信息化時代醫院檔案管理工作的方法及策略

文/山西省針灸醫院（山西省針灸研究所） 高雅萍

就醫療行業來說，引入了信息化技術，日常工作中所產生的數據信息量也持續增多，此類信息作為醫院檔案管理的重要資料，需要全面收集與快速整合，方能發揮醫院檔案管理的重要作用。然而，由于醫院檔案工作方法較為滯后，難以保障資料收集以及整合的有效性，給醫院檔案服務水平帶來了極大的影響。因此，根據信息化時代的發展特性，對醫院檔案管理工作方法進行改進，是目前工作的重中之重。

一、信息化時代給醫院檔案管理工作帶來的新挑戰

（一）信息傳輸方式發生了改變。在醫療事業中，計算機技術被廣泛應用。醫院各部門在進行文件和報表交流時通常依托于網絡，致使產生了大量的電子文件，這無疑會加大檔案管理的壓力，由于信息傳輸方式發生了轉變，如果還是采取傳統的管理手段，很難滿足現階段的檔案管理需求。因此，需要積極建立檔案管理信息化系統，結合當前的信息傳輸方式進行電子檔案管理，保障檔案管理工作的實效性。

（二）檔案服務需求明顯提升。醫院在開展科研工作時需要大量的檔案資料作為支撐，隨著醫療事業的發展與進步，科研工作的投入逐漸增多，致使檔案資料的利用率明顯提升。但在前期所開展的檔案管理工作中，均是以紙質檔案為主，這為檔案利用帶來了較大的難度，往往需要花費大量的時間查找檔案資料。由于前期管理不規范，很多珍貴的檔案資料未正確編碼，很難發揮其利用價值，這要求醫院方面應對醫院檔案管理工作方法作出改進，并且對前期的檔案資料進行全面整合，形成一個完整的檔案管理系統。

（三）檔案儲存管理的難度升級。隨著檔案資料的加速產生，醫院方面需要加大對檔案資料存儲設備以及存儲空間建設的投入力度，檔案資料的大幅度提升加大了檔案管理和儲存的難度。尤其是紙質檔案對儲存環境的要求較高，一旦操作不當便會造成檔案損壞的嚴重后果。基于此類問題，應結合新時期的檔案管理特性以及檔案服務要求改變檔案儲存方法，由紙質檔案管理轉變為電子檔案管理，不僅可以節省管理空間以及管理設備，也可降低管理難度。

二、信息化時代對醫院檔案管理工作提出的新要求

（一）檔案服務適應時代發展要求。醫院作為醫療衛生服務中的重要組成部分，也需積極迎合新時期的發展要求，不斷強化自身的信息化建設水平。特別是在開展檔案管理工作時，應積極引入信息技術、網絡技術等新型技術手段，實現檔案管理工作的創新發展。

（二）為醫院決策提供依據。醫院事業發展的過程中，需要面臨很多重大事件，如果不能做出正確的決策，則很容易限制醫院的壯大與發展。因此，領導在針對重大事件進行決策時，應綜合考量醫院的發展狀況，從檔案信息中提取大量有價值的信息作為參考，作出科學決策，從而推動醫院事業健康發展。

（三）保障檔案管理的高效性。醫院事業發展中，有很多工作內容需要利用醫院檔案信息。例如科研工作以及疾病研究工作中，必須要有檔案資料作為支撐。因此，檔案管理應打破現有的管理局限，積極引入信息化技術以及數字化技術，實現對檔案信息的高效整合與管理。

三、信息化時代醫院檔案管理工作的策略

為了滿足新時期的檔案服務需求，應對檔案管理工作方法進行創新，積極引入新技術，進行管理升級與服務升級。在檔案管理目標明確的基礎上，確立科學的檔案管理策略，以期提升醫院的檔案服務水平，為科研工作以及日常管理工作提供可靠的依據。

