如何在信息化下加強婦計中心門診收入管理

鄭賢娟 安慶市婦幼保健計劃生育服務中心

引言

安慶市婦幼保健計劃生育服務中心作為安慶唯一的市級婦幼保健機構，承擔著全市婦幼健康工作，集預防、保健、醫療、計劃生育服務為一體。以公共衛生為主，臨床與保健相結合的性質決定了婦計中心收入的特殊性，既有和公立醫院一樣的門診收入，也存在承擔公共衛生職能所取得的收入。由于公共衛生收入一般由本級財政部門保證，因此婦計中心的門診收入管理就成為婦計中心收入的重點管理方向。

一、加強門診收入管理的重要性

婦計中心門診收入是婦計中心收入的重要組成部分。門診收入的完整性、合規性關系到單位的可持續發展和職工的切身利益。醫院信息系統以及新的支付方式出現，給婦計中心的門診收入管理增加了新的難度。如何利用HIS系統加強門診收入管理，減少“漏洞”，成為門診收入管理的重中之重。

二、婦計中心門診收入的現狀及存在的問題

（一）婦計中心門診的收入的現狀

目前婦計中心門診收入主要有三大塊：一是門診普通病人，直接使用現金、銀行卡或微信、支付寶等第三方平臺支付，收費員在HIS系統里支付方式統一選擇的是“現金”；二是門診團體體檢，婦計中心是安慶市唯一的幼兒園教師體檢單位，幼師體檢一般先由幼兒園統一開具門診發票，再轉入婦計中心對公賬戶，收費員在HIS系統里支付方式選擇的是“銀行轉賬”；三是門診醫保病人，所需門診費用由醫保基金承擔，收費員在HIS系統里支付方式選擇的是“醫保支付”。

（二）婦計中心門診收入存在的問題

1.門診收入到賬的確認

目前，除了傳統現金支付方式外，銀行卡或微信、支付寶等第三方平臺支付逐漸在門診收入中占了大部分比例。只有現金支付方式能立即確認收入到賬。由于新的第三方支付平臺采取的是T+1到賬模式，收入不能立即確認到賬，增加了資金的在途風險。目前HIS系統的收費方式只有“現金”“銀行轉賬”和“醫保支付”三種選項，因此在病人使用微信、支付寶等支付時，收費員只能選擇“現金”支付方式，交款報表上的應交金額實際包含的是現金和第三方支付平臺的總和，收費員每次交款時，人為地在交款報表上分別寫上現金和第三方支付平臺的金額，沒有系統的約束，收費員可以隨意決定現金和第三方支付平臺的金額，這就造成收費員套刷銀行卡的風險。像幼兒園教師體檢這類門診收入，一般情況下都無法立刻到賬，雖然統計在交款報表的銀行存款項目中，但由于單位眾多，無法在財務掛應收賬款時增加二級明細科目對應每一家幼兒園，因此在財務賬中，幼師體檢應收賬款是匯總數，隨著時間的推移，可能會發生長期掛賬無從清理的情況，就會造成這部分收入少收或漏收的情況。

2.門診票據管理環節薄弱

目前HIS系統中沒有發票管理模塊，發票的領用、核銷全部都依靠人工完成。收費員在交款報表上手工寫上報表所屬期間使用的發票號段，出納每天在收款時，人工核對發票。一方面導致票據管理工作效率低下，在票據量大的情況下，核對工作量巨大，占用了大量的財務人力成本，也無法保證金額的準確性；另一方面，由于票據管理脫離HIS系統，無法與財務收入相核對，容易出現收費員之間混用、串用門診票據的情況，很難形成有效的監管。

3.門診收入管理內部控制制度不夠健全

現有的制度過于籠統，形同虛設，缺少嚴格規范的章法，無法在內部控制制度上約束相關人員。同時缺乏關鍵環節的具體操作指南，會計人員在實踐中只能依據職業判斷和慣例進行工作。

