基于精益管理理念的企業會務工作研究

文/廣西中煙工業有限責任公司 王冬梅 李才昌

黨的十八大以來，從中央到地方都采取了一系列措施，著力精簡文山會海。中央八項規定及其實施細則中明確指出要“減少會議活動”“控制會議活動的規模和時間”“提高會議活動的效率和質量”“嚴格控制會議活動經費”。同時，會議在企業生產經營工作中發揮著信息傳達、溝通協調、解決問題等重要作用，在新形勢下，如何做好企業會務工作，融進精益管理的理念，切實提高會議的效率和質量，是每一位企業行政管理人員需要思考的問題。針對以上問題，筆者結合自身工作的實踐談幾點體會。

一、精益理念融入企業會務工作的意義

（一）是提升企業會務工作科學水平的現實需要。黨的十八大以來，中央明確提出要“精文減會”，尤其要“提高會議活動的效率和質量”，明確了會務工作的新目標。精益管理理念是日本豐田汽車公司最早應用于生產系統的管理方法，取得了巨大的管理效益。目前精益管理擴展到企業管理的各個方面，也從原來具體的企業管理方法上升到戰略管理理念。將精益理念融入企業會務工作，有效運用精益管理工具和方法，有利于提高會務工作質量和效率。

（二）是貫徹落實中央八項規定及其實施細則的必然要求。黨的十八大以來，提出了一系列關于“精簡會議”方面的新要求。這些要求，是企業行政部門組織開展會務工作的最高準繩，是必須要貫徹落實的重要任務。因此，企業行政部門在組織開展各項會務工作時，都應當嚴格遵守中央八項規定及其實施細則的要求，將這些要求貫徹落實到具體的會務工作中。

（三）是創新企業會務工作的有效途徑。做好企業會務工作，必須要創新工作理念和工作方法。精益管理以問題為導向，結合實際進行創新管理，注重小事、細節、規范、標準，推進持續改進，徹底解決會務工作中的浪費問題。

二、推行精益會務工作的探索和實踐

（一）嚴格計劃，精簡會議。1.編制會議計劃。根據企業實際情況，在每年年初編制企業全年的會議計劃，嚴格控制會議數量、規模和規格。可開可不開的會一律不開，能聯合開、合并開的會不單獨召開，能以電視電話會議形式召開的不開現場會。2.嚴格會議預算。對全年的會議計劃產生的費用進行科學預算，通過嚴格的預算審查與批復之后再予執行，以實現各項資源的有效節約，減少不必要的支出，在簡潔中突顯隆重，利用有限的資金實現會務工作的最優化展現。3.全年要嚴格執行會議計劃和預算計劃，原則上不能出現超計劃和預算的會議，如確實需要臨時召開，則需履行審批程序后召開。

（二）超前謀劃，做好籌備。1.把思考和工作做在會議開展前，即提前針對即將召開的會議，系統總結以往在相關工作中存在的不足，以問題為導向，統籌謀劃會議服務保障工作要點。2.制定周密的會議方案。會議方案是會議組織安排的總綱，制定會議方案應提前征集各方意見，內容要盡可能詳盡，可操作性要強。會議方案應包括會議主題、會議時間、參會人員范圍、會議議程、工作分工、完成時間和具體要求等內容。3.按照年初的會議預算做好會議經費使用安排計劃。主要包括場地費、資料費、辦公用品費等，有時候在企業外部召開的會議還涉及住宿費、餐飲費等內容。會議經費的使用計劃，應遵循節約、勤儉的原則，既要盡量縮減會議成本，又要保留一定的彈性以備不可預見性，嚴防鋪張浪費。4.妥善細致準備會議材料。一方面是提前做好會議主題報告、會議議案、會議決議、領導人講話稿等文字材料的起草工作；另一方面是按規范化、標準化的要求做好會議材料印制、復制工作，有時候需要按參會人員的人數做好會議材料的印制和裝袋工作，并在會議報到時發放至參會人員手中。

（三）精細分工，明確責任。細節決定成敗。會前的分工越具體越細致，在會議的執行中出差錯的機會越小。1.任務上分好“責任田”。建立會議前準備、會議中配合、會議后反饋等主體模塊，將各主體模塊拆分為若干個二級模塊，如文字材料、會議服務、公務接待、宣傳工作，再將二級模塊拆分為若干工作小模塊，如迎送、用車、住房、會議、考察、用餐、媒體、個性化特色化服務等，明確和細化各個工作小模塊的具體要求。2.運轉上打好應急戰。會前應認真制訂會務工作突發事件應急預案，比如會議期間突發停電、話筒故障、人員健康等方面狀況等預案，提前思考和明確應對措施，確保發生緊急情況時處置方法條理有序。3.細節上用好“顯微鏡”。在具體分工中，要盡量把每項工作細化，并安排相應的人員跟進和落實。每一項工作都應明確責任人、完成時間、工作要求，確保事事有人做、人人有事做。比如，需要有專人清點參會人數、有專人負責座次安排、有專人維持現場秩序、分發資料等。當然，這些工作也可以安排同一人負責，主要是確保每一項工作都得到落實。

