高職院校圖書館圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)路徑探索

文/菏澤職業(yè)學(xué)院 朱永征

高職院校圖書館的圖書檔案指的是學(xué)校在管理服務(wù)和管理工作的過程中通過日積月累而形成的一種特殊的檔案。這些檔案與普通的文書檔案存在較大的差別，包含著學(xué)校豐富的文化遺產(chǎn)。因此推動圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)是十分有必要的，可以提高學(xué)校圖書館的服務(wù)水平和服務(wù)效率，同時還可以消除數(shù)字鴻溝、推動知識創(chuàng)新和實現(xiàn)信息交流。

一、高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

（一）滿足了圖書館檔案管理的要求。與過去傳統(tǒng)的圖書檔案相比，數(shù)字化的圖書檔案的載體發(fā)生了本質(zhì)的變化。傳統(tǒng)的圖書檔案將紙張作為載體，而數(shù)字化的圖書檔案則將電子的文字、圖片和視頻作為主要載體，因此無論是在檔案的制作、儲存還是使用方面，后者都具有明顯的優(yōu)勢，可以有效滿足高職院校圖書館檔案管理的現(xiàn)代化要求。首先，它可以實現(xiàn)對圖書檔案的便利操作。數(shù)字化的圖書檔案在內(nèi)容添加和刪減方面都更為簡單，也不會留下痕跡影響人們的正常閱讀。其次，圖書檔案的后期管理成本更低，這些圖書檔案在后期使用的過程中并不需要再次購買相關(guān)的設(shè)備和資料，其中的數(shù)據(jù)都會直接被檔案系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化的儲存，在后期所產(chǎn)生的費用只有少量的電費。最后，數(shù)字化圖書檔案可以實現(xiàn)更加快速的搜索，無論是攜帶還是共享都更加方便。用戶的信息搜索過程也更為準(zhǔn)確，核對的時間比較短，同時還可以使圖書檔案管理的效果大大提升。

（二）滿足了圖書事業(yè)發(fā)展的要求。在時代發(fā)展的過程中，圖書檔案的數(shù)量和規(guī)模都在不斷增加，為了滿足對圖書的管理，圖書檔案的數(shù)字化是未來重要的發(fā)展趨勢。首先，數(shù)字化圖書檔案的儲存量比較大。在信息存儲的過程中，只需要一個小小的芯片就可以實現(xiàn)數(shù)以億計字符的存儲，這相當(dāng)于數(shù)千本書的內(nèi)容。在這樣的情況下，圖書檔案對紙張的使用量大大降低，同時也實現(xiàn)了對圖書檔案存儲空間的節(jié)省。其次，數(shù)字化圖書檔案在信息存儲和傳遞的過程中并不會受到載體的限制。它不僅可以將圖書檔案的信息存儲到實物的載體當(dāng)中，同時也可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸或者接受儀器來實現(xiàn)對信息的快速和安全傳遞，在這個過程中擺脫實物的載體。

二、高職院校圖書館圖書檔案管理現(xiàn)狀

（一）對圖書檔案儲存空間的要求更高。從內(nèi)容的角度來看，當(dāng)前高職院校當(dāng)中，很多圖書檔案是文本的形式，電子信息化的圖書檔案比較少。在對這些圖書檔案進(jìn)行管理的過程中，需要做好及時的歸檔和保存，圖書管理人員的工作量比較大。同時，隨著高職院校的不斷發(fā)展，招生數(shù)量也不斷擴大，學(xué)校為了滿足教學(xué)需求，會不斷增加學(xué)科建設(shè)的數(shù)量，在這個過程中會產(chǎn)生大量的圖書檔案，尤其是用于學(xué)科服務(wù)方面的圖書檔案資料也在快速增加。調(diào)查顯示，我國普通規(guī)模的高職院校每年增加的各類圖書、國內(nèi)外電子資料和光盤的數(shù)量已經(jīng)超過了10萬份，而檔案館每年接收的來自內(nèi)部學(xué)院、團(tuán)委、學(xué)生處等的各類檔案資料也達(dá)到了近百卷。這些圖書檔案存在的形式各不相同，除了常見的文本資料之外，還有很多是音像資料和數(shù)字資料。除此之外，高職院校當(dāng)中本身還存在很多的圖書資料，他們對圖書檔案的存儲空間也有著比較高的要求。

