基層人民銀行會計檔案管理存在的問題及建議

劉艷冬 中國人民銀行石嘴山市中心支行

目前，基層人民銀行會計檔案管理部門主要包含了會計財務、支付結算、貨幣發行和統一的檔案管理等部門。其中，會計財務、支付結算和貨幣發行部門是會計核算部門，主要是按照會計基本制度的要求，將已進行會計賬務處理的各種會計憑證以及形成的各類會計賬表、會計報告及登記簿裝訂、整理形成會計檔案，同時辦理會計檔案的調閱，參與已到期會計檔案的銷毀工作，并于每年年初向會計檔案管理部門移交上一年度會計檔案。會計檔案管理部門主要是接收會計核算部門移交的會計檔案，對管理的會計檔案進行立卷、歸檔，對歸檔的磁介質檔案進行復制管理。對已達到銷毀時間的會計檔案分門別類進行整理，與會計核算部門核對完成后，由本行會計管理部門按照權限逐級審批后進行銷毀。

一、基層人民銀行會計檔案管理現狀

人民銀行會計檔案管理是會計工作的重要組成部分，記錄和反映人民銀行各項業務活動的會計資料，為經濟金融決策提供重要依據，同時對保護中央銀行資產，執行各類財經制度起到了監督作用。具有政策性強、專業性突出、涉及廣泛性和制度嚴密性。因此，對其加強管理非常有必要。然而，在具體的會計管理工作實踐中，基層人民銀行只注重會計核算工作，對會計檔案的管理往往被忽視，形成會計管理工作的薄弱環節，直接影響了會計管理工作的質量和水平。

(一)會計檔案管理向規范化發展

人民銀行石嘴山市中心支行的會計檔案管理工作是按照2016年人民銀行總行修訂后的《中國人民銀行會計檔案管理辦法》和《中國人民銀行寧夏轄區會計檔案管理實施細則》嚴格施行，通過建立借閱會計檔案、流程審批等制度來規范化會計檔案的管理，并設立了會計檔案的保管登記記錄、查詢登記記錄、移交清冊、銷毀清冊等，實現會計檔案管理的流程整體化。中支本級會計檔案由辦公室人員兼職統一保管，縣支行會計檔案由支行辦公室人員兼職統一保管。

(二)現有的會計檔案管理模式已不適應信息技術發展的要求

飛速發展的檔案電子信息化使基層人民銀行會計檔案的保存量、檔案形式及檔案的管理方式發生巨變。當前人民銀行的會計服務中，業務電子化管理和檔案紙質化管理的問題更加凸顯。除央行會計數據集中管理系統實行業務接受和業務分離，前臺完成業務接受和影像掃描，后臺按照影像信息完成賬務管理，在全部流程中所有單據信息集中存放管理，并基本完成了會計文檔電子化管理工作之外，國庫、貨幣流通、工會等財務檔案管理仍以傳統紙質管理居多。體現在從賬務處理、綜合賬務核算資源，到事后監管清點收集、進行監督管理、綜合裝訂、記賬調閱、造冊轉移、歸檔管理人員進行存檔管理、清分銷毀財務資源等，各管理環節基本處于人工操作管理方式。以國庫業務為例，除去銀行業務辦理工作量相較過去有了大幅減少之外，用于歸檔管理的總分賬、收付報告、記賬憑證、余額表、日計表等各種統計資料與過去比較基本未變化，每日都形成總量龐大的紙質文檔。現有的檔案管理模式，不可避免地出現了人力和物力消耗過高、空間成本占用高問題。

二、會計檔案電子化管理的必要性

(一)降低管理成本，有效提升會計檔案管理水平

同以前傳統手工分散的檔案保管模式相比，電子文檔通過專門技術設備和先進的信息化技術監督管理建設手段，對紙質憑據和實體文檔進行電子化加工，實行統一的制度、標準、過程和現代信息化技術監督管理，大幅提升我國會計檔案保管電子化和規范性水平，同時減少了工作成本，工作簡便快速，符合低碳、環保、綠色的科學發展理念。

(二)豐富檔案查詢手段，有效增強監管效能

一是提升政府監督效能。在進行會計業務監督時，可以直接從電子文檔管理系統中檢索所需資源，取消調閱、翻查、回收等人工操作環節，節省時間、人員、物資、監督的靈敏度大為提高，審計業務檢查效率大大提高。二是提高了監管精準度。電子信息檔案管理可以準確地按時完全地將會計核算數據信息重現，監督管理工作人員可有針對性地對賬務數據資源信息數據進行過濾，使賬務監督管理更加精細化。三是減少了監管成本。電子檔案管理系統基于物聯網功能，為異地監督提供了基礎，也減少了為實地檢驗而抽調人員、赴現場檢查等的人工成本。

