博物館陳列展檔案分類與管理策略

文/廣西壯族自治區(qū)自然博物館 徐瑩

博物館作為社會(huì)公眾了解歷史、學(xué)習(xí)文化、增長(zhǎng)見識(shí)的公共場(chǎng)所、“第二課堂”，陳列展覽是其直接服務(wù)公眾的重要手段，也是實(shí)現(xiàn)社會(huì)文化價(jià)值和核心功能的主要方式。陳列展覽檔案直接形成于陳列展覽活動(dòng)，是博物館舉辦展覽活動(dòng)的重要記錄，能夠幫助博物館工作人員總結(jié)前期展覽活動(dòng)情況，并為未來的陳列展覽活動(dòng)提供借鑒和參考。做好陳列展覽的收集、分類和管理，對(duì)博物館開展陳列展覽工作極為重要。然而，在實(shí)際工作中，博物館往往將全部精力投入展覽活動(dòng)過程中，對(duì)陳列展覽檔案的收集和管理不夠重視，造成檔案材料散失，無法充分發(fā)揮其對(duì)未來展覽工作的借鑒和參考作用。如何管理博物館陳列展覽檔案，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，值得博物館工作人員思考。

一、博物館陳列展覽檔案分類和管理工作概述

陳列展覽檔案是在博物館舉辦陳列展覽活動(dòng)過程中形成的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等形式的真實(shí)記錄，經(jīng)過系統(tǒng)化整理，按照科學(xué)方法保存起來的檔案材料，反映的是博物館陳列展覽的選題立意、設(shè)計(jì)、主題思想和社會(huì)反響等。

以形成時(shí)間來劃分，陳列展覽檔案主要包括展覽前期、展覽中期、展覽后期等階段形成的材料；以檔案的形式來劃分，則分為文書、圖表、聲像、實(shí)物等類別。

（一）文書檔案。展覽活動(dòng)中形成的文字記錄。包括：在展覽前期階段形成的計(jì)劃、預(yù)算、請(qǐng)示及批復(fù)、陳列大綱、專家評(píng)審意見、會(huì)議紀(jì)要及可行性報(bào)告；布展工程施工單位招投標(biāo)文件及施工合同、布展方案、文物展品清單、展品說明；臨時(shí)展覽引進(jìn)和交流的意向書、協(xié)議書等；在展覽中期階段形成的對(duì)外宣傳材料、講解詞和導(dǎo)覽內(nèi)容材料、觀眾留言和觀眾發(fā)表的觀感文章、領(lǐng)導(dǎo)題詞等；展覽后期形成的收支票據(jù)、財(cái)務(wù)資料、工作總結(jié)等。

（二）圖表檔案。主要分為展覽前期形成的展廳平面設(shè)計(jì)、展廳各單元立體效果圖、參觀路線設(shè)計(jì)、展品布置、展覽展示柜設(shè)計(jì)及電路設(shè)計(jì)等圖紙，經(jīng)費(fèi)預(yù)算有關(guān)表格。

（三）聲像檔案。陳列展覽中直接形成的、具有保存價(jià)值的以照片、錄音帶、錄像帶、光盤等為載體的資料。主要有展覽開幕式、觀眾參觀和講解員現(xiàn)場(chǎng)解說等現(xiàn)場(chǎng)影像、錄音、圖片資料；主要領(lǐng)導(dǎo)、外賓、著名專家學(xué)者參觀時(shí)的影像、錄音資料；新聞媒體的宣傳報(bào)道及廣告所用的影像、錄音資料等。

（四）實(shí)物檔案。在展覽中后期形成的具有檔案屬性的實(shí)物，包括展覽活動(dòng)獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書；主要領(lǐng)導(dǎo)與名人的題詞；與展覽相關(guān)的文創(chuàng)、紀(jì)念品等。

