醫院采購環節內部控制優化策略

劉元清 攀枝花市第三人民醫院

引言

采購是醫院的重要業務活動，直接影響醫院的正常運營，關系到醫院的經營成本。在醫院的經營管理中，醫療設備、藥品、衛生耗材、低值易耗及其他物資采購支出，在醫院經營總成本中占有很大比例。然而，很多醫院業務流程設計不夠合理，忽視采購環節內部控制，采購內控流于形式，無法真正發揮作用，內部控制制度猶如一紙空文，給醫院帶來了采購風險。因此，醫院應積極針對實際情況，將采購業務納入內部控制范圍，從而規范采購活動，杜絕違規采購，防范采購風險。

一、醫院采購業務的基本情況

（一）采購品種

醫院的經營需要消耗一定的物質資源，為獲取經營所需資源，就要進行采購，醫院的采購質量關系到醫院的醫療水平。醫院采購具有一定復雜性，采購品類主要包括：藥品、衛生耗材、服務、固定資產、無形資產等[1]。從藥品、衛生耗材采購情況來看，為滿足日常需要，醫院采購的藥品、藥劑多達5萬余種，占醫院采購支出的50%以上。藥品、衛生耗材采購，對品類、質量、數量都有較高要求。除了要進行藥品、衛生耗材采購外，還需要耗巨資進行固定資產采購，引進先進的醫療器械、儀器。現代醫療，醫療機械的精密程度直接影響醫療水平，影響醫院的競爭力。保持醫療機械設備的先進性，醫院才能持續發展，形成良好口碑。而無形資產采購方面，主要是醫療技術、專利權的采購，尤其中醫方面的頂尖技術都需要相關的授權。

（二）采購形式

無論使用醫院預算資金或單位自籌資金，醫院大額采購基本都要按照相關的規定進行招標[2]。通常情況下，總價在1萬元以下的采購，由采購承辦部門，邀請最少3家具有合格資質的企業參與競標。若進行低價值、數量小的零星采購，各科室則需按規定申報、審批，采購部門根據審批結果進行采購。零星采購要在確保物資質量的前提下，保證采購頻次的合理性、價格的經濟性、渠道的正規性。

（三）采購流程

醫院具有特殊性，根據采購資金的性質、采購金額的大小，采購過程需遵循不同程序。采購總價在5萬以內，需求科室提出采購申請后，由醫院的OA系統或內部控制系統進行網上審批，核實采購的必要性，由紀檢辦、審計辦、財務處、需求科室負責人組成采購詢價小組，進行供應商資質比選、談判、詢價、議價，選擇優質的供應商。選定供應商后，向院長辦報備審議，審議通過后才可簽訂采購協議[3]。若采購總價大于5萬元，不僅要向院內提交采購申請，還要向財政部門申報，報市衛健委審批，財政局審批通過后，通過網絡公示招標信息，公開組織招標采購。

二、醫院采購環節內部控制的重要性

（一）幫助醫院節約采購成本

采購成本在醫院總成本中占有很大的比例，影響著醫院的凈利潤。在市場經濟條件下，醫院要想保持穩定的發展，實現預期盈利目標，就要嚴格控制采購成本，將采購成本控制在合理范圍內，確保采購性價比。采取內部控制措施，約束采購行為，監督采購全過程，確保招投標的客觀性、公正性，構建良性競爭機制，選擇性價比最高的供應商，合理降低采購成本，確保采購的經濟性。

（二）防范采購風險

采購過程中伴隨著諸多風險，如：高價采購風險、采購失敗風險、合同風險、違約風險、買標風險等。另外，招標人與其他投標人串通或代理招標方與其他招標人串通，發生欺詐或惡意壓價情況，也會帶來非公平競爭風險。此外，中標企業不具備合同履行能力，則會誘發糾紛，給醫院的經營帶來不確定性。例如，基建項目招標中，若施工方無法按期完成項目，就會給醫院經營造成負面影響。做好采購環節內控工作，嚴格審查供應商資質，預判風險重點要素，便可防范風險。

（三）確保醫療服務質量

醫院采購的物資，主要應用于醫療服務，事關患者的生命安全[4]。因此，從某種意義上來講，醫院采購管理與醫療服務質量密切相關。若采購的藥品、衛生耗材不符合質量要求，療效不理想，就會嚴重影響醫院聲譽，甚至是對患者身體健康造成威脅，引起不良的社會輿論。加強采購內控，做好采購驗收，嚴把采購質量，杜絕不合格藥品、衛生耗材的流入，保障物資采購的質量，便可提高醫療服務的質量。