(三)實現會計數據深加工，有效提升會計數據利用水平

電子文件管理系統的運用將賬務文件檔案以信息電子化形式加以管理，提高了歸檔管理標準化工作技術，可對重大的數據資源實現分門別類匯集與統計分析。同時電子檔案系統也支持可擴展，可根據業務需要采集統計數據，為最終實現檔案信息更廣泛的應用提供先決條件。

三、會計檔案管理存在的問題

當前，基層人民銀行會計檔案管理工作主要是依據《中國人民銀行會計基本制度》的相關要求。隨著社會經濟的發展以及人民銀行會計電算化水平的不斷提升，會計檔案管理的內容和形式發生了很大改變。

(一)傳統銀行內部賬務檔案管理實際工作模式的滯后

在互聯網信息化時期、互聯網發展的今天，雖然中國人民銀行賬務管理電算化管理制度已經實行了很多年，但是對會計核算文檔的工作還是沿用了中國傳統的“為存檔而存檔”的管理方式和“你查我調”的被動業務方法。針對基層人民銀行來說，目前會計檔案的管理工作從裝訂、接受到管理工作使用的全部流程，還是采取手工為主的紙質檔案管理模式。紙質檔案管理工作模式下，一方面浪費巨大時間和成本，在印刷、采集、整合、裝訂、歸檔時都需花掉巨大精神和工作時間，耗用大批白紙及占用打印機，另一方面檔案庫房占有的壓強日益增大，受理后的會計檔案依然以防火、防盜、防潮等確保會計憑證及財務報表的安全性和完整性為重要保護工作目標，依然徘徊在保護型檔案管理階段。滯后的規章制度和無紙化辦公的情況嚴重脫節，其弊病是公司雖然資金投入了大批人員物資，但生產工作效能和管理工作質量卻欠佳。落后的傳統會計檔案管理工作方式，顯然無法滿足現在的電子文件管理工作和歸檔需求。

(二)會計檔案管理成本高

一是在紙質會計檔案管理情況下，以國庫會計檔案為例，一個國庫平均每日需耗費打印紙30—50張，一年耗費10 000張以上，加上打印機、硒鼓等耗材，成本不菲，經理多級國庫的機構耗材成本更是成倍增加。二是按照檔案管理辦法和會計制度的要求，對按照會計檔案管理的磁盤應半年檢查并復制一次，光盤、微縮膠片每兩年檢查并復制一次。由于系統升級，有些磁介質已不生產，需要其他介質進行轉換保管，造成復制成本高、復制困難的問題。在人民銀行不斷要求過緊日子的情形下，將會計檔案電子化管理事在必行。

(三)會計檔案利用效率低

一是基層人民銀行會計檔案價值未有效利用，會計檔案除在內外部檢查與審計等工作檢查時需要翻閱原始憑證，其它時間會計檔案基本在庫房中“沉睡”，直到檔案銷毀，檔案利用率低，信息化水平不高。紙質的會計文檔并不具有搜索查詢功能，且調閱費時費力，需要有專人加以檢索利用，使檔案管理人的工作壓力加倍。紙質文檔的大量出現，成為了制約會計服務全部電子化的一條明顯短板。二是由于會計檔案與各業務系統的換代升級沒有實現一體化，導致磁介質檔案的保管與調閱存在很大的難度。在具體管理中，磁介質會計檔案是各個業務系統中生成的備份資料，進行磁介質會計檔案的調閱需要在特定的運行環境下，但是由于各業務系統不斷優化升級更新，一些舊的磁介質會計檔案沒有應用系統可運行，無法進行調閱，也就失去了磁介質會計檔案管理的實際意義。

(四)會計檔案管理工作重視不夠

會計檔案的保管是整個會計行業的有效拓展，但在具體的管理工作流程中，往往偏重于具體的會計工作，而忽視了會計檔案的有效管理，尤其是如何規范檔案保管工作的開展很少，而且也不能發揮檔案保管工作在會計行業中的重要意義。特別是在會計管理體制和制度方面，更多地強調會計業務的水平，而忽視了對會計檔案管理的正確把握，不能明確自己的責任。即使是相關的會計人員也非常缺乏檔案管理技能，沒有對磁盤、磁帶、光盤等保存的會計檔案進行檢查和復制，無法為后期工作提供實質性的幫助。

四、加強基層人民銀行會計檔案管理的相關建議

為了提升基層人民銀行會計檔案管理工作，形成規范、高效、統一的會計檔案管理模式，人民銀行應該強化制度建設，按照信息化水平的要求，修訂《中國人民銀行會計基本制度》，從制度層面規范會計檔案管理。