同屬博物館檔案的重要組成部分，博物館對(duì)陳列展覽檔案管理的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于文物藏品檔案管理。一方面，由于全國(guó)可移動(dòng)文物普查工作的全面開展，各館更注重館藏文物藏品的建檔工作；另一方面，目前國(guó)家針對(duì)陳列展覽檔案管理沒有統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，各館往往根據(jù)自身需要制定陳列展覽檔案管理制度。有的博物館參照行政類檔案的管理辦法進(jìn)行管理，導(dǎo)致管理混亂、材料散失的問題發(fā)生。

二、博物館陳列展覽檔案的重要作用

（一）參考作用。陳列展覽檔案真實(shí)地反映了陳列展覽活動(dòng)的舉辦過程，記錄了陳列展覽舉辦過程中的成功和不足，不僅是對(duì)過去展覽工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，還為未來展覽工作的開展提供借鑒和參考。通過對(duì)展覽檔案資料的研究和分析，可幫助博物館工作人員深入了解往年陳列展覽的選題、立意、社會(huì)反響等情況，完善過去工作中存在的不足，并加以創(chuàng)新，促進(jìn)博物館展覽展示水平不斷提升。

（二）提供原始依據(jù)。陳列展覽檔案為博物館的考核評(píng)定提供原始依據(jù)。在全國(guó)博物館定級(jí)、愛國(guó)主義教育示范基地、全國(guó)科普教育基地等工作的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)中，都有陳列展覽活動(dòng)開展情況、宣傳教育活動(dòng)情況等考評(píng)內(nèi)容，由此可以說明陳列展覽檔案在博物館工作中的重要作用。

（三）為編研提供原始信息數(shù)據(jù)。展覽檔案信息為博物館工作人員編撰出版歷史資料、展陳資料匯編、藏品研究專著等相關(guān)書籍提供原始數(shù)據(jù)和材料，有效推動(dòng)歷史文化的傳承與發(fā)揚(yáng)，促進(jìn)博物館文化交流與文化普及。

三、博物館陳列展覽檔案管理實(shí)踐中的問題

（一）對(duì)展覽檔案管理未給予足夠的重視。經(jīng)過多年積累，各館逐漸形成了各自不同的展覽體系。各館展覽檔案也相應(yīng)地顯示出不同的特征。但是，早期的工作人員由于對(duì)陳列檔案的分類和管理缺乏了解，也沒有制定相應(yīng)的管理制度體系來規(guī)范這項(xiàng)工作，導(dǎo)致一些珍貴原始記錄散失，造成無法彌補(bǔ)的缺憾。

（二）管理方式落后。與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)國(guó)內(nèi)博物館對(duì)展覽檔案的分類和管理認(rèn)識(shí)較晚，在管理方法、管理技術(shù)和管理理念上相對(duì)落后。一些博物館在歸檔工作中仍然使用傳統(tǒng)的人工方法，信息化建設(shè)水平較低，不僅降低了工作效率，增加了管理成本，同時(shí)在管理過程中出錯(cuò)率也相對(duì)較高。

（三）缺乏基礎(chǔ)設(shè)施。為確保展覽檔案的收集、整理、歸檔及保存的有效開展，博物館必須具備完整的基礎(chǔ)設(shè)施。在實(shí)踐工作中，不完善的基礎(chǔ)設(shè)施是普遍存在的問題。載體的復(fù)雜性決定了展覽檔案管理?xiàng)l件的特殊性。以展覽檔案中的聲像檔案為例，因其磁性或感光材料載體的特殊性，在保管方面應(yīng)區(qū)別于文書檔案的管理方式，比如，光盤、磁帶等需要妥善放置在防潮、防磁性的專用設(shè)備和專用檔案柜中，以增加其使用壽命，并做好備份，確保信息安全。有的博物館將聲像記錄光盤隨意與文書檔案一起放置在檔案柜中，容易造成聲像檔案實(shí)體的損壞。

（四）管理人員水平有限。博物館陳列展覽檔案具有點(diǎn)多、面廣，較分散、收集困難等特點(diǎn)，因此，陳列展覽檔案管理是復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要博物館檔案部門與多個(gè)部門共同協(xié)作完成。同時(shí)，陳列展覽檔案的專業(yè)性又要求檔案管理者具有高水平的專業(yè)能力、豐富的工作經(jīng)驗(yàn)和職業(yè)素養(yǎng)。但大多數(shù)博物館中，由于人員編制有限，工作人員往往身兼數(shù)職，無法做到專人專職管理，整體工作水平參差不齊。

