信息環(huán)境下國(guó)企財(cái)務(wù)管理內(nèi)控有效策略

葉 輝 安徽省徽商集團(tuán)有限公司

引言

隨著信息化進(jìn)入國(guó)有企業(yè)，將先進(jìn)的信息技術(shù)和管理模式帶到了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，為國(guó)有企業(yè)的發(fā)展注入了活力。信息化帶來(lái)的不僅僅是先進(jìn)的技術(shù)，同時(shí)也帶來(lái)了先進(jìn)的管理理念，使企業(yè)內(nèi)部的各方面都發(fā)生了改變，提高了工作效率。但在帶來(lái)新的發(fā)展的同時(shí)也存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)。由于原有的內(nèi)部控制管理模式中還存在許多不穩(wěn)定因素，無(wú)法適應(yīng)信息化的環(huán)境，因此我們要針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行分析和研究，找到確實(shí)可行的辦法完善內(nèi)部控制。

一、信息環(huán)境下國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)管理控制存在的問(wèn)題

(一)缺少?gòu)?fù)合型人才，人才儲(chǔ)備不足

隨著信息的全球化發(fā)展，為了適應(yīng)發(fā)展要求，國(guó)有企業(yè)也逐步實(shí)行了信息化管理。但要做到在企業(yè)內(nèi)部控制方面完全實(shí)現(xiàn)信息化管理，還是存在一定的困難。企業(yè)財(cái)務(wù)在實(shí)現(xiàn)了信息化管理之后，財(cái)務(wù)人員已經(jīng)掌握了基本的業(yè)務(wù)操作。但是當(dāng)信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，由于他們只具備專業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí)，而不具備相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識(shí)，致使在問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，只能求助于專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人員。但是由于國(guó)有企業(yè)的重要性和特殊性，財(cái)務(wù)部門的信息系統(tǒng)具有一定的保密性，如果出現(xiàn)問(wèn)題就找外部人員進(jìn)行處理，既浪費(fèi)了人力和物力，同時(shí)也存在著財(cái)務(wù)安全問(wèn)題。所以企業(yè)如果具備了既懂得專業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)又具備良好的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的復(fù)合型人才，那么，將會(huì)使國(guó)有企業(yè)在確保財(cái)務(wù)安全的基礎(chǔ)上，節(jié)省很多的物力和人力。但是我國(guó)國(guó)有企業(yè)目前對(duì)復(fù)合型人才的重要性還沒有高度重視，致使企業(yè)的信息化財(cái)務(wù)管理只具備專業(yè)的財(cái)務(wù)人員，復(fù)合型人才缺乏。

(二)內(nèi)部審計(jì)與控制的難度大

國(guó)有企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)與控制，為其穩(wěn)步運(yùn)行和可持續(xù)發(fā)展提供了有力的保障。隨著信息化的快速發(fā)展，我國(guó)國(guó)有企業(yè)也開始引進(jìn)了信息化管理模式，對(duì)內(nèi)部控制也采用了信息化管理。但實(shí)際操作過(guò)程中還存在著很多問(wèn)題，影響著內(nèi)部控制的全面信息化。在利用信息化系統(tǒng)對(duì)國(guó)有企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行審計(jì)過(guò)程中會(huì)發(fā)現(xiàn)，其操作過(guò)程中存在一定的缺陷。在利用系統(tǒng)進(jìn)行審計(jì)時(shí)，由于系統(tǒng)無(wú)法對(duì)審計(jì)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題實(shí)現(xiàn)有效的記憶保留，從而導(dǎo)致即使發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，也很難找出問(wèn)題出現(xiàn)在哪個(gè)具體環(huán)節(jié)。找不出哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，也就找不到相應(yīng)的責(zé)任人，不能追究相關(guān)人員的責(zé)任。因此發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題仍然無(wú)法解決問(wèn)題。而在無(wú)法找到相關(guān)責(zé)任人并對(duì)其進(jìn)行責(zé)任追究的情況下，就會(huì)有人利用系統(tǒng)的缺陷逃避責(zé)任。這種情況的發(fā)生既給企業(yè)帶來(lái)了巨大的損失，也造成了很大的安全隱患。同時(shí)，這種情況一旦發(fā)生，則會(huì)在國(guó)有企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生不良影響，造成更多的人進(jìn)行違規(guī)操作，致使國(guó)有企業(yè)內(nèi)部審計(jì)與控制工作無(wú)法有效的進(jìn)行，甚至?xí)绊憞?guó)有企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)經(jīng)濟(jì)受到損失。

