淺析如何發(fā)揮檔案在企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展中的作用

文/湖北省煙草公司襄陽(yáng)市公司 裴華 王曉麗

企業(yè)檔案是一個(gè)企業(yè)成長(zhǎng)與發(fā)展的歷史記錄和寶貴財(cái)富，也是企業(yè)改革創(chuàng)新和員工辛勤勞動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和成果展示。在助推企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的進(jìn)程中，企業(yè)檔案工作需主動(dòng)作為，充分利用資源優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步發(fā)揮檔案在企業(yè)改革創(chuàng)新中的作用，服務(wù)中心工作，為企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。

一、檔案在企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展中的作用

企業(yè)的檔案包含了企業(yè)從成立至今的一切重要活動(dòng)產(chǎn)生的大量文件文書(shū)、財(cái)務(wù)憑證、科技成果等，既貫穿于企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的全過(guò)程，又發(fā)揮著積極重要的服務(wù)作用。

（一）檔案是企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要數(shù)據(jù)和信息支撐。企業(yè)管理的核心在于決策，而檔案的首要作用就是為決策服務(wù)。在當(dāng)前企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展進(jìn)程中，很多工作具有創(chuàng)新性和前瞻性，領(lǐng)導(dǎo)決策，無(wú)論是大的戰(zhàn)略方向，還是具體的制度措施、考核對(duì)標(biāo)，都需要以往年各方面信息、數(shù)據(jù)為依據(jù)，尤其是大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)分析對(duì)正確決策的作用更顯著，檔案的基礎(chǔ)支撐作用尤為重要。

（二）檔案是維護(hù)企業(yè)形象的有力武器。在企業(yè)發(fā)展，尤其是改革創(chuàng)新階段，不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些合同糾紛。企業(yè)檔案保存了大量的基建圖紙、財(cái)務(wù)憑證以及經(jīng)濟(jì)合同，這些真實(shí)完整的痕跡化資料可以作為強(qiáng)有力的證據(jù)運(yùn)用于訴訟，有效地解決問(wèn)題。業(yè)績(jī)報(bào)告與審計(jì)報(bào)告、公益捐贈(zèng)、精準(zhǔn)扶貧等檔案對(duì)于維護(hù)企業(yè)形象也至關(guān)重要。因此，檔案對(duì)于維護(hù)好企業(yè)穩(wěn)定，彰顯和諧、責(zé)任、誠(chéng)信的企業(yè)形象有著重要作用。

（三）檔案是企業(yè)文化建設(shè)的重要保障。充滿(mǎn)個(gè)性、富有特色的企業(yè)文化應(yīng)建立在對(duì)企業(yè)所處的歷史階段、內(nèi)外環(huán)境、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、制度辦法、管理模式和人員信息等情況的綜合細(xì)致的研究上，而這些信息都在檔案中。同時(shí)，檔案本身作為企業(yè)文化建設(shè)成果的歷史遺存，是重要的文化遺產(chǎn)，不僅反映了企業(yè)文化的延續(xù)和傳承，更記錄著輝煌成績(jī)，是一部企業(yè)文化發(fā)展史、建設(shè)史，更是今天企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的精神動(dòng)力。

（四）檔案是企業(yè)規(guī)范經(jīng)營(yíng)管理的良好借鑒。檔案客觀性強(qiáng)，企業(yè)的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)均被完整地保存下來(lái)。企業(yè)的下步發(fā)展，尤其是在新技術(shù)、新方法的探索上，如何確保規(guī)范不碰紅線(xiàn)，通過(guò)借助檔案，可以充分研究過(guò)去類(lèi)似案例或相關(guān)法律法規(guī)和制度的演變發(fā)展，吸取違規(guī)或失敗案例的教訓(xùn)，排除已經(jīng)嘗試過(guò)但成效不佳的做法，最大化做到規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)約時(shí)間，提高效能。

