信息化助力內控及財務工作效率提升的實踐與探索

戴立軍 杭州松下家用電器有限公司

一、引言

《企業內部控制應用指引第14 號-財務報告》中指出，企業編制財務報告，應當充分利用信息技術，提高工作效率和工作質量，減少和避免編制差錯和人為調整因素。信息化技術的發展，移動技術、5G、圖片識別等，為企業財務工作的信息收集、處理提供了更有效的手段，通過固化的信息流程，確保高效、真實處理信息，確保內控方案落實。

二、傳統的業務流程及問題點

傳統的財務會計在處理費用報銷、應付賬款時，由業務部門提出費用申請，審批完成后，由業務部門組織實施，最后由業務部門把相關原始資料及發票整理后交財務部門報銷，財務人員首先要對發票真實性進行網上驗證，若沒有問題，然后把發票主要信息錄入會計系統，經財務責任者復核無誤后，由出納完成支付，在這個過程中，雖然有信息系統在使用，但系統沒有形成閉環，人工處理的工作量大，出錯可能性高，信息不完整，憑證的生成還主要靠人工處理。總結起來主要存在以下幾點問題：

(一)發票驗證環節，每一張發票要人工驗證，費時同時存在遺漏現象，驗證的過程中，還會存在舞弊現象。

(二)發票信息錄入，側重金額，存在信息不完整。每一張發票的信息不能被完全錄入、錄入的信息存在錯誤的可能。

(三)工作價值，人工錄入發票，工作不但單調機械，附加價值少，做此項工作的員工，經驗的積累對職業生涯成長幫助較小。

(四)報銷滯后，現在電子發票在逐步增加，但在傳統的流程下，發票還要經過紙質或打印件傳遞，通過錄入、審核、支付，如果作為常年在外的銷售人員，他們的報銷就會被經常滯后。

(五)數據的分析價值不高，對發票日期重復、發票連號，由于錄入時信息不完整，不能及時發現，也不能事后分析是否存在不正現象。(六)業務部門的滿意度，由于業務流程復雜，流程進展不可視，各環節效率低，部門間的合作不順暢。

(七)是預算與實際實施不關聯，事后發現超預算。企業為實現年度目標，對各部門進行費用預算管理，但在實際的運行中，費用的預算、申請、報銷不是實時關聯管理的，只能做到事后分析，并且數據的整理也依靠人工來完成。

三、改善對策

現代信息技術的發展，移動化、圖片識別、互聯網、物聯網IOT、移動技術特別5G 的運用，正在走向萬物互聯的時代，信息的傳輸、交流觸手可及；圖片識別、語音識別技術近幾年也得到飛速發展。另一方面，國家加大了對電子稅務的投入，電子發票也在快速普及。

外部環境的變化，對傳統的財務工作改革帶來了機會，比如電子發票、紙質發票圖片信息的自動識別代替人工錄入，語音的識別代替傳統的交流，如果把這些功能固化在業務流程中，就會對現有的體系帶來巨大的改變。在提升效率的同時，把內控的對策固化在業務流程上。

針對財務傳統業務內控及效率的不足點，利用信息系統實現預算、申請、實施、報銷支付的閉環管理；在報銷時的信息采集上，設備采用手機等移動終端替代傳統的電腦，大幅提升便捷性、及時性；在信息識別方面，利用圖片識別技術，把發票的信息全部自動識別，替代人工錄入，確保信息完整準確；在發票驗證方面，系統自動與稅務系統對話識別；支付環節與銀行EDI 直聯。總體來說，把傳統的信息傳遞，利用現在的移動信息技術，實現隨時、隨地融合到工作流中。

四、改善事例說明

下面對管理費用報銷及應付賬款處理流程的改善作說明。

管理費用，如差旅費處理，目標是減少人工處理，讓機器在各環節中發揮錄入、傳遞、控制作用。從預算到申請審批，再到實施、報銷支付全過程由信息系統控制，閉環完成。

(一)費用的管理，首先從預算開始，根據企業目標，設定部門年度的費用目標，部門在此預算范圍內辦理申請，展開業務。

(二)費用的申請，申請一般需事前辦理，經過審批同意后，才能由業務部門組織實施。

(三)費用的報銷，實施后，業務部門提供原始憑證及事前審批好的申請，發起費用報銷，把發票以圖片形式上傳信息系統，由系統識別圖片信息，自動形成報銷金額、稅額，發票號碼、開票單位完整信息。另外，信息系統還實時與稅務系統進行發票真偽驗證，這樣自動實現了發票驗證的內控管理工作。業務部負責人對實施業務的具體工作確認以后，由財務審核人員對內容及憑據作合規性審查，再由財務負責人或總經理審批，審批成功后，該報銷進入付款流程。

