醫(yī)院健康教育檔案的規(guī)范化管理探討

文/山東省德州市德城區(qū)疾病預(yù)防控制中心 王芳

隨著我國(guó)對(duì)醫(yī)療改革的不斷深化，當(dāng)下的健康教育及健康促進(jìn)工作有了較好的體系和制度，健康教育檔案管理工作作為疾病控制工作的基礎(chǔ)，其重要性越來(lái)越能凸顯出來(lái)。有效的健康教育檔案管理是衡量醫(yī)療進(jìn)步的關(guān)鍵指標(biāo)。

以往的各級(jí)醫(yī)療單位對(duì)健康教育檔案的管理存在著諸多的弊端，例如：管理者的相關(guān)意識(shí)淡薄，對(duì)健康教育檔案的收集及管理不夠重視，沒(méi)有專職工作人員專門(mén)的負(fù)責(zé)等。相關(guān)的制度體系以及設(shè)施太陳舊，難以及時(shí)更新，不能滿足正常的工作需求，有些檔案的存放處環(huán)境過(guò)于惡劣，很多的檔案存在隨意放置的現(xiàn)象，導(dǎo)致了紙張的發(fā)霉。在當(dāng)下的醫(yī)療環(huán)境中，提升健康檔案管理的影響需求是十分關(guān)鍵的，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，推進(jìn)檔案工作的進(jìn)程。

一、健康教育檔案管理的概念

健康教育檔案是屬于我國(guó)科技檔案的一個(gè)重要的分支，是健康促進(jìn)工作的重要一環(huán)，醫(yī)院的健康教育檔案，顧名思義，即是在健康教育工作中所取得的文字、視頻、圖片等資料，其中記載著醫(yī)院健康的全貌以及教育的結(jié)果。其全面和系統(tǒng)的收集并且按照要求科學(xué)地歸類(lèi)和存檔以及開(kāi)發(fā)，為接下來(lái)的監(jiān)控健康教育工作的計(jì)劃、實(shí)施和評(píng)估等提供系統(tǒng)有力的依據(jù)，使得醫(yī)院的健康教育工作更加高效和高質(zhì)量。健康教育檔案主要分為紙質(zhì)版、音像版和實(shí)物版。紙質(zhì)檔案主要涵蓋了上級(jí)各部門(mén)下發(fā)到醫(yī)院開(kāi)展健康教育的文件、醫(yī)院的年度健康計(jì)劃的總結(jié)、醫(yī)院的健康教育的組織部門(mén)以及各個(gè)部門(mén)人員的職責(zé)和各次會(huì)議的記錄等。音像版主要是記錄各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)院指導(dǎo)教育、醫(yī)院評(píng)估的記錄、深入群眾進(jìn)行普及工作的記錄和通過(guò)媒體進(jìn)行健康教育宣傳的記錄等。實(shí)物版的即上級(jí)部門(mén)進(jìn)行視察時(shí)頒發(fā)的獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)狀以及領(lǐng)導(dǎo)的指示、題字等。

二、醫(yī)院健康教育檔案規(guī)范化管理的措施

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)健康檔案管理的重視程度。規(guī)范化的管理是具體的標(biāo)準(zhǔn)，只要有了規(guī)范化的管理制度，相關(guān)的管理者就能夠做到工作中有依據(jù)，可以盡可能地保證健康教育檔案的完善以及高質(zhì)量，逐步走向更科學(xué)化的道路。醫(yī)院健康教育檔案的管理起始于對(duì)材料的收集工作，最后的環(huán)節(jié)就是對(duì)健康教育材料的鑒定、整理，一切都離不開(kāi)醫(yī)院管理者的支持和關(guān)注。所以醫(yī)院應(yīng)該為健康教育檔案的管理工作建立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)。例如，以院長(zhǎng)為組長(zhǎng)、副院長(zhǎng)為副組長(zhǎng)相關(guān)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)為成員。院長(zhǎng)就可以從全局出發(fā)對(duì)健康檔案的管理工作進(jìn)行實(shí)施，可以把健康教育管理工作與科室的整體目標(biāo)以及質(zhì)量進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)行一定的獎(jiǎng)懲措施，使得疾控健康教育檔案的管理在人員上、資金上都可以保證健康教育工作的規(guī)范化和合理化。

