淺析高校綜合檔案室的環(huán)境建設(shè)

文/湄洲灣職業(yè)技術(shù)學(xué)院 蔡亞瓊

老牌高校大多建有比較完善的綜合檔案室（館），其條件設(shè)施均比較齊全，管理也比較規(guī)范，不少新辦高校，由于建設(shè)時間較短，檔案管理基礎(chǔ)較為薄弱，各門類檔案未完全統(tǒng)一集中，管理協(xié)調(diào)性存在諸多問題，條件設(shè)施不夠齊全，致使檔案管理工作推進(jìn)緩慢，檔案缺漏嚴(yán)重，檔案利用較為困難。然而，大多數(shù)高校仍不夠重視檔案管理，往往只注重設(shè)施條件的配備，只是做到滿足正常的管理和利用職能，對于綜合檔案室環(huán)境的合理性、協(xié)調(diào)性、舒適性等方面未能綜合考慮，在綜合檔案室的氛圍營造和管理應(yīng)用軟環(huán)境方面比較欠缺，檔案管理的服務(wù)質(zhì)量仍然不夠高。本文圍繞檔案管理室的環(huán)境建設(shè)，探討營造檔案管理和利用良好氛圍的策略。

一、構(gòu)筑綜合檔案室協(xié)調(diào)的整體環(huán)境

綜合檔案室應(yīng)該在考慮其安全性和規(guī)范性的基礎(chǔ)上，探索整體環(huán)境建設(shè)的協(xié)調(diào)性。由于綜合檔案室功能區(qū)較多，涵蓋辦公區(qū)、庫房區(qū)、收集與制作區(qū)、閱覽利用區(qū)等，不同區(qū)域的功能不同，往往整體架構(gòu)各異，管理職能相對分割，相互間的銜接方式不一樣，整體環(huán)境的協(xié)調(diào)性較差。綜合檔案室在整體環(huán)境建設(shè)上要做好頂層設(shè)計(jì)、整體設(shè)計(jì)、統(tǒng)一規(guī)劃、宏觀布局，根據(jù)檔案業(yè)務(wù)辦理和運(yùn)行流程，結(jié)合建筑結(jié)構(gòu)特點(diǎn)合理配置，按照檔案管理利用的流程化主線，防止運(yùn)行流程的錯亂，在空間和功能區(qū)合理設(shè)計(jì)編排，使之形成檔案管理利用有序的整體；要根據(jù)不同檔案門類之間的差異和特點(diǎn)，對檔案存儲設(shè)備和庫區(qū)進(jìn)行編排，使各檔案門類主次分明、錯落有致；要建立功能區(qū)間的對接通道，形成無縫銜接機(jī)制，構(gòu)筑檔案管理利用時間、空間、物流、信息、人員等全要素的協(xié)調(diào)性。

二、創(chuàng)建綜合檔案室舒適的辦公環(huán)境

辦公室是管理人員日常工作場所，良好的環(huán)境有助于管理人員放松緊張氣氛，形成愉悅心情，提高工作的積極性和效率。辦公環(huán)境講求“舒適、便捷、清新”，不但要求條件設(shè)施齊全，還要考慮工作環(huán)境的協(xié)調(diào)性、便利性。第一，配備優(yōu)越的硬件條件。要做到辦公設(shè)備盡量配置優(yōu)越、設(shè)備運(yùn)行順暢，定期維護(hù)和定期更新，辦公所用的電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備要聯(lián)機(jī)合理配置，避免管理人員間空間和時間的沖突、交叉，減少工作中不必要的等待和卡頓。第二，建立良好的管理與服務(wù)條件。便于檔案管理人員辦公、管理和服務(wù)，在環(huán)境建設(shè)中要充分區(qū)分辦公、操作、管理與利用職能間的差異，檔案操作及庫房間環(huán)境的差異，做好辦公場所、操作室、利用場所的合理布局，應(yīng)該避免功能區(qū)、人員、不同流程檔案間混雜在一起，創(chuàng)建優(yōu)良的管理和用軟 環(huán)境。