二、檔案工作在發(fā)揮作用方面存在的不足

（一）對(duì)檔案的作用缺乏深刻認(rèn)識(shí)，檔案利用意識(shí)不強(qiáng)。大多數(shù)企業(yè)員工對(duì)檔案的印象和認(rèn)識(shí)還停留在“建立”這個(gè)層面，覺(jué)得是檔案員的工作，與自己關(guān)系不大。對(duì)于如何利用檔案，較少進(jìn)行思考。企業(yè)檔案管理部門(mén)在這塊的宣傳和引導(dǎo)、考核激勵(lì)均較為欠缺。

（二）目前發(fā)揮作用的檔案類(lèi)別和用途較為單一。大部分企業(yè)中借閱頻率較高的是會(huì)計(jì)檔案、人事檔案，為規(guī)范企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和檢查提供憑證和參考佐證，高峰期大多集中在檢查階段。會(huì)計(jì)檔案主要用途是為企業(yè)和政府有關(guān)部門(mén)的稅務(wù)、審計(jì)、廉政檢查和自查提供資料憑證，人事檔案主要是企業(yè)干部選拔、離退休等人事資料的查詢(xún)。檔案對(duì)企業(yè)全方位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)文化建設(shè)等各方面的強(qiáng)大作用都沒(méi)有得到發(fā)揮。

（三）基層檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)參差不齊。企業(yè)基層檔案管理員多為兼職，檔案意識(shí)和檔案管理專(zhuān)業(yè)水平及業(yè)務(wù)技能都不一致，存在檔案編研能力有限、整理分類(lèi)不夠細(xì)致準(zhǔn)確、有利用價(jià)值的檔案沒(méi)有收集、在檔案利用方面不愿意深入思考和主動(dòng)作為等問(wèn)題。

（四）在發(fā)揮檔案作用上回訪(fǎng)反饋機(jī)制落實(shí)不充分。檔案被借閱后的反饋信息沒(méi)有得到很好的收集和統(tǒng)計(jì)分析。部分檔案員沒(méi)有及時(shí)跟蹤訪(fǎng)問(wèn)記錄，對(duì)反饋機(jī)制也缺乏宣傳和普及；或檔案利用者只注重查閱，不知道反饋意見(jiàn)，或受訪(fǎng)時(shí)配合度不高，導(dǎo)致反饋機(jī)制沒(méi)有實(shí)效。

（五）檔案信息化建設(shè)速度有待提高。企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在發(fā)展不一，效率不高等問(wèn)題。其深入推進(jìn)過(guò)程主要是受軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)施設(shè)備的限制，檔案管理系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)尚未完全整合對(duì)接，缺乏高效將現(xiàn)有檔案資料數(shù)字化掃描的設(shè)備和大容量的存儲(chǔ)設(shè)備，在現(xiàn)有的條件下無(wú)法實(shí)現(xiàn)海量信息資源的安全保存和處理，綜合導(dǎo)致了目前室藏檔案數(shù)字化進(jìn)程較慢。

三、提高檔案利用效能的幾點(diǎn)探索性建議

（一）進(jìn)一步提高檔案工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平。提高檔案利用效能的前提是扎實(shí)的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，沒(méi)有豐富、準(zhǔn)確、規(guī)范的檔案資源做根基保障，發(fā)揮作用就是空中樓閣。利用，作為檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)六大環(huán)節(jié)（收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用）最后一環(huán)，既是前五環(huán)的最終目標(biāo)也是檢驗(yàn)前五環(huán)工作成效的標(biāo)尺。因此，需將檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作做精做實(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，全面摸清企業(yè)檔案“家底”。對(duì)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展過(guò)程中的新領(lǐng)域、新媒體時(shí)代下的新資源要高度重視，進(jìn)一步加強(qiáng)收集整理，為發(fā)揮檔案最大效能提供資源基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)、提高檔案利用認(rèn)識(shí)。充分利用“國(guó)際檔案日”活動(dòng)、開(kāi)放榮譽(yù)室或?qū)嵨镪惲惺夜﹨⒂^學(xué)習(xí)，利用好微信群、公眾號(hào)引導(dǎo)企業(yè)全員重視檔案，懂得利用檔案更好地為企業(yè)服務(wù)。并夯實(shí)檔案工作的服務(wù)理念，創(chuàng)新工作方法，將被動(dòng)等待轉(zhuǎn)化為主動(dòng)服務(wù)，做好跟蹤回訪(fǎng)，讓員工愿意借閱、搶著利用、獲得收益，形成良性循環(huán)。

