提升公立醫院績效評價檔案管理工作水平分析

文/福建省龍巖市第一醫院 謝璋

工作績效對檔案管理工作起到推動發展的作用，是檔案管理工作的重要目標之一。績效從字面上理解，“績”主要指經營過程中所產生的業績，是經營者的經營目標；“效”泛指的是“效益”以及“成效”；評價是一個過程，即是為了達到某種目標，對影響目標的因素進行比較的過程，例如特定的指標體系，目標對象等。因此加強檔案管理績效的作用，在相關的檔案管理機構的日常工作中占有重要地位，也是其基本的工作職能。綜上所述，建立完整的公立醫院績效評價檔案管理體系，加強醫院檔案管理工作者對公立醫院績效評價檔案管理工作的能力迫在眉睫。現對龍巖市第一醫院檔案科在改進公立醫院績效評價檔案管理的工作過程進行分析，為公立醫院建立績效評價檔案管理提供參考。

一、績效評價的目的概述

（一）使檔案管理工作人員自身自豪感與成就感得以提升。績效評價的實行是實現一個目標的過程，為了實現這個目標，要有一個清晰的標準與合適的辦法。這對于引導相關工作人員履行工作職責，完成工作指標具有積極意義。同時也是檔案管理工作者所重視的一個方向，具體化了績效評價的實施。績效評價是檔案管理工作者掌握工作人員工作完成情況，是考察職責履行程度的一種手段，同時能夠激勵檔案管理工作人員的工作熱情與職業成就感。

（二）使檔案管理工作人員工作的積極性與主動性得以提升。檔案管理人員可以通過實行績效評價來獲得信息，通過這些信息，檔案管理工作者能夠對自己的工作有進一步的了解，明白自己工作上的失誤與可取之處，取長補短，改進自己的不足，發揚自己的優勢，在增加了工作壓力的同時，也為枯燥的工作帶來一些挑戰與新鮮感。提高檔案管理工作人員的積極性，主動地參與改進工作方式，具有一定的鼓勵作用，極大地增加了員工的責任感與自主性。

（三）促使檔案管理工作人員的量化標準得以有效建立。績效評價的實施，既可以對檔案管理人員的工作有一個客觀的評價，又可以發現實際工作中存在的問題，這一點尤為重要，對檔案管理工作人員的工作具有極大的推動作用，利于提高其工作效率，改善工作質量，對檔案管理工作的進一步發展起到推動作用。就績效評價的結果而言，薪酬管理也是一項重要參考指標，它能夠極大地調動員工的工作積極性，對員工起到一種激勵的作用。檔案管理工作者對于工作的成就感、滿意度、積極性方面的表現，這些都可以看出績效評價制度是否完善，相應的管理措施是否健全。而一個完善的績效評價制度，健全的管理措施，可以看出一個員工是否勝任他現在的工作崗位，是否具備更加優秀的職業能力，這為員工的升職、辭退、調崗、降級等各方面的工作調動提供了重要的理論依據。

二、影響檔案管理工作績效的因素分析

（一）檔案管理意識與手段相對落后。當今社會，大部分醫院缺乏對于檔案管理的合理應用，管理者意識不到檔案管理工作對員工工作起到的激勵作用，弱化檔案管理在工作中存在的重要性，沒有辦法實現檔案管理對工作起到的積極意義。還有一部分醫院沒有清楚了解檔案管理的工作內容，只是對員工的資料檔案進行收集、分類、整理與歸檔，缺乏應對措施，并沒有將其運用到實際的工作過程中，形同虛設，沒有人員的投入，沒有分析了解檔案管理的內容，讓檔案管理失去了對于單位機構所存在的積極意義。更有一部分醫院對于檔案管理工作極度不完善，缺乏檔案管理工作的運行能力，這些都為檔案管理工作的開展帶來了消極的影響。

（二）績效評價被績效考核替代。在每一個醫院的內部管理工作中，績效評價與績效考核往往容易被混淆，在實際工作過程中，很多醫院將績效考核作為績效評價來開展工作，卻忽略了績效評價的目的。績效評價是一個獨立的、系統的體系，而績效考核只是績效管理中的一個部分，而績效管理是檔案管理的一個環節，對于這兩者的混淆，會阻礙檔案管理績效評價工作的實施，降低其對員工工作的推動作用。

