人事檔案智能化管理研究

文/北京市海淀區北下關社區衛生服務中心 李樂

在我國，人事檔案管理主要是指對個人的履歷文件、自傳文稿、鑒定考核考察檔案、學歷評聘資料、政審表格、加入黨團文檔、獎勵記錄、處分材料、任免工資待遇簿冊等材料的記錄。人工智能是對收集獲得的信息資源進行下一步處理的一系列工作環節：首先對數據材料進行采集、確認；緊接著整合、編輯；然后再進行證明以及傳播表達等處理；最后得出結果或給出相應的回應。

人事檔案管理的智能化，起源于英美等管理水平較高的西方國家，這些國家在人事記錄生成的智能化、人事文件管理的智能化、人事檔案管理設計方案的智能化方面，已經有了卓越的成績。我國目前的人事檔案管理智能化建設，仍然處于起步階段，很多單位尤其是醫院受到設備、人才、技術、思想觀念的限制，管理還停留在比較落后的階段。

人事檔案的智能化管理主要包括檔案館舍實體的智能化和檔案本體管理的智能化。檔案本體管理的智能化又分為檔案實體管理智能化和檔案信息管理智能化，其中以檔案信息管理智能化為中心，集中體現為人事檔案信息的智能檢索。主要是通過計算機對收集的人事檔案信息進行集中管理，建立人事檔案信息數據庫，充分發揮計算機在人事檔案信息處理方面的多項功能，以實現檔案信息的收集和維護、檔案信息的查詢和檢索、檔案信息的輸出和開發等工作，實現人事檔案信息資源利用的最優化和價值的最大化。

一、國內研究現狀及其述評

在讀秀數據庫里，以“人事檔案智能”作為標題檢索詞，獲得期刊論文15篇，報紙文章5篇，共20篇。其中，探討人工智能技術在人事檔案管理工作中的普遍運用的文章6篇；涉及干部人事檔案智能化管理的文章5篇，均以實際案例入手，分析人事檔案智能庫房對人事檔案進行查詢檢索、安全保管；涉及以醫院、煤礦為代表的企業有關智能化人事檔案管理的文章7篇；涉及人才市場智能化人事檔案管理的文章2篇。通過分析以上文章可知，人工智能的研究獲得的成果集中反映在以下幾個方面：首先，對人工智能技術在人事檔案管理中的綜合運用分析得比較透徹、全面；其次，目前將人工智能技術應用在人事檔案管理工作中的實例并不多見，多為市、縣、市轄區等地檔案部門；最后，對醫院的智能化人事檔案管理給予較多的關注。但是，對于不同性質不同類型不同規模的單位的人事檔案管理如何運用對應的人工智能，這樣的精準化和精細化研究成果，并不多見。本文著眼于一個中小單位，研究如何用一個中小型的柜子就可以裝下單位所有的人事檔案，進行智能化管理。

二、人事檔案智能化管理現狀

（一）人事檔案智能化管理取得的成果。將人工智能運用于人事檔案智能化管理，可以發揮人工智能在高效率地搜集整理檔案信息、高速度地檢索分類人事檔案、準確評定檔案信息價值、確保檔案信息的安全性以及檔案提供利用服務逐漸智能化等方面的作用。目前，人事檔案智能化管理取得的成果集中體現在數字人事檔案館（室）的建設、人事檔案存放位置索引數字化、人事檔案信息管理系統軟件設計三個方面。

1.智能化人事檔案館（室）的建設。我國一些地方的檔案館（室）對人事檔案進行了數字化管理，尤其注重引入智能化設備和技術，提高人事檔案的智能化管理水平。2018年，甘肅省酒泉市阿克塞哈薩克族自治縣干部人事檔案智能庫房項目完成并進入試運行環節。阿克塞縣干部人事檔案智能庫房實用面積62.5平方米，實行系統化、規范化、網絡化、智能化、科學化、流程化管理，庫容檔案總量2240卷，全縣黨政工群等部門600余冊在職干部檔案經整理后均可全部入庫。2019年3月22日，中共敦煌市委組織部干部檔案智能化管理系統正式啟動。該項目總投資金額213.65萬元，其中，檔案智能庫房投資121.25萬元，超過總投資額的一半。這個庫房的使用面積有89平方米，配備的智能回轉式檔案柜達8組，近期可容納檔案3088盒，遠期可容納6400盒；數字化干部檔案管理平臺投入資金達到92萬元，2019年對618卷（盒）檔案進行編碼、掃描、制作圖像等工作，占任務總量的80%。2020年6月5日，廣東省江門市新會區委組織部正式啟用的智能檔案室劃分為行政辦公區、查閱檔案室、整理檔案室及檔案庫房四個區間。智能檔案室可以實現檔案快捷存取、檔案快速盤庫以及安全系數提升。