（四）維持長期的供應關系

供應商選擇不當，供應鏈不穩定就會影響采購的成本、質量、效益，給醫院帶來采購風險問題。做好采購內控工作，積極主動與優質供應商建立戰略合作伙伴關系，提高供應鏈的穩定性，便可縮短采購時間，避免資金被庫存大量占用。減少庫存成本，便可將更多的資金投入到科研活動、醫療服務中，增加競爭力。

三、醫院采購環節內部控制中的問題

內部控制是降低醫院采購成本，保障采購質量，維護供應關系的重要手段。為對醫院的采購環節內部控制提出合理建議，本文通過以下幾點預先了解醫院采購環節內部控制中存在的問題，從而為后續建議的提出奠定理論基礎。

（一）采購計劃編制不科學

絕大部分醫院對采購管理內部控制不重視，所編制的采購計劃不科學、不合理，缺少對藥品使用、藥品有效期的考慮，導致平均庫存和周轉天數持續上升，庫存藥品占用大量流動資金，庫存成本已接近總成本的30%左右。例如，一部分醫院采購計劃編制僅參照往年慣例來編制，忽視供求關系和藥品領用周期，導致消耗量大的藥品、衛生耗材供給不足，需求量小的則長期積壓，一部分藥品甚至過期作廢無法使用不得不銷毀。一些醫院每年在藥品、衛生耗材銷毀方面，要耗費大量資金，資源浪費問題突出。這無疑會增加醫院運營成本，不利于醫院長遠發展。

（二）忽視采購成本控制

一些醫院在采購過程中，忽視對采購成本的控制，未充分考慮采購效益問題，藥品預算與藥品支出相互脫節，盲目擴大招標范圍，導致采購周期延長，需要重復投入招標費用、時間成本、管理成本，最終造成采購活動成本增加。而采購成本的增加會直接導致醫院醫療服務價格的上漲，出現“藥價虛高”的現象，影響患者的就醫體驗，損害醫院的口碑和社會形象，降低醫院的核心競爭力[5]。

（三）采購過程監督不足

醫院采購活動中涉及錢和物，易發生營私舞弊，違規操作現象，滋生腐敗，是發生違紀違法行為的危險環節。然而，很多醫院對采購過程的監督不足，未設置專業的驗收人員，沒有制定配套的監管制度，未進行權責分離控制，存在較大風險隱患。如，一些醫院的采購負責人與醫藥代表私下達成協議，吃回扣，造成醫院的經濟損失。另如，招標過程中采購人員忽視采購質量，私自泄標，大肆進行暗箱操作，評標流于形式，招標結果不客觀、不公正，嚴重影響采購質量。

（四）缺乏專業采購內控人才

實際上，醫院采購業務具有一定專業性、特殊性，涉及的部門、科室較多，采購物資的種類、規格復雜，采購方式多種多樣，采購渠道較為復雜，涉及的供應商、環節、人員眾多，采購環節內部控制難度大，對內部控制工作人員綜合素質有較高要求。采購內控人員不僅要懂專業知識，還要具備良好職業道德，能抵御利益誘惑，能進行自我約束，能準確識別采購風險。但醫院采購內控人員大多是文職人員或財務人員，知識結構單一，不具備內控經驗，對采購風險不敏感。

（五）供應商資質審核缺失

醫院供應商數量多，渠道復雜，做好供應商管理，加強供應商資質審查至關重要。然而，一些醫院對供應商的管理不重視，供應商評估不準確，調查不充分，評價不客觀，供應商業務質量、服務質量參差不齊，部分供應商甚至不符合資質要求，存在無證、證級較低的問題。而這些供應商合同履行能力差，發生突發狀況時就可能無法正常提供產品，造成醫院庫存緊張，進而影響醫院的正常經營。

四、醫院采購環節內部控制優化的策略

通過前文分析可知，一些醫院在采購環節存在著諸多問題，采購環節控制不到位，采購計劃編制不科學，采購過程監督力度小，造成采購成本偏高，難以確保采購經濟效益、采購質量。為提高醫院采購內控水平，本文將通過以下幾點對醫院采購環節內控提出合理建議，望進一步改善醫院采購管理現狀。

