大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)在高校財務(wù)稽核中的運用與意義—以Y大學(xué)為例

丁晨 蔡悅 宋硯茗 南京醫(yī)科大學(xué)財務(wù)處

引言

高校財務(wù)稽核作為內(nèi)部控制的關(guān)鍵抓手，發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。本文以Y高校的大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)為例，在大數(shù)據(jù)視角下對高校的財務(wù)稽核系統(tǒng)進行全方位分析和解讀。

一、大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)運用對高校財務(wù)稽核的背景與意義

（一）解決稽核人員不足的問題

高校財務(wù)稽核工作是對單位內(nèi)部會計核算等工作的復(fù)核和自查，具有獨立性和客觀性的特點。然而隨著高校科研教育事業(yè)的不斷發(fā)展，業(yè)務(wù)類型呈現(xiàn)多元化，憑證單據(jù)急劇增多，數(shù)據(jù)信息量增大，統(tǒng)計難度增加等問題日益突出。大數(shù)據(jù)核算的運用將會顯著提高工作效率，減少工作失誤，極大地解決了目前大部分高校財務(wù)稽核人員不足的困境。

（二）杜絕貪腐漏洞的現(xiàn)象

近年來，高校科研人員對經(jīng)費的挪用、貪污問題也時有發(fā)生，科研經(jīng)費的管理還存在不少漏洞。如何在做好“放、管、服”的同時，從高校稽核的角度防止科研腐敗，也是目前高校財務(wù)人員面臨的新課題。大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)可以將日常財務(wù)關(guān)聯(lián)的眾多數(shù)據(jù)進行整合，抓取關(guān)聯(lián)性，從而理順內(nèi)部的關(guān)聯(lián)，將違規(guī)事項進行事前防控。

（三）深入財務(wù)管理的理念

大數(shù)據(jù)稽核可以拓展高校稽核的寬度和深度，使高校財務(wù)會計不再局限于只會做賬的核算會計，將內(nèi)控和財務(wù)管理的理念引入到高校財務(wù)日常業(yè)務(wù)中，使高校財務(wù)由核算會計向管理會計進行轉(zhuǎn)變升級。

（四）提高各類檢查中憑證審閱的效率

高校在面臨審計、稅務(wù)等部門檢查時，采用信息化方式的非現(xiàn)場稽核手段比較少。目前，通過查閱原始會計憑證的現(xiàn)場稽核方式仍占據(jù)主導(dǎo)，花費大量人力翻閱憑證單據(jù)，調(diào)閱數(shù)據(jù)等材料，甚至多次、重復(fù)提供資料增加工作量。在目前各項檢查、審計日趨頻繁、嚴格的趨勢下，大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)可以將紙質(zhì)憑證逐步電子化，匯總材料數(shù)據(jù)，提高工作效率。

二、大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)構(gòu)建的重點與創(chuàng)新—以Y大學(xué)為例

針對以上幾點現(xiàn)象，Y大學(xué)與相關(guān)專業(yè)軟件公司合作，由Y大學(xué)財務(wù)人員提出相關(guān)需求，軟件公司根據(jù)該大學(xué)財務(wù)實際情況，研發(fā)上線了大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)，目前已初步投入使用。

該系統(tǒng)將財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)事項根據(jù)其邏輯性、相關(guān)性、合理性等原則建立稽核模型，通過發(fā)揮大數(shù)據(jù)在匯總統(tǒng)計、分析比對等方面的作用，抓取日常財務(wù)核算中的報銷業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)越多，基數(shù)越大，豐富稽核風險防控點，建立稽核管理系統(tǒng)，做到事前預(yù)警、事中稽核、事后復(fù)查，充分提高稽核對于財務(wù)風險的防控作用，進而推動財務(wù)稽核管理相關(guān)條例細則的優(yōu)化修改。

三、大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)的整體框架

從單據(jù)填報開始，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)就開始介入發(fā)揮作用，線上申請、填制報銷單，線上審批，代替了之前的紙質(zhì)送簽、送單，減少經(jīng)辦人重復(fù)審批的次數(shù)，并將報銷進程實時推送反饋給經(jīng)辦人。