在國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)了信息化管理模式之后，通過(guò)建立的信息化財(cái)務(wù)控制系統(tǒng)，能夠自動(dòng)形成賬目系統(tǒng)，確保了財(cái)務(wù)信息的高效與精準(zhǔn)，同時(shí)也促進(jìn)了國(guó)有企業(yè)內(nèi)部審計(jì)與控制的發(fā)展。但是如果在工作開始的前期，沒有嚴(yán)格按照要求實(shí)行內(nèi)部審核，那么即使系統(tǒng)數(shù)據(jù)的處理能力提高了，也彌補(bǔ)不了系統(tǒng)無(wú)法代替人工進(jìn)行某些操作的缺陷。它在可控性和靈活性方面，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到人工操作的要求。所以一旦審計(jì)過(guò)程中出現(xiàn)了類似的問(wèn)題，那么后續(xù)的工作將無(wú)法進(jìn)行下去。所以國(guó)有企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)與控制工作的信息化建設(shè)還需要優(yōu)化。通過(guò)建立科學(xué)的評(píng)價(jià)體系，彌補(bǔ)不足，對(duì)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)與控制工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的監(jiān)督，防止錯(cuò)誤的出現(xiàn)。一旦評(píng)價(jià)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的出現(xiàn)，要及時(shí)解決，確保企業(yè)內(nèi)部設(shè)計(jì)與控制工作有效進(jìn)行。

二、信息環(huán)境下國(guó)企財(cái)務(wù)管理內(nèi)控強(qiáng)化策略

(一)明確責(zé)任，加強(qiáng)監(jiān)管

在企業(yè)管理中，要對(duì)每個(gè)人的任務(wù)與責(zé)任做出明確的規(guī)定，確保責(zé)任到人。而在財(cái)務(wù)部門尤其要將工作進(jìn)行細(xì)化分工，責(zé)任和工作內(nèi)容落實(shí)到每一個(gè)人。只有這樣，在發(fā)生問(wèn)題時(shí)，才能追究責(zé)任人的責(zé)任，防止錯(cuò)誤再次發(fā)生。也才能保證財(cái)務(wù)工作的精準(zhǔn)性與高效性，為企業(yè)的發(fā)展做好保障工作。同時(shí)，管理人員也要利用信息化管理的優(yōu)勢(shì)，利用審核登錄模塊，對(duì)每個(gè)員工設(shè)置操作權(quán)限。根據(jù)系統(tǒng)記錄的工作人員工作過(guò)程對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督管理。一旦發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤出現(xiàn)，要對(duì)相關(guān)工作人員的進(jìn)行處罰。通過(guò)這樣的監(jiān)督管理可以提高工作人員的自我約束能力，增強(qiáng)他們的責(zé)任心，防止問(wèn)題的發(fā)生。

(二)提高風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)

我國(guó)的經(jīng)濟(jì)制度是以國(guó)有經(jīng)濟(jì)為主體，多種所有制經(jīng)濟(jì)并存與發(fā)展。由此可見國(guó)有企業(yè)在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中有著不可替代的地位，它的發(fā)展關(guān)乎著我國(guó)的可持續(xù)發(fā)展。所以要在企業(yè)管理中，加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制，保障國(guó)有企業(yè)健康有序的發(fā)展。但是由于國(guó)有企業(yè)在內(nèi)部控制管理中還存在許多問(wèn)題，因此我們要對(duì)國(guó)有企業(yè)工作人員進(jìn)行教育宣傳，防止企業(yè)信息泄露，確保企業(yè)信息安全。增強(qiáng)工作人員預(yù)防和應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的能力，把企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。同時(shí)，國(guó)有企業(yè)要通過(guò)信息化手段，建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)，排除企業(yè)發(fā)展中的風(fēng)險(xiǎn)隱患，保證企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

(三)完善信息化的管理機(jī)制

國(guó)有企業(yè)的良性發(fā)展，離不開制度的完善，同樣完善的信息化管理制度也利于國(guó)有企業(yè)財(cái)務(wù)工作的有效進(jìn)行。在傳統(tǒng)的工作模式下，有許多財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的復(fù)檢和審核都是通過(guò)人工進(jìn)行處理的，這種處理方式，工作量非常大，而且效率還很低。同時(shí)由于工作是人工進(jìn)行的，難免會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問(wèn)題。而對(duì)國(guó)有企業(yè)內(nèi)部控制實(shí)行信息化管理機(jī)制之后，能夠強(qiáng)化數(shù)據(jù)的復(fù)檢和審核工作，提高工作效率，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，防止出現(xiàn)整理錯(cuò)誤。同時(shí)對(duì)需要數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)取也方便了很多，只需要輸入相應(yīng)的編碼，就可以得到想要的資料，提高了工作效率。

