物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應(yīng)用研究

文/國(guó)網(wǎng)山東省電力公司 王岳 張叢昱 王明杰

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是將互聯(lián)網(wǎng)通過(guò)相關(guān)的信息傳輸設(shè)備與一些物品相連接，從而實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)傳輸，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)通過(guò)智能化的識(shí)別定位以及及時(shí)的追蹤實(shí)現(xiàn)管理的智能化。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)智能化和及時(shí)化等眾多特點(diǎn)，使得物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用。在檔案管理中運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)提升檔案管理水平有著十分重要的意義。

一、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的特點(diǎn)

（一）物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)具有時(shí)效性和廣泛性。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的時(shí)效性，其實(shí)是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)本身就具備信息的快速通信和交換的作用，并會(huì)結(jié)合時(shí)間獲得有效的提升。而物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛性則指的是技術(shù)的應(yīng)用具有廣泛性的特點(diǎn)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)行并不受過(guò)多的限制，因此被各個(gè)行業(yè)所廣泛運(yùn)用，尤其是在交通、醫(yī)療和教育行業(yè)的應(yīng)用中有著很好的效果，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的時(shí)效性和廣泛性使得物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到廣泛應(yīng)用發(fā)展。

（二）物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)具有自動(dòng)性和智能性。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)未來(lái)的發(fā)展必然朝著自動(dòng)化的方向發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的智能化是物聯(lián)網(wǎng)最終發(fā)展形勢(shì)。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的自動(dòng)性和智能性可以實(shí)現(xiàn)各個(gè)設(shè)備之間的有效控制和信息的傳遞，這種信息智能化的高效處理方式，大大地提升了信息處理的效率。在檔案管理中應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中充分發(fā)揮其自動(dòng)性和智能性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，提升檔案管理的水平。

（三）物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)具有創(chuàng)新性和包容性。所謂的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)就是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展基礎(chǔ)上，通過(guò)多種技術(shù)的有效融合而形成的一種新的技術(shù)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)就是結(jié)合不同核心技術(shù)的關(guān)鍵進(jìn)行有效融合，從而實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)對(duì)不同信息的有效處理。例如：信號(hào)處理和射頻識(shí)別技術(shù)都是通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)的綜合信息處理，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有著多樣化的應(yīng)用，因此物聯(lián)網(wǎng)本身具備多領(lǐng)域的應(yīng)用性，在不同領(lǐng)域應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時(shí)，要注重物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的創(chuàng)新融合，才能使其發(fā)揮最大的作用。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用十分廣泛，其良好的包容性將我們的現(xiàn)實(shí)生活和虛擬的世界連接起來(lái)，推動(dòng)了信息的創(chuàng)新性發(fā)展。

二、物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的重要性

（一）提升檔案的查詢和利用效率。在查詢或者調(diào)取檔案時(shí)，檔案室就會(huì)執(zhí)行相應(yīng)的檔案調(diào)取查閱的規(guī)章制度，確保檔案查詢和調(diào)取工作的規(guī)范性，為檔案的安全提供保障，由于具體的操作方式要嚴(yán)格按照規(guī)章制度來(lái)實(shí)施，煩瑣的操作方式就會(huì)增加檔案管理工作的難度，難以提升檔案管理工作的效率。例如：在查詢和調(diào)取檔案時(shí)，需要準(zhǔn)備規(guī)定的證件才能夠查看一些開(kāi)放性的檔案資料，要想查看不對(duì)外開(kāi)放的檔案時(shí)，就必須要持有相關(guān)的工作證明、介紹信或是一些證明身份的證件才可以查看。在查檔或是調(diào)檔前，必須要詳細(xì)填寫檔案登記表，并且只能在規(guī)定的閱覽室查閱檔案。這些檔案查閱規(guī)定是為了明確檔案查詢調(diào)取者的信息，從而確保檔案查閱調(diào)取的安全性，但是這種檔案管理方式降低了工作效率，因此要在檔案管理工作中應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，來(lái)提升檔案管理工作的效率。

（二）提升檔案管理的安全性。傳統(tǒng)的檔案防盜管理通常有三種形式，分別是視頻監(jiān)控防盜、自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和電子門禁者幾種檔案防盜管理。視頻監(jiān)控防盜就是在檔案庫(kù)房安裝紅外線攝像頭，對(duì)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的情況進(jìn)行二十四小時(shí)監(jiān)控；自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)就是在檔案庫(kù)房中結(jié)合庫(kù)房的面積安裝一定數(shù)量的溫度和煙感探測(cè)器，并在檔案庫(kù)房的走廊或是出口安裝聲光報(bào)警器，當(dāng)庫(kù)房中出現(xiàn)異常情況就會(huì)觸發(fā)聲光報(bào)警器，這時(shí)聲光報(bào)警器就會(huì)通過(guò)語(yǔ)音播報(bào)的形式將庫(kù)房?jī)?nèi)發(fā)生的情況通知有關(guān)人員；電子門禁，就是在檔案庫(kù)房中的出入口設(shè)置的門禁系統(tǒng)，如果沒(méi)有密碼驗(yàn)證無(wú)法進(jìn)入檔案庫(kù)房當(dāng)中。檔案在未經(jīng)許可的情況下被帶出庫(kù)房時(shí)就會(huì)觸發(fā)安全警報(bào)，安全防盜技術(shù)對(duì)檔案起到十分重要的保護(hù)作用，但是這些防盜系統(tǒng)還是具有一定的局限性，如：視頻監(jiān)控容易出現(xiàn)死角，虛幻報(bào)警，電子門禁容易受到磁場(chǎng)的干擾。而在檔案安全防盜管理中應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以有效提升檔案管理的安全性。