(一)提高會計檔案管理意識，及時整理檔案資料

基層人民銀行的主要領導和檔案保管人員，應當增強賬務檔案保管意識，全面重視檔案保管工作。一是對原有會計核算文檔進行標準化處理，確保現行會計核算文檔完整性、標準化，使新建會計核算文檔有科學的起點。二是財務工作人員是會計信息檔案整理工作的主要責任者，對財務會計核算文檔標準化整合工作的了解、熟悉程度決定著會計信息所歸文檔卷品質的優劣，所以應對會計信息檔案保管工作人員開展財務會計核算知識和歸檔知識的培訓，提升財務會計核算和存檔人員的思維素質、業務素質、職業道德。三是在會計核算業務完成后，要進行裝訂，以確保會計信息的完整。有關人員應當按照日期和票據編號對會計信息加以梳理、組卷，認真細致地檢驗原來會計憑證是不是全面、完備，裝訂粘貼是不是標準、嚴密，票據封面要件填報是不是正確完整，并保證會計信息真實性，并且會計檔案要有一定的美觀性。四是及時向檔案綜合管理部門移交會計檔案。上級會計檔案管理部門要加強對下級行會計檔案管理的指導，不斷規范會計檔案管理。

(二)提高檔案管理科技含量，實現會計檔案電子化

由于基層人民銀行業務量增長，存檔總量逐年增多，現行的紙張存檔保管顯露出一定不足，應利用現代化的信息，推動會計核算信息檔案電子信息化建設工程，實行會計核算檔案電子產品存放，逐漸盡量減少紙張存檔。目前央行會計核算數據集中管理系統已經初步完成了電子賬務會計核算文檔的全面流程化管理工作，會計核算服務管理系統將通過升級換代，借鑒央行會計核算數據集中管理系統運作管理模式，完成從初始資金的信息收集，到相應賬務記賬憑證的編寫，再到總分賬等賬務報表的制作，做到一個完整的會計核算循環過程中的全部信息電子化操作，進而完成文檔保存和會計核算的無縫銜接。滿足信息使用者在電腦環境下隨時隨地快捷檢索利用會計文檔的需要，減輕會計檔案管理部門的壓力。

(三)改善環境，提供會計檔案規范管理條件

一是加大基層會計核算歸檔管理硬件設備投入，建設會計核算文書歸檔存儲的專門倉儲，盡可能達到內部防盜設備完善，安裝中心空調系統、消防器、溫度計等，嚴防文書毀損、散失及泄密。二是檔案工作信息化管理管理部門應充分地使用現代化建設的信息技術基本設施和手段，尤其是使用會計資料電子化發展建設工作中形成的大數據分析，以形成會計數據歸檔的管理網絡系統信息系統。根據目前全手工管理會計核算存檔的狀況，研發一種會計核算存檔系統，可對入庫的會計核算存檔編寫條形碼信息系統相關內容，條碼信息系統相關內容中含有歸檔項目姓名、歸檔時間、保存期限、銷毀時間等要件，并且對庫房實行分拆編號，對每個分割規定一組物理學位置信息內容，使條形碼和物理位置信息內容形成一一相對聯系。在需要調閱的財務歸檔資源時，由被調閱機關根據現行的規章制度予以審核備案后，由歸檔保管人根據歸檔名稱，在信息系統中檢索歸檔條碼以及相應的物理地址等信息，再根據信息系統抽調存檔，同時在信息系統中修改歸檔的已出庫信息，并完成歸檔出庫錄入。存檔退回時要注銷存檔或出庫消息，以完善存檔的入庫記載。另外，信息系統在每個年度對本年已終止的會計核算文檔作出銷毀建議，檔案保管員工按時做好本年歸檔銷毀工作計劃報表，圓滿完成本年份會計核算文檔的銷毀管理工作。

(四)開發統一的電子檔案管理系統，提高會計檔案管理水平

《中國人民銀行會計檔案管理辦法》對檔案保管年限、檔案歸檔、立卷、調閱、銷毀等各方面提出更高的標準，并根據會計信息化發展的形勢需要提出了電子檔案建設要求。建設人民銀行根據各業務系統的發展要求和會計檔案管理的實際出發，組織開展統一的會計電子檔案管理系統，以會計紙質資料影像采集為驅動，實現紙質檔案的電子化。在紙質檔案電子化的基礎上，實現對會計檔案歸檔、立卷、調閱、銷毀環節的信息化管理，完成會計交易信息與憑證影像的關聯，拓展檔案信息的電子查詢功能，進一步深化會計資料信息的應用。■