提高企業(yè)檔案工作能力 助力企業(yè)提質(zhì)增效

文/廣西壯族自治區(qū)城鄉(xiāng)規(guī)劃設(shè)計院 饒笛；湖南省科學(xué)技術(shù)信息研究所 李文媛

良好的企業(yè)檔案工作，對外是樹立企業(yè)品牌形象的載體，對內(nèi)是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)生動力，折射出企業(yè)發(fā)展的水平高低。檔案工作細微瑣碎，卻以小見大，不可或缺，為企業(yè)管理提質(zhì)增效、規(guī)范健康發(fā)展保駕護航。

一、企業(yè)檔案工作現(xiàn)狀

（一）企業(yè)檔案工作未納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，檔案管理缺乏長遠規(guī)劃。企業(yè)管理很常見的一個通病是重生產(chǎn)輕管理，尤其是位于管理末端的檔案工作，更是不為領(lǐng)導(dǎo)重視。這在企業(yè)發(fā)展初期，弊端不明顯，隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，生產(chǎn)管理的矛盾越來越突出，管理水平的高低直接影響到企業(yè)的發(fā)展。很多企業(yè)，尤其是經(jīng)濟發(fā)展水平相對較低地區(qū)的企業(yè)仍未對檔案工作有足夠的重視，檔案工作未納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程。目前的檔案工作只滿足于日常的管理工作，缺乏長遠的發(fā)展規(guī)劃，檔案管理工作水平無法與企業(yè)發(fā)展同步，無法對企業(yè)發(fā)展起到積極作用。

（二）檔案管理水平參差不齊，傳統(tǒng)管理手段與信息化管理方式存在矛盾。傳統(tǒng)檔案管理注重對檔案載體的保管，重“管”輕“用”，缺乏完備的檔案管理體系。很多企業(yè)的檔案工作還處于傳統(tǒng)的檔案接收、整理、錄入、入庫保管、借閱利用等基礎(chǔ)工作，未開展檔案信息化建設(shè)和深度的信息發(fā)掘利用工作。而信息化時代，企業(yè)發(fā)展對檔案信息的需求日益增長，傳統(tǒng)的管理手段落后于現(xiàn)代信息化管理要求，對檔案工作中的檔案分類、檔案利用、檔案信息化建設(shè)提出了更高要求。

（三）檔案工作中缺乏對知識產(chǎn)權(quán)的保護。隨著我國市場經(jīng)濟秩序的不斷完善，知識產(chǎn)權(quán)保護逐步走上制度化、法制化發(fā)展軌道，越來越多的企業(yè)開始重視知識產(chǎn)權(quán)保護，但是只重視成果的推廣實施和保護發(fā)展，忽視了成果形成過程中文件的形成、積累和歸檔移交。造成了知識產(chǎn)權(quán)保護的隱患，也影響了檔案的完整和質(zhì)量，喪失了檔案的實際價值，不利于查考利用，也不利于技術(shù)儲備和成果的繼承發(fā)展。

（四）檔案利用服務(wù)效果單一，缺乏個性化服務(wù)。檔案工作的目的和目標(biāo)在于提供利用，最大限度地發(fā)揮檔案的價值。一直以來，企業(yè)檔案利用工作很多是簡單查詢，利用服務(wù)效果單一，缺乏個性化服務(wù)。而信息化時代的企業(yè)發(fā)展，對信息資源的需求愈發(fā)強烈，如何從浩如煙海的檔案信息資源中挖掘有價值的信息助力企業(yè)發(fā)展，如何根據(jù)企業(yè)發(fā)展的不同需求提供個性化的服務(wù)，成為新時代檔案工作的目標(biāo)。

（五）檔案管理人員水平不高。目前企業(yè)檔案人員隊伍存在諸多問題，一是觀念陳舊，對信息的價值利用認(rèn)識不足，缺乏信息化時代敏銳洞察信息的能力；二是檔案人員隊伍缺乏專業(yè)性、復(fù)合型人才，人員整體文化素質(zhì)偏低，知識老化，缺乏現(xiàn)代檔案工作人員需具備的信息素養(yǎng)；三是企業(yè)信息化建設(shè)水平偏低，檔案人員缺乏學(xué)習(xí)新信息技術(shù)的機會，制約檔案管理人員信息素養(yǎng)的提高。

