完善民辦高校檔案管理 迎接新法落地

文/華南理工大學廣州學院 黃海燕

民辦高校作為我國普通高等學校的重要組成部分，其發展過程中產生的各類檔案屬于國家檔案的一部分，應當按照《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》等法規進行規范管理。目前，民辦高校因認識、體制、人才、資金及發展歷程短等原因，其檔案管理工作仍存在較多與民辦高校教育事業發展不相適應的問題。2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議修訂了《中華人民共和國檔案法》（后稱“新法”），民辦高校應以此為契機，充分重視其檔案管理存在的問題與危害，著力加以解決和完善，迎接新法落地。

一、民辦高校檔案管理存在的問題與危害

（一）重視不夠，檔案管理邊緣化，致使重要檔案信息丟失嚴重。民辦高校是自籌經費辦學，缺乏政府財政資金的支持，盡管教育具有公益性屬性，但為了能更好地維持辦學，必須重視經濟效益，管理者在進行學校規劃布局時，往往會把關注焦點集中在學科建設、師資隊伍建設、教學基礎建設等方面，而對于學校辦學無直接影響，且無法產生直接經濟效益的“檔案管理”方面的關注度極低，甚至會被邊緣化。

筆者對廣東省52所民辦高校的官方網站進行查詢調研，僅有14所學校在機構設置介紹方面提到了在學校辦公室下設綜合檔案室（科）；5所學校在文秘科或綜合科的崗位職責上提到了有檔案管理；33所學校的網站查不到任何關于檔案科室設置、檔案管理規章制度、檔案歸檔利用指南、檔案管理工作網站等相關信息，大部分民辦高校對檔案工作的重視程度由此可見一斑。

不重視檔案管理工作，所導致的直接后果是大量反映學校發展歷程的文件、資料，突發事件的處理過程、結果，基建資料、施工圖紙等珍貴資料都散落在校領導、各職能部門的負責人或者具體的操作人員手中，沒能及時歸檔，加之人員流動較大，造成很多重要原始材料丟失，為學校后續的建設、發展、管理等帶來很大的損失。

（二）人力資源不足，管理力量較為薄弱，影響檔案事業的可持續發展。民辦高校出于成本效益的考慮，往往會壓縮人員的編制，對效益不顯著的檔案工作崗位，更是會嚴格控制在編人員的數量，其檔案室基本都是隸屬于校辦下的科室，專職檔案人員編制數量一般1∽2人，且很多檔案員須兼任其他行政管理工作，人力資源稍顯不足。另外，檔案專業人才匱乏，眾所周知，檔案學屬于小眾專業，全國開設檔案學專業的大學總共30余所，培養人數較少，需大于供，而民辦高校的福利待遇、職業前景、勞動強度等對檔案專業人才的吸引力較為有限。而對于辦學時間較短，檔案管理工作起步晚，尚處于摸索階段的民辦高校來說，人力資源不足無疑會成為其檔案工作有效開展和發展的短板，沒有足夠的專業能力和信息技術能力，則無法較好地為學校檔案事業做科學的規劃和布局，難以進行高質量的檔案編研工作，為學校發展、教學、科研等提供高效率且精準的利用服務，無法與時俱進開展數字檔案室建設，如此種種，勢必會影響民辦高校檔案事業的可持續發展。

（三）檔案編研水平不高，檔案利用率低，致使檔案管理的價值無法體現。如上文所述，民辦高校檔案管理人力資源不足等問題，致使檔案編研水平較低，一般只提供基本的檔案利用，難以主動開展檔案服務工作。另外，師生的檔案意識較為淡薄，對學校檔案的館藏情況和功能以及檔案利用相關規章流程知之甚少，導致大部分師生不會主動借閱檔案以輔助教學、科研等活動，使學校檔案利用率長期處于低水平。以筆者所在學校為例，建校15年，館藏檔案近10萬件，但年均借閱次數為50人次左右，其中以學生入伍、就業等需要復印學籍表、高考錄取名冊為主，財會查閱為次，其他科研檔案、教學檔案利用率均較低。

檔案管理的最終價值體現在“利用”上，因此，檔案利用與服務是檔案工作重要而關鍵的環節。若不主動開展檔案服務，積極開發檔案信息資源，拓展檔案服務功能，相當于檔案僅存不用，其服務社會、學校、群眾、師生的功能無法發揮，價值則無法體現。長此以往，勢必會形成惡性循環，學校更加不重視，投入會更少，產出也會更少，如此，作為學校基礎建設的一部分，勢必會影響學校的長遠運作發展。

