淺談衛生健康行政許可檔案的重要性

文/濟南市行政審批綜合保障中心 呂秋儀

衛生健康行政許可是各級衛生健康行政機關按照法律規定，通過事前控制方式對衛生健康事業進行管理的一種重要手段。從應用情況看，衛生行政許可檔案是衛生健康行政部門和行政審批服務部門依法實施衛生行政許可各項事項申請、管理、審查、決定、送達過程中所形成的具備保留價值的文字、圖片等形式的記錄。衛生健康行政許可檔案記載了衛生健康行政許可行為，能夠為衛生健康行政許可活動的開展提供重要法律依據支持，是衛生健康行政部門和行政審批部門各項工作規范化管理的重要體現。

一、衛生健康行政許可檔案的特點分析

（一）衛生健康行政許可檔案類型眾多。當前，衛生健康行政許可檔案類型基本分為三類，分別為：醫療衛生檔案、公共衛生檔案、醫師護士檔案。這些檔案具體分為多個小的類型，以公共衛生檔案為例，具體包含公共場所檔案、涉水產品檔案、消毒產品檔案、供水單位檔案等。向下還能夠細分為新辦檔案、變更檔案、延續換證檔案和注銷檔案等。

（二）檔案生成數量較多。在各種社會資本不斷進入醫療衛生領域的今天，衛生健康行政許可業務量不斷增加，各類衛生健康許可檔案數量成倍增長，這些檔案大多集中在醫師和護士執業注冊檔案上。檔案的生成管理需要在行政審批人員的指導、監督下對各部門人員的申報資料進行綜合分析，之后按照衛生行政許可審核的基本程序和管理規定，對這些檔案內容進行審查、管理，各類檔案信息最終生成文字性資料。

（三）檔案的保管期限不同。根據《山東省衛生計生行政許可檔案管理辦法（試行）》中規定，衛生健康行政許可檔案的保管期限根據許可事項的不同性質劃分為永久、30年和5年。《醫療廣告管理辦法》規定醫療廣告成品樣件和審查意見保存時間，自《醫療廣告審查證明》生效之日起至少2年。不同的衛生健康行政許可檔案有著不同的保管期限。

二、衛生健康行政許可檔案管理存在的問題

（一）衛生健康行政許可文書制作存在的問題。第一，衛生健康行政許可文書使用不規范。根據衛生部門頒布的文件要求，省級衛生行政部門可以根據實際情況來適當增加許可文書。但是從實際應用情況來看，衛生健康行政許可文書檔案的使用不夠規范，一些許可案卷中沒有明確的落款。第二，衛生健康行政許可檔案中一些許可申報資料不符合規定。在衛生健康行政許可申報的時候，有關申請人提交的申請資料不符合相關要求，表現為缺少必要的衛生設施布局平面圖、衛生設備、消毒設備清單資料。第三，衛生健康行政許可檔案文書制作不規范。衛生健康行政許可檔案制作過程中存在申請資料填寫不完善、提交資料缺乏必要公章、資料審查不規范、資料核查不仔細等問題。

（二）衛生健康行政許可檔案管理存在的問題。第一，缺乏對衛生健康行政許可檔案管理的重視。一些基層單位領導以及衛生健康行政許可申辦人員對衛生健康行政許可檔案存在的意義和作用缺乏深刻的認識，在具體工作中一味關注衛生健康行政許可的數量，忽視了對衛生健康行政許可檔案申請資料的審查。第二，衛生健康行政許可檔案材料管理不科學。1.組卷不科學。在衛生健康行政許可檔案管理的時候，沒有嚴格按照申報事項對其進行分類，沒有將類似的事項歸為一個管理區間，更沒有按照保管期限進行立卷處理。2.歸檔資料不規范。衛生健康行政許可檔案歸檔資料不規范突出表現為：卷內資料的排列順序不科學；檔案資料的草擬文件介質使用不科學；卷內頁碼編制存在遺漏的問題；案卷封面擬定過于抽象。

三、衛生健康行政許可檔案管理優化對策

（一）規范衛生健康行政許可基本行為。第一，相關人員需要在第一時間及時、準確地對外公布衛生健康行政許可檔案的各個事項、行政許可辦事指南、一次性告知等內容。衛生健康行政許可行為的各項事宜不僅要在當地衛生監督網站、政務服務中心網站窗口公開，具體細節還需要參考受理窗口的申請表格和資料模板。第二，規范衛生健康行政許可文書的制作。結合當前社會發展對衛生健康行政許可的要求，按照《山東省衛生計生行政許可檔案管理辦法（試行）》文件要求，對衛生行政許可文書進行規范化。

（二）強化衛生健康行政許可檔案室的建設。衛生健康行政許可檔案的管理需要在特定環境中進行，為此，需要相關人員調動一切積極因素打造衛生健康行政許可檔案室，為衛生健康行政許可檔案室購進符合檔案要求的各項裝備和設備，從而使得衛生健康行政許可檔案管理滿足現代化需要。另外，還需要制定衛生健康行政許可檔案使用制度，規范有關人員使用和查閱檔案資料的行為，確保檔案使用符合指定的章程要求。

（三）強化對衛生健康行政許可檔案的管理。實現對檔案的集中性保管。第一，不管是什么級別的衛生健康行政許可檔案管理機構，都需要嚴格按照集中保管的原則進行檔案管理，嚴格禁止出現個人分散性管理檔案的行為。第二，按照《山東省衛生計生行政許可檔案管理辦法（試行）》文件要求，借鑒《山東省行政許可檔案管理辦法》的基本要求對衛生健康行政許可檔案進行管理，嚴格篩選檔案管理人員，安排具備一定專業能力的人員從事衛生健康行政許可檔案管理。第三，完善衛生健康行政許可檔案考核制度。通過衛生健康行政許可檔案管理制度的建立來提升整個檔案管理質量。另外，在檔案提交的過程中，還需要相關人員嚴格把好許可案卷歸檔質量關卡，對檔案提交資料不完善、缺少必要審批簽字蓋章、歸檔不符合要求的衛生健康行政許可檔案案卷一律予以退回。

（四）加強衛生行政許可檔案的基礎設施建設。通過為衛生行政許可檔案管理提供充足的設施設備支持，能夠更好地優化檔案管理，其中，在衛生行政許可檔案管理的過程中，需要根據實際工作需要來提供專用庫房、閱覽室、檔案工作人員辦公室等，并購入檔案裝備和設施。

四、結語

綜上所述，衛生健康行政許可檔案是各地區衛生健康行政機構按照法律規定采取事前控制的方式來管理衛生健康事務的手段。這項工作的開展能夠更好地促進衛生健康事業的發展。為此，在新的歷史時期，需要相關人員根據衛生健康行政許可檔案管理特點和基本需求，從多個角度著手思考怎樣優化衛生健康行政許可檔案管理，通過制度的完善、人員的培訓、基礎設施的建設更好地優化衛生健康行政許可檔案管理，促進衛生健康事業發展。