基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型

文/遼寧省鐵嶺市銀州區(qū)疾病預(yù)防控制中心 云麗娟

我國曾經(jīng)多次出現(xiàn)嚴(yán)重的流行性疾病，給人們的生命安全帶來了極大危害，給社會發(fā)展造成了嚴(yán)重影響，也對國家安全建設(shè)提出了新的要求。作為國家安全建設(shè)的重要參與機(jī)構(gòu)，疾病預(yù)防控制中心的檔案記載了過去各種疾病的流行病學(xué)調(diào)查、分析過程、診療解決方案等，有助于人們在今后工作中的借鑒和參考，也有利于人們在發(fā)現(xiàn)疫情時及時采取防控措施，做到早發(fā)現(xiàn)，早診斷，早治療，確保社會公眾的人身及財產(chǎn)安全。目前，基層疾病預(yù)防控制中心的檔案管理工作仍普遍存在一些共性問題，如領(lǐng)導(dǎo)人員不重視、信息技術(shù)利用程度不高等，只有切實(shí)解決這些問題，才能實(shí)現(xiàn)基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理的健康發(fā)展。

一、基層疾病預(yù)防控制中心信息化檔案管理的優(yōu)勢

首先，有助于提升檔案管理效率。在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，檔案管理工作強(qiáng)度大幅度降低，檔案管理人員可以借助信息化載體安全有效地在硬盤、光盤中保存檔案數(shù)據(jù)。

其次，有利于對原始數(shù)據(jù)的保存和維護(hù)。基層疾病預(yù)防控制中心的檔案產(chǎn)生于特定的環(huán)境、條件和時間，是長期積累并整理后形成的，保存溫度、濕度的變化會影響傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的質(zhì)地，反復(fù)調(diào)用檔案會造成檔案載體的損耗，進(jìn)而影響檔案質(zhì)量。電子檔案備份還原方便，損壞概率低，即使原始數(shù)據(jù)遭到了破壞，也可以利用相關(guān)技術(shù)進(jìn)行還原，在維護(hù)方面有顯著優(yōu)勢。

再次，有利于檔案保密。基層疾病預(yù)防控制中心的檔案記載了地方、全國范圍內(nèi)流行疾病的發(fā)病特征、危害程度、應(yīng)對策略等，屬于密級較高的檔案，倘若檔案信息泄露，有可能被不法分子乃至別國所利用，而信息化檔案可以通過權(quán)限限制、密鑰限制等確保檔案的私密性，也可以借助物理隔絕的方法杜絕信息泄密的可能。

二、基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理的現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠。在開展檔案管理工作的過程中，部分領(lǐng)導(dǎo)把非醫(yī)療、檔案專業(yè)的人員，或不具備醫(yī)療工作素質(zhì)的人員分配到檔案管理崗位上，專業(yè)人員的缺失導(dǎo)致檔案信息化管理進(jìn)展緩慢。另外，檔案管理是一項(xiàng)長期性、復(fù)雜性的工作，無法在短期內(nèi)取得收益，因此，部分疾控中心沒有給予檔案管理足夠的重視，在資金等方面的投入較少，導(dǎo)致工作人員缺乏工作熱情，加大了檔案管理信息化的難度。

（二）管理體系不健全。當(dāng)前，基層疾控中心普遍對疾病防控業(yè)務(wù)、實(shí)驗(yàn)室能力建設(shè)、儀器設(shè)備引進(jìn)等給予了充足的重視和支持，但還沒有形成健全的檔案管理體系，如隨意委派人員實(shí)施檔案管理，沒有建立專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍，文書檔案立卷、歸檔、保管不及時等。

另外，公共衛(wèi)生事件的發(fā)生對疾控中心檔案管理提出了新的要求，記錄本地疫情的發(fā)生、擴(kuò)散、診治等情況是疾控中心檔案管理的重要任務(wù)，但部分疾控中心的檔案管理過于保守，檔案管理分散，未能集中歸檔管理，而有的疾控中心缺乏對檔案的集中把控能力，檔案利用效率低，服務(wù)疾病預(yù)防控制的作用不強(qiáng)。

（三）信息化基礎(chǔ)較差。文書檔案管理具有一定的特殊性，要想切實(shí)提升檔案管理信息化水平，就必須加大投入，確保軟件、硬件符合實(shí)際需求，如使用大容量服務(wù)系統(tǒng)、檔案信息庫、檔案管理軟件、高性能計算機(jī)、局域網(wǎng)等，但基層疾控中心的經(jīng)費(fèi)主要依賴財政補(bǔ)貼，難以滿足信息化管理的資金投入需求。

（四）缺乏信息化人才。首先，管理人員的專業(yè)性不強(qiáng)。檔案信息化對檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有較高要求，但從實(shí)際情況來看，疾控中心的多數(shù)檔案管理人員并不能達(dá)到這一要求。原因在于疾控中心為了節(jié)省開支通常只聘請一個或幾個有專業(yè)技能的人，多數(shù)檔案管理人員的專業(yè)技能不過硬，甚至存在掛崗空缺的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息化遭遇到重重困難。其次，檔案管理工作非常煩瑣且枯燥，檔案管理人員每天都在循環(huán)重復(fù)同樣的工作，逐漸喪失了工作熱情，甚至對自己的工作產(chǎn)生了職業(yè)倦怠、厭惡心理，進(jìn)而降低了檔案管理的效率。