二、提高企業(yè)檔案工作能力的重要意義

“檔案匯積著大量的知識，也記載著豐富的信息，成為一種重要的信息資源”。開發(fā)檔案信息資源成為檔案學(xué)研究和檔案工作在信息化時代最重要的發(fā)展方向之一。在信息化時代，企業(yè)能否快速高效掌握和處理信息資源是企業(yè)參與競爭的關(guān)鍵因素，提高企業(yè)檔案工作能力，將企業(yè)檔案信息資源建設(shè)融入整個企業(yè)的信息化建設(shè)中，最大限度發(fā)揮企業(yè)檔案信息資源的作用，對增強企業(yè)競爭力，助力企業(yè)提質(zhì)增效具有重要意義。

（一）檔案工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是提高工作質(zhì)量和工作效率的重要途徑，是衡量企業(yè)是否科學(xué)規(guī)范管理的標(biāo)尺。檔案工作的歸口管理性質(zhì)，使得檔案工作處于企業(yè)管理工作的末端環(huán)節(jié)，而檔案工作中提供的查考利用，往往又是新的管理工作的開端，檔案工作居于其中，連接著整個管理流程，考量企業(yè)管理是否科學(xué)規(guī)范，從其檔案工作中可見一斑。

（二）提高檔案工作中的檔案收集、信息采集，是豐富企業(yè)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的重要途徑。信息資源建設(shè)要“有米可炊”，檔案收集是檔案工作的首要環(huán)節(jié)，提高檔案工作能力要加強收集工作，要不斷豐富企業(yè)檔案信息資源，掌握更多的信息資源，企業(yè)才能掌握更多的話語權(quán)。

（三）提高檔案工作的利用效率，是助力企業(yè)發(fā)展增效的重要手段。提高檔案工作的核心在于提高檔案的利用效率，為企業(yè)發(fā)展提供多樣化、個性化服務(wù)，最大限度發(fā)揮檔案資源的利用價值，使得企業(yè)生產(chǎn)和管理工作方方面面都能高效快捷地利用檔案資源，提高各項工作效率，積極促進各項事業(yè)發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展提速增效。

（四）提高檔案工作的安全管理，是保證企業(yè)有效運作和安全穩(wěn)步發(fā)展的重要保障。安全穩(wěn)定是企業(yè)發(fā)展的生命線，現(xiàn)代信息化社會，企業(yè)安全穩(wěn)定發(fā)展不僅僅在于生產(chǎn)安全、人員安全，還在于信息資源安全。企業(yè)核心的信息資源是檔案資源，檔案工作的安全管理包括檔案實體安全和檔案信息安全，切實保障檔案載體的安全保管和檔案信息的保密和共享，才能保障企業(yè)安全穩(wěn)步發(fā)展。

三、提高企業(yè)檔案工作能力，助力企業(yè)提質(zhì)增效

（一）改變意識形態(tài)，提高企業(yè)檔案工作地位。信息化時代的現(xiàn)代企業(yè)，良好的管理和不斷創(chuàng)新是企業(yè)長遠發(fā)展的動力，過去“輕管理，重生產(chǎn)”的老舊思維已經(jīng)跟不上信息化時代的發(fā)展。要想提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理水平，領(lǐng)導(dǎo)層面應(yīng)有足夠的意識，認(rèn)識到管理工作的重要性，認(rèn)識到作為信息資源保障的檔案工作的重要性。從領(lǐng)導(dǎo)的意識層面到全體員工，都要認(rèn)識到提高檔案工作能力的意義和重要性：做好檔案工作，能夠為企業(yè)發(fā)展提供能源和動力，促進生產(chǎn)經(jīng)營提質(zhì)增效。提高企業(yè)檔案工作地位，文件生命周期理論的全過程管理思想和前端控制思想非常適合企業(yè)檔案工作。前端控制，是將檔案管理工作提前介入文件的形成、運行和歸檔階段，建立標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、密切相關(guān)、互為保證、相對獨立的運行模式和保障體系，并盡可能把文件生命周期各個階段的管理要求設(shè)計在計算機系統(tǒng)之中，以維護文件的原始性、真實性的管理過程。運用在企業(yè)的檔案工作中，前端控制和全過程管理是檔案管理提前介入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管理工作的各個階段，從文件、信息的產(chǎn)生、運行、保管、使用、擴展等各個階段提供檔案專業(yè)理論和實際操作的指導(dǎo)和管理，將檔案工作貫穿于各項工作中，發(fā)揮檔案工作的價值，從而確保企業(yè)檔案信息資源的規(guī)范、完整、有序保管和運行。

