軍工檔案管理信息化工作思考

高珂佳 /北京強度環(huán)境研究所

軍工行業(yè)作為國家安全與國防建設(shè)的重要支柱，行業(yè)內(nèi)的新方法、新工藝、新技術(shù)、新材料、新設(shè)備與創(chuàng)新人才層出不窮，相關(guān)檔案管理工作需要不斷增強技術(shù)手段，創(chuàng)新管理模式。同時，隨著眾多重點科研、重大項目的開展，軍工企業(yè)之間以及軍工企業(yè)與高校、科研機構(gòu)及民營企業(yè)之間的研發(fā)協(xié)作越來越緊密，檔案材料的共享服務(wù)能力也急需提升。因此，需要進一步分析軍工行業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)實情況，結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展，研究軍工檔案信息化工作的實施路徑，促進軍工檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，更好地服務(wù)于軍工科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理。

當(dāng)前，軍工檔案信息對于軍工科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理的促進作用日益凸顯，需要進一步運用信息化手段提升軍工檔案管理的層次和水平。為此，筆者通過分析軍工檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題，研究了推進軍工檔案管理信息化的需求特征，在此基礎(chǔ)上提出了其實現(xiàn)路徑，以期為軍工檔案管理工作提供借鑒。

一、軍工檔案管理工作中存在的問題

軍工檔案是軍工單位科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理的真實記錄，包括在軍工科研與管理活動中直接形成的文字材料、圖紙、照片、音像及各類應(yīng)用軟件等形式的工作記錄。具有涉及專業(yè)領(lǐng)域廣、內(nèi)容形式多樣、形成時間跨度較長，各類資料來源和管理單位較為分散的特點。在軍工檔案的管理工作中，主要存在以下幾個方面的問題。

1.對檔案管理相關(guān)法規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)掌握及應(yīng)用程度不夠

目前，還有相當(dāng)一部分軍工單位對于檔案管理工作的認(rèn)識不夠，對檔案管理的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行不到位，存在重科研生產(chǎn)、輕檔案管理的現(xiàn)象。《中華人民共和國檔案法》于2020年6 月20 日完成了第三次修訂，并 在2021 年1 月1 日 起 施 行。本次修訂中增加了檔案信息化建設(shè)的規(guī)定：國家鼓勵機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)；有條件的檔案館應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定建設(shè)數(shù)字檔案館；國家推進檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享。這就需要軍工單位進一步統(tǒng)一思想，提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，按照國家及上級單位的要求積極認(rèn)真地做好檔案管理工作，加強檔案信息化建設(shè)，同時加強監(jiān)督檢查。

2.檔案資料收集不夠及時，歸檔協(xié)作性需要提高

軍工科研生產(chǎn)任務(wù)特別是重大專項，屬于復(fù)雜的系統(tǒng)工程，任務(wù)時間較長，且科研生產(chǎn)任務(wù)的協(xié)作配套單位多，使得軍工檔案資料的收集和整理周期較長，檔案資料的收集與科研任務(wù)進度不一致，任務(wù)關(guān)鍵節(jié)點所產(chǎn)生的各類資料未及時歸檔。同時，因協(xié)作配套單位間的檔案標(biāo)準(zhǔn)未實現(xiàn)統(tǒng)一，導(dǎo)致相關(guān)資料的歸檔分類、格式內(nèi)容不一致，這是檔案管理工作長期存在的一個難點。

3.檔案資料的成套性較差，檔案資料質(zhì)量得不到保證

軍工科研生產(chǎn)任務(wù)涉及多個階段和領(lǐng)域，以裝備型號研制流程為例，型號研制過程一般分為論證階段、方案階段、工程研制階段、定型階段、批生產(chǎn)階段，各階段主要包括一般過程文件、軟件文檔、工藝文件、標(biāo)準(zhǔn)化文件、質(zhì)量文件、維修性文件、測試性文件、保障性文件、人機工程文件、項目成果文件等，但是在不同的階段中，相同或類似文件的檔案管理要求存在不一致的情況，且具體任務(wù)的承擔(dān)單位不一定是檔案材料的收集單位，造成部分文件被錯放或遺漏、文件歸檔的版本不是最新的情況，使得檔案材料的成套質(zhì)量管理難度較大，給檔案資源的開發(fā)和利用帶來了一定困難。

4.檔案管理人員的專業(yè)性還需提高

目前，軍工檔案管理人員多來自于單位辦公室，雖然對公文及綜合辦公協(xié)調(diào)等業(yè)務(wù)較為熟悉，但因軍工科研生產(chǎn)的技術(shù)性較強、工作流程復(fù)雜，要實現(xiàn)各類資料的按時、保質(zhì)、保量歸檔，對不少檔案管理人員來說具有一定的挑戰(zhàn)。同時，因軍工科研生產(chǎn)任務(wù)重、進度緊張，檔案管理人員缺乏，不少單位采取臨時抽調(diào)人員的方式突擊完成資料歸檔工作，又給檔案管理工作帶來了新的風(fēng)險。

二、軍工檔案管理信息化的需求特征

軍工檔案管理的信息化需要充分運用大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能及信息安全等先進信息技術(shù)，依據(jù)國家檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，按照軍工檔案管理方面的流程，結(jié)合軍工科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理構(gòu)建軍工檔案知識管理體系，有效提升各類軍工檔案信息的整理、收集、共享與維護等全過程管理能力，并探索檔案信息對業(yè)務(wù)工作的支撐作用，促進軍工檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展。