三、基層疾病預(yù)防控制中心檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型策略

（一）全面提高重視程度。疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)認(rèn)識到檔案管理的重要意義，成立專門的檔案管理部門，聘請專業(yè)的檔案管理人員。同時，應(yīng)在全單位范圍內(nèi)營造重視檔案建設(shè)的風(fēng)氣，運(yùn)用會議、講座、培訓(xùn)等途徑加強(qiáng)對檔案工作的宣傳，促進(jìn)各崗位人員對檔案信息化建設(shè)的配合與支持。

（二）構(gòu)建信息化管理體系。首先，要明確對檔案資料進(jìn)行集中管理，確保檔案資料的完整性，確保各項(xiàng)規(guī)范與制度得以順利實(shí)施。其次，要明確檔案管理及讀寫權(quán)限，落實(shí)對重要信息的安全性、保密性要求，并委派專人審查檔案信息，對于不全面、不準(zhǔn)確、不符合要求的信息記錄應(yīng)予以駁回。再次，檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型并非檔案部門一個部門的工作，而是需要單位內(nèi)部多個部門的共同配合，單位內(nèi)部各部門應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化合作，達(dá)成共識，由各部門、各環(huán)節(jié)的工作人員共同協(xié)作完成對數(shù)據(jù)庫的建設(shè)任務(wù)，而且對于數(shù)據(jù)庫的操作要加以嚴(yán)格限制，只允許具備一定權(quán)限的檔案管理人員進(jìn)行操作，杜絕檔案信息泄露問題，實(shí)現(xiàn)對信息化檔案資源的規(guī)范管理。

（三）加大信息化投入力度。當(dāng)前，我國相關(guān)部門已針對檔案管理制訂了多項(xiàng)法律法規(guī)，如《衛(wèi)生檔案暫行規(guī)定》明確指出了信息化轉(zhuǎn)型在檔案管理中的重要性，并要求相關(guān)單位把信息化技術(shù)融入檔案建設(shè)中。對此，地方政府要增強(qiáng)檔案數(shù)字化管理意識，撥付專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支持檔案數(shù)字化管理，基層疾病防控中心也要向檔案部門專門下?lián)苜Y金，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程。

另外，基層疾病防控中心應(yīng)對信息化檔案管理相關(guān)的軟硬件配置進(jìn)行完善，如建立檔案資料儲存?zhèn)}庫、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，提供良好的硬件配置和閱讀環(huán)境等。還應(yīng)加強(qiáng)對防火墻、加密檔案軟件、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺等的運(yùn)用，在促進(jìn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)上提高檔案管理效率。

此外，檔案管理人員應(yīng)不斷提升信息化資源管理能力，例如針對單位人事檔案的管理，應(yīng)當(dāng)結(jié)合人事檔案的特點(diǎn)，利用現(xiàn)代化管理方法從一人一個技術(shù)檔案袋的管理模式向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)查詢統(tǒng)計、檔案調(diào)整、報表處置、系統(tǒng)維護(hù)等多項(xiàng)功能。

除了上述措施外，基層疾病防控部門還應(yīng)加強(qiáng)對檔案資源的深度挖掘。基層疾病防控中心的檔案資源除了基礎(chǔ)性信息外，還有一部分屬于行業(yè)重要信息，如項(xiàng)目內(nèi)容、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等，這些數(shù)據(jù)是不斷變化和更新的，檔案管理人員應(yīng)及時跟進(jìn)相關(guān)研究進(jìn)展，及時更新數(shù)據(jù)，為單位確定未來的發(fā)展和投資方向提供可靠的數(shù)據(jù)支持，服務(wù)單位發(fā)展。

（四）提升管理隊(duì)伍素養(yǎng)。首先，基層疾病防控中心應(yīng)注重培養(yǎng)復(fù)合型管理人才，采取集中培訓(xùn)的方式對單位檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，使受訓(xùn)者成為具備信息化管理能力和計算機(jī)操作能力的復(fù)合型人才，使其在檔案管理中靈活運(yùn)用檔案知識和信息化操作技術(shù)，促進(jìn)檔案信息化管理得到順利實(shí)施。其次，建設(shè)檔案管理隊(duì)伍應(yīng)當(dāng)本著外引內(nèi)培的原則，一方面從外部引進(jìn)專業(yè)對口、能力過硬的檔案管理人才，一方面要對現(xiàn)有人員進(jìn)行再教育，促進(jìn)其知識結(jié)構(gòu)得到不斷更新與優(yōu)化。最后，除了針對檔案管理人員進(jìn)行能力素養(yǎng)培訓(xùn)外，還應(yīng)組織其學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法律知識，增強(qiáng)其法律意識，自覺維護(hù)檔案資源的安全。

四、結(jié)語

總而言之，疾病預(yù)防和控制與社會公眾的生命健康息息相關(guān)，而基層疾病預(yù)防控制中心的檔案管理又對疾病防控的效果有重要影響。對此，疾控中心相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)及時發(fā)現(xiàn)單位檔案管理的不足，加大資金投入，加快人才培養(yǎng)，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理制度，依托信息化技術(shù)不斷提升檔案管理的可靠性、安全性和實(shí)效性，切實(shí)做好疾控中心檔案管理工作，為社會公眾的生命健康保駕護(hù)航。