淺談檔案數字化加工外包質量管理

文/蒼南縣電子文件和數字檔案登記備份中心 林金眉

數字檔案館（室）是大數據時代檔案館（室）的發展方向，檔案工作是否現代化的標志就是看是否建成數字檔案館（室）。而對傳統載體檔案進行數字化，是數字檔案館（室）建設最基礎的工作。檔案數字化是實現檔案工作精細化、自動化管理的基礎，它能全面提升檔案工作水平和服務能力，為社會提供便利迅捷的檔案利用。隨著數字檔案室創建工作的開展，我縣已創建85家數字檔案室，在紙質檔案數字化加工工作方面，我縣各級檔案館（室）大都選擇以社會服務外包方式開展，但隨著大量的檔案數字化成果涌現，檔案數字化成果的質量問題日益突出，如何保證檔案數字化成果的質量是檔案數字化加工工作的一個根本問題。

一、檔案數字化加工外包質量問題及分析

（一）外包前單位沒有科學規劃檔案數字化加工項目質量管理。首先，我縣數字檔案室創建工作進行在2011年開始逐步開展，很多單位考慮到單靠自身力量無法完成檔案數字化加工工作，于是紛紛啟動檔案數字化加工外包項目。有的單位輕率地認為只要把檔案數字化加工項目外包給檔案服務公司任務就完成了，項目啟動前沒有著手制定詳細的質量管理計劃和質量標準，也沒有對項目實施過程中可能出現的各種質量問題進行預測，忽視了對單位檔案數字化加工外包項目進行質量控制。其次，檔案服務公司和委托單位之間缺乏溝通。雖然檔案服務公司數字化加工都是按照紙質檔案數字化規范來做的，但是各公司在實施過程中標準并不統一，再則每個委托單位的檔案從利用角度對檔案數據條目著錄的要求也不一致，很多委托單位并沒有就質量標準和質量要求與公司溝通，在檔案數字化成果數據利用不便捷時才反饋給檔案服務公司，提出整改要求，對項目的整體進度和成果質量造成巨大影響。最后，參與檔案數字化加工項目的委托單位工作人員質量控制職責不清晰。在確定單位檔案數字化加工項目外包并通過領導審批后，委托單位應建立檔案數字化加工工作領導小組，但有些委托單位雖然成立了工作領導小組，卻沒有制定相關規范，沒有明確小組成員的分工和職責，領導小組工作浮于表面，形同虛設。有的委托單位直接就交代檔案員負責檔案交接事宜，其余如檔案數字化成果質量問題等都沒有涉及，導致外包的檔案數字化加工項目實施過程中出現的問題無法解決和追責。

（二）檔案數字化加工質量管理不到位。單位檔案部門對外包的檔案數字化加工項目質量管理不是很到位，雖然單位檔案部門對外包的檔案數字化加工過程進行了監管，但基本上是流于形式的，實際效果并不是很好。

首先，由于檔案服務公司只是合作伙伴并不歸委托單位管理，委托單位很難對數字化成果的質量和項目進度進行準確的把握。而且數字化加工工作也是勞動密集型工作，從業人員多是年輕人，流動性很大，如果檔案服務公司在項目實施過程中頻繁更換加工人員，將大大影響項目的進度和檔案數字化加工成果的質量。

其次，檔案服務公司為追求利潤，更注重項目的進度而輕忽檔案數字化加工成果質量。雖然有些委托單位安排了檔案人員對外包過程進行監管，但是相對于檔案數字化加工數量大、環節多的問題，卻是委托單位的檔案人員人手不足，而且有些委托單位的檔案人員還是文書兼任的，本身日常工作繁忙，不可能也無力對檔案數字化加工各環節進行監管。

最后，檔案服務公司數字化加工人員的薪酬是以工作量為基準計算的，為了獲得相對高額的薪水，就會加快工作速度，從而降低了檔案數字化加工成果的質量，導致在檔案數字化加工成果中出現諸如掃描圖像不清晰完整、錯漏頁、傾斜、條目著錄不規范、錯漏字、目錄與圖像不對應等各種質量問題。

