探析人事檔案材料收集與鑒別工作中的問題及應對

文/蘇州市廣濟醫(yī)院 金燕敏

人事檔案材料收集與鑒別在醫(yī)院人事檔案管理工作之中具備基礎性作用，有利于全方位保障人事檔案材料的真實性與完備性，進一步促進人事檔案管理的作用得到充分發(fā)揮。與此同時，在對人事檔案材料展開收集與鑒別的過程之中，醫(yī)院管理人員從具體的目標和專業(yè)知識出發(fā)，形成對于信息的科學篩選，從而能夠增強人事檔案材料整理的規(guī)范性與有序性，為醫(yī)院的長遠可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。為此，醫(yī)院必須正視當前存在于人事檔案材料收集與鑒別工作之中的問題，通過科學分析把握其成因，采取科學的應對策略對其加以解決，力求提高人事檔案材料收集與鑒別工作的能力與水平。

一、當前醫(yī)院人事檔案材料收集與鑒別工作之中存在的問題分析

（一）缺乏應有的重視。現階段，由于未能形成對于人事檔案管理工作的全面認知、未能把握好人事檔案管理與人力資源管理之間的關系，因而大部分醫(yī)院領導層與管理層在具體的管理實踐之中，往往將管理重心放在人力資源管理方面，對于人事檔案管理則缺乏應有的重視力度，因而沒有給予人事檔案管理部門充足的資金支持，同時人事檔案管理部門在醫(yī)院中也屬于一個較為邊緣化的部門，其地位與作用未能得到充分重視，造成人事檔案材料收集與鑒別工作難以精細化展開，許多具體的鑒別措施都得不到有效落實，難以取得理想的管理效果。

（二）材料更新速度緩慢。人事檔案材料具有一定的時效性，伴隨檔案人所處環(huán)境的變化，人事檔案材料必須進行相應的更新，以此確保檔案能夠充分代表檔案人的具體情況，為醫(yī)院的相關決策提供有效參考。然而，當前在人事檔案材料更新這項工作上，許多醫(yī)院存在諸多不足，沒有及時根據檔案人的實際情況展開信息更新，因而很難確保人事檔案材料的參考價值，對于醫(yī)院的整體人事管理水平也有著較為嚴重的負面影響。與此同時，一些醫(yī)院的管理人員在對人事檔案材料進行更新時，沒有重視落實全面更新的原則，而是將更新內容局限于某個具體模塊的材料，實質上無法為人力資源管理部門提供員工績效評估及獎懲方面的有效參考。

（三）未能形成專業(yè)隊伍。人事檔案材料收集與鑒別工作是一項流程復雜而細節(jié)性注意事項眾多的工作，要求工作人員具備相關檔案管理專業(yè)知識、良好的學習能力和執(zhí)行能力以及較強的責任意識與工作積極性。然而，當前大部分醫(yī)院都未能構建具備上述素質的專業(yè)高效工作隊伍，因而在對人事檔案材料展開收集與鑒別的過程中，往往存在許多對于細節(jié)的忽視，不能很好地落實材料收集與鑒別的相關制度規(guī)定，操作具有較強的不規(guī)范，因而無法有效確保人事檔案材料的真實性與可靠性。此外，一些醫(yī)院在任用人事檔案管理人員時，采取從其他部門和崗位調用人員兼職的做法，這就進一步造成人事檔案材料管理隊伍缺乏專業(yè)性，很難從專業(yè)知識出發(fā)對材料的真實性與時效性進行鑒別與把握，造成人事檔案管理之中的主觀隨意性增加，不利于管理活動的有序展開。

（四）未能引入信息技術。信息時代，醫(yī)院的人事檔案管理工作應適應現代網絡技術的發(fā)展步伐展開創(chuàng)新，重視將計算機與互聯網引入人事檔案材料的收集與鑒別實踐之中，借助高性能計算機快速高效地完成對于人事檔案材料真實性與可靠性的判斷，同時構建專門的人事檔案檢索庫，從而為檔案查找、材料更新提供便利。然而，當前醫(yī)院在應用信息技術方面顯然存在諸多不足，究其原因，主要在于醫(yī)院未能形成對于信息技術應用重要性的充分理解。與此同時，大部分醫(yī)院在信息技術水平與能力方面也存在較大的缺陷，無法切實滿足實現信息網絡技術與人事檔案管理工作深度融合的需求。此外，醫(yī)院的人事檔案管理人員在信息素養(yǎng)方面也存在不足，他們既不能很好地應用計算機完成各項操作，又缺乏對于現代新興網絡技術的充分了解，因而很難有效地主動展開人事檔案材料收集與鑒別工作的相關信息化探索，這也在很大程度上制約著醫(yī)院的人事檔案管理信息化進程。