(四)建立信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警功能

國(guó)有企業(yè)在信息環(huán)境下開展內(nèi)部控制工作，要充分利用信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)來(lái)建立內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警功能，并對(duì)其加以完善。同時(shí)利用內(nèi)部控制信息系統(tǒng)高效，高速以及人工干預(yù)少的特點(diǎn)，防止國(guó)有企業(yè)內(nèi)部控制中違規(guī)操作和舞弊情況的發(fā)生。通過(guò)建立的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警功能，設(shè)立密碼操作規(guī)則，管理和控制系統(tǒng)登錄密碼。如果操作人員連續(xù)輸入錯(cuò)誤密碼并超過(guò)規(guī)定次數(shù)，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)鎖定用戶權(quán)限。這樣的方式可以防止無(wú)權(quán)限人員違規(guī)登錄，從而減少違規(guī)操作和舞弊的發(fā)生。另外，我們也可以利用信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)，對(duì)日常成本費(fèi)用預(yù)算等部分量化數(shù)據(jù)指標(biāo)采取有效的控制和管理，通過(guò)信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)可以對(duì)成本費(fèi)用在預(yù)算周期內(nèi)設(shè)定相應(yīng)的預(yù)算指標(biāo)，當(dāng)預(yù)算指標(biāo)超過(guò)系統(tǒng)給出的周期內(nèi)設(shè)定的預(yù)算時(shí)，內(nèi)部控制系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)鎖定相關(guān)操作，同時(shí)被鎖定的相關(guān)操作也無(wú)法進(jìn)行賬務(wù)處理。

(五)加強(qiáng)內(nèi)控系統(tǒng)安全和信息保密管理

信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，為企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇，但同時(shí)也存在著很大的風(fēng)險(xiǎn)。國(guó)有企業(yè)如何在信息環(huán)境下對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)加以完善，確保系統(tǒng)的安全以及信息的保密也是企業(yè)發(fā)展必須要考慮的重要問(wèn)題。在信息化環(huán)境下，不論采取什么信息技術(shù)手段對(duì)內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和控制措施進(jìn)行完善，都無(wú)法避免系統(tǒng)安全漏洞的存在。如果出現(xiàn)信息泄密情況的發(fā)生，對(duì)國(guó)有企業(yè)的打擊將是致命的。因此，一定要建立和完善數(shù)據(jù)備份機(jī)制，保證系統(tǒng)里數(shù)據(jù)的完整，從而確保內(nèi)部控制系統(tǒng)的安全，完善內(nèi)部控制體系。另外，國(guó)有企業(yè)還要對(duì)企業(yè)的相關(guān)信息軟件及硬件等進(jìn)行升級(jí)與維護(hù)，并不斷升級(jí)防火墻技術(shù)，定期對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行殺毒處理，確保企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境安全。同時(shí)，要委派專門的財(cái)務(wù)工作人員，對(duì)發(fā)票開具設(shè)備以及資金支付設(shè)備進(jìn)行專人專機(jī)管理。通過(guò)以上一系列完善網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)安全的管理措施的實(shí)施，能夠建立完善的安全防護(hù)管理機(jī)制，確保國(guó)有企業(yè)內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定與安全，為國(guó)有企業(yè)內(nèi)部控制信息化的工作質(zhì)量打下良好的基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

目前我國(guó)的國(guó)有企業(yè)正處于發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，因此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)在信息化的環(huán)境下，加強(qiáng)內(nèi)部控制，提高工作效率，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。為此，我們針對(duì)國(guó)有企業(yè)在信息環(huán)境下內(nèi)部控制存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了解決的策略，希望國(guó)有企業(yè)能夠合理地利用信息化先進(jìn)技術(shù)，建立和完善內(nèi)部控制管理機(jī)制，優(yōu)化內(nèi)部控制工作體系，從而提高國(guó)有企業(yè)的工作效率，增強(qiáng)企業(yè)的綜合實(shí)力，確保國(guó)有企業(yè)的健康和穩(wěn)定發(fā)展。■