（二）提升健康教育檔案管理人員的整體素質(zhì)。組織機(jī)構(gòu)完善才能夠更好地保證工作順利開(kāi)展，醫(yī)院的健康教育管理工作離不開(kāi)相關(guān)工作人員的努力。檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的高低將會(huì)直接影響檔案工作的整體水平和質(zhì)量，高水平的檔案工作決定著檔案工作在更大的程度上發(fā)揮其功能。所以，對(duì)醫(yī)院的相關(guān)負(fù)責(zé)人員進(jìn)行管理將直接對(duì)醫(yī)院的健康教育的檔案完善與質(zhì)量的高低產(chǎn)生影響，還直接地影響著醫(yī)院的等級(jí)評(píng)定。醫(yī)院健康教育檔案的開(kāi)展一般是由醫(yī)務(wù)部門(mén)、護(hù)士部門(mén)等來(lái)進(jìn)行具體的操作，因此健康教育檔案的檔案管理員也應(yīng)當(dāng)從以上部門(mén)進(jìn)行挑選，檔案管理員應(yīng)當(dāng)按照檔案的管理要求去搜集健康教育的檔案材料，逐步提升檔案管理水平，提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。在進(jìn)行具體的管理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地按照醫(yī)院的要求辦事，相關(guān)的人員應(yīng)當(dāng)接受檔案管理的相關(guān)知識(shí)，及時(shí)對(duì)觀念進(jìn)行更新，勤于實(shí)踐，利用所學(xué)知識(shí)指導(dǎo)實(shí)踐工作，實(shí)現(xiàn)知行合一融會(huì)貫通，要做敢于創(chuàng)新的疾控健康檔案管理者，從傳統(tǒng)向現(xiàn)代化的管理逐漸轉(zhuǎn)變，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化管理。檔案管理工作相對(duì)來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)比較枯燥煩瑣的工作，這就要求檔案的管理人員應(yīng)當(dāng)有足夠的耐心，疾控部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)的工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)，積極吸納更多的優(yōu)秀專業(yè)型人才進(jìn)入檔案管理工作中，逐步提升整體工作人員的整體素質(zhì)，使他們成為檔案管理的中堅(jiān)力量。

（三）做好檔案工作環(huán)境的改善工作。檔案室是檔案管理的重要場(chǎng)所和基礎(chǔ)的建筑，其優(yōu)劣將會(huì)直接影響檔案管理的質(zhì)量以及保管的效果。特別是針對(duì)醫(yī)院的紙質(zhì)檔案的管理應(yīng)當(dāng)做好防蟲(chóng)、防火、防潮等工作，使得檔案管理能有更高的質(zhì)量。對(duì)健康教育音像檔案進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)當(dāng)注意防止其長(zhǎng)時(shí)間處于高溫的狀態(tài)下，避免由于不可抗因素所造成的損失，保證數(shù)據(jù)的保存更加完整。

（四）健全健康教育檔案管理的制度。在具體的工作中可以建立一些獎(jiǎng)懲的制度來(lái)保證檔案管理人員的積極性，對(duì)檔案的管理整體情況進(jìn)行定期的考核工作，評(píng)選優(yōu)劣，對(duì)優(yōu)秀的工作人員或者是具有重大貢獻(xiàn)的工作者給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)檔案管理部門(mén)申報(bào)檔案科研項(xiàng)目，為他們配備一定的科研經(jīng)費(fèi)，促進(jìn)其檔案資料的充分運(yùn)用。當(dāng)評(píng)選出現(xiàn)不及格的現(xiàn)象時(shí)可以給予一定的懲罰措施，連續(xù)不合格者終止錄用，如此一來(lái)便可以促進(jìn)檔案的改革，保證檔案的質(zhì)量水平。由于各個(gè)地區(qū)的健康教育檔案管理工作具有很龐大的數(shù)量，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際的情況來(lái)提升檔案在當(dāng)?shù)氐淖饔茫员阌谔嵘龣n案管理的效率和整體的水平。在具體的健康教育檔案管理的工作中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的遵守《檔案法》以及根據(jù)《檔案機(jī)關(guān)工作條例》對(duì)檔案進(jìn)行管理。根據(jù)這些法規(guī)，規(guī)定檔案的收集時(shí)間的自由程度，以及收集的方式（集中收集和零散收集和范圍上規(guī)定著專人收集、科室收集）等。按照具體的規(guī)章制度進(jìn)行管理可以有效地保證檔案管理的質(zhì)量。

