疾控機構做好疫情防控檔案收集和利用工作的思考

文/淄博市疾病預防控制中心 張學剛 肖文軒 倫華美 陳曉燕

疫情防控檔案是指國家機構、社會組織和個人在突發公共衛生事件應急處理活動中直接形成的具有查考利用價值的文字、圖表、磁性載體、電子文件等各種形式的歷史記錄。在重大突發公共衛生事件中，做好疫情防控檔案的收集、利用和管理工作，對疾控機構來說尤為重要。

一、疫情防控檔案的特點

收集利用工作是檔案工作的重要環節。經過長期的發展實踐，我國積累了一定的經驗，形成了一套具有中國特色檔案收集利用的理論和方法。新冠肺炎疫情是一次突發公共衛生事件，長時間、跨地點、不確定，這給檔案收集利用工作帶來了極大挑戰，尤其是在抗擊重大疫情面前，快速協調響應、跨地區跨單位收集利用檔案等方面尚缺乏一定的經驗和方法。

（一）檔案文件資料內容多且收集時間長。新冠肺炎疫情發生以來，疾控機構留存了大量的文件、記錄、表格、照片、視頻等資料，包括領導視察的圖片、視頻，上級部門關于疫情防控的各種來文，疾控機構關于疫情防控的各種報表等，內容多、種類雜，且是關于公共衛生突發事件的資料，這就更加凸顯了疫情防控檔案的重要性。新冠疫情防控檔案橫跨時間長，而在過程中會產生不確定性和隨機性的文件資料，這就決定了檔案的收集相對于其他檔案收集來說顯得時間比較長，而且會出現隨時產生隨時收集的狀況。

（二）疫情防控檔案利用價值高。疫情防控檔案詳細記錄了某項傳染病的發生、蔓延、擴大以及國家和有關部門為控制疫情所采取的措施、下發的文件等。是研究防控傳染病發生的第一手資料，具有較高的保存價值。疾控機構做好疫情防控檔案的收集，包括本級疾控機構產生的各種文件、圖片、報表以及在疫情防控期間為各個部門制定的應急預案、技術報告、疫情研判等資料，可以為行政管理部門制定措施提供意見和建議。

（三）疫情防控檔案具有雙重性。疫情防控檔案具有對內包括本單位領導、所轄科室及工作人員等對象進行檔案收集工作的特點，在對內收集的過程中，各科室兼職檔案員可以發揮重要作用。另一方面，疫情防控檔案具有對外服務的特點，收集整理及開發好的檔案，會形成各類材料匯編、技術報告及圖片展、防疫展等，不僅可以為上級部門決策提供參考和意見建議等，而且可以提高人民群眾的衛生防疫意識，促進全社會健康素養的提升。

（四）疫情防控檔案具有間接性和連續性。新冠肺炎是一種傳染性強、影響力大的傳染病，在抗擊疫情的初期階段，國家、社會都集中主要精力投入抗疫過程中，當抗擊疫情進入常態化后，檔案收集工作被提上日程。根據世界衛生組織的調查研究顯示，新冠肺炎還會與人類共存很長時間，在這期間，會源源不斷產生各種檔案，這就決定了檔案的收集和利用工作是一項復雜、連續、系統的工程。

二、如何做好疫情防控檔案收集和利用工作

（一）領導高度重視，組建工作小組。在疾控機構中，領導的重視程度直接決定著新冠疫情防控檔案收集和利用工作的開展，領導需要將檔案收集和利用工作納入疫情防控工作的整體部署，并將其作為年底考核的重要內容。疾控機構在疫情防控期間產生的檔案內容多、品類雜，需成立由主要領導任組長、疫情防控期間各個工作組組長任副組長的專班小組，將各個工作組產生的檔案進行明確，如上級來電來文、領導視察圖片、視頻會議資料分別由某某小組負責，并定期召開工作小組會議安排部署疫情防控檔案收集相關事項。