該系統(tǒng)的整體構(gòu)建框架遵循財務(wù)邏輯語言，從日常財務(wù)復(fù)核中的敏感報銷事項和特殊項目、科目以及財務(wù)內(nèi)控關(guān)注的重點、高危點等方面進行數(shù)據(jù)模型搭建，如頻繁交易、發(fā)票連號、大額交易等，從數(shù)據(jù)中心自動采集數(shù)據(jù)，根據(jù)邏輯模型，靈活判斷是否觸發(fā)報警，然后傳送至控制中心，單獨將此類報銷業(yè)務(wù)分類列出，由稽核人員進行二次復(fù)核，起到很好的財務(wù)分析和風險防控作用。

后期隨著系統(tǒng)的優(yōu)化升級，該系統(tǒng)還可以通過互聯(lián)網(wǎng)信息自動聯(lián)網(wǎng)工商、稅務(wù)等信息，包括法人、股東信息等，核查交易單位的當前信用及狀態(tài)，及時識別出報銷支付對象、發(fā)票單位等是否有工商、財務(wù)等信用風險，從而提前規(guī)避財務(wù)業(yè)務(wù)中的風險點。

四、大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)的運用—以Y大學(xué)為例

下面本文以Y大學(xué)的大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)實際操作流程為例，簡要介紹該系統(tǒng)在日常稽核中的使用情況。

（一）防止經(jīng)費拆分使用

大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)針對大額交易、發(fā)票連號、頻繁交易、科目及摘要的規(guī)范使用等方面，對財務(wù)數(shù)據(jù)進行抓取，對于一些敏感、易發(fā)生違法違規(guī)現(xiàn)象的財務(wù)報銷事項，一旦觸發(fā)報警模型，會提醒稽核人員進行復(fù)核查詢。需要注意的是，此處的報警提示并不是錯誤提示，而是提醒稽核人員此項業(yè)務(wù)事項需要重點關(guān)注，并進行詳細的二次復(fù)查，如確認此筆財務(wù)業(yè)務(wù)合規(guī)無誤，可以點擊“確認審核”，否則退回。

以Y大學(xué)的大額交易業(yè)務(wù)為例：根據(jù)Y大學(xué)的財務(wù)報銷管理相關(guān)規(guī)定，與同一家單位的交易金額超過5萬元，必須附手續(xù)齊備的業(yè)務(wù)合同和正規(guī)發(fā)票，業(yè)務(wù)合同對交易的事項、付款進度、貨物的驗收等都要有明確約定，并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)加簽。面對這種情況，有些報銷人員就會將大額交易進行拆分，分次報銷，從而達到規(guī)避簽附合同或領(lǐng)導(dǎo)加簽的目的。在大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)中，同一家單位的交易金額不管分成多少筆，只要合計超過5萬元，都會被及時抓取，觸發(fā)警示提醒，從而使這種拆分經(jīng)費的操作不能實現(xiàn)。

（二）防止虛開發(fā)票，保障業(yè)務(wù)發(fā)生的真實性

當發(fā)生發(fā)票連號的業(yè)務(wù)時，大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)也會報警提示，這個提醒設(shè)置與財務(wù)系統(tǒng)中的發(fā)票驗證系統(tǒng)相結(jié)合使用，就可以大大提高業(yè)務(wù)的真實性，對想通過虛開發(fā)票去突擊用錢的報銷人員起到一定的警示作用。

大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)的運用遠不止這兩點，比如它還可以在摘要中抓取“禮品”“罰款”“獎金”等敏感字眼，提醒稽核人員進行二次詳細復(fù)查，確定此項業(yè)務(wù)是否真實、合規(guī)等。

大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)的作用可以擴展到高校財務(wù)稽核的方方面面。除以上重點描述的功能外，亦可通過系統(tǒng)自動生成的圖表直觀分析財務(wù)工作中的風險點。Y大學(xué)投入大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)后，對各個業(yè)務(wù)方面可以形成清晰可見的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，形成有效分析圖表，為今后稽核工作中的重點、關(guān)注點起到了很好的抓手作用。