（四）檔案管理手段傳統，信息化程度不高，無法滿足信息時代對的需求。尚處于檔案管理摸索階段的民辦高校，在管理手段上以傳統方式為主，文件歸檔以紙質材料為主，日常的檔案利用服務也以提供紙質復印件借閱為主，手段較為落后，如復印一份新生錄取名冊，仍采用貼紙條的方式隱去無關學生的基本信息，再行復印使用，工作效率低。檔案管理系統開發使用率較低，筆者通過對廣東省52所民辦高校的官方網站進行查詢調研，僅有3所學校網站顯示有檔案管理系統并提供系統入口鏈接，可見大部分民辦高校尚未建成數字檔案室。

伴隨現代信息技術的深入發展，無紙化、辦公智能化已經勢不可擋，教育系統的政務往來已基本實現電子化，且在學校教學、科研、學生活動等開展過程中，產生的材料類型也呈多樣化，視頻、音頻、數碼圖片、電子文件數量日益增多，傳統的檔案管理模式在存儲容量、存儲條件、存儲方式、異地查詢利用、檔案雙重或多重備份等方面已無法滿足信息時代的需求，檔案管理信息化是民辦高校信息化的必然要求。

二、檔案事業的發展趨勢

2016年初國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出，到2020年，要初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化，基本建成與全面建成小康社會相適應、有效服務國家治理和“五位一體”建設的檔案事業發展體系。2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議修訂了《中華人民共和國檔案法》，新法增加了檔案信息化建設和監督檢查，要求新時期檔案工作要依法管理、走向開放、走向現代化，要與國家治理體系和治理能力現代化建設戰略部署相適應。隨著社會的發展，科技的進步，公眾的需求，檔案的流動性，服務的互動性，尤其是新科技不斷與檔案管理的重構將是檔案事業發展的必然趨勢，檔案事業必將向檔案治理法治化、檔案資源多樣化、檔案利用便捷化、檔案管理信息化、檔案安全高效化、檔案隊伍專業化發展。為順應時代發展大潮，民辦高校應充分發揮其機制靈活的優勢，不斷完善檔案管理工作以跟上檔案事業發展大勢，迎接新法落地。

三、完善民辦高校檔案管理的對策

（一）多層面提高檔案意識，增強檔案管理認識水平。提高管理者及廣大師生的檔案意識是民辦高校開展檔案管理工作的先導。首先，各級檔案行政管理部門要貫徹落實黨和國家關于促進民辦高校發展的方針政策，把推動民辦高校建立健全檔案管理工作列入工作規劃，幫助和促進民辦高校檔案管理規范化和科學化。其次，新法第二十二條規定非國有企業、社會服務機構等單位和個人形成的檔案，對國家和社會具有重要保存價值或者應當保密的，檔案所有者應當妥善保管。《高等學校檔案管理法》規定，各學校要重視檔案管理工作，并將其納入日常的監管工作中，并指定一名分管領導負責。民辦高校管理者應加強對國家檔案管理法規的認識，樹立正確的檔案觀，充分認識到檔案管理與整個學校管理間的密切管理，把檔案管理作為學校管理的一項基礎工作，納入學校管理的總體思路之中。再次，各民辦高校要加強師生的檔案意識，通過制定規范和標準，加強教工對檔案的收集、積累、預立卷和歸檔移交意識；學生層面，可通過檔案工作網站宣傳指引、校史館檔案專題展覽、開設檔案類通選課等普及檔案知識、法規。如此多措并舉提高民辦高校檔案管理意識。

（二）設崗配齊，加強檔案人員隊伍建設。隨著民辦高校辦學規模的不斷擴大，各民辦高校形成的各類檔案材料也逐年遞增，信息化的發展也對檔案工作從業人員提出了更高的要求，需要民辦高校根據學校的實際情況和工作任務合理地設置檔案管理崗位并配備相應的檔案工作人員。結合民辦高校的用人制度，可以打造專兼職相結合的檔案工作隊伍。

