地質(zhì)工作中檔案管理方法研究

文/甘肅省核地質(zhì)二一三大隊(duì) 李華梅

一、地質(zhì)檔案的一般性管理方法

（一）整理單位。地質(zhì)檔案屬于科技類檔案，應(yīng)根據(jù)單位的要求進(jìn)行管理。按照地質(zhì)工作的性質(zhì)以及工作需求，調(diào)整資料的針對(duì)性，保證分析工作的記錄以及測試成果的一致性。根據(jù)檔案整理以及項(xiàng)目資料的規(guī)劃提升圖紙以及設(shè)計(jì)的要求，進(jìn)行歸檔安排，并且在案卷內(nèi)容中進(jìn)行調(diào)查與分析。

（二）檔號(hào)的構(gòu)成。根據(jù)檔案的卷號(hào)處理，調(diào)整代號(hào)以及件號(hào)的結(jié)構(gòu)編排，保持地質(zhì)檔案的分類以及時(shí)間的規(guī)劃。完善每卷檔案的流水排列。根據(jù)檔案編號(hào)以及單位進(jìn)行流水處理。按照結(jié)構(gòu)編排以及地質(zhì)檔案的規(guī)劃完善流水，從而實(shí)現(xiàn)有效的分類和技術(shù)性的研究與探索。檔號(hào)安排與構(gòu)成應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行處理，應(yīng)用管理的安全以及信息化的處理，調(diào)控檔號(hào)的優(yōu)化以及信息的安全。檔號(hào)構(gòu)成呈現(xiàn)出了檔案安排的流水作業(yè)以及操作過程中查詢的主要方式。

（三）編目的構(gòu)成。一般性地質(zhì)歸檔從實(shí)際的整體賬目以及卷內(nèi)的目錄分析。了解目標(biāo)的一致性以及卷號(hào)與歸檔時(shí)間的限制。調(diào)控目錄索引目錄，提升文件以及目錄索引標(biāo)準(zhǔn)和檔案的類別，形成介質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)卷號(hào)以及數(shù)量、密級(jí)等內(nèi)容，形成標(biāo)準(zhǔn)的文件備注。編目針對(duì)檔案管理形成的一定的排序標(biāo)準(zhǔn)，而實(shí)際工作中應(yīng)用頻率更高。沒有良好的編目會(huì)對(duì)后續(xù)的檔案管理和查詢?cè)斐蓢?yán)重影響。編目構(gòu)成呈現(xiàn)整體賬目梳理狀態(tài)，并且按照一定的規(guī)律進(jìn)行。

二、整理方法存在的問題

（一）缺少直觀性，影響工作效率。通常以卷為單位進(jìn)行歸檔。這樣能夠有效提升檔案的有序性，但是缺少直觀性，在工作過程中，會(huì)出現(xiàn)目錄總賬所在卷目的混亂。進(jìn)入檔案室，會(huì)出現(xiàn)卷內(nèi)沒有需要的檔案，缺少查詢的項(xiàng)目案卷，影響工作的效率和工作任務(wù)的進(jìn)展，在實(shí)際工作中，直觀性差會(huì)形成具體識(shí)別的障礙。沒有直觀的整理，就會(huì)導(dǎo)致工作效率降低，影響歸檔的進(jìn)度以及調(diào)控的范疇。

（二）分類化項(xiàng)目覆蓋不全。在檔案管理中，分類法的應(yīng)用依據(jù)立卷歸檔規(guī)則，但是因?yàn)榉N類受到地質(zhì)類檔案的限制，實(shí)際工作中可能會(huì)出現(xiàn)歸檔工作問題，地質(zhì)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)沒有獲得參考書籍以及原始地質(zhì)資料的合理利用，很大程度上沒有實(shí)現(xiàn)歸檔的價(jià)值和應(yīng)該進(jìn)行的分類標(biāo)準(zhǔn)。在信息化時(shí)代，分類化不清晰不規(guī)范，以及覆蓋范圍不廣會(huì)嚴(yán)重影響類目檔案的合理安置與信息的調(diào)整，在地質(zhì)信息管理中也會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題。在分類的過程中缺乏檔案管理的依據(jù)，就會(huì)造成檔案混亂。