三、物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應(yīng)用前景

（一）檔案入庫(kù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。現(xiàn)階段，檔案入庫(kù)的操作方式還是過(guò)于依賴人工操作，通過(guò)人工對(duì)檔案的條碼進(jìn)行掃描識(shí)別，這種檔案入庫(kù)的操作方式存在一定的缺陷，并且沒(méi)實(shí)現(xiàn)檔案入庫(kù)的自動(dòng)化，在入庫(kù)操作過(guò)程中很容易出現(xiàn)失誤，物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應(yīng)用可以極大改善檔案入庫(kù)的操作。以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，對(duì)每一個(gè)檔案建立單獨(dú)的電子標(biāo)簽，在檔案入庫(kù)時(shí)可以及時(shí)獲得檔案相關(guān)的信息并生成入庫(kù)清單。物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的使用可以通過(guò)射頻技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行自動(dòng)化識(shí)別，促進(jìn)檔案入庫(kù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，提升檔案入庫(kù)管理的高效性。

（二）實(shí)現(xiàn)庫(kù)房環(huán)境的智能化調(diào)節(jié)。應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)還可以實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房環(huán)境的智能化調(diào)節(jié)，通過(guò)運(yùn)用物聯(lián)技術(shù)將設(shè)定的信息安裝在檔案庫(kù)房環(huán)境感知的芯片中，提升檔案庫(kù)房環(huán)境監(jiān)測(cè)的高效性，并實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房環(huán)境的自我調(diào)控，當(dāng)庫(kù)房?jī)?nèi)的濕度和溫度發(fā)生變化時(shí)，及時(shí)作出調(diào)整或發(fā)出預(yù)警。檔案庫(kù)房智能化調(diào)節(jié)包含對(duì)庫(kù)房溫度和濕度的調(diào)節(jié)檢測(cè)以及庫(kù)房安全防盜系統(tǒng)等，通過(guò)運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提升各個(gè)系統(tǒng)有效感知能力，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房的智能化管理。通常來(lái)說(shuō)，庫(kù)房的檢測(cè)感知系統(tǒng)需要確保正常的供電才能保障其運(yùn)行，對(duì)檔案庫(kù)房的真實(shí)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。當(dāng)庫(kù)房實(shí)際情況和與設(shè)定的環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)呈現(xiàn)出較大的差異時(shí)，系統(tǒng)就會(huì)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)，使庫(kù)房的環(huán)境調(diào)整到正常的狀態(tài)。

（三）簡(jiǎn)化檔案查閱和調(diào)取操作流程。通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用可以簡(jiǎn)化檔案查閱和調(diào)取的操作流程。在檔案查閱或調(diào)取時(shí)，只需要將檔案借閱卡放在檔案借閱設(shè)備的識(shí)別處，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)對(duì)查閱或調(diào)取的檔案進(jìn)行識(shí)別并對(duì)其個(gè)人信息識(shí)別記錄，識(shí)別通過(guò)后會(huì)自動(dòng)打印出借閱清單，在歸還檔案時(shí)將檔案放在檔案借閱設(shè)備進(jìn)行掃描識(shí)別，就可完成檔案歸還操作。如此一來(lái)就可以實(shí)現(xiàn)檔案查閱和調(diào)取操作流程的簡(jiǎn)化，實(shí)現(xiàn)信息核對(duì)的精準(zhǔn)化，減少人工操作的誤差。在檔案查閱和調(diào)取操作流程中運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以減少人為查找和歸還的操作。通過(guò)不同檔案獨(dú)立的電子標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案位置的精準(zhǔn)定位，縮短檔案查找和歸還的時(shí)間，減輕檔案管理人員的工作量，既節(jié)省借閱者的時(shí)間，又提高檔案管理水平。

四、物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理運(yùn)用時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題

（一）統(tǒng)一物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理應(yīng)用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)階段，每個(gè)國(guó)家對(duì)于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)都不同，這就導(dǎo)致不同應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)互通，無(wú)法實(shí)現(xiàn)規(guī)模型、具有整合性的商業(yè)經(jīng)濟(jì)，研發(fā)成本也相對(duì)較高。因此，物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中運(yùn)用時(shí)，要解決物聯(lián)網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性，我國(guó)要積極和其他國(guó)家溝通協(xié)商物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，降低物聯(lián)網(wǎng)研發(fā)的成本，實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的互通性。

（二）降低物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用成本。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展尚不成熟，對(duì)于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用成本相對(duì)較高，在檔案管理中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)主要應(yīng)用到電子標(biāo)簽以及電子標(biāo)簽閱讀器等設(shè)備，還有信號(hào)接收設(shè)備以及綜合系統(tǒng)的建設(shè)，這些設(shè)備的使用成本較高。雖然物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可以有效提升檔案管理效率，但是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用成本過(guò)高為檔案管理帶來(lái)很大的資金壓力。

（三）提升檔案管理的安全性。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展并得到了廣泛的應(yīng)用，其信息交換的便捷性和及時(shí)性使人們思考如何對(duì)信息安全進(jìn)行有效保護(hù)。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)主要是通過(guò)獨(dú)立的電子標(biāo)簽進(jìn)行信息的記錄和跟蹤，只要有標(biāo)簽閱讀器就獲取到電子標(biāo)簽中記錄的檔案信息，雖然這種技術(shù)為檔案管理提供了很大的便利，但也為一些不法分子提供了機(jī)會(huì)。

五、結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理的應(yīng)用中有著廣闊的應(yīng)用前景，可以有效提升檔案管理的水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，但是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用尚不成熟，在未來(lái)的應(yīng)用過(guò)程中還需進(jìn)行進(jìn)一步深化研究，解決物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在檔案管理中的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)檔案管理朝著智慧的方向發(fā)展。