一是設置檔案管理專職崗位，配備專業專職檔案工作人員。明確崗位工作職責，保證其有足夠的精力與時間開展學校檔案室（館）基礎及信息化建設、日常檔案管理、檔案編研與利用，及對二級單位開展檔案業務指導等工作。積極引進檔案專業人才和相關信息技術管理人才，促進學校檔案工作實現標準化、規范化和科學化管理。

二是優化人力資源，打造兼職檔案員隊伍。檔案移交入館前涉及各二級院系、職能部門的文件材料收集、整理、預立卷等基礎工作，有必要打造一支兼職檔案員隊伍，由檔案管理部門負責培訓和業務指導。一則可優化人力資源，提高工作效率，緩解檔案部門人員少、工作量大、負擔重的矛盾；二則可以提高各部門的檔案意識，注重文件材料的過程收集和積累，避免文件錯漏丟失。

三是加強業務培訓，提高業務技術能力。首先，檔案行政管理部門等開展檔案工作研究、培訓等工作時，應一視同仁地將民辦高校作為對象納入其中，進行業務督導，鼓勵民辦高校開展檔案管理工作創新研究。其次，檔案學作為小眾專業，檔案管理在職人員想參加繼續教育的渠道和機會少，設有此專業的大學應充分發揮服務社會的職能，利用MOOC等平臺打造檔案類網絡課程、專題講座等共享資源供有需要的人員學習，以此拓寬教學途徑，適當滿足部分學習需求。最后，民辦高校管理者應著眼于學校檔案工作的長遠發展，有意識地培養檔案管理專業人才，通過送去培訓、進修、交流等方式提高檔案管理人員的專業理論、技能知識，尤其是檔案管理信息化等新技術。

四、按章辦事，完善民辦高校內部建設

民辦高校檔案要實現標準化、規范化和科學化管理，就必須按照相關檔案管理制度的要求完善內部建設，提高管理水平和效率。

一是要成立專門的檔案管理機構，負責學校檔案工作的統籌規劃、管理、業務指導、各類檔案的統一保管，以及為學校的發展提供信息資源利用服務。民辦高校應根據自身的實際情況，按照《高等學校檔案管理辦法》規定，結合學校檔案的內容和數量等，設置與其辦學規模相適應的檔案館或綜合檔案室。

二是健全檔案管理體制并明確各方職責。構建一個由分管校領導、檔案館（室）專職工作人員、各二級單位積極參與的檔案管理體制為學校檔案工作的順利開展做好組織保障。

三是完善檔案管理規章制度。遵循《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》的規定，結合實際，制訂符合民辦高校實際發展需要和特色的檔案管理規章制度，明確立卷歸檔工作規范，編制科學合理的檔案類目體系，使檔案管理工作有法可依，有章可循。

四是合理配備檔案基礎設備設施，提供條件保障。民辦高校應按照檔案管理要求和檔案文化傳播要求，結合自身的實力條件，配備檔案庫房和綜合性檔案工作場所，并按照“八防”要求配置恒溫、恒濕、防火、防有害生物等必要設施。

五是推進檔案信息化建設。信息化已成為檔案管理發展的必然趨勢，民辦高校在開展數字校園建設規劃時，應著眼未來全盤考慮，將檔案管理信息化建設納入其中，使之與各職能部門的信息系統提前建立聯系，預留接口，避免重復建設造成資源浪費。且要立足實際，因校制宜，以點帶面逐步鋪開，從初步建設館藏目錄檢索系統，到逐步建立全文數據庫，最終實現檔案信息的利用服務、文化展示和重要數據分析的重要功能和價值。

六是加強檔案編研，主動開展檔案利用服務。檔案管理的最終目的是“利用檔案”，只有充分利用校內檔案資源，挖掘師生、公眾的檔案利用需求，積極開展專題檔案、數據分析等檔案編研工作，主動提供服務，提升師生和公眾的檔案利用體驗，才能實現檔案管理工作的目的，并促進其持續發展。

五、結語

民辦高校作為一種新興的辦學模式，且辦學歷史較短，在檔案管理方面存在一定的問題在所難免，但為了實現可持續發展，民辦高校應重視其在檔案管理方面存在的問題與危害，并充分發揮其管理機制靈活的優勢，利用現今高速發展的信息技術，以即將施行的新法為指導，加強其檔案管理相關制度、隊伍、設施、數字系統等建設，將有望實現彎道超車，做出具有民辦高校特色的檔案管理模式。