三、營造綜合檔案室和諧的文化環(huán)境

綜合檔案室的硬件建設(shè)不容忽視，是屬于“物質(zhì)環(huán)境”。不少高校往往只重視硬件環(huán)境建設(shè)，忽視“精神環(huán)境”建設(shè)，綜合檔案室的文化環(huán)境是“精神環(huán)境”的重要內(nèi)容，如同企業(yè)所建設(shè)的企業(yè)文化，綜合檔案室也需要建立檔案文化，包括管理文化、檔案價值觀、歷史觀、安全文化、創(chuàng)新文化、職業(yè)精神、人文關(guān)懷、團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神、奉獻(xiàn)精神等內(nèi)涵，這些內(nèi)涵具備一定的感染力、傳承性和傳播性。綜合檔案室的管理規(guī)范、宣傳標(biāo)語、溫馨提示、墻壁布置、管理和利用者的行為準(zhǔn)則等都是文化環(huán)境的重要建設(shè)內(nèi)容，不同門類檔案有著不同的文化內(nèi)涵，在環(huán)境建設(shè)中可以根據(jù)其特點(diǎn)選擇不同的建設(shè)內(nèi)容。

四、搭建綜合檔案室高效的管理環(huán)境

檔案管理是檔案發(fā)揮功效的手段，也是基礎(chǔ)性工作。為了充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的功效，必須建設(shè)一個高效的管理環(huán)境。在管理環(huán)境構(gòu)建中除了必備的檔案管理硬件外，包括寬敞的管理場所、先進(jìn)的管理設(shè)備、專業(yè)的信息化管理系統(tǒng)、齊全的檔案資料，并配備一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，還必須有一套切合實(shí)際的管理制度，做到管理體制機(jī)制完善、層級關(guān)系明確、人員分工職責(zé)分明、工作流程清晰，要構(gòu)建一個功能齊全、反饋機(jī)制完善的綜合管理系統(tǒng)，能夠?qū)崟r自我調(diào)整與完善。在管理環(huán)境的搭建中，合理的管理機(jī)構(gòu)、管理人員的業(yè)務(wù)熟練程度、管理的信息化及智能化水平是確保管理高效的重要影響因素，是重點(diǎn)考慮的內(nèi)容。同時掃除阻礙檔案高效管理利用的不利因素，建立檔案管理綜合評價辦法是檔案高效管理的重要保障。高校要將檔案管理工作納入學(xué)校綜合管理考評中，建立檔案綜合管理與利用的評價考核標(biāo)準(zhǔn)，定期開展檔案管理利用評價，將評價結(jié)果與績效管理相掛鉤，實(shí)行獎優(yōu)罰劣，從制度上確保檔案管理與利用的高效運(yùn)行。

五、構(gòu)建綜合檔案室溫馨的利用環(huán)境

利用是檔案實(shí)現(xiàn)其價值的最終目的。高校檔案類別較多，涉及的利用人群較雜，做好檔案的綜合利用意義重大。高校檔案綜合利用主要涉及行政人員、教師、校友和學(xué)生這四類群體，構(gòu)建舒適的檔案綜合利用環(huán)境應(yīng)當(dāng)充分考慮到這四類群體的共性和差異。緊緊抓住不同群體的心理特點(diǎn)，樹立服務(wù)理念，抓好服務(wù)利用細(xì)節(jié)是構(gòu)建綜合檔案室舒適利用環(huán)境的關(guān)鍵。首先，要做好綜合檔案檢索利用的總體設(shè)計(jì)，建立起便捷、智能、高效的檔案查閱檢索系統(tǒng)，搭建好檔案檢索體系，做好“電子化整合、多媒體融合、多手段結(jié)合、多方位配合”，以最快最簡單的形式和路徑讓利用者獲得所需的檔案資料。其次，要構(gòu)建溫馨的利用閱覽環(huán)境，確保檢索閱覽場所寬敞明亮，設(shè)置“服務(wù)指南”“溫馨提示”“茶水供應(yīng)點(diǎn)”“臨時物品暫存區(qū)”“打印區(qū)”等，從細(xì)微之處讓檔案利用者體驗(yàn)到貼心的服務(wù)，達(dá)到心情舒暢、放松、愉悅的效果。最后，要根據(jù)不同門類檔案研究其特點(diǎn)以及利用者的心理特點(diǎn)，提供不同利用者個性化服務(wù)，集中分析利用服務(wù)中可能存在的問題，制訂針對性的方案和措施，讓檔案服務(wù)進(jìn)入每一位利用者的心坎上，讓利用者有賓至如歸的感覺。

