現階段工會檔案管理常見問題及解決策略

文/福建省石獅市總工會 陳瓊

科學合理的工會檔案管理模式對于企事業單位的發展具有積極的促進作用，在不斷深化體制改革的新時代背景下，工會檔案管理工作價值必將得到進一步體現。只有將工會檔案管理工作放在重要位置，充分發揮其管理職能和效用，才能對企事業單位的發展提供更多的助力。工會檔案管理是工會工作的重要組成部分，不僅見證工會的歷史發展，還能為廣大職工提供信息服務，對社會建設做出重要貢獻。進入信息時代，工會檔案管理工作迎來了新的機遇和挑戰。只有轉變傳統工作觀念，重視常見問題及制定相應的解決策略，不斷提高工會檔案管理質量和效率，才能在最大限度上發揮工會檔案管理效能，使其更好地服務于國家建設和社會發展。

一、工會檔案管理工作的重要性及意義

工會檔案是對企事業單位工會活動的客觀記錄，每項記錄中都蘊含著豐富的工作經驗和思想，能夠成為企事業單位發展所需要的思想財富和精神給養。特別是“職工之家”“工人先鋒號”等項目的建設，對于企事業單位基層建設發展具有積極的推動作用。

從客觀的角度來說，工會檔案能對工會組織在履行職能時所開展的各項活動進行記錄，可以用來幫助工會總結當前工作中存在的不足，給未來發展提供參考。同時工會檔案體現了員工的基本利益，合理科學地挖掘與運用檔案信息，制定相應的激勵和引導策略，能夠提高單位內部的向心力和凝聚力，提高員工工作的積極性和創造性。從主觀的角度來說，工會檔案能體現工會工作的思想精神，有助于推動單位內部思想政治建設，提高所有人員的思想政治覺悟。特別是將工會組織成員的行為、相應的制度等進行記錄與保存，對成員的思想和行為進行規范與制約，使每一個成員都能深刻認識到自身的職責與使命。同時將工會檔案記錄作為向外輻射育人效用的評價報告，以此指明思想建設方向，促進更多的員工鑄造靈魂與思想，使他們樹立正確的價值觀念，在崗位上守責、司事、盡力。

二、工會檔案管理常見問題

（一）人才隊伍建設滯緩，管理意識薄弱。社會經濟的快速發展，科學技術的不斷進步，對工會檔案管理提出了更高的要求。尤其是在新的時代發展趨勢下，企事業單位發展迅猛，使得工會檔案信息數量日益龐大，形式千變萬化，企事業單位應組建一支素質高、能力強的專業檔案人才隊伍。然而，工會檔案人才隊伍建設并不理想，部分領導將工作精力放在單位經濟發展上，沒有重視工會檔案人才隊伍建設問題，使得工會檔案管理工作得不到支持與保障，難以取得良好進展，不能適應新形勢。另外，受單位性質和社會因素的影響，導致單位缺乏檔案管理意識，不重視工勤崗位建設，片面地增設兼職崗位，致使工會的形成與存在趨于兼職化。再加上缺乏辦公場地、管理人手不足，經費嚴重不夠，使得工會檔案管理水平越來越低。尤其是領導對檔案管理工作不重視的前提下，檔案管理人員意識日漸薄弱，甚至工作懈怠，進一步弱化了工會檔案管理工作質量和效率。

（二）管理工作開展不科學、不規范。工會檔案管理不同于其他管理工作，形式多樣、種類較多、內容繁雜，需要明確工作范圍和制定工作目標。通過確立完善的管理制度，形成統一的檔案工作規律，才能使工會檔案管理工作取得良好進展。然而在實際工作中，由于工會組織機構不健全、管理制度不完善、檔案工作規律不統一，工作人員管理意識薄弱等因素的影響，導致檔案管理常常摸不著頭緒、抓不住重點，各項工作的開展不夠科學規范。此外，工會檔案包括上下級發布的公文、工會活動文件、工會會員信息、職工基本權益保護等內容，檔案內容涉及企事業單位和員工的方方面面，其資料收集難度較高，專業技能水平不足，勢必會降低工會檔案管理效益。

（三）檔案的利用價值未得到充分體現。隨著互聯網信息技術的快速發展，工會檔案管理應及時轉變工作理念和優化工作模式，大力推進信息化建設，以順應時代發展和滿足現實工作需要。盡管工會檔案管理信息化建設日益完備，但工會檔案信息資源未得到充分的利用和開發。比如部分領導未加大檔案相關工作的提倡與號召，檔案負責人員也未注重傳播相關的知識理念，檔案信息資源未能散播到更加廣泛的領域中進行運用。同時檔案信息中的潛在價值得不到體現，進一步降低了工會檔案管理工作效能，這使得檔案管理工作陷入意識越來越差、工作能力越來越低、建設發展越來越緩慢的惡性循環中。