（三）充分挖掘現(xiàn)有檔案資源潛力，開(kāi)展主題鮮明、作用突出的檔案編研。在有效提供檔案利用服務(wù)中，檔案編研占重要地位，具有高度精煉、方便檢索、指導(dǎo)性強(qiáng)的特性。結(jié)合中心工作對(duì)檔案信息的需求，加強(qiáng)檔案編研選題策劃，有針對(duì)性地對(duì)檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)性的提煉、歸納，可以極大地提高查閱和利用效率。如綜合方面可編寫(xiě)大事記、年鑒等具有史料性質(zhì)的編研資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和各項(xiàng)工作提供重要參考；科技創(chuàng)新方面可編研成果目錄和簡(jiǎn)報(bào)，對(duì)加快科技成果轉(zhuǎn)化、指導(dǎo)項(xiàng)目選題等有顯著作用。

（四）加快檔案信息化建設(shè),提升軟硬綜合實(shí)力。將信息化建設(shè)作為企業(yè)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重點(diǎn)，從準(zhǔn)備工作、軟件應(yīng)用、硬件保障等多方面同步推進(jìn)。一是做好檔案信息化的基礎(chǔ)性工作，如加快專(zhuān)業(yè)檔案和重要的、容易受損的、利用頻率高的檔案數(shù)字化掃描進(jìn)程。二是企業(yè)上下一盤(pán)棋，尤其是大型國(guó)企或集團(tuán)公司，要做好檔案信息化管理系統(tǒng)的統(tǒng)一研發(fā)和應(yīng)用，加快各工作系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對(duì)接和整合，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和快速檢索。三是增加經(jīng)費(fèi)投入，購(gòu)進(jìn)專(zhuān)業(yè)掃描儀、檔案系統(tǒng)專(zhuān)用服務(wù)器等檔案數(shù)字化必備設(shè)施，滿(mǎn)足信息化建設(shè)需求。

（五）探索檔案聯(lián)動(dòng)機(jī)制，強(qiáng)化學(xué)習(xí)培訓(xùn)，打造高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍。大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字化檔案管理，海量的信息資料數(shù)字化掃描，是一個(gè)企業(yè)檔案室無(wú)法單獨(dú)實(shí)現(xiàn)的。因此，要積極探索檔案管理聯(lián)動(dòng)機(jī)制，以企業(yè)檔案室、專(zhuān)職檔案員為核心，將多部門(mén)檔案員有效納入檔案管理體系，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。還要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和完善激勵(lì)機(jī)制，尤其是檔案利用、信息化、數(shù)據(jù)管理等的培訓(xùn)，促使檔案員向復(fù)合型檔案人才發(fā)展，打造高素質(zhì)檔案人才隊(duì)伍。

（六）科學(xué)處理好發(fā)揮檔案作用與保護(hù)、保密的關(guān)系。在追求發(fā)揮檔案最大作用的同時(shí)，要科學(xué)處理好檔案利用與規(guī)范管理的關(guān)系，尤其要做好保護(hù)和保密工作。一是不能影響檔案管理的正常秩序；二是堅(jiān)決防止翻閱、復(fù)印等過(guò)程中污染撕裂、遺漏缺失等人為損壞檔案的情況發(fā)生；三是嚴(yán)格落實(shí)保密規(guī)定和注重過(guò)程管控，嚴(yán)防泄密。隨著數(shù)字化檔案管理的推進(jìn)，檔案利用更要加強(qiáng)保密，始終秉持政治性、原則性以及秘密等級(jí)的嚴(yán)肅性，對(duì)涉密的檔案嚴(yán)格劃清利用權(quán)限。

總而言之，檔案是企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的紀(jì)錄者、見(jiàn)證者，更是服務(wù)員、助推器。要充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，轉(zhuǎn)變服務(wù)理念和服務(wù)模式，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，用高質(zhì)量的檔案工作來(lái)助推企業(yè)改革攻堅(jiān)，創(chuàng)新發(fā)展。