1.需要進一步加強標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

軍工檔案信息化管理是用先進信息技術(shù)手段代替?zhèn)鹘y(tǒng)繁雜的人工勞動，實現(xiàn)檔案管理技術(shù)與管理模式的革新，在檔案信息的采集、存儲、處理、查詢、維護等過程中，必須嚴(yán)格遵守《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度。同時，軍工檔案的技術(shù)功能架構(gòu)設(shè)計及應(yīng)用服務(wù)也需要遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。軍工檔案中涉及大量的敏感信息，需要加強信息安全管理，特別是在信息資源服務(wù)方面，需確保各類檔案信息的保密安全。

2.需要將系統(tǒng)工程思想融入檔案信息化建設(shè)

軍工科研生產(chǎn)管理的精髓是系統(tǒng)工程思想，軍工檔案信息化雖然可實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，提供原生電子檔案以及圖形圖像、軟件、音視頻等形式的多媒體檔案，并可通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)擺脫空間的限制，但軍工檔案管理應(yīng)注重遵循軍工科研生產(chǎn)管理體制，加強系統(tǒng)工程思想的融合運用，推進檔案管理流程與內(nèi)容、各層級管理機構(gòu)職能、管理人員職責(zé)的機制創(chuàng)新，特別是加強檔案信息服務(wù)擴展，處理好檔案資料“藏”與“用”的關(guān)系，以便更好地支撐軍工科研生產(chǎn)。

3.需要運用信息化手段加強檔案資料多維度管理

傳統(tǒng)的軍工檔案管理工作包括大量檔案的目錄編制、資料歸檔、整理分析等工作，效率較低且質(zhì)量得不到有效保證，需要綜合運用信息技術(shù)手段對大量檔案資料進行數(shù)字化處理，并采用科學(xué)的數(shù)字編碼方法建立軍工檔案的電子標(biāo)簽、目錄索引。在此基礎(chǔ)上，運用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，將軍工檔案的信息資源開發(fā)利用從相對獨立的視角轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄬W(xué)科、多視角的交叉融合，促進各種靜態(tài)檔案資料關(guān)聯(lián)起來，形成知識體系，增強檔案工作的實用價值。

三、軍工檔案管理信息化的實現(xiàn)路徑探討

1.加強總體規(guī)劃，統(tǒng)籌推進各項工作

軍工檔案管理信息化建設(shè)要加強目標(biāo)引導(dǎo)，依據(jù)軍工單位檔案管理工作的主要內(nèi)容進行總體設(shè)計，制定標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的管理模式，并采用將檔案管理工作全部過程納入面向流程管理的思路。充分考慮當(dāng)前工作現(xiàn)狀、建設(shè)需求、平臺架構(gòu)、經(jīng)費投入、進度計劃等方面的因素，重點突出、分步實施、注重實效，在軍工檔案的收集、整理、維護、使用等重要環(huán)節(jié)，實現(xiàn)信息技術(shù)與管理方法、服務(wù)機制的創(chuàng)新融合，促進檔案管理部門和相關(guān)立檔單位各盡其責(zé)、協(xié)同配合。

2.加強檔案資源的開發(fā)利用，“藏”、“用”并舉

軍工檔案管理經(jīng)過長期積累，相關(guān)單位已建立科學(xué)、種類豐富、內(nèi)容齊全的檔案資源庫。在符合國家有關(guān)要求的前提下，進一步完善體制機制，以大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)為手段，構(gòu)建形式多樣、結(jié)構(gòu)完善的軍工檔案信息資源共享體系，對軍工檔案信息資源進行深度挖掘和加工，開發(fā)其內(nèi)在的深層次的知識價值。同時，探索實踐跨區(qū)域的軍工檔案資源共享機制，采用安全、可靠的數(shù)據(jù)防護和數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，打破科研協(xié)作單位之間的信息壁壘，更好地將檔案資源服務(wù)于軍工科研工作。

3.加強信息安全管理，提升安全保障能力

軍工檔案信息化中的信息安全是特別需要重視的問題，不僅在技術(shù)方面需要進行安全防護，還要從管理制度、人員使用等方面同步開展工作。在技術(shù)方面，使用自主可控的硬件平臺、軟件系統(tǒng)和安全防護產(chǎn)品，采用內(nèi)、外網(wǎng)雙網(wǎng)運行管理的方式提供服務(wù)；在管理方面，建立健全軍工檔案的信息安全管理制度，在軍工檔案的信息安全管理范圍、管理內(nèi)容、人員要求、設(shè)備管理、監(jiān)督制約及獎懲措施等方面明確要求；在人員使用方面，進一步完善機構(gòu)設(shè)置、明確崗位職責(zé)，特別是梳理兼職、專職檔案工作人員的使用范圍。

4.增強檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提升服務(wù)水平

為了適應(yīng)軍工檔案信息化管理模式，需要提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，不斷加強業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)與交流，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。軍工檔案管理人員要熟練掌握信息化條件下檔案資料的收集整理、加工分析、傳遞、存儲、服務(wù)保障等技能。此外，不斷優(yōu)化檔案管理工作隊伍結(jié)構(gòu)，積極引進具有計算機、網(wǎng)絡(luò)、信息等相關(guān)專業(yè)背景的人才，在不斷提升檔案信息服務(wù)的同時，鼓勵更多的人才研究信息化時代軍工檔案管理的新思路、新方法，推動軍工檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

隨著軍工事業(yè)的發(fā)展，軍工科研生產(chǎn)和經(jīng)營管理對軍工檔案管理工作的要求越來越高，迫切需要運用信息化技術(shù)手段建立更加可靠、安全、高效的軍工檔案服務(wù)管理新模式，制定新的軍工檔案管理技術(shù)體系與信息資源開發(fā)利用機制，進一步發(fā)揮好軍工檔案管理，總結(jié)好經(jīng)驗、發(fā)現(xiàn)新知識、創(chuàng)造新價值的作用，以促進軍工事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。