（二）圖書檔案的使用率處于不斷增加的狀態(tài)。高職院校的圖書檔案主要的服務(wù)對象就是本校的教師和學(xué)生。近年來，隨著全國各地高職院校的擴招，很多學(xué)校的學(xué)生數(shù)量都在快速增加，他們在平時的學(xué)習(xí)當(dāng)中對各種圖書檔案的利用率比較高，這導(dǎo)致了整個學(xué)校的圖書檔案利用率處于不斷增加的狀態(tài)。同時，隨著各種智能化設(shè)備的普及，學(xué)生在利用圖書檔案的時候更習(xí)慣于使用數(shù)字化的圖書檔案，這些檔案信息在查詢、下載以及打印方面都更加方便。根據(jù)調(diào)查統(tǒng)計，我國各地高職院校學(xué)生對數(shù)字化圖書檔案的需求具有多樣化發(fā)展的趨勢，為了滿足學(xué)生的需求，高職院校需要不斷完善數(shù)字化圖書檔案的建設(shè)。

（三）圖書檔案的使用范圍在不斷擴大。在過去，高職院校的圖書檔案是相對封閉的，只為學(xué)校內(nèi)部的教師、學(xué)生以及相關(guān)部門提供服務(wù)。在信息化的時代當(dāng)中，圖書檔案使用的范圍不斷擴大，檔案系統(tǒng)也變得更為開放。除了為本校的人員提供服務(wù)之外，很多高職院校還加入了地區(qū)的圖書館發(fā)展聯(lián)盟，通過信息化的手段實現(xiàn)了本校的圖書檔案和圖書資源向整個聯(lián)盟的學(xué)生開放。在這樣的背景下，圖書檔案的管理壓力越來越大，管理人員的工作量越來越多，這對圖書檔案管理的效率和水平都提出了更高的要求。與此同時，很多高職院校在發(fā)展的過程中都出現(xiàn)了服務(wù)社會的趨勢，很多公眾都可以到學(xué)校的圖書館來查閱資料，他們對于高職院校的圖書管理工作來說是一個比較龐大的群體。在這樣的情況下，高職院校圖書檔案的應(yīng)用范圍也越來越大，實現(xiàn)數(shù)字化的圖書館圖書檔案建設(shè)是十分有必要的。

三、高職院校圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的有效路徑

（一）完善圖書館圖書檔案的數(shù)字化設(shè)施。在信息化高速發(fā)展的背景下，高職院校圖書館圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)離不開完善的數(shù)字化設(shè)備，這些設(shè)備主要包括圖書檔案的數(shù)字化管理平臺、管理網(wǎng)絡(luò)以及專門的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等。具體來說，在對數(shù)字化管理平臺進(jìn)行建設(shè)的過程中，相關(guān)人員需要結(jié)合圖書檔案的數(shù)量、未來的擴張情況以及實際需求來進(jìn)行設(shè)計，要注意預(yù)留好充足的可擴展空間，這樣才能更好地應(yīng)對高職院校圖書檔案信息數(shù)量越來越多的發(fā)展趨勢，在數(shù)字化管理平臺構(gòu)建的過程中，相關(guān)人員要堅持循序漸進(jìn)的原則，尤其是在發(fā)展初期，要做好對檔案的分類和等級評定。比如圖書檔案當(dāng)中價值比較高、比較稀有的資料要作為第一批數(shù)字化管理的對象；那些需要被永久保存的重要檔案可以作為第二批管理對象；使用和調(diào)取頻率都比較高的檔案作為第三批；而那些具備地方級保護(hù)價值的檔案則可以作為第四批，依照這一規(guī)則來實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作的逐步開展。在管理網(wǎng)絡(luò)方面，相關(guān)人員則需要做好對局域網(wǎng)系統(tǒng)的完善，為圖書檔案的數(shù)字化建設(shè)構(gòu)建起安全和穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)。目前，我國很多高職院校的圖書檔案正處于紙質(zhì)文檔管理向數(shù)字化管理的過渡時期，要想順利地完成過渡，就要建立起專門的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，每完成一部分的工作就建立起相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。