（三）傳統人際關系所產生的制約。在實際的實施過程中，人際關系會對檔案管理工作存在一定的影響。現在大部分醫院檔案管理制度是由管理者、上級領導所制定，或者是按照領導者下達的指令開展檔案管理工作。在這樣一個主觀意愿占據主導地位的情況下，領導的精力有限，領導的情緒發生變化，都會對檔案管理工作造成影響，會出現員工消極怠工沒有得到及時的處罰，或者積極員工沒有得到相應的獎勵的情況，阻礙檔案管理工作績效水平的開展與實行。

三、檔案管理中績效評價體系的構建措施

（一）對科學合理的績效評價體系進行制定并完善。對于一個公立醫院來說，檔案的紙質文件管理和對于檔案管理行政管理這些都是檔案管理部門的工作職責。檔案管理發展到現如今，醫院內部實行的檔案管理和檔案行政管理已經細化到多個方面，具體參與到實際工作過程中，例如制度管理、保存維護、基本業務、檔案利用等。制度管理是指根據檔案管理的各方面需求制定相關制度，負責檔案管理部門人員的組成，其他相關的制度體系的組建等。在實際工作過程中，要明確制度管理的目的，充分體現績效評價管理的制度化和常規化。保存維護是指對檔案室、檔案文件和存放文件的設備進行管理。對檔案室的合理使用，準備好查找的檔案資料，維護好檔案管理設備會讓檔案管理工作進行得更加順利。基本業務是指對于員工檔案資料的收集分類、整理統計、歸檔保管等方面的處理。實際的檔案管理工作中要對基本業務的采集進行規范化的制定，采用系統的管理辦法進行工作，提高檔案管理中基本業務的有效性與高效性。檔案利用是指從檔案中提取信息，為醫院各部門輸送有利于工作的檔案信息，充分發揮檔案管理在工作中的價值。此外，在實際的工作中，進一步明確檔案管理的服務目標與服務功能，可以讓檔案管理的建立更加完善，更好地為工作提供幫助。

（二）對績效評價指標進行確定，并對相應的標準進行制定。明確績效評價的標準是創建檔案管理績效評價制度最基本的一個前提。績效評價的指標分為五個主要組成部分：制度管理指標、檔案維護保存指標、基本業務建設指標、檔案利用指標與現代化檔案信息建設指標。其中，檔案制度管理指標的基本工作職責為創建檔案管理制度、組建檔案管理隊伍、承擔檔案管理責任和構建管理相關的管理體制等。檔案維護保存指標的基本工作職責為檔案室的安排維護、檔案設備的護理、檔案資料裝具的存用等。基本業務建設指標的基本工作職責為檔案資料的收集整理、匯總統計、歸納保管等。檔案利用指標的基本工作職責為提供可以利用的信息以及對檔案的編制分析等。現代化檔案信息建設指標的基本工作職責為建立現代化檔案信息情況，配置相應的設備等。除此之外，在實施績效評價之前，要明確相應的考核標準，以免出現受主觀意識影響，導致的成績偏差。還要結合醫院的工作人員的實際情況，組成績效評價小組。評價小組的成立，對績效評價的開展是否公正、合理、公平、有效具有重要的決定作用，所以一定要合理謹慎選擇。

（三）對績效評價與薪酬體系二者之間的聯系進行加強。在實施檔案管理工作的過程中，可以將績效評價的結果與薪酬體系串聯在一起，組成績效評價制度的一部分，這樣不僅利用檔案管理中的績效評價結果，又結合了檔案管理工作中的其他部分。例如，在公立醫院內實行檔案管理績效測評時，將績效評價的結果作為工作人員升職、現金獎勵、工資發放檔位等薪酬待遇發放的參考依據，使員工的薪酬待遇等相關機制與績效評價相關聯，充分調動人員工作的積極性與自主性，從而使檔案管理績效管理的質量和水平得到有效提升。

四、結語

綜上所述，績效評價作為一種考核醫院工作人員的制度，能對員工是否勝任其本職工作以及其工作行為是否具有成效有一個系統的方法進行評價與判斷。績效評價可以極大限度地激發員工工作的積極性與自主性，因為其注重員工的平時表現和員工做出的工作成績。在檔案管理工作中，“人的行為”應該在績效評價時得到充分的重視，不僅要評價檔案管理的對象目標，還要注重并考慮績效考核的工作結果。要結合檔案管理工作人員的工作表現和工作上取得的成果作為績效評價的考核標準，激發檔案管理工作人員的工作積極性和自主性，將檔案管理工作的利益最大化。同時，以員工的職業素養、合作經驗、檔案管理的能力與價值等在檔案管理績效測評作為部分參考因素，從而才能體現出檔案管理工作人員的真正績效結果。