二、醫(yī)院有效解決人事檔案材料收集與鑒別工作中問題的應對策略

（一）更新管理理念，提高重視力度。要想切實提高人事檔案材料收集與鑒別工作質量，醫(yī)院領導層與管理層必須首先提高對于這項工作的重視力度，充分理解高水平人事檔案材料收集與鑒別工作對于醫(yī)院有效展開人才任用、實現人力資源優(yōu)化配置進而促進發(fā)展戰(zhàn)略落實等方面的重要價值，提高人事檔案材料收集與鑒別工作人員在醫(yī)院之中的地位，適當為其增加薪酬福利，以此充分將他們的工作積極性與主體性調動起來。與此同時，醫(yī)院應加大對于人事檔案材料收集與鑒別工作的資金支持力度，進而實現辦公環(huán)境和工作氛圍方面的改善，同時推動各項細節(jié)性收集與鑒別措施落實到位，為信息化人事檔案管理模式構建提供有力支撐。在此方面，為促進人事檔案材料收集與鑒別工作進一步實現信息化，醫(yī)院尤其需要重視為人事檔案管理部門配備高性能計算機、開發(fā)相應的人事檔案管理軟件，為各項信息技術在人事檔案管理實踐之中得以應用打下良好的基礎。

（二）加快更新速度，重視認真鑒別。唯有實現對于人事檔案材料的及時更新，醫(yī)院才能真正確保人事檔案能夠在展開相關決策時提供有效的參考。為此，醫(yī)院需要建立完善的人事檔案材料更新制度，以制度的形式確保工作人員定期按照要求更新人事檔案材料，同時以制度的形式明確人事檔案材料更新的規(guī)范流程，以此為工作人員提供實踐方面的科學指導，確保材料信息的時效性，保證人事檔案材料信息能夠全方位反映出檔案人的最新情況，最大限度地實現人事檔案材料的內在價值。同時，醫(yī)院需要重視推動人事檔案管理部門與其他部門之間保持密切聯系，通過溝通交流了解人事檔案人的最新工作狀態(tài)，實現對于人事檔案材料的快速更新與鑒別，完整記錄包括績效考核、職位變動等各個方面的信息，確保信息的完備性與真實性，最大限度地實現人事檔案對于人力資源管理決策的指導價值。

（三）構建專業(yè)隊伍，提高綜合能力。高質量的人事檔案材料收集與鑒別工作，必須依托于一支兼具專業(yè)素質與良好綜合實踐能力專業(yè)隊伍為支撐。為此，醫(yī)院一方面應面向工作人員展開主題培訓工作，增進他們對于人事檔案材料收集與鑒別工作的理解，幫助他們掌握人事檔案材料收集與鑒別的制度要求和科學方法，深化他們的信息素養(yǎng)，幫助他們掌握計算機基礎操作，增進他們對于現代信息技術的了解與把握；另一方面，醫(yī)院應重視引入專業(yè)人事檔案管理人才，以此為工作隊伍注入全新活力。此外，醫(yī)院還應加強與其他醫(yī)院之間的交流，借鑒其他醫(yī)院的高效人事檔案管理模式，注意根據自身實際情況對其加以靈活調整和遷移應用，切實提高人事檔案管理實效性。為增強工作人員的工作積極性與責任意識，醫(yī)院應重視完善相應監(jiān)督制度，使得其他工作部門形成對于人事檔案管理部門的有效監(jiān)督與制約，對工作人員的工作情況與成果進行全方位的監(jiān)督和審核，進一步提升人事檔案材料的真實性與可靠性。

（四）引入信息技術，增強管理實效。信息時代，醫(yī)院應在人事檔案管理實踐之中引入“互聯網+”思維，找準信息技術與人事檔案管理工作之間的契合點，更新管理理念并展開信息網絡技術應用方面的全新探索。首先，醫(yī)院應重視實現大數據技術與人事檔案材料收集與鑒別工作的有機結合，借助大數據技術強大的數據分析與處理能力，對人事檔案材料進行全方位的認真鑒別，從而減少主觀性因素的影響，更好地確保材料信息的真實性與可靠性。其次，醫(yī)院應重視將云儲存和云計算引入人事檔案材料收集與鑒別之中，對人事檔案材料做好相應備份工作，提升材料信息的安全性，與此同時為材料更新提供便利。最后，醫(yī)院需把握物聯網的應用策略，借助物聯網有效監(jiān)控紙質檔案的狀態(tài)，避免人事檔案材料因外部因素而受損，同時保證人事檔案在各個部門之間流通時的安全性，避免重要的檔案材料丟失。

三、結語

總而言之，基于人事檔案管理工作對于提升醫(yī)院人力資源配置合理性、促進醫(yī)院實現長遠可持續(xù)發(fā)展等各個方面所具備的積極作用，醫(yī)院必須正視當前存在于人事檔案材料收集與鑒別實踐之中諸如重視力度不足、未能及時對人事檔案材料進行更新、未能建設具備專業(yè)素質的高水平工作隊伍以及未能引入信息技術等一系列問題，通過落實更新管理理念、加快材料收集更新與鑒別周期、構建專業(yè)化的人事檔案管理隊伍、加強對于人事檔案材料收集與鑒別工作的監(jiān)督力度以及構建信息化的人事檔案管理模式、將信息網絡技術應用于人事檔案材料收集與鑒別實踐之中等策略，有效解決各方面問題，形成高效的人事檔案管理體系與模式，切實推動人事檔案管理水平實現全方位提升。