（一）借助信息技術完成檔案收集與整合，提升檔案整理效率。檔案收集與整合作為醫院檔案工作中的重點內容，其收集與整合效率會直接影響檔案管理的效率，需要加強對檔案收集與整合工作的重視。原有的管理方式已經不再適用，需要結合新時期的檔案管理要求，對檔案工作方法進行創新。具體而言，可以借助計算機技術、網絡技術等完成對檔案信息的收集與整合，在網絡技術的作用下，檔案工作人員無須到各個部門進行資料收集，而是通過網絡完成對檔案資料的接收與匯總，與原有的工作方法相比更為高效，且可減少人工失誤對檔案工作質量的影響。為達成提升檔案整理效率的目標，可以結合檔案資料的利用需求，對檔案收集與整合工作進行嚴格規范，形成統一化的工作標準，并形成一系列科學的檔案收集與整合流程，確保每位檔案工作人員均能嚴格遵守和執行。另外，也需借助計算機完成對檔案資料的分類編號與保存，并建立起檔案數據庫，為后期的檔案服務提供便利。

（二）對檔案資料進行信息化處理，增強檔案管理的信息化水平。在信息化時代，應將檔案管理的信息化建設工作作為重點工作內容，主要建設方法如下：首先，對已有的檔案資料進行全面梳理。因紙質檔案模式發展已久，所積累的資料量較大，在前期需要投入大量的時間和精力。將紙質檔案全部轉化為電子檔案之后，可為后期的管理工作提供極大的便利，檔案檢索和提取的效率也會顯著提升；其次，可采取信息化技術對檔案資料進行分門別類的處理，可將其形成圖片形式、視頻形式和音頻形式等豐富的檔案內容，盡可能保障檔案資料的真實性與完整性，為后續的科研工作提供更為可靠的研究依據；最后，可針對一些數據資料進行統計處理，包括財務數據，藥品使用數據以及病例數據等，通過統計分析，形成相應的報表資料，為醫院的日常管理工作提供可靠的數據支持。同時，對于各類數據信息的明確也能為醫院決策提供依據，保障決策方案的科學性以及可行性。

（三）轉變檔案模式，降低儲存保管的難度。在新醫改形勢下，醫院事業的發展面臨諸多變化，為了能夠迎合醫改需求，需對醫院日常管理工作加強重視，且明確長期的發展目標。此時，便突出了醫院檔案管理的重要性。同時，還需明確新時期醫院檔案管理所面臨的重點問題，其中檔案儲存保管難度升級是需要重點關注的問題，為能保障檔案資料的安全儲存與管理，以免人工失誤引發檔案丟失和破損等問題，需對檔案管理模式進行創新，將檔案資料的載體由紙質轉變為硬盤和網絡硬盤等，實現紙質檔案向電子檔案的轉變。此外，能夠節省檔案儲存的空間，可降低檔案儲存與管理時的成本投入。針對醫院檔案進行信息化管理可明顯提升檔案儲存的高效性與可靠性，也可為資料的提取與編制提供便利。在特定的情況下，可根據檔案提取人員的實際需求對檔案格式進行轉化，提高檔案資料的適用性，進一步增強醫院檔案的服務質量。

（四）做好檔案信息開發，強化檔案服務水平。檔案開發的主要目的是提升利用率和服務水平，就醫院檔案來說，存在一定的特殊性，涉及的管理內容更為繁雜，需要多部門的積極配合方能保障檔案收集與管理的效率。但各個科室和部門的工作方式存在較大的差異，所生成的檔案資料格式不一，這為檔案管理帶來了較大的難度，同時也加大了檔案開發的難度。因此，進行檔案信息開發時，需要做好如下幾點工作：1.保障開發渠道的多元化，即根據各個科室和部門的資料結構分別采取不同的檔案編制和開發方法，盡可能提取檔案資料中有價值的信息，并將其用于醫院日常的管理工作與科研工作中，實現對檔案資料的高效開發與利用。2.與各部門和科室建立良好的溝通關系，通過加強交流及時了解各個部門的檔案信息產出狀況，并就各個科室與部門在檔案管理方面存在的問題進行分析，提出有效的改進建議，盡可能消除檔案管理問題，使各部門均能積極配合完成檔案管理工作，提高檔案資料的利用率。3.建立檔案管理和共享平臺，及時發布檔案資料信息，確保檔案資料的及時共享。

四、結語

信息化時代的到來，為各個行業提供了強有力的技術支持，對于醫院事業的發展形成較大的影響，主要表現在檔案管理層面，由于日常工作中所生成的檔案信息大幅度增加，致使檔案管理的難度增大。同時，信息傳輸方式的轉變以及檔案服務需求的提高，也使得檔案管理難度進一步升級。因此，需結合當前的檔案服務需求，加強檔案管理的信息化建設，進一步提升醫院檔案服務水平。