三、門診收入管理的具體對策

（一）加強門診收入確認的管理

HIS系統里的門診收入支付方式應增加實際應用中的“微信”“支付寶”“銀行卡”等，收費員應根據病人實際繳費方式，選擇相應的支付方式，不得人為更改現金和第三方支付的金額。交款日報表應分按不同的支付方式分類匯總門診收入。出納應每天核對交款日報表上第三方支付平臺匯總數和第三方支付管理平臺上的收入金額是否一致，并關注銀行賬戶到賬的金額是否與第三方支付管理平臺上的收入相一致，如有差額應及時找出原因。同時，定期核對交款報表上醫保支付方式的匯總數和醫療保障管理系統里的“門診收費明細報表”是否一致，按照醫保中心的要求，每月按時開具門診醫保收入的往來收據，確保醫保資金及時、完整的到賬。建立應收賬款的臺賬，逐筆登記銀行轉賬方式的門診收入，定期核對應收賬款，每到賬一筆核銷一筆，超過一個月未到賬的幼師體檢收入，應通知相關業務科室，及時與幼兒園的經辦人員聯系，督促加快回款，確保每筆掛賬都能收回。做好HIS系統與財務軟件的接口，每個月末將HIS系統內的門診收入數據直接導入財務軟件，自動生成收入憑證，不僅可以節省財務人力成本，也保證了門診收入的準確性。

（二）加強門診票據管理

單位應設專門的票據管理員，根據婦計中心收費的需要，及時到財政局非稅收入管理局辦理醫療門診收費票據的印制手續，并登記印制發票的數量和起止號碼。在HIS系統中增設發票管理模塊。新印制的發票號碼應錄入HIS系統，由票據管理員在HIS系統中進行發票的分配。每個收費員應核對HIS系統中自己所分配的號段是否與領取的紙質發票號一致，開出的每一張發票系統號碼應與紙質號碼相一致。交款日報表中應體現收入所屬期間發票的號段，實現票據的信息化管理。票據管理員應定期檢查各收費員在HIS系統中使用的發票號碼與實際使用的發票號碼是否一致，HIS系統中登記的已經領用但是未使用完的發票號碼是否一式三聯完整的在收費員處保管。收費員發票使用完畢，應在票據管理員處完成票據的繳銷工作后，方可領用新的發票。未領用的空白醫療門診收費票據由票據管理員集中保管。對于已經使用的發票存根，不得擅自銷毀。

（三）強化內部控制，完善相關制度

（1）根據內部控制制度的要求，設置合理的崗位，并規范各崗位的崗位職責，實行不相容職務相分離，做到出納崗位與收費崗位相分離，票據管理崗位與收費崗位相分離；建立定期輪崗制度，通過崗位輪換，減少現金管理和控制中可能出現的舞弊，從而實現內部管理的監督。

（2）制定門診收入相關環節的制度。重點要關注退費環節的細則。當發生檢查類項目退費的情況，在HIS系統中按照“沒有檢查可退費，已經檢查禁止退費”的原則，由開單醫生在HIS系統中執行退費操作，收費員在HIS系統中確認退費，收回病人的發票聯，病人在發票聯上必須注明收到的退費金額并簽名；當發生藥費退費的情況，先由開單醫生在HIS系統中執行退費操作，病人需要將藥品退回藥房，由藥房在HIS系統中完成藥品的退回，收費員方可退費。收費員只能按病人原先的支付方式退回，不允許出現使用銀行卡或醫保卡繳費，但是用現金退費的情況，避免了套用信用卡、套取醫保基金的風險。退費手續能在HIS系統中完成的一定要在系統中解決，如果出現超出HIS系統制定的退費時間節點，無法在系統內退費的情況，應由相關的開單科室、檢查科室在發票上手工簽字確認，按規定履行完所有的手續后方可退費。屬于藥費在HIS系統外退費的，需要HIS系統管理員在后臺將退回的藥品數量加入HIS系統的藥品庫存中，以免出現HIS系統中的藥品庫存與實際藥品庫存不相符的情況。

（3）加強內部審計的作用。為加強婦計中心門診收入管理，可以在監察室下設立內審辦公室，配備專職的內審員（非財務人員），定期對婦計中心門診收入進行審計，審查收入的完整性、及時性，有無隱匿收入的違法行為，防范收費中存在的舞弊行為。重點核對門診項目收入匯總表和收費員的日報表金額是否相同，每個收費員上交的存根聯起止號與HIS系統中的起止號是否一致，中間有無斷號。退費手續是否符合有關規定，作廢票據是否三聯（發票聯、記賬聯、存根聯）完整。同時審查出納是否及時將收到的現金款項繳入銀行，有無坐支現金的行為。

結語

信息化的大背景下，計算機軟件和財務人員成為門診收入內部控制的關鍵要素，利用HIS系統和有效的內部控制制度，可以加強婦計中心門診收入管理工作，提升婦計中心服務大眾的能力。