四、改進(jìn)檔案分類和管理工作的策略

（一）建立健全相關(guān)管理制度。當(dāng)前，要改進(jìn)博物館陳列展覽檔案分類和管理工作現(xiàn)狀，當(dāng)務(wù)之急是建立健全相關(guān)管理制度。一是建立健全陳列展覽檔案管理制度。各館應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際，按照陳列展覽檔案的形成時(shí)間，在檔案資料的收集、整理、分類、鑒定、編目、保管、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)制定科學(xué)、合理的管理辦法，使得陳列展覽檔案的管理工作有法可依、有章可循。二是制定檔案管理考核制度，將檔案管理工作與工作人員績(jī)效掛鉤，從根本上提高檔案管理工作人員的積極性，促進(jìn)陳列展覽檔案的有效管理。

（二）注重現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用。近年來，我國(guó)博物館逐步向數(shù)字化、科技化發(fā)展，在線虛擬展覽、數(shù)字全景展廳、文物數(shù)字化展覽展示等項(xiàng)目紛呈迭起，由此產(chǎn)生了形式更為多樣、復(fù)雜的陳列展覽檔案。那么，在檔案管理上更應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，注重各種現(xiàn)代化電子信息技術(shù)的使用。如建立博物館檔案管理數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，促進(jìn)不同部門之間信息的共享和交流，有效促進(jìn)相關(guān)文化項(xiàng)目和產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。在檔案分類的實(shí)際操作過程中，所有信息都可以輸入電子平臺(tái)并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)分類，可以減少人工并提高準(zhǔn)確性。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。在人員引進(jìn)方面，注重引進(jìn)、招錄檔案學(xué)、信息技術(shù)相關(guān)專業(yè)的管理人才，保證錄取人員符合博物館檔案管理工作的需要，有效降低教育及培訓(xùn)成本。在人才培訓(xùn)方面，以專業(yè)資格培訓(xùn)和繼續(xù)教育為重點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作。建立完善檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)、考核制度等相關(guān)管理機(jī)制，并以參加培訓(xùn)的情況作為上崗、任職的重要依據(jù)。對(duì)檔案人員加強(qiáng)檔案工作基本知識(shí)、基本技能和基本原則的培訓(xùn)，注重其職業(yè)道德教育、工作能力和操作技能的培養(yǎng)。鼓勵(lì)和支持檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、在職深造等繼續(xù)教育。

（四）加強(qiáng)對(duì)陳列展覽檔案的開發(fā)利用。保存檔案的最終目的是為了開發(fā)利用。做好陳列展覽檔案的管理工作，除了做好展覽檔案的收集、整理、分類等環(huán)節(jié)工作，實(shí)現(xiàn)檔案安全有序保管外，更應(yīng)深入發(fā)掘其內(nèi)在的信息利用價(jià)值。一是將陳列展覽檔案轉(zhuǎn)化成編研成果，為博物館行業(yè)內(nèi)的學(xué)習(xí)交流和工作提供參考，這是促進(jìn)文化傳承和弘揚(yáng)的最好方式。二是對(duì)陳列展覽檔案進(jìn)行深層次加工，將陳列展覽檔案轉(zhuǎn)化為展品，活化展覽檔案，更好地發(fā)揮展覽檔案的文化功能。

五、結(jié)語

綜上所述，博物館陳列展覽檔案真實(shí)反映了陳列展覽工作，是博物館發(fā)展歷史的真實(shí)記錄，是博物館檔案管理工作的重要組成部分。做好陳列展覽檔案管理工作，對(duì)進(jìn)一步提升博物館陳列展覽展示水平，擴(kuò)大博物館的社會(huì)影響力都有著積極的作用，應(yīng)給予足夠的重視，積極采取高效、科學(xué)的管理辦法，促進(jìn)博物館檔案分類和管理工作的科學(xué)化、合理化，助力我館文博事業(yè)快速發(fā)展。