（三）編目項(xiàng)目描述性單一。沒有足夠的查詢屬性。依據(jù)電子辦公的環(huán)境，電腦軟件實(shí)現(xiàn)的功能越來越完善。傳統(tǒng)編目顯得越來越不適應(yīng)現(xiàn)代化的工作效率。原始編目不能夠發(fā)揮電子辦公和數(shù)字辦公的優(yōu)勢。覆蓋的項(xiàng)目描述性單一，實(shí)現(xiàn)不了多元化工作任務(wù)的處理。在實(shí)際工作中可能會(huì)出現(xiàn)資料的復(fù)雜情況。而傳統(tǒng)的編目工作會(huì)顯得非常的費(fèi)時(shí)費(fèi)力，影響工作效率。信息描述的單一不能夠配合有效的搜索手段，在查重類目時(shí)也會(huì)受到限制。編目描述的單一會(huì)造成查詢細(xì)節(jié)以及在研究重要對(duì)策中產(chǎn)生困難，細(xì)節(jié)不清，會(huì)影響編目的質(zhì)量，并且在完成檔案整理后期造成類目差異的模糊，影響管理的質(zhì)量。

三、地質(zhì)檔案管理的有效方法

（一）梳理地質(zhì)檔案的概念。提升地質(zhì)檔案管理原始資料的積累以及保持合理性的原則。地質(zhì)檔案屬于多種原始地質(zhì)資料檔案和實(shí)物地質(zhì)資料檔案、成果地質(zhì)資料檔案的集合。原始地質(zhì)資料是在進(jìn)行地質(zhì)工作時(shí)直接形成或采集的，反映地質(zhì)現(xiàn)象或地質(zhì)體的，以各種載體類型存在的原始記錄、中間性解譯資料、最終地質(zhì)工作成果原稿等。根據(jù)區(qū)域的需求形成地質(zhì)檔案和原始資料的差異，以基層地勘單位的工作需求進(jìn)行調(diào)控。完善實(shí)際工作中的標(biāo)準(zhǔn)和地質(zhì)工作中的參考性的資料，形成工作中的發(fā)展需求以及地質(zhì)專業(yè)的規(guī)范化處理。

（二）地質(zhì)檔案整理需把握的原則。首先，方便性原則。根據(jù)地質(zhì)工作的時(shí)間需求，保證工作檔案的合理性，調(diào)控地質(zhì)檔案規(guī)劃以及工作人員的可行性標(biāo)準(zhǔn)。充分規(guī)劃地質(zhì)工作人員的查詢要求、分類方法以及地質(zhì)檔案的合理利用。這是非常重要的，應(yīng)該在一定程度上改進(jìn)。其次，保持科學(xué)性的原則。以《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》為基本標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位地質(zhì)工作實(shí)際，進(jìn)行地質(zhì)檔案整理。調(diào)控科學(xué)檔案的引導(dǎo)，并且進(jìn)行工作的實(shí)際化處理，調(diào)整正常工作的使用要求，提升利用的價(jià)值，規(guī)范工作人員的工作思想立場。再次，統(tǒng)籌性原則標(biāo)準(zhǔn)。從實(shí)際出發(fā)，調(diào)整規(guī)劃老檔案，進(jìn)行重新梳理，完成基層檔案建設(shè)以及單位不同時(shí)期的合理性應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。完善檔案管理以及人員交換的合理性利用。完成檔案管理以及針對(duì)檔案進(jìn)行重新梳理。調(diào)整目標(biāo)的一致性以及整體規(guī)劃的方法統(tǒng)一，依據(jù)檔案管理的要求以及重新梳理進(jìn)行調(diào)度與調(diào)控。