2.人事檔案存放位置索引數字化。人事檔案的檢索是檢驗智能化管理水平的重要標志之一，只有做到人事檔案存放位置索引數字化，才能把人力解放出來，去學習更多的智能化技術，提升智能化能力。安徽省合肥市人事檔案管理中心存放了全市市直機關單位工作人員的18000卷檔案。每卷人事檔案里面都鑲嵌了一個芯片，相當于檔案的身份證。在電腦上輸入姓名或身份證號，立刻就能自動識別到人事檔案存放的具體位置，能精確定位到哪個柜、哪一層、哪一列。智能管理的這方面功能實現了所有檔案從無序擺放到有序管理的顛覆性轉變。此外，存取人事檔案時，檔案柜上的電子顯示屏會實時反映人事檔案的存取情況，并且在后臺同步記下存取信息。該檔案管理系統的智能跟蹤識別功能，使工作人員在短短的幾秒鐘內就能查到這卷檔案的具體位置和存取狀態。廣東省江門市新會區委組織部智能檔案室憑借電子芯片嵌入，完成檔案的精確定位和靈敏識別，一次最多可以對6件檔案進行自動存取，完全做到了檔案快捷存取操作。

3.人事檔案信息管理系統軟件設計。目前市面上出現的比較實用的人事檔案信息管理軟件大體有前道通用人事檔案管理軟件1.0、金石人事檔案管理系統20047.2.5增強版S、求索人事檔案管理系統V1.9等。這些軟件主要提供檔案管理、人事提醒、員工入職退休等服務，為提高企業人力資源工作者的辦公效率提供了良好的輔助。

（二）存在的問題。智能化環境下，人事檔案管理普遍存在以下問題，值得引起人們的重視和深思。

1.人事檔案管理人員理論水平和技術能力跟不上時代發展。由于缺乏系統學習和常態化培訓，不少人事檔案管理專業人員的專業理論和技術水平更新緩慢，提高遲緩，無法適應現代社會與日俱增的新要求，普遍反映出滯后和脫節的現象，對人事檔案智能化管理的實施和推進造成了較大障礙。人事檔案智能化管理的前提是人事檔案信息化、數字化。如今，人事檔案信息化數字化大多采用外包的方式，受雇的兼職技術人員由于責任心、知識、技術等方面的原因，往往造成人事檔案信息化、數字化進度緩慢、質量欠佳，給人事檔案信息化數字化進程、信息化數字化后的信息安全保障等工作帶來了較大阻力。

2.現有人事檔案軟硬件基礎設施無法適應環境要求。人工智能技術屬于計算機領域的分支，主要開發的是新型智能化機器設備，這類設備可以根據人的語音指令或者對圖像的識別做出智能反應。現有的一般單位通常都用同一套軟硬件基礎設施對人事檔案和文書檔案進行一并管理。但是，在一些專門的人力資源與社會保障部門，由于儲存的人事檔案數量大，涉及的單位和個人較多，人事檔案使用率較高，如果不把陳舊的軟硬件設施更換為先進的智能化機器設備，則無法提高工作效率，不僅影響人事檔案管理部門內部員工的工作士氣，也影響人事檔案管理部門在社會各界中的形象。

3.智能化人事檔案館（室）的建設水平參差不一。各地區智能化人事檔案館（室）的建設水平表現出參差不齊、發展不均衡的現象。有些地區出現了一哄而上、三分鐘熱度的情況，智能化人事檔案館（室）的建設項目紛紛上馬，但是第一期結束后往往沒有了續集，原因大多是后續經費不到位或社會實際需求不大，造成了國家資源的浪費。有的地方在建成智能化人事檔案館（室）之后，人才隊伍建設跟不上，能夠熟練使用新型智能化機器設備的人才短缺，很多先進設備變成擺設，絲毫沒有發揮作用。當然，在人事檔案管理智能化這條道路上，各地區、各部門、各單位由于各自的具體情況不同，遇到的問題大同小異，人們必須區別對待，認真研判，有針對性地精準施策，切實提升人事檔案的管理水平，為用戶做好服務，滿足用戶的需求；為社會提供資源，實現人事檔案的價值。

