重要檔案異地備份相關問題研究

文/山西省忻州市中醫醫院 續華

隨著數據信息的不斷增加，重要檔案在實際保存過程中，不可避免會受到人為因素、自然災害等各個方面的影響和威脅。一旦發生災害，將會造成不可挽回的損失，為了最大程度上降低檔案的管理安全風險，必須對重要檔案采取異地備份措施進行保存。隨著互聯網信息時代的到來，網絡信息數據安全面臨著諸多風險隱患和考驗，為了避免遭到網絡攻擊，導致數據信息受損，保障重要檔案信息的完整性與真實性，必須深入開展異地備份工作。

一、重要檔案異地備份的重要性

重要檔案在實際保存過程中，可能會受到多方面因素的影響，從而導致出現數據信息受損的情況，為了盡可能降低檔案信息受損幾率，必須要進行異地備份。異地備份主要指的是將檔案備份至遠離自然災害以及人為災害區域的一種安全保護措施，也是最為基礎的備份工作內容，能夠有效降低潛在的安全風險。檔案管理的核心工作內容便是保護以及有效利用檔案的價值，檔案在管理保存過程中，可能會遭遇突發事件，或者是自然災害的破壞和影響，導致檔案嚴重受損，不管是紙質文件還是電子信息化文件，都可能會受損、丟失，一旦受損嚴重，很可能無法修復，永久性丟失。因此，為了最大程度上預防重要檔案出現嚴重受損情況，應當保障檔案的存儲環境始終處于安全狀態，而異地備份則是有效的保存管理途徑。

二、重要檔案異地備份的主要方式

（一）冷備份。冷備份指的是對本地的檔案信息進行備份，并將已備份的文檔信息傳送到計算機中進行保存。即使出現不可抗拒災害或者是突發事件的情況下，只需要通過相應的設備對之前上傳的檔案數據信息進行下載或者恢復便可。這樣的存儲備份方式成本較低，且操作簡單，在實際應用過程中，當數據量不斷增大的情況下，管理難度會大幅度增加，特別是自然災害等突發事件之后，數據無法及時有效恢復。

（二）溫備份。溫備份指的是在不同的區域設有備份站點，并安裝通信設備，使得備份站點運行系統與主站點的運行系統相似，通過應用系統，定期進行備份。當出現突發性事件時，可恢復備份數據，可通過終端隨時切換至備份系統，從而保障正?；謴瓦\行。

（三）熱備份。熱備份主要指的是通過在異地建立備份站點，并且和主站點的運行系統保持聯機狀態，主站點可以將相關數據信息實時傳輸到備份系統，從而最大程度上保障主站點與備份系統之間的數據實時同步。當發生突發性事件時，只需要追回部分數據，備份的運行系統能夠及時接替主站點繼續運行。

三、重要檔案異地備份的具體要求

（一）穩定性。重要檔案與數據信息在備份過程中，一定要最大程度上保障備份系統的穩定性與安全性，應當安排專人監管，從而有效避免在備份過程中可能出現的無序和混亂。

（二）全面性。計算機系統的網絡環境不同，其操作平臺也有所不同，應用系統之間存在一定的差異。所以，在對重要檔案進行備份的過程中，所采用的系統應當支持各種操作系統與應用系統。

（三）自動化。數據備份應當具備自動備份的功能，且在備份過程中，一旦出現異常情況，能夠及時進行處理，并恢復自動備份，這樣能夠有效減少工作人員的實際工作量。

（四）安全性。計算機信息技術快速發展與普及的同時，帶給人們極大的便捷，但是網絡環境恰恰是病毒快速傳播的媒介，嚴重威脅數據信息的安全性。所以，在對檔案數據進行備份過程中，應當對數據信息進行查毒、殺毒，從而保障無毒備份。另外，應當保持溫濕度適宜，能夠防水、防光、防塵，從而有效延長檔案備份數據的實際壽命。

四、重要檔案異地備份存在的相關問題

（一）認識不足，機制有待完善。當前，突發性事件或者自然災害的整體發生幾率并不高，導致有些單位不愿意投入大量的資金和時間精力去做檔案數據備份工作。部分檔案管理人員出于擔心，覺得異地備份會導致館藏失去特色，機密文件丟失，檔案館相關機制有待進一步完善。

（二）缺乏理論性研究和指導規范。當前，我國對于重要檔案管理并未形成統一的規定標準。同時，異地備份缺乏相應的規范標準，不同地區通常是針對自身需求，建立相應的檔案備份數據庫，缺乏理論數據，只是籠統提到，并未進行深入分析與研究。

（三）檔案備份與管理耗費大量的人力與財力。檔案備份與后期管理工作中，需要投入大量的人力與財力等相關資源，同時，檔案數字化工作整體要求比較高，部分檔案部門不愿意投入和開展相關工作。另外，檔案部門每年的經費有限，通常只能應付一些正常的開支，沒有過多的資金投入檔案異地備份工作當中，導致遲遲未開展。