六、爭創(chuàng)綜合檔案室順暢的運(yùn)行環(huán)境

綜合檔案室要想構(gòu)建順暢的運(yùn)行環(huán)境，必須從以下幾個方面著手：第一，做好流程間和類別間的銜接。綜合檔案涉及管理流程包括收集、整理、裝訂、信息化、入庫、利用服務(wù)、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)，各管理流程間的銜接是決定運(yùn)行能否順暢的關(guān)鍵，同時高校綜合檔案室涉及檔案門類有文書檔案、科技類檔案（基建、設(shè)備、科研等）、專門檔案（會計(jì)檔案、學(xué)籍檔案等）、實(shí)物檔案等，門類和涉及單位部門多，門類間的銜接也是影響檔案運(yùn)行能否順暢的重要因素，不同檔案類別間要做到“分工合作、交接清楚、流程明確、狀態(tài)可循”。第二，充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段。智能化和信息化是高校綜合檔案室建設(shè)的方向，是確保綜合檔案室運(yùn)行順暢的重要技術(shù)手段，其運(yùn)行系統(tǒng)應(yīng)在滿足先進(jìn)性和合理性的基礎(chǔ)上，考慮結(jié)合虛擬化技術(shù)，提高運(yùn)行的效率。第三，做好綜合檔案室與外部的銜接。做到高校辦公、管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)間的無縫連接，全面考慮各系統(tǒng)間的兼容性，盡量形成工作過程和檔案形成過程的統(tǒng)一。第四，建立持續(xù)改進(jìn)的運(yùn)行機(jī)制。及時征詢各方對運(yùn)行管理的意見和建議，分析阻礙和影響檔案管理的原因，提出解決辦法，不斷自我完善與提升，形成運(yùn)行管理的閉環(huán)反饋，使運(yùn)行日趨順暢。

七、營造檔案管理與利用的研究環(huán)境

綜合檔案室的建設(shè)、管理、運(yùn)行和利用不是一蹴而就的，是一個從簡單到復(fù)雜、從單一職能到綜合職能的演變過程，需要經(jīng)歷一次一次的完善和提升的漫長過程。在這個過程中，需要管理者親歷管理流程，及時總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)真思考管理存在的問題，從而深入探索研究解決管理問題的方法和手段，不斷嘗試改革和實(shí)踐，不斷優(yōu)化和完善綜合檔案管理和利用，最大程度發(fā)揮檔案本身的職能。營造檔案管理利用的研究環(huán)境是其自身不斷完善必備的要素，應(yīng)該成為綜合檔案室建設(shè)的重要內(nèi)容。在高校檔案管理利用的研究環(huán)境營造方面，應(yīng)重點(diǎn)從以下方面加以考慮：第一，建立檔案管理利用研究機(jī)制。高校要建立綜合檔案利用的研究評價機(jī)制，以研促改，鼓勵檔案管理者在管理過程中探索先進(jìn)的管理方法，改進(jìn)管理手段，研究管理的體制與機(jī)制問題，建立優(yōu)秀檔案研究成果的激勵機(jī)制。第二，設(shè)立檔案管理利用研究專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。高校要配套設(shè)立檔案研究的專項(xiàng)課題，給予優(yōu)惠條件進(jìn)行立項(xiàng)，配套相應(yīng)的專項(xiàng)研究經(jīng)費(fèi)，做好檔案管理利用研究的經(jīng)費(fèi)保障。第三，構(gòu)建檔案管理利用研究隊(duì)伍。高校要構(gòu)建檔案管理利用的專業(yè)化研究隊(duì)伍，打破專業(yè)界限，通過多學(xué)科融合，完善研究人員組成架構(gòu)，鼓勵相關(guān)技術(shù)人員參與共同研究，構(gòu)建一支復(fù)合型檔案研究團(tuán)隊(duì)。第四，加強(qiáng)檔案管理利用交流和合作。堅(jiān)持“請進(jìn)來”和“走出去”相結(jié)合，鼓勵檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)交流和合作，通過舉辦和參加各種檔案學(xué)術(shù)會議，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，通過借鑒和實(shí)踐，不斷優(yōu)化管理和利用環(huán)境。

八、結(jié)語

高校綜合檔案室應(yīng)從總體布局著手構(gòu)建合理的環(huán)境，以和諧的文化環(huán)境創(chuàng)建為支撐，以高效的管理環(huán)境和舒適的利用環(huán)境建設(shè)為重點(diǎn)，建立順暢的運(yùn)行環(huán)境，營造檔案利用的研究環(huán)境，讓高校綜合檔案管理走上前臺，讓檔案充分發(fā)揮其功能和作用，共同為學(xué)校建設(shè)、改革添磚加瓦，為廣大師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。