三、中小單位人事檔案智能化管理發展方向

中小單位規模小，人員少，自身產生的人事檔案數量不多，實現智能化管理相對來說比較容易，不存在一般單位在人事檔案管理上遇到的資金不到位、人才配置與檔案數量不配套等問題，做好從源頭把好入口關、全程實現動態管理以及引進智能化管理設備三個方面的工作，就可以輕松實現人事檔案智能化 管理。

（一）從源頭把好入口關。人事檔案智能化管理的初始環節是各單位產生自己的人事檔案或接收下級部門移交的人事檔案，有的單位產生的是紙質人事檔案，而且人事檔案的用紙品種各異，規格大小不一，裝訂方式多樣，給人事檔案載體的標準化造成了不小困難。因此，在信息化社會，控制好人事檔案的源頭就是規定只產生、接收、儲存和使用電子化的文字圖片形式的人事檔案，取消紙質檔案，實行人事檔案單套制。繼2019年3月國家檔案局公布了第一批通過企業電子文件歸檔電子檔案管理試點驗收的13家企業名單之后，2020年4月，國家檔案局公布了第二批企業電子文件歸檔電子檔案管理試點和數字檔案館（室）試點名單。互聯網環境下，時代在飛速發展，信息技術不斷推陳出新，智能化管理的創新性思維不斷涌現，這些都已經證明電子檔案單套制是時代的選擇，是不可逆轉的趨勢。對于人事檔案而言，人事檔案智能化系統里生成的統一格式的人事檔案，對后期的全程動態化管理將起到基礎性的作用。

（二）全程做好動態管理。人事檔案的動態化管理分為兩個方面的內容：一個是隨著人員的調入調出、信息變動，要及時添加、刪減或修改相關內容，做到實時準確反映人事檔案的內容；另一個是構建和完善人事檔案數據庫，把人事檔案信息的動態管理與干部任免、培養、獎懲等事務相結合，為單位做好科學合理的人事安排和決策提供有力的數據支持，實現檔案信息在干部選拔任用過程中的效益最大化。在智能化管理設備和技術引進人事檔案管理之前，做好人事檔案的全程動態化管理是非常困難的事情，需要耗費大量的人力資源，需要在人事檔案庫房中不斷進進出出，需要在人事檔案盒中不斷抽取、替換和添補。使用智能化管理設備和技術之后，建立了人事檔案數據庫，可以大大提高人事檔案信息的檢索能力，能夠快速提取、增補和更新人事檔案信息，為單位人力資源管理提供最佳的解決方案。

（三）引進智能化管理設備。針對中小型單位的特點和情況，要選擇一款合適的智能化管理設備，快速提升人事檔案的智能化管理水平。HX-DA8X20智能檔案管理柜就是一款針對中小型獨立建檔單位設計的集回轉存儲、智能選層、RFID綁定定位、檔案管理，以及包含防火、防水、防蟲、防鼠、溫度監測、濕度監測、煙霧報警和24小時監控等“八防”功能于一體的智能設備。一臺設備可以容納160套人事檔案，工作臺與柜機可以一體擺放，也可分體擺放；可以單機運行，也支持多機聯合運行；外觀設計簡約時尚、科技感強，具有操作簡便、節約空間和安全獨立等特點，非常適合中小型單位，是一款微型智能檔案庫房。雄安新區區政府、北京市互聯網法院以及北京市第四中級人民法院等單位在經過實際使用之后，認為HX-DA8X20智能檔案管理柜在人事檔案管理上節省了時間成本和人力資源，節約了庫房空間，提高了檢索和利用效率，完全符合人事檔案保管的“八防”要求，對保護檔案工作人員的身體健康也起到積極作用，未來可以在中小型企事業單位的人事檔案管理中加以推廣。

四、結語

人事檔案智能化管理，全面增強了人事檔案信息的動態化水平和流動性，有些地方還嘗試使用機器人，無疑能夠提升為單位和個人服務的水平和質量。未來，在大數據環境下，每個單位的人事檔案可以在區域和行業范圍內向信息共享方面邁進。通過大數據技術的應用，建設區域和行業范圍內的人事檔案信息管理平臺，逐步實現一定范圍內的人事檔案查詢、統計、分析、類比及成果報告的自動生成，增加人事檔案服務功能，提高人事檔案智能化管理水平，增加人事檔案服務效益。在時代和環境的催生下，人工智能技術會越來越成熟，對人事檔案管理工作以及我們的生活都會提供更大的便利。