（四）規范流程，標準實施。以高標準、高質量的會議流程為依據，以嚴謹細致的會務方案為準繩，將一些通用的、共性的工作按相應的工作標準固化下來，形成會務工作規范，實現標準化管理，提高工作效率。比如，將文字材料格式、選擇考察路線、迎送陪同、食宿保障、會務服務、接待流程、外宣媒體、輿情管控等工作進行規范和固化，并及時根據新情況進行完善和優化，同時將各類操作規范裝訂成冊，建立會務工作經驗庫，降低會務組織人員和服務人員的學習成本。其中，關于會務服務的標準流程，應包括如下內容：一是要明確會務服務人員的著裝要求、禮貌用語和服務規范；二是要明確會議座次安排的標準和規范；三是要落實中央八項規定及實施細則的相關要求，會場不擺放花草綠植，不懸掛會標與宣傳標語等；四是要明確餐飲食宿的標準；五是要明確會前檢查的各環節注意事項，包括核對參會人員名單、座次安排、會議資料和用品、材料擺放順序、電子設備、話筒音響等，尤其是對話筒應注意逐一檢查調試，確保音效。如無線話筒，還應留意話筒的電池電量，最好是在開會當天更換新的電池，避免出現會議中途電量不夠影響通話質量的情況發生。對于會議需要播放PPT的，應會前進行全文試播放檢查，確保會議播放正常。

（五）精準落實，柔性服務。會議中的服務是整個會務工作的重頭戲。會議前期的各項準備工作的質量和水平都將會議期間展現在全體與會人員的面前。所以會中要確保各項工作得到精準落實，并根據服務對象的不同特點，在服務中注意細節，加強溝通，在細節服務上下功夫，通過細致周到的服務，讓參會人員從內心感受到尊重和禮遇。一是會議正式開始前，會務工作人員要組織參會人員簽到，清點檢查參會人員到位情況，并對會前五分鐘還未到達會場的人員及時進行聯系，督促參會人員準時到會；會務工作人員在會前應提前了解和熟悉座次安排情況，積極做好參會人員引導入座工作，保持會場井然有序；對于涉密會議，會務工作人員還需收集與會人員的通信設備，做好登記和保存工作。二是會議開始后，會務人員首先要認真做好會議現場服務工作，根據現場情況，及時調整空調溫度、燈光照明、話筒音量等情況，并及時做好添茶續水、桌面垃圾清理等服務；其次要安排專人做好會議記錄，必要時做好會議錄音。三是要維護會場秩序，避免與會議無關的人員隨意進入會場，或在會場附近喧嘩。四是要確保在領導視線可以看到的范圍內，以便有臨時狀況時及時響應。

（六）整理善后，及時高效。會議結束后，與會人員可以離場，但對于會務工作人員來說，還需要靜下心來做好會后工作，做好最后一個閉環工作。一是要及時整理會場。會議結束時要及時回收重要會議資料、臺卡、錄音設備等物品，會議方案、簽到冊、文件、發言材料、講話稿等收回后，要分類整理、立卷歸檔。對于涉密的材料要清點份數，檢查是否有缺漏，確保完全回收。其他多余的會議資料則要銷毀。同時檢查會議桌椅，查看是否有物品遺落，有的話應及時聯系相應人員歸還物品。二是做好參會人員返程安排。根據會前掌握的人員返程信息，落實送行人員及車輛，安全細致做好送站（送機）工作。三是要及時起草會議紀要。根據會議情況及時整理和起草會議紀要，并分發相關部門和人員，確保會議精神得到及時貫徹落實，確保會議效果。

三、結語

會務工作是一項細而又細、實而又實，永無止境的工作。在現代會務工作中，精益理念的應用越來越被人們所重視和認可，會務工作人員應該深刻領悟、透徹理解精益管理理念的深刻內涵，將精益管理理念與會務工作實際緊密相結合，以嚴格認真、高度負責的態度來安排每一場會議，確保會議效率和質量，推動企業會務工作水平持續提升。