歷史檔案數(shù)字化過程中的問題分析及解決對策

文/中國人民銀行鄭州培訓學院 孟雪青

歷史檔案管理數(shù)字化建設正在如火如荼推進中。現(xiàn)代信息技術的廣泛應用，引發(fā)人類社會各個方面的重大變革。歷史檔案是一種寶貴的信息資源，實現(xiàn)數(shù)字化管理將在一定程度上有益于增強檔案材料的安全性和時效性，因此，相關研究已經(jīng)成為檔案研究領域的熱點問題。筆者所在單位為重要金融機構的附屬院校，一貫高度重視歷史檔案管理工作，自然也面臨著歷史檔案資源數(shù)字化建設的艱巨挑戰(zhàn)。

一、歷史檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化轉型的必然性

歷史檔案數(shù)字化轉型，是指各企事業(yè)單位在具體檔案管理實踐中依托現(xiàn)代化信息技術為信息的編碼、解碼與還原工具，以計算機硬盤、光碟等磁性材料為存儲載體，將檔案信息從原有的紙質媒介轉換為以數(shù)字代碼為基本形態(tài)的新型檔案管理模式。數(shù)字化檔案包括數(shù)字化文件、數(shù)字化報表、數(shù)字化圖紙等多種形式。歷史檔案是企事業(yè)單位的寶貴資源，歷史檔案管理是企事業(yè)單位日常管理的關鍵內容。在現(xiàn)代信息技術飛速發(fā)展和廣泛普及的大背景下，在智慧化檔案管理建設的總基調下，實現(xiàn)數(shù)字化轉型已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢。與傳統(tǒng)歷史檔案管理模式相比，數(shù)字化歷史檔案管理的信息承載量更高，同時還兼具更易分享、傳播和更改等優(yōu)勢，檔案管理人員可以利用信息化設備對數(shù)字化檔案資源進行編輯、瀏覽和存儲，還可以借助網(wǎng)絡平臺或單位內部局域網(wǎng)實現(xiàn)信息資源的傳輸、瀏覽和共享，這樣，檔案信息資源的安全性和時效性也將得到進一步保障。但“硬幣是有正反兩面的”，數(shù)字化檔案同樣也要承擔相應的風險，如因檔案信息資源載體所具備的磁性特征，檔案在保管方面需要特別留意，如因網(wǎng)絡防火墻技術的不穩(wěn)定，導致計算機遭病毒入侵，或是檔案庫受到黑客破壞等事件概率也較高。因此，歷史檔案管理數(shù)字化轉型是檔案事業(yè)發(fā)展中的一次重大革新，尤其是處在新舊兩種管理模式交替的磨合階段，檔案職能部門和工作人員必須更加積極投入其中，設計科學化的歷史檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)框架，堅定數(shù)字化建設方向、設計數(shù)字化管理框架、明確數(shù)字化管理規(guī)則、敲定數(shù)字化管理策略，形成一條從實踐到理論再指導實踐的建設思路，以提高歷史檔案管理數(shù)字化建設的科學化程度。

二、歷史檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化轉型中存在的障礙

任何事物都絕不可能一帆風順、毫無阻滯的，歷史檔案管理的數(shù)字化轉型是一種不斷提高、不斷調整、不斷完善的過程。進行數(shù)字化轉型的重大變革時，在推進歷史檔案管理數(shù)字化的進程中，必須要有“逢山開路，遇水架橋”的決心和勇氣，對當前檔案管理的具體實踐進行充分調研，對可能遇到的問題進行匯總、分析并尋求解決，唯有如此才能最終實現(xiàn)歷史檔案管理的數(shù)字化改革落地：

（一）數(shù)字化管理制度不完善。數(shù)字化管理制度不完善，是檔案管理數(shù)字化轉型的首要障礙。相關管理制度和標準體系確實尚未健全和完善，可能導致歷史檔案數(shù)字化管理實踐缺乏必備的依據(jù)和指導，非常容易出現(xiàn)管理職能不明、責任不清的情況，“依法治檔、遵章治檔”也常常淪為空談，以上都在一定程度上限制了檔案管理數(shù)字化轉型進程，對于我國檔案事業(yè)的長期發(fā)展也十分不利。

（二）數(shù)字化管理意識不強。數(shù)字化管理意識不強，是檔案管理數(shù)字化轉型的關鍵問題。檔案信息主要是從企事業(yè)單位中的各個職能部門產(chǎn)生，但從檔案管理的具體現(xiàn)實情況來看，部分職能部門一線工作者的檔案意識相對淡薄，很少能夠將已經(jīng)形成的檔案信息材料及時上傳、歸檔，而是將其存放在職能部門或個人的計算機里，使這些材料處在缺乏檔案安全防護和監(jiān)管的環(huán)境之中，因未存盤被意外刪除而破壞的現(xiàn)象頗為常見。即便是一些已經(jīng)上傳的數(shù)字化檔案資料，也很可能不符合檔案數(shù)字化管理的規(guī)范，給專職檔案管理人員帶來不必要的負擔。

（三）數(shù)字化管理設施不完善。數(shù)字化管理設施不完善，是檔案管理數(shù)字化轉型的重大阻礙。歷史檔案是企事業(yè)單位在管理實踐中所直接形成的、多種類型的原始資料和記錄，具有一定的信息價值。數(shù)字化管理設施是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的必要硬件，對于數(shù)字化檔案管理建設起到關鍵作用。但從數(shù)字化檔案管理建設的具體實際來看，企事業(yè)單位對于這方面的投資還缺乏足夠重視，與數(shù)字化歷史檔案管理相配套的一些硬件設備仍不夠完善，相關軟件升級工作也確未能到位，以上這些也都給企事業(yè)單位數(shù)字化歷史檔案管理造成了很大的障礙。