（一）提高采購計劃編制質量

采購內控對醫院來講非常有必要，事關醫療服務質量。因此，醫院要樹立采購活動內控意識，提高采購計劃編制質量，明確采購定額，從源頭對采購決策進行控制，從業務層面規范采購活動，提高采購合理性。具體來講，各科室在編制采購預算過程中，要根據實際情況，編制詳細采購清單與采購預算，交由財務科審批，確認采購預算是否超支、是否符合規定。另外，要組建專門的采購領導工作小組，負責對各科室采購預算與采購計劃的必要性進行審查，一切從實際需要出發，避免盲目采購。例如，在藥品、衛生耗材采購過程中，科室提出采購申請后，要結合藥品、藥劑損失率、積壓率，盤點誤差率，檢查采購預算的合理性、合法性、經濟性，對采購計劃進行調整，科學確定采購規格、采購價格、采購數量，進行采購比價分析，對比同功效藥品價格，核對無誤后，才可備案上報。

（二）加強采購成本控制

采購內控目標之一就是控制采購成本，將采購支出控制在定額范圍內，杜絕超額采購。因此，醫院要采取相應管控措施，增強自身采購成本控制能力。首先，醫院要基于成本效益視角，科學統籌采購工作，主動完善采購目錄，避免盲目擴大招標范圍。例如，每半年一次，把醫院的采購目錄公示出來，將采購目錄發給各大相關供應商，讓供應商對這些藥品、藥劑進行報價，選擇最低的報價。其次，醫院可根據《中華人民共和國招投標法》《中華人民共和國政府采購法》等相關法律，結合醫院實際情況，選擇適合的采購方式。對于價格在1萬元以上20萬元以下的，用競爭性談判采購，至少邀請3家以上供應商進行競標。價格超過20萬元的采購需求，則要通過網絡發布采購公告，進行公開招標，公示招標要求、評標標準、評標方法。而且招標過程中，要引入專業第三方機構，如：公共資源招投標交易中心，從而確保招標過程的專業性。最后，選出優質供應商后，醫院要合理確定訂貨的批次，從成本角度計算訂貨批量，從而科學控制庫存成本，降低庫存在總成本中的占比，使醫院保持合理成本結構。

（三）加強采購過程控制

若采購過程缺乏有效監督，就非常容易發生商業賄賂風險，導致采購質量不合格。因此，醫院要加強采購過程控制，正確規避采購風險。一方面，要建立不相容崗位分離制度，嚴格劃分崗位職責，明確崗位權限，從而達到崗位相互監督的目的。例如，采購申請與采購審批職務分離、藥品詢價與供應商管理崗位分離；購買合同簽訂與采購驗收崗位分離。而且不得由同一部門或個人辦理采購和庫存管理全過程的業務，從而確保采購、庫存的安全，遏制采購過程中的違規行為。另一方面，要做好采購驗收，設置專職驗收人員，加強入庫管理。在采購驗收環節，要組織采購小組負責人、申購部門、供應商、驗收技術員一起進行驗收，確認采購數量、采購質量，必要時進行開箱檢查，確認物資符合規格。

（四）優化人才結構

一直以來，醫院人才儲備大多以技術人才為主，普遍忽視管理人才的儲備。若采購內控人員自身不能準確識別采購風險，不具備內控工作能力，自然無法有效控制采購活動。因此，醫院應優化人才結構，培養專業內部控制管理人才。醫院在招聘時要提高要求，招聘高精尖管理人才，要求應聘者懂業務、懂管理，具備采購內控工作經驗，能基于采購管控角度開展內部控制工作。在人員招聘到崗后，要進行思想政治教育，提高相關人員的思想覺悟，使其能夠正確認識到采購內控的重要性。同時，為了留住人才，還要對人才給予一定獎勵和激勵，從而增強人才對醫院的認同感、歸屬感。而對于現有人員，要積極組織采購業務相關的培訓及繼續教育，完善現有人員知識體系，使其具備采購內控工作能力。

（五）加強供應商管理

加強供應商管理才能確保供應鏈的穩定性，保證采購質量，提高采購的效益。首先，醫院要對供應商的資質進行嚴格的審查，收集供應商基本信息，充分了解供應商的產品質量、技術水平，對供應商進行準確的評價，確認供應商的合同履行能力。其次，醫院可定期或不定期派遣技術員，對供應商進行技術檢查，對藥品、藥劑進行出廠前的最終檢驗、試驗，從而直接掌握供應商產品的質量狀況。最后，定期檢查時要出具客觀書面文件，若發生供應商存在問題，要提出整改建議或終止合作，確保采購物資的質量，避免采購不合格藥品、衛生耗材，影響聲譽。

結語

醫院采購物資大多用于救治患者，是醫院提供醫療服務的物質基礎，事關患者生命安全，醫院必須做好采購環節內部控制。因此，醫院要進一步提高采購計劃編制質量，加強采購過程控制，加強供應商管理，杜絕違規采購的發生。