（二）建立健全檔案管理制度和隊伍。人員是疫情防控檔案收集利用工作的重要保證，收集起來的疫情防控檔案呈現多種門類、多種形式，需要設立單獨疫情檔案全宗，并形成本單位的檔案管理制度。需要建立一支具有檔案整理、利用意識的隊伍，管理和利用這些檔案，如形成檔案目錄、雙份存檔、電子檔案等，這項工作做得好，可為以后的利用和開發工作奠定好基礎。整理某項檔案可能涉及保密工作，這時需要提前對兼職檔案管理員進行保密教育，使其具有責任意識和保密意識。同時，各科室也要有兼職檔案員，以避免可能遺漏整理、收集的某些檔案資料。

（三）邀請專業人員指導檔案收集工作。在疾控機構，專業的檔案管理人員十分缺乏，且工作人員大多是衛生專業出身，對檔案整理、收集工作的標準、格式等掌握不全，在這種情況下，收集整理本單位的疫情防控檔案顯得捉襟見肘，在整理某項重要檔案時，疾控機構因本職工作繁忙，會出現人手不足或調動頻繁的局面，這時可邀請本級檔案館專業人員擔任小組顧問，定期指導本單位疫情防控檔案收集的標準、規范、要求等，確保檔案資料實現應收盡收、應歸盡歸，在小組會議召開時，可邀請檔案專業人員一同參會，并將在檔案收集過程中產生的問題和疑問等向專業人士請教，有利于疫情防控檔案收集和利用的順利推進。

（四）提高檔案資料電子化、信息化水平。檔案資料電子化、信息化是檔案工作發展的方向。在疾控機構，一般都設有檔案室、檔案庫和專職檔案管理員（基本為一人或兼職），基本符合檔案的一般要求，但與飛速發展的科學技術相比，疾控機構的檔案電子化和信息化水平還有很長的路要走，尤其在突發公共衛生事件頻發的當今社會，疾控機構需立足長遠，設立專項資金投入，提升本單位的檔案軟件和硬件水平，例如可聘請專業人員或引入第三方構建檔案數據平臺，積極建設好本單位的檔案數據庫，提高檔案檢索利用效率，并建設好網絡防火墻，防止本單位疫情防控檔案泄露。

（五）要發揮疫情防控檔案的服務價值。檔案收集工作的目的，一方面是做好檔案的開發和利用工作，若能開發利用好檔案的價值，將會促進疾控機構發展進步。疾控機構在疫情防控期間，會有大量數據資料，包括應急指揮、風險研判、技術指導、現場流調等資料，若能進一步編寫匯總，形成本地區本部門的防控手冊，可為突發公共衛生事件的發生提供防控指導。例如：遼寧深挖館藏檔案資源，組織編寫《解放初期東北地區鼠疫流行及防控簡介》，北京通過組織人員查閱檔案，選定了近1500頁的防控SARS疫情相關檔案，提供給當地政府參閱，這些重要的疫情防控資料的整理匯總和編寫，都對當地新冠肺炎疫情防控措施的制定和實施具有重要的借鑒意義。

（六）要發揮疫情防控檔案的宣傳教育價值。宣傳教育價值是疫情防控檔案開發利用的一種有效形式。在抗擊疫情期間，疾控機構同樣涌現出先進人物、先進事跡，可以舉辦學習報告會、誦讀會等，并利用新媒體推出“疾控故事”“疾控精神”等，通過講好疾控故事來展現疾控人在抗擊疫情面前展現出來的“大愛無疆、無私奉獻”的精神，就此進一步加強疾控文化建設。與此同時，可以利用檔案所提供的資料，對公眾進行行為引導和心理輔導，提高公眾參與應急管理能力。

三、結語

習近平總書記強調：“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”這就說明了檔案的重要作用和價值。新型冠狀病毒感染的肺炎疫情帶給國家、社會、人民的影響是巨大的，而在抗擊新冠肺炎疫情過程中形成的大量文件材料，是珍貴的疫情防控檔案，記錄了黨帶領人民抗擊疫情所做出的努力。做好檔案收集和利用工作，是時代發展賦予我們的責任，其對于推進國家社會治理體系和治理能力現代化建設、實現社會主義現代化強國目標具有重要意義。