（三）地質(zhì)檔案的整理方法。其一，整理單位。依據(jù)工作環(huán)境進(jìn)行調(diào)整，完善檔案信息和單位的對(duì)應(yīng)關(guān)系。進(jìn)行歸類與管控。調(diào)整整理的做法，方便地質(zhì)工作人員查詢資料。應(yīng)用查詢中的安置以及信息歸檔進(jìn)行目標(biāo)的整理以及直觀的分析。完成圖紙以及連貫的合理性資料整理。在編目中批注數(shù)量，并且確認(rèn)圖紙排列順序，形成統(tǒng)一文件歸檔。其二，分類方法。以歸檔的時(shí)間為統(tǒng)一規(guī)劃。調(diào)整整體地質(zhì)檔案以年為標(biāo)準(zhǔn)，分為以下類別：根據(jù)檔案的整理經(jīng)驗(yàn)，包含底稿底圖、勘測工程、采油儀器等多種類別。在工作過程中應(yīng)用統(tǒng)一的規(guī)范，進(jìn)行調(diào)整和完善，依據(jù)相應(yīng)的職能和工程進(jìn)行整體的規(guī)范和調(diào)控，適應(yīng)地質(zhì)工作的需要和檔案的整理。規(guī)范為標(biāo)準(zhǔn)類別。代表字號(hào)為“標(biāo)”，規(guī)范化標(biāo)號(hào)為“B”，涵蓋更多的工作需求標(biāo)準(zhǔn)以及工作中總結(jié)范例。其三，檔號(hào)的構(gòu)成。依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》內(nèi)容，規(guī)范檔號(hào)規(guī)范，調(diào)控檔案蓋章，并且根據(jù)編寫的要求進(jìn)行序號(hào)的調(diào)整以及流水的安排。根據(jù)實(shí)際分配中的具體狀態(tài)進(jìn)行完善與歸納。根據(jù)檔案號(hào)進(jìn)行整理，在電子檔案中，構(gòu)建檔案電磁載體編號(hào)，以方便查詢。根據(jù)不同的年份進(jìn)行歸檔，根據(jù)電磁載體檔案的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，形成編號(hào)的具體要求以及對(duì)應(yīng)的管理范疇。其四，編號(hào)的構(gòu)成。采用Excel軟件編制歸檔目錄，其優(yōu)勢是能夠快速選出使用的詞量，保證目錄整理的全面性與準(zhǔn)確度。在查找的過程中，不斷尋找資料。其中目錄中包含了多個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容，其中有序號(hào)、檔案的題名、盒內(nèi)序列號(hào)、資料來源等多種項(xiàng)目內(nèi)容。針對(duì)編號(hào)的要求以及構(gòu)成的狀態(tài)，應(yīng)該調(diào)控其中的形態(tài)與內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，從而適應(yīng)編號(hào)安排與構(gòu)成調(diào)整。實(shí)現(xiàn)檔案相關(guān)信息的拓展，保證檔案的篩查安全與準(zhǔn)確。從中處理多種地質(zhì)資料以及轉(zhuǎn)型的內(nèi)容，保證檔案號(hào)在篩選中準(zhǔn)確呈現(xiàn)。其五，檔案加蓋與裝盒。加蓋歸檔章和裝盒按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，檔案處理中重視加蓋環(huán)節(jié)。加蓋內(nèi)容為歸檔章，在歸檔章的操作中注意檔號(hào)和序號(hào)的準(zhǔn)確性。序號(hào)根據(jù)封裝排序以及信息校對(duì)，保持有序準(zhǔn)確的檔案管理內(nèi)涵。根據(jù)信息的處理，調(diào)整檔案的一致性原則，保障檔案盒內(nèi)序列不混亂。裝盒的工作過程沒有固定的規(guī)范，根據(jù)檔案紙張大小保持一致性即可。針對(duì)保持歸檔章以及保密提示需要再統(tǒng)一整理，這樣方便查詢檔案。

四、結(jié)語

地質(zhì)檔案的整理過程中，應(yīng)該規(guī)范工作人員以及工作細(xì)節(jié)。檔案管理服務(wù)與地質(zhì)工作，以查詢?yōu)橹饕侄危３趾侠淼男畔①Y源利用。強(qiáng)調(diào)合理的歸檔操作，并且依據(jù)檔案的類別以及工作需求進(jìn)行新的技術(shù)手段應(yīng)用，從而適應(yīng)時(shí)代的需求以及地質(zhì)工作的標(biāo)準(zhǔn)。拓展電子辦公以及地質(zhì)歸檔的工作要求，并且完善科學(xué)的功能。依據(jù)檔案管理需求提升地質(zhì)檔案工作人員的工作水平。完善地質(zhì)工作的合理性以及地質(zhì)工作的檔案安排。依據(jù)檔案編排人員以及工作檔案的合理利用，提升檔案管理的效率。