（二）建立完善的檔案工作體系，增強內(nèi)生發(fā)展動力。企業(yè)要建立完善的檔案工作體系，包括檔案工作制度體系、檔案資源體系、檔案分類體系、檔案利用體系、檔案安全體系等，建立起統(tǒng)一管理、制度體系標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、信息資源分布存儲、利用高效便捷、安全保密與資源共享有機結(jié)合的檔案管理架構(gòu)。建立檔案工作體系，是一個查缺補漏、規(guī)范完善的過程，要對現(xiàn)有的檔案工作體系進行調(diào)整和改革，還要適應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn)和管理。如果企業(yè)內(nèi)部的管理水平不足以支撐檔案工作體系的建立，可以通過購買第三方檔案外包服務(wù)。目前，沿海發(fā)達地區(qū)已經(jīng)有很多成熟的檔案服務(wù)外包機構(gòu)，專門為企業(yè)提供檔案管理咨詢服務(wù)，包括提供檔案工作體系設(shè)計、檔案管理方案設(shè)計、檔案信息開發(fā)利用方案設(shè)計、檔案工作評估、檔案培訓(xùn)等服務(wù)。借助外部專業(yè)力量，推動企業(yè)自身的檔案工作建設(shè)。

（三）注重檔案工作中的知識產(chǎn)權(quán)、著作權(quán)保護，維護企業(yè)品牌信譽。現(xiàn)代企業(yè)管理中，尤其是具有自主知識產(chǎn)權(quán)的企業(yè)管理，一定要注重知識產(chǎn)權(quán)、著作權(quán)的保護，不僅僅重視成果的推廣實施和保護發(fā)展，更應(yīng)該注重成果形成過程中文件的形成、積累和歸檔移交。注重檔案工作中的知識產(chǎn)權(quán)和著作權(quán)的保護，應(yīng)做好如下方面：一是建立知識產(chǎn)權(quán)保護的規(guī)章制度，從企業(yè)內(nèi)部的管理著手，規(guī)定本企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)保護的范疇、知識產(chǎn)權(quán)的管理體系、知識產(chǎn)權(quán)的保護方式等；二是利用技術(shù)手段保護知識產(chǎn)權(quán)、著作權(quán)，計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，利用身份驗證、加密技術(shù)、口令設(shè)置、數(shù)字簽名技術(shù)等手段做好防護是必不可少的。

（四）不斷調(diào)整服務(wù)方式，開展個性化定制服務(wù)，最大限度發(fā)揮檔案的價值。現(xiàn)代企業(yè)中，檔案工作所提供的利用，已經(jīng)不僅僅局限于參考查詢，或者是編制檔案編研材料提供利用，更多的是要結(jié)合信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，提供包括瀏覽、下載、借閱、統(tǒng)計分析、信息發(fā)布、信息推送、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、可視化查詢、定題服務(wù)等各類個性化服務(wù)。并且還需要根據(jù)企業(yè)發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營管理工作中的各項要求，隨時調(diào)整服務(wù)方式，隨時提供所需要的定制專題服務(wù)，從而最大限度發(fā)揮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值、未來價值。

（五）加強人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人員。人才資源對于企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，要加強檔案專業(yè)人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才。企業(yè)檔案管理人員需要專業(yè)的、復(fù)合型人才，要從人員招聘、專業(yè)技術(shù)骨干培養(yǎng)、崗位技能培訓(xùn)等方面加強檔案人員的培養(yǎng)，不斷提升檔案人員的工作能力和專業(yè)技能。現(xiàn)代檔案工作者除了專業(yè)技能知識的學(xué)習(xí)儲備外，還要著力培養(yǎng)信息素養(yǎng)，包括信息觀念、信息知識素養(yǎng)、信息意識素養(yǎng)、信息能力素養(yǎng)，成為具備信息競爭能力的人才，更好地服務(wù)和提升企業(yè)的信息管理和知識管理。