五、重要檔案異地備份工作的開展策略

（一）提升相關工作人員的備份意識。重要檔案作為重要的數據信息，關乎企業與個人的發展，因此，相關工作人員一定要引起高度重視，正確、全面看待檔案異地備份與存儲工作。管理人員應當積極轉變思想意識，充分認識到檔案安全管理的重要意義和價值。檔案部門及管理者應當深刻反思自然災害所造成的損失和影響，并積極吸取經驗教訓，結合實際情況，制定與完善科學合理的工作計劃，并全面落實到工作當中，對于存在的相關問題應當及時予以解決，逐步完善檔案管理相關規章制度體系，從而保障各部門之間的有效協調，工作能夠穩步有序開展。

（二）明確重要檔案異地備份范圍。不同地區的檔案館進行異地備份的檔案主要包含以下幾類：首先是檔案館內具有一定保存價值以及特色的檔案信息，其次是經過鑒定為一級保管的檔案，接著是二、三級永久保管檔案。當個別特殊的檔案館具有技術價值與經濟價值時，可考慮對該藏館內的相關重要的檔案信息進行異地備份保管。

（三）合理選擇異地備份的地點與相關技術。目前，大多數檔案機構主要采用磁盤的方式進行檔案備份，縮微膠片用于備份檔案信息，其安全性非常好，同時也能夠最大限度上滿足檔案長時間保存的需求，但是其在實際使用過程中，成本是比較高的，且在查看過程中也不太方便，可以應用到一些安全要求比較高，目前不會經常使用到的重要檔案。檔案管理機構應當結合自身實際情況，選擇恰當的備份介質。檔案異地備份可通過多種技術手段去實現。在進行檔案備份保存過程中，通常會選擇距離在300公里以上，且不在同一區域以及地震帶最佳。實際上，部分地區建立的備份庫未達到上述要求，這樣便無法保障檔案的安全性。相關部門應當制定相應的制度體系，并由專家人員對區域的綜合情況進行全面評估，并制定科學合理的方案措施，為異地備份工作的有序開展提供基礎保障。異地備份地點與環境應當符合相關規定要求與文件，同時還應當注意溫濕度的適宜性，并切實做好防水、防磁工作，有效延長備份檔案的實際壽命。

（四）選擇恰當的異地備份形式。異地備份主要由以下幾種形式：首先，要保持館際互相備份。這樣的方式具有安全性高、投入成本較低等優勢，但是在合作模式下，無法有效保障合作模式下的長期穩定，要加強與合作企業之間的有效溝通，并通過簽署相關協議，進一步明確具體的責任和義務。其次，建立檔案異地備份基地。檔案館可以針對自身實際情況進行設計，管理操作自由，但是需要投入大量資金，在建立檔案異地備份之后的運營與維護工作也是至關重要的。再次，利用現代化網絡信息技術建立完善的系統?？蓪崟r進行備份，互相備份，一旦發生緊急情況，也能夠有效保障檔案信息管理與服務。還可以采用移動存儲技術，實現離線與在線實時備份，并且操作更加簡便靈活，投入成本比較少，一旦發生突發狀況，能夠快速進行轉移。

（五）完善相關法律法規。檔案管理相關部門應當針對當前實際情況，及時制定與完善相應的法律法規以及標準辦法，這樣在實際工作中，能夠有效協調不同區域之間對于異地備份保存可能存在的爭議，最大程度上保障重要檔案異地備份工作，做到有據可循、有法可依。

（六）明確日常管理與維護責任。異地備份保存工作開展過程中，需要針對實際情況、信息技術的開發與利用，及時進行優化與調整，相關部門應當明確對硬盤、介質光盤等檔案存儲介質定期進行檢查、維護，明確相關責任人。

（七）充分挖掘檔案本身價值，合理解決資金不足問題。當前社會中，一旦出現突發性事件，不僅會嚴重損害重要檔案，也會造成一定的負面影響。損害具有不可逆轉性，檔案異地備份保存是當前檔案工作中的重要手段，能夠有效提升重要檔案的安全性。所以，一定要合理利用檔案信息資料，平衡人力與物力資源，進一步提升資源共享率，實現效益最大化，與實際情況有效結合，有助于不斷提升數字資源管理的整體水平。

六、結語

隨著社會經濟的快速發展，互聯網信息技術更新與發展的速度不斷加快，信息化程度越來越高，數字信息檔案成為當前的主流發展趨勢，其對設備的依賴程度比較高，且容易遭到病毒的攻擊，信息安全問題日益突出。為了最大程度上保障重要檔案信息的安全性，減少潛在的安全隱患，我們就必須做到防患于未然。所以，加強重要檔案異地備份工作開展力度，為重要檔案管理工作的穩步有序開展奠定良好的基礎。