（二）優(yōu)化圖書館圖書檔案的數(shù)字化服務(wù)。隨著高職院校圖書檔案利用率的增加和利用范圍的拓展，建立起相應(yīng)的配套服務(wù)系統(tǒng)是十分有必要的，這可以使數(shù)字化的圖書檔案得到更加有效的利用。為了實現(xiàn)這個目標(biāo)，相關(guān)部門需要對原本的圖書檔案服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，以用戶的需求作為目標(biāo)，為他們提供更加便捷性和優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)。在這個過程中，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)做好對用戶群體的分析，了解他們的實際需求，然后為他們提供定制化的服務(wù)。比如在技術(shù)層面，為了實現(xiàn)用戶對圖書檔案資料的跨庫檢索，可以對所有圖書檔案的目錄、內(nèi)容和編碼方式進(jìn)行一體化的管理，這樣一來，用戶只需要通過圖書館當(dāng)中專門的檢索程序就可以準(zhǔn)確地定位到所需要的信息資料。為了確保圖書檔案服務(wù)的質(zhì)量，還需要做好對圖書館當(dāng)中檔案信息錄入過程的有效管理。如果在信息錄入的過程中，人為因素會導(dǎo)致某些錯誤的發(fā)生，這會對后期的檢索質(zhì)量造成不良的影響。因此在制作圖書檔案數(shù)字化文件的時候，工作人員需要在其中加入靜態(tài)和動態(tài)的數(shù)據(jù)，并對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行集中處理，這樣可以為后期信息的使用提供便利的條件。通過為用戶提供精準(zhǔn)與完善的數(shù)字化信息服務(wù)不僅可以為用戶使用信息提供便利，同時也可以有效提升圖書檔案的利用價值。

（三）控制圖書館圖書檔案的數(shù)字化風(fēng)險。在信息化的時代里，人們獲取信息的途徑變得更加多樣化，信息的傳播也變得更加簡單，正是這些網(wǎng)絡(luò)工具的滲透對圖書檔案系統(tǒng)造成了嚴(yán)峻的信息安全風(fēng)險。如果系統(tǒng)出現(xiàn)了非法入侵、惡意攻擊等問題的話，不僅會導(dǎo)致信息被泄露，同時還可能會導(dǎo)致其中的重要文件被惡意破壞和盜取，嚴(yán)重情況下還可能會出現(xiàn)數(shù)字化平臺無法正常使用的情況。因此，在圖書館圖書檔案數(shù)字化建設(shè)的同時，還要做好對數(shù)字化風(fēng)險的防控工作。在數(shù)字化設(shè)備運行的過程當(dāng)中，很容易受到外界環(huán)境的影響，在這個過程中出現(xiàn)的故障具有較強的不可預(yù)見性。因此，為了減少因系統(tǒng)硬件而發(fā)生的故障、降低這些故障對圖書檔案系統(tǒng)所造成的安全風(fēng)險，在數(shù)字化建設(shè)的過程中要結(jié)合圖書檔案信息的形式來選擇合適的存儲方式，對于其中的本文、圖像、視頻以及音頻這些檔案形式，要使用不同的存儲方式進(jìn)行保存，同時還要做好對檔案信息的備份。對于高職院校圖書館當(dāng)中專門用來存儲圖書檔案信息的計算機，要避免其接入外網(wǎng)，這樣系統(tǒng)在發(fā)生信息風(fēng)險的時候，可以通過該計算機來實現(xiàn)對圖書檔案信息的恢復(fù)。

四、結(jié)語

綜上所述，在高職院校圖書館圖書檔案管理的過程中，數(shù)字化技術(shù)發(fā)揮了重要的作用。數(shù)字化建設(shè)不僅符合圖書館檔案管理的要求，同時也符合圖書事業(yè)發(fā)展的要求。當(dāng)前，高職院校圖書館在對圖書檔案進(jìn)行管理的過程中，對存儲空間的要求越來越高，同時圖書檔案的使用效率在不斷增加、使用范圍也在不斷擴大。在這樣的情況下，建立數(shù)字化的圖書檔案系統(tǒng)是十分有必要的，高職院校要結(jié)合實際需求來設(shè)立數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)和方案，同時做好設(shè)備完善、服務(wù)提升以及風(fēng)險防控工作。