料管理規范化新模式，是促進醫院發展的重要方式。

3.2 加強規范化新模式建設

檔案管理是一項復雜的長期工作，如果沒有科學的規范化模式作為保障，在管理過程中會出現許多問題，且許多問題的發現具有滯后性，當問題被發現時已經造成了難以挽回的損失。為此，醫院需要加強規劃化新模式建設。首先，在紙質檔案管理方面，需要對紙質檔案的內容進行核查，保證內容具有價值，同時規范紙質檔案管理環境，防止紙質檔案在日常的保存過程中出現損壞，制定嚴格的查看制度，對每一次紙質答案的查看都要詳細記錄。其次，在電子檔案管理方面，需要確保管理系統和存儲系統的穩定性，定期對管理系統和數據庫穩定性進行維護，確保信息化存儲系統不會出現故障，同時加強對電子檔案的備份，建立多種電子檔案保存渠道。

3.3 建立規劃化的醫院檔案利用模式

檔案作為醫院發展建設過程中的重要資料，對醫院的管理和發展具有重要的作用，所以要提高檔案的利用率，通過利用業務檔案來促進醫院的發展和建設。但是在檔案資料利用過程中，需要做好規范化利用管理規定，防止因人為利用檔案資料造成檔案信息損壞或丟失。首先，檔案管理人員需要嚴格控制檔案資料的利用頻率，尤其是在紙質檔案資料方面，控制檔案被調取查閱的次數，防止對檔案資料造成破壞。其次，檔案信息在沒有批準的情況下不能記錄，防止檔案資料中的關鍵信息泄露，特別是在電子檔案方面，需要加強檔案信息的安全管理，防止被不法分子盜取關鍵的醫療信息，從而威脅醫院建設發展和患者的醫療服務質量[4]。第三，為了在規范化管理模式下提高醫院檔案的利用率，使其能夠為醫院發展而服務，醫院需要制定規范化的檔案利用模式，對檔案信息進行分類，建立科學的檢索制度，提高檔案利用率，優化利用體現，從而能夠促進檔案管理規范化建設。

3.4 建立規劃化醫院檔案信息管理模式

信息化技術是醫院檔案管理規范化新模式建設的關鍵環節，所以醫院需要加強信息化管理模式的應用，相比于傳統以人力為核心的檔案管理模式，信息化技術能夠提高檔案資料管理效率，使檔案管理規范性提升。為此，醫院需要建立統一化、標準化的信息管理平臺，結合醫院檔案資料管理的實際需要，采用更多地信息技術書單，借助現代信息技術例如大數據技術、云計算技術、物聯網技術以及人工智能技術的優勢，能夠有效提升醫院檔案管理規范性。

4 結束語

綜上所述，本文詳細闡述了醫院檔案信息管理的主要內容以及當前醫院檔案管理中存在的問題，并以此為切入點提出了多項有利于醫院檔案管理規劃化新模式建設的策略和意見，希望能夠對醫院發展建設發揮出一定的借鑒和幫助作用，不斷提高醫院檔案管理工作質量，從而促進醫院醫療服務能力提升。