（三）委托單位不重視檔案數字化加工成果驗收。檔案數字化加工成果驗收是項目質量控制的最后一個環節，委托單位若忽視這一環節，最終的成果質量也就無法獲得保證。

很多委托單位對數字化加工成果的質量控制就是最后驗收，驗收也僅限于核對數字化的案卷數、條目數、數據備份等，而很少對檔案數據成果進行有效的質檢。甚至，有的委托單位就沒有驗收質檢，對于他們來說驗收就是一個接收實體檔案和數字化成果數據的過程。這也導致委托單位不能通過驗收環節，準確地了解檔案數字化成果的質量。往往是在項目結束后，委托單位檔案員在利用檔案數據時發現錯誤再叫檔案服務公司修改。

二、檔案數字化加工外包質量管理對策

項目的實施過程也是質量的形成過程，從單位決定將檔案數字化加工工作外包出去時就要開始著手質量管理工作。外包前的準備工作，外包后檔案數字化加工全過程的監管以及成果驗收，質量管理貫穿始終。

（一）制定質量管理計劃，建立質量管理責任制。為確保數字化工作質量，委托單位要制定科學的質量管理計劃，要根據單位檔案情況，確定檔案服務公司的選擇依據，從而有針對性地選擇合作公司。要成立檔案數字化工作領導小組，實實在在負責檔案數字化加工外包工作，小組成員由熟悉檔案業務和信息技術的人員組成，檔案數字化工作領導小組組長全權負責項目的質量，不能只體現在文件上，必須親自抓數據質量。小組成員之間要明確各自的職權和職責，責任落實到位，確保每項工作有且只有一個人負責，從而避免職責不清，同時成員之間能有效地進行協同合作，提高工作效率和質量。

（二）制定檔案數字化實施方案及規范。制定科學、合理、操作性強的數字化實施方案是檔案數字化有序進行的制度保障。方案內容包括數字化加工范圍、工作目標、資金安排、進度要求、數字化技術方法和規范、驗收標準、安全管理措施等。委托單位數字化工作領導小組要和檔案服務公司加強溝通，由雙方共同明確數字化加工各個環節的質量標準和質量要求，避免在數字化加工過程中，出現不同人員處理相同問題時標準不一，結果多樣。質量管理強調過程控制，通過質檢判斷數字化成果是否符合質量標準，也是確定消除影響質量問題的方法和途徑。因此委托單位要制定檔案數字化加工質檢方案，主要內容：一是要求檔案服務公司優化質檢流程，嚴謹質檢制度，每一環節質檢合格后才能進入下一環節。二是由聘請的質檢人員對外包公司移交的數據成果進行100%質檢，質量不達標立即退回整改。三是小組成員里負責質檢的人員對質檢員提交的數據按比例抽檢20%。質檢除了檢驗質量是否達標外，也是為了從中挖掘出加工過程中存在的問題及確定解決措施。數字化成果質檢要分批次提交，前期可先小批量加工，監控各工序流程，及時發現問題解決問題。

（三）檔案數字化加工過程中的全程控制。紙質檔案數字化的基本環節主要包括：檔案前處理、目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等。檔案數字化工作六大環節緊密相連。任何一個環節出問題都會影響數字化的質量。這就要求我們在數字化加工各個環節中都要把好質量關，因此，在檔案加工過程中，檔案數字化工作領導小組就要將負責監督審核每個環節工作質量的人員落實到位，小組成員定期對數字化加工過程進行合規性審查，檢查分析項目實施過程中是否存在違規問題，要不定時對加工人員的工作進行細致的評審，及時發現問題、協調和解決問題。