三、健康教育檔案的作用

（一）可以有效改進(jìn)和完善醫(yī)院的健康教育工作。檔案資料的價(jià)值是在開(kāi)發(fā)和利用的過(guò)程中體現(xiàn)出來(lái)的。所以，醫(yī)院對(duì)健康教育檔案資料進(jìn)行收集和整理之后，再進(jìn)行的工作即是如何有效地利用自己儲(chǔ)備的檔案，減少不必要的工作，提升工作的效率，為健康做決策，使得醫(yī)院的監(jiān)控教育工作少走彎路。在具體的工作中經(jīng)常會(huì)有臨床的醫(yī)務(wù)工作者來(lái)查看資料，醫(yī)務(wù)人員通過(guò)對(duì)以前的音像資料的查看可以重現(xiàn)往日的監(jiān)控教育開(kāi)展情景，對(duì)于醫(yī)院的健康教育的改善具有很大的幫助，這也是提升疾控健康教育工作人員素質(zhì)的一個(gè)有效的途徑。

（二）利用以往的資料可以提升培訓(xùn)的效果。在醫(yī)院進(jìn)行教育培訓(xùn)的工作時(shí)，可以根據(jù)以往的資料，制定出更加有效的教學(xué)內(nèi)容以及對(duì)進(jìn)度進(jìn)行合理的控制，可以為受教育者提供更加有效的培訓(xùn)。在具體的培訓(xùn)中，可以充分利用以前的檔案資料，把不完善的地方一步步地進(jìn)行完善，使得培訓(xùn)的質(zhì)量得到質(zhì)的提升，也能夠更好地普及健康教育工作，以便為教育者提供更加系統(tǒng)、全面的內(nèi)容。

（三）利用檔案信息可以與其他醫(yī)院進(jìn)行更好的交流。醫(yī)院可以有效地利用往日所整理的檔案資料與兄弟醫(yī)院進(jìn)行溝通和交流，可以有效地提升交流的質(zhì)量，在具體的交流溝通過(guò)程中可以彼此學(xué)習(xí)對(duì)方檔案管理的優(yōu)處和借鑒彼此的管理經(jīng)驗(yàn)，以便更好地提升醫(yī)院的檔案管理水平和質(zhì)量，共同完善疾控健康教育的檔案。

（四）完善的健康教育檔案方便上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的視察。在平常的工作中，把檔案進(jìn)行妥善的整理，可以使得上級(jí)部門(mén)進(jìn)行檢查以及跟外院進(jìn)行溝通時(shí)更加高效，避免出現(xiàn)手忙腳亂的狀況還有檔案部門(mén)突擊加班的情況。在平時(shí)就把檔案整理好放入檔案柜，檢查部門(mén)到了疾控健康教育部，可以直接查看醫(yī)院歷來(lái)的健康檔案，可以提升醫(yī)院的整體水平。

（五）可以有效緩解和患者之間的關(guān)系。健康教育是當(dāng)下流行的一種觀念，可以很大程度上促進(jìn)人民群眾的自覺(jué)健康行動(dòng)，很大程度上節(jié)省醫(yī)療的支出，使得群眾更能夠了解醫(yī)院的整體情況。醫(yī)療的支出是維護(hù)醫(yī)患關(guān)系的重要一環(huán)，所以健康教育的優(yōu)劣不但可以緩和醫(yī)患關(guān)系，可以構(gòu)建更加和諧、文明的就醫(yī)環(huán)境。

（六）健康教育檔案可以輔助醫(yī)療診療。醫(yī)院的各個(gè)部門(mén)可以充分利用健康檔案，按照科室的病癥種類(lèi)制作簡(jiǎn)便的宣傳冊(cè)，進(jìn)行信息的交流和溝通，開(kāi)展普及健康知識(shí)教育，針對(duì)性的提升病人的醫(yī)療知識(shí)，樹(shù)立健康觀念，讓病人有效地參與進(jìn)各種醫(yī)療行為的選擇，如此一來(lái)，不僅可以極大地提升醫(yī)療工作的效率，還可以幫助病患學(xué)會(huì)自己觀察自己的身體狀況、合理地安排起居飲食，制定恢復(fù)日程，使疾控健康教育檔案成為行醫(yī)過(guò)程中的關(guān)鍵。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展，醫(yī)療水平在不斷提升，醫(yī)院只有不斷對(duì)疾控健康教育檔案進(jìn)行完善和探索，建立健康教育檔案的新理念以及模式，才能更好地發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢(shì)，更好地為醫(yī)療、教育拓寬服務(wù)的領(lǐng)域。為患者提供更加有效的服務(wù)，將健康資源盡可能地傳送到百姓中去，使得每個(gè)人掌握健康的主動(dòng)權(quán)。