以上的各個環節中，都是利用移動終端完成處理，從源頭共享數據，確保一致性及完整性，后續的環節不要錄入具體數據。

應付賬款的管理流程改善如下：

(一)應付賬款的管理從每月的銷售預測或銷售訂單開始，次三個月的分月生產、銷售、庫存(PSI)預測管理是基礎，根據分型號、分日期的生產計劃，在ERP 系統中自動生成物料需求計劃，結合材料部品庫存，生成采購訂單。

(二)由采購部門發放訂單，跟蹤訂單的交貨，在特殊的情況下，如戰略采購，生產計劃及采購計劃需經管理層批準。

(三)供應商依據采購訂單安排生產送貨，在倉庫驗收、接收入庫后，供應商根據送貨和訂單開具增值稅專用發票。

(四)要求供應商根據入庫明細開具發票，因此發票與入庫的匹配可由系統自動完成。

(五)采購部門把發票以圖片形式上傳系統，系統自動識別出發票的金額、稅額、發票號等信息，同時自動與稅務系統驗證發票的真偽，由采購部門負責人審批，然后流轉到財務審核、審批，經審批后的發票按合同約定的時間支付。

應付賬款的處理，著眼于事前的管理，在整個處理中，財務不再需要做信息的錄入，而是在事前審批，事中確認中發揮作用，數據的處理已被分散到各部門，甚至取了外部企業的共享數據，做到數據源頭真實準確，一處錄入，處處使用，人工不再重復。在內控方面，從銷售訂單，到生產計劃，到采購計劃，是一體化管理，從采購訂單到入庫、接收發票、貨款支付，也是環環相扣，用流程來降低內控風險。

目前由于存在紙質發票，隨著國家發票電子化工作的推進，財務工作無紙化的時機即將到來，我們需提前作好準備，在以上兩個流程中，如果對應電子發票來實現，那在信息及資料傳遞上會更加簡單高效，完全可以實現無紙化、機器化作業，財務對合規作審查，發票及實施合同以電子文檔形式在系統管理，隨時可以查閱。隨著以后人工智能、模糊識別技術發展，也可由機器替代人工作合規性審查，這樣，日常的數據處理就完全由機器系統來實現。

五、改善效果分析

(一)實現預算—事前申請—實施—支付閉環管理

最后是支付環節，通過銀企直聯，在最后的支付環節，也是形成一個閉環管理，設計成一個系統化的固定內控過程，會計系統在收到支付申請后，生成相對應的憑證，同時通過銀企接口，向銀行發出付款指令，銀行出款成功后返回信息，會計系統據此再生成相對應的憑證，整個過程作業系統是封閉運行，不需要人為干涉。對于資金日報表，則是自動化差異分析，每天工作結束，會定時向會計系統觸發一個請求，從銀行接口導出收付明細賬，與會計系統記錄的銀行賬進行逐條自動匹配，收付款的賬戶名稱、賬號、金額等逐一核對，生成銀行日報表，核對結果在次日工作開始前發給財務相關人員，如有差異產生，則需要有擔當人員查明原因并處理。通過封閉管理，達到資金收付及日報表核對的自動化處理，完善內控管理于無形之中。

(二)事后分析對策

信息真實完整采集，有利于事中控制，事后分析，有效防止舞弊行為。在傳統的報銷中，會存在部分人員的不正事件，虛假發票，雖然財務會驗證，但會存在遺漏，另外如連號的發票，住宿發票、出租車發票在這方面問題會更大些，通過改善后的流程，由于信息收集是全面完整的，就可以對發票信息實時進行智能分析，幫助財務人員實時退回問題發票的同時，還可以分析費用的使用去向，利用大數據挖掘公司費用的使用，分析是否存在不合理使用，發現課題來推進總體費用下降，做到整合優化，這就為企業的經營帶來效益。如住宿費的使用，可以分析個人使用習慣、地理位置、時間、額度、頻度等，據此分析企業有沒有機會通過整體合同來下降費用的支出，另外還要分析會不會存在公款私用的可能，有效降低費用的同時，還能控制住不正事件的風險。

(三)財務組織、人員的變革

財務職能變化，核算會計、管理會計、內部控制是財務職能發展的三個方向，今后的發展重點是管理會計及內控管理，會計記錄被機器所替代。作為財務部門，確保信息完整性是財務部門的一項重要工作，設計好一套行之有效的管理流程，通過對不同業務的分析，從全局把握，把內控的思想理念固化到流程中，并通過信息系統加以實現，減少人為干預影響，這是財務的工作重心，在新的業務出現時，首先要設計合適的流程，從設計層面，讓業務高效運作，讓具體的業務在固化的信息化的流程中自動運作，財務人員才能夠分出更多的時間精力來開展管理會計的工作，才能思考如何與業務部門緊密合作，在降低庫存、加快回收等方面創造出更多的資金流，才能在降低成本、控制費用、提升銷售等方面來增加企業的收益性，所以，了解業務的財務人員，才能在今后的財務工作中發展得更加順利，業財融合型的人才，是企業所真正需要的，記賬式的會計職能，最終是要被機器所替代。財務的職能需要走在業務的前端，努力去提升企業的價值。