（四）檔案人員綜合素質能力有待提升。進入互聯網大數據時代后，各行業要想推動自身建設與發展，必須要使用先進的管理技術和大力培育所需人才。特別是在新時期背景下，不僅要保證人才隊伍建設，還要注重提高人才隊伍整體素質。對于工會檔案管理工作來說，更需要提高工作人員的綜合素質能力。同時各部門之間相互交流合作、計算機網絡管理體系建設、資料的收集與保管等，都對工會檔案管理人員提出更高的要求。但就現實而言，無論是工作意識，還是素質提升，抑或是能力構建，工會檔案管理人員都沒有滿足發展需要和現實需求。比如部分檔案工作人員是兼職人員，專業技能水平低，缺乏相應的工作經驗，常常出現資料收集與整理不及時、相關文件書寫不規范等情況。同時部分檔案工作人員習慣于傳統工作模式，對全新的工作模式尚不適應，需要單位加大教育培訓力度，提高其綜合素質能力，以提高工會檔案管理工作的質量和效率。

三、工會檔案管理中常見問題解決策略

（一）加強隊伍建設，提高管理意識。為了推動工會檔案管理工作的開展，提高工會檔案管理質量和效率，單位應注重工會檔案管理人員隊伍建設，解決設備不完善、人手不足等常見問題，充分發揮檔案管理在企事業發展中的作用。基于此，單位應明確工會檔案工作的發展形勢，了解時代發展對工會檔案管理工作提出的新要求，將工會檔案管理工作作為單位發展的重要戰略，將工會檔案人才隊伍建設放在重要位置上。通過結合自身發展情況和現實條件，適當投加人力、物力、財力推動工會檔案人才隊伍建設，同時也要解決場地、設備、運作經費不足等問題。在建設檔案人才隊伍時，要充分認識檔案管理工作范圍廣、工作量大、工作內容繁雜、工作難度高等特征，了解檔案人員在具體工作中遇到的現實困難。立足于工會檔案工作發展需要，重新量化工作任務，合理增設工勤崗位，逐步優化工會檔案管理結構。然后拓寬招聘渠道，提供薪資待遇和崗位晉升空間，吸引社會上的檔案管理人才，以此不斷擴充和壯大檔案管理力量，逐步建設一支素質高、能力強的專業檔案管理人才隊伍。

為推進工會檔案事業建設，除了加強人才隊伍建設外，還需要提高領導和工作人員的檔案管理意識。首先，領導應深刻認識到檔案管理工作的重要性和必要性，依據單位當前發展需要，給予檔案管理工作更多的關注和支持，加強對檔案工作的監督與管理，不斷為檔案工作創造良好環境，把舵檔案管理發展方向。其次，檔案管理人員需要增強管理意識，嚴格按照各項規章制度落實工作任務。一是提高規范意識。對于下發到自己手中的文件資料要嚴格按照程序做好立卷、歸檔、編號等工作。二是提高保密意識。對于工會會員信息等要嚴格依據保密要求，按照等級進行分類管理，做好記錄和保密工作，避免泄露信息，給相關工作帶來麻煩。三是提高開發意識。認識到檔案管理工作的重要性及意義，重視強化檔案的開發與利用，充分挖掘檔案的內在價值。四是提高現代管理意識。認識到檔案管理網絡化發展的趨勢，積極學習計算機技術，以此提高工作質量和效率。

（二）明確職責任務，完善管理制度。工會檔案管理工作范圍廣、工作量巨大，且形式多變，要想提高其管理成效，必須要明確檔案管理人員的職責和任務。在以往的工作模式下，工作任務不明確，致使工作中常常存有重疊或是不完整的情況。工作職責不明確，導致在發生問題后不能及時找到“癥結”，也難以對人員進行追責，造成諸多人力、物力、財力浪費，所以單位必須要明確工作職責和任務。相關領導應提高對檔案收集工作的重視度，善于結合本部門的工作性質和其他部門的實際需要，探索檔案管理規律和方法，并在此基礎上明確檔案人員的工作職責和任務。比如“收集哪些材料”“收集的材料要歸類到哪個部分”等，讓每個檔案人員都能在既定的目標和方向下開展工作，確保資料收集是有價值的、有意義的，從而為開發和利用檔案提供便利條件。