1.檔案前處理。檔案前處理作為數字化加工的第一環節，其質量直接影響后序工作的質量和效率。小組成員在現場要檢查整理人員工作是否規范，對存在破損、缺頁、倒頁、字跡模糊等現象的檔案以及修正情況是否加以記錄，對卷內文件進行拆卷、分件和排序后登記應掃件數和頁數。檔案拆訂過程中應小心細致，避免損害檔案。完成掃描并質檢通過后及時將檔案還原，查看案卷備考表上案卷變化情況與實際是否相符，漏頁、倒頁、重頁、空白頁等增刪改情況記錄是否詳細等。巡查中如發現問題及時責令整改，絕不能讓問題帶入下一個環節。

2.目錄數據庫建立。檔案目錄數據庫是數字檔案資源管理的基礎，檔案利用和檢索的高效性和準確性取決于檔案著錄的質量。如果檔案目錄數據質量不達標，將直接影響檔案工作服務的水平。因此，在著錄環節中，要按照檔案著錄規范要求嚴格把關。著錄時要求雙機著錄，人機雙校，并檢查著錄人員所著目錄是否完整、規范、準確，是否按基本要求將任職文件、獎懲文件、職稱評定等文件中涉及本單位職工的姓名錄入備注項中，如果案卷中的目錄標題不準確或錯漏，應根據文件內容進行修改和完善，需補擬標題的文件如通知、會議紀要等應進行補擬。巡查過程中如發現問題應及時溝通反饋，并采取相應措施解決問題。

3.檔案掃描。檔案掃描是生成數據的重要環節，小組人員巡查現場時，一是關注施工人員掃描過程中有沒有按照檔案原件實際情況來選擇相應的掃描設備，并設置和調整相關參數。參數設置和調整后掃描的數字圖像清晰、完整及不失真，能確保原始掃描圖像的效果與檔案原貌最接近。二是查看檔案掃描是否按照要求采用分辨率300dpi、彩色模式、TIFF標準格式，掃描完成的圖像以多頁TIFF文件格式存儲，圖像經過OCR識別后，還要轉成一套雙層PDF格式作為利用文件。三是查看施工人員的工作記錄，工作流程表中是否詳細地將掃描的頁碼和頁數進行登記，并核對掃描件的頁碼、頁數與原件頁碼、頁數是否一致，不一致時的原因及處理情況說明。

4.圖像處理。一是查看圖像進行旋轉、糾偏、拼接、裁邊、去污等處理后的效果是否符合標準。二是檢查圖像質量，一旦發現數字圖像不完整、不清晰、失真，立即返回重新掃描并記錄。發現漏掃、重掃、多掃等情況及時加以改正。檢查圖像排序是否正確，排序錯亂時應及時進行調整。

5.數據掛接。將通過質檢確認合格的目錄數據庫和圖像數據庫，按照單位檔案管理系統的技術要求，通過掛接軟件實現圖像文件與案卷級、文件級目錄數據庫批量掛接，目錄數據與數字圖像一對一相關聯。要求目錄數據和掃描圖像掛接準確率和圖像完整性達到100%。

6.數字化成果驗收與移交。計劃再全面，過程執行再好，也不能忽視結果的質量把控。為了使檔案數據質量得到有效控制，檔案數字化每一環節的成果都應分批次提交進行質檢。將提交驗收的檔案前處理成果、目錄數據庫、掃描圖像抽檢合格率達到95%以上的（含95%）予以驗收，掛接質檢中目錄數據和數字圖像掛接準確率和圖像完整性達到100%，其他數據項抽檢合格率達到95%以上的（含95%）予以驗收。每當完成一個批次的數據驗收后，檔案服務公司要將多頁TIFF格式與雙層PDF格式數字化加工成果各一份硬盤移交，一份光盤移交。每個環節的成果檢驗都要做好記錄。

檔案數字化是為了使檔案得到更廣泛的利用，滿足新時期人們對檔案利用的需求，而數字化成果的質量直接影響檔案的開發、利用和服務質量，只有系統的質量管理，才能確保檔案數字化的質量，從而為數字檔案館（室）建設提供可靠的數字資源，為檔案事業現代化發展奠定良好的基礎。