五、完善與優(yōu)化

依托大數(shù)據(jù)平臺與內(nèi)部風險控制相結(jié)合的稽核系統(tǒng)，既提高了財務(wù)管理風險水平，又規(guī)避和弱化了實際財務(wù)業(yè)務(wù)過程中有可能發(fā)生的各項風險。為了更好地發(fā)揮該系統(tǒng)的作用，高校財務(wù)人員應(yīng)著眼大局，加強頂層設(shè)計，結(jié)合內(nèi)控管理體系，從以下幾個方面進一步優(yōu)化完善：

（一）完善信息化監(jiān)管機制

在信息化環(huán)境下，高校應(yīng)著重關(guān)注以下三個方面的監(jiān)督建設(shè)機制。

（1）堅持問題導(dǎo)向，重點突出。大數(shù)據(jù)對于財務(wù)稽核、內(nèi)部風險控制的運用應(yīng)該圍繞經(jīng)濟活動的內(nèi)部控制開展，包括但不限于：預(yù)決算業(yè)務(wù)、資金資產(chǎn)業(yè)務(wù)、工程合同業(yè)務(wù)、招生教學(xué)科研業(yè)務(wù)活動等。高校內(nèi)部控制建設(shè)應(yīng)覆蓋包括內(nèi)部環(huán)境、風險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督五大要素。各要素、各級別間統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)作調(diào)度，各類電子信息數(shù)據(jù)都融入大數(shù)據(jù)的“池子”中，作為構(gòu)建大數(shù)據(jù)抓取模型的構(gòu)建基礎(chǔ)，確保各項數(shù)據(jù)化建設(shè)和內(nèi)部控制建設(shè)有序開展。

（2）按照分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級授權(quán)的原則，在大數(shù)據(jù)背景下構(gòu)建財務(wù)數(shù)據(jù)信息化聯(lián)動機制，對單位重大經(jīng)濟事項實現(xiàn)橫縱項協(xié)調(diào)配合，構(gòu)造內(nèi)部權(quán)力制衡機制，規(guī)范內(nèi)部權(quán)力運行，檢查成果相互反饋，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與監(jiān)測。

（3）明確工作職責的重要性。加強人員職責邊界、落實違規(guī)責任追究，實現(xiàn)人員的信息化聯(lián)動機制。

（二）深入宣傳教育與人才培養(yǎng)

一是加強對各二級部門的宣傳，約束內(nèi)部權(quán)力運行。引導(dǎo)部門管理人員與經(jīng)辦人員抵制權(quán)利濫用和風險防范意識，不能因為“怕麻煩”而去違規(guī)操作、“鉆漏洞”，提高各類人員的風險意識，做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的編錄工作，打好數(shù)據(jù)積累的基礎(chǔ)。

二是采用“請進來，走出去”的方式對財務(wù)人員進行培訓(xùn)，通過邀請相關(guān)軟件公司和專家開展講座培訓(xùn)的形式，或是引入第三方專業(yè)軟件公司進行合作，同時與其他高校業(yè)務(wù)交流、外派學(xué)習(xí)的機會，培養(yǎng)具備數(shù)據(jù)搭建和財務(wù)分析技能的復(fù)合型人才。

結(jié)語

Y高校作為本省內(nèi)第一家將大數(shù)據(jù)稽核系統(tǒng)研發(fā)上線并投入實際使用的高校，將大數(shù)據(jù)在稽核中的作用與內(nèi)部風險控制相結(jié)合，站在更高、更廣的角度為學(xué)校財務(wù)日常運作提供保障與風控，也在今后為兄弟院校提供經(jīng)驗交流與分享的平臺。

“大數(shù)據(jù)時代”概念的提出，使高校的核算會計向管理會計轉(zhuǎn)變，從而使高校的管理模式也逐步向更高效的信息智能化轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)低效的內(nèi)部控制建設(shè)體系也將被適應(yīng)新時代需求的高效內(nèi)部控制體系所取代。