單位主管領導應制定和完善工會檔案管理制度，以此提高工會檔案管理水平。利用健全的管理制度指導各部門司其事、盡其責，嚴格按照制度要求及時完成工作任務。首先，針對當前檔案人員懈怠的工作情況，應制訂嚴格的獎罰制度。對于收集、整理、保管資料等工作中存在疏漏的人員給予嚴厲的處罰；對于保質、保量、保時完成工作的人員給予物質和精神獎勵。同時也要依據績效考核，掌握檔案人員的工作素質和能力，建立 “能者上、庸者下”的任職機制，進一步提高檔案人員的競爭意識及對工作與學習的重視度。其次，要注重完善檔案工作流程，嚴抓不規范、不嚴謹的工作問題，促進全體檔案人員養成嚴謹、認真的工作作風。一方面，按照既定的管理程序加強管理，強化檔案人員的工作意識，讓每個檔案人員都能在監督與管理下，做好收集、整理、分類、匯總等工作；另一方面，完善合作制度，采取激勵措施，進一步提高全員的集體意識，推動各部門的合理配合，逐步消除信息交流之間的壁壘，使檔案之間的傳遞更加高質高效，為單位作決策提供依據支持。

（三）挖掘潛在價值，合理開發資源。工會檔案管理工作是一個綜合性、系統性的建設工程，其資源的開發與利用關乎著工會職能和效用的發揮，影響著工會工作的健康可持續發展。要想使工會的職能和效用得到充分發揮，需要合理開發和科學利用檔案信息資源，最大限度挖掘這些資源的潛在價值。相關工作人員在開發和利用工會檔案信息時，應注重加強自己所在部門的檔案工作系統與外部信息的聯系，善于從多種途徑中挖掘單位所需要的各種信息資源，以突出單位的職能作用。必要時，工會檔案管理人員還應拓展信息資源開發渠道，將更多的工會檔案信息潛在價值轉變成實際應用價值，為單位工作提供支持與保障。

此外，要注重檔案工作的提倡與號召，加強知識理念傳播。應繼續強化檔案人員參與檔案信息開發與應用的積極性，進一步提高檔案人員的思想覺悟和工作意識。樹立主動服務思想，提高檔案人員的素質和能力，提倡無私奉獻精神，使其能夠對所收集的檔案信息進行高效處理和深層加工，將檔案信息利用效益發揮到極致。以工會會員信息的采集建檔工作為例，通過開展工會組織及工會會員信息采集、錄入、建檔及動態管理工作，全面精準掌握工會組織及工會會員的實名數據信息，推進工會組織和工會會員管理制度化、規范化、信息化、網絡化，構建工會普惠性服務體系及提供就業指導、困難幫扶等，提升工會組織服務職工的能力和水平。

總的來說，單位工會檔案人員應始終牢記自身的使命和職責，善于從更多的角度上發現和認識問題。通過利用科學的手段豐富工會檔案信息資源，提高工會檔案信息資源的開發與利用水平，才能切實提升工會檔案管理效益，為有需求的民眾提供更加優質的服務。

（四）加強專業培訓，提升素質能力。檔案人員是工會檔案管理工作的支持者、推動者，其專業水平直接影響工會檔案工作的開展質量。特別是在當今社會發展形勢下，網絡信息技術的不斷成熟與運用，對工會檔案管理人員的工作提出了新的標準，也對工會檔案管理人員工作能力提出了更高的要求，所以企事業單位必須要強化工會檔案管理工作人員的綜合素質。通過開展及時性、全面性的培訓，幫助他們快速提升專業水平，促進他們發揮崗位價值。首先，部門領導者應結合實際情況，為工會檔案管理人員提供計算機培訓課程，讓他們更加嫻熟地使用計算機整理資料，比如將文字資料轉化成電子書或其他形式的文檔形式，比如將繁體字資料轉化成簡體字資料等，以此提高檔案人員的計算機操作水平。同時，要重視計算機應用安全防護工作。通過制定明確的計算機使用規則，要求檔案人員按照規則進行操作，加強對病毒的掃描與排殺，確保計算機處于健康、安全、穩定的工作狀態，以防止信息內容被竊取、被篡改。其次，部門領導者應聘請專業人員開展檔案信息資源管理培訓，使每個工會檔案管理人員都能在培訓中掌握新知識和新方法，更好地適應檔案管理工作環境，提高工會檔案管理工作的質量和效率。同時部門領導者也要積極開展相應的思想素質培訓。通過加強責任意識、奉獻精神、職業素養等方面的教育，提高檔案人員的思想政治覺悟，使檔案人員樹立正確的“三觀”，不斷在工作實踐中獲取精神動力，從而為工會檔案事業建設作出貢獻。

四、結語

綜上所述，在新的發展形勢下，我國重視企事業單位的工會建設，對工會檔案管理提出了明確要求，但在實際的工作中，檔案管理依然存在人才隊伍建設滯緩和管理意識薄弱，檔案管理工作開展不科學、不規范，檔案的使用價值未得到充分體現，檔案管理人員素質能力不強等問題，需要制定相應的對策進行解決。唯有如此，才能充分發揮工會檔案管理的價值效用，為企事業單位發展提供動力。