三、具體策略

歷史檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化轉型，是現(xiàn)代信息化進程的必然結果，更是智慧檔案管理建設的題中應有之義。筆者通過對歷史檔案的數(shù)字化特質進行剖析，高度提煉和全面概括歷史檔案數(shù)字化管理的實踐經(jīng)驗，分析和探究轉型中所遇到的種種問題與不足，科學設計歷史檔案數(shù)字化系統(tǒng)的初步架構，嘗試通過完善歷史檔案管理制度體系、優(yōu)化歷史檔案管理環(huán)境、提高檔案管理人員素質等有效舉措，豐富并完善檔案管理數(shù)字化的理論體系，以加速歷史檔案管理數(shù)字化轉型進程：

（一）加強管理機制建設。健全管理機制是加速歷史檔案數(shù)字化轉型的關鍵步驟。數(shù)字化檔案的出現(xiàn)是檔案管理現(xiàn)代化的必然結果，隨著企事業(yè)單位信息化管理程度的持續(xù)提高，數(shù)字化歷史檔案已經(jīng)逐步取代紙質檔案而成為檔案領域的“主角”，檔案制度也要隨之進行調整和完善。歷史檔案管理工作必須要做到與時俱進，立足于企事業(yè)單位的實際情況，架構相對規(guī)范和完善的歷史檔案數(shù)字化管理機制：一是做好頂層設計。歷史檔案數(shù)字化管理的意義重大，應在全力推動這項工作之前，到平行單位做好充分的實地調研，對數(shù)字化轉型中可能出現(xiàn)的問題做出預測，從意義、職能、要點及路徑等方面展開探索，為具體落實歷史檔案管理數(shù)字化轉型提供方向性的指引。二是設計好制度框架。做好歷史檔案管理數(shù)字化制度體系的頂層設計，將數(shù)字化歷史檔案資源的匯總、整理、歸檔及保管等各項事務都納入檔案管理程序之中，確保相關職能部門和工作人員明確數(shù)字化歷史檔案的類型以及歸檔標準、范圍，以便更好地承擔自身職責，保證數(shù)字化歷史檔案的完整性和安全性。三是規(guī)范制度細則。就歷史檔案數(shù)字化建設的權責、時間、流程和評估等事項做出細致規(guī)定，以便為及時整理、歸檔、備份等具體操作提供重要依據(jù)和指導。

（二）重視管理環(huán)境建設。環(huán)境，是歷史檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化轉型的硬件支撐。數(shù)字化歷史檔案是乘現(xiàn)代信息技術發(fā)展東風而出現(xiàn)的新事物，重視數(shù)字化歷史檔案環(huán)境的優(yōu)化與維護，與以往的檔案管理相比必然存在差異。數(shù)字化歷史檔案多以光盤、磁盤以及硬盤這類磁性介質為載體，雖然比紙介要更安全一些，但因其所具有的相對復雜的物理、化學性質，同樣也有需要注意的防護要點：一是物理環(huán)境。數(shù)字化歷史檔案管理對存儲環(huán)境有較為嚴格的要求，要嚴格控制好檔案室室內的溫度和濕度，尤其要做好防強磁強干擾，確保庫房的適宜環(huán)境溫度適宜。二是載體環(huán)境。可以通過公開招標采購數(shù)字化檔案管理設備，依據(jù)檔案庫格局安置好防磁柜、目錄架、計算機、打印機、復印機和放映機等數(shù)字化檔案建設和管理所需要的器材和設施。三是軟件環(huán)境。公開招標采購、使用并及時更新檔案管理軟件，打造數(shù)字化檔案信息資源庫，同時還要提高安全防范意識，重視對檔案管理者身份認證和密鑰的管理，安裝正版殺毒軟件和防火墻，避免數(shù)字化歷史檔案資源因感染病毒或受到黑客攻擊而有所損害，全力保障數(shù)字化歷史檔案信息在傳輸和使用過程中的安全。

（三）提高檔案管理人員信息素質。管理人員，是歷史檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化轉型的人力保障。從技術層面來衡量，歷史檔案數(shù)字化轉型所面臨的任務更加復雜和繁重。為了更好地推動數(shù)字化進程，必須進一步加強對檔案管理人員素質的培養(yǎng)：首先要增強檔案工作人員的職業(yè)素質。以我單位為例，作為金融單位附屬培訓院校，我單位人員所接觸到的歷史檔案，其中有一部分涉及金融領域，檔案管理人員應持續(xù)補充和豐實自身的金融知識和技能，為更好地完成檔案數(shù)字化管理任務提供助力。企事業(yè)單位管理者要全力打造一支優(yōu)質的檔案管理隊伍，為檔案管理人員提供更多學習和提高的機會，必要時還應采用一些激勵手段，激發(fā)和喚醒檔案管理者對本職工作的內在熱情，鼓勵他們投身到數(shù)字化檔案建設的洪流之中。

歷史檔案是人類社會的集體“記憶”，歷史檔案管理工作屬于單位各項事務的關鍵內容之一。隨著信息技術的飛速發(fā)展和社會信息化程度的持續(xù)提高，數(shù)字化管理手段已經(jīng)廣泛應用于檔案管理領域，檔案管理部門和相關人員必須要勵精圖治、革舊迎新，正面迎接新的挑戰(zhàn)。