試析多校區高校的檔案管理模式

文/江蘇師范大學檔案館 陸建芳

高校通過合并、聯合辦學、共建、設置獨立學院和本地或異地分校區，形成了高校多校區辦學格局，為了很好地整合和利用多校區檔案資源，確立多校區辦學的檔案管理模式顯得十分重要。

一、高校多校區辦學類型

（一）合并型。高等教育改革過程中，出現兩所或更多所高校合并的情況，合并的類型可以歸納為兩種：一是合并重組型。具有相同層次的院校進行實質性合并，實現全方位的重組整合和深度融合，從而形成了辦學實力大大增強的綜合性或多科性大學。二是合并互補型。一般是幾所規模小的單科性院校合并，或并入規模較大的學科門類較多的院校，從而形成了優勢互補、實力增強的綜合性或多科性大學。

（二）聯辦型。高校在升級辦學層次或開設新專業上條件所限，尋求其他高校為其助力，在得到上級教育主管部門批準同意后，高校之間開展聯合辦學，從而改善了教育資源配置，優化了專業結構布局，提高了辦學層次和效益。

（三）共建型。高校為了全方位得到提升，尋求高校之間的合作，達到共知、共享、共建的目的，在學科建設、教學科研、辦學資源、后勤服務等方面開展廣泛深度合作，形成優勢互補、資源共享的共建辦學體系。

（四）設置分校區型。高校辦學規模不斷擴大，學校原有校區不能滿足辦學需求，出現設置分校區辦學的局面。設置分校區類型有兩種：一是本地分校區型。在學校周邊或跨區另選址建設分校區。二是異地分校區型。高校的擴招帶動了異地校區建設，發展和校園面積受限的高校在周邊城市或跨省尋求辦學空間設置分校區，尤其是名校到異地辦學，更受異地政府的歡迎與支持，通常歸屬母體高校管理。

（五）設置獨立學院校區型。許多公立高校與社會力量合作和利用市場機制辦學，在主校區以外設置具有某種獨立社會身份的獨立學院。有兩種基本類型：一是由公立高校獨自或結合其他公有力量舉辦的公辦型獨立學院；二是公立高校與私有力量合作舉辦的民辦型獨立學院。既不同于傳統的公立高校，也不屬于純粹的民辦高校。

二、多校區高校的檔案管理模式

多校區高校應打破原有各自的檔案管理模式，建立與多校區辦學類型相適應的檔案管理模式。

（一）集中管理模式。集中管理模式是把學校所有校區檔案館的人財物進行重組整合并實施統一領導和管理。這種管理模式最適宜設置本地分校區型高校，較適宜合并重組型高校。不僅對原有獨立的各館人財物進行實質性深度融合，而且對原有的規章制度、業務工作流程及規范進行深入的改革統一。優點顯而易見：檔案組織機構得到重組整合，檔案設備資源得到優化配置，檔案信息資源得到規范管理和深度開發，形成完善具有特色的檔案館藏體系。這種管理模式的組織實施存在一定的困難和阻力，因為原有各館有各自的發展歷史，在檔案館建設規模、發展目標、基礎設施、館藏體系、精品特色、數字化程度等方面存在一定差距，在管理體制、部門設置、規章制度、業務規范、檔案管理系統等方面不盡相同，這些方面在短期內很難達到統一，只有學校的合并達到了實質性的深度融合，歷經長時間的磨合，具備檔案館實質性合并的充分條件，才能采取集中管理模式。這也是其他管理模式逐漸向集中管理方向發展的終極理想模式。這種模式通常表現為兩種形式：一是單座檔案館舍形式。通常是在主校區選取或新建一座面積大的館舍，把全校檔案納入其中，并區分不同全宗檔案的統一管理形式，適宜學校規模小和館藏量不大并且校區相對集中的多校區高校。二是多座檔案館舍并存形式。通常是對原有各校區檔案館的人財物重組整合后，按檔案館部室或按檔案全宗把同一個全宗檔案納入相應各館舍，原有各獨立的檔案館建制不再存在，適宜各校區檔案館相距不遠、館舍群較為集中的多校區高校。

（二）分級管理模式。分級管理模式是對各校區檔案館的人財物從方便不同全宗的管理和利用角度出發，需統則統，需分則分，統中有分，分中有統，最大程度重組整合各館資源。“統”體現在：統一領導、統一規劃、統一業務規范，避免檔案重復收藏，有利于建設合理并具有特色的檔案館藏體系與服務體系。“分”體現在：各分館針對校區的不同辦學層次、學科設置、作息時間及閱檔群體，制訂各分館的檔案收集范圍、開放服務時間及檔案服務形式，具有靈活性，發揮檔案管理與服務最大成效。“統中有分”體現在：各分館在遵循總館的統一領導下，依據各校區辦學特點和各館辦館特色，制訂各分館的規章，從而開展各項工作，做到統而不死。“分中有統”體現在：各分館在檔案管理與服務方面，雖然有一定自主性，但不能越出總館制定的業務規程，從而分而不亂。這種模式最適宜設置異地分校區型高校，較適宜規模較大的、校區相距較遠的合并重組型高校。原始院校大多數在不同地區，而且相距比較遠，檔案信息過于分散，檔案部門難以集中對其進行管理。這種模式通常表現為總館—分館形式，選擇規模較大、管理科學的主校區檔案館作為總館，或是新建主館舍為總館，分校區的檔案館作為總館領導下的分館。

（三）協調管理模式。協調管理模式是對各校區檔案館的人財物進行協調管理。各校區的檔案館基本上保留原有建制，由學校的檔案工作委員會等組織機構協調各館之間的關系。這種模式最適宜合并互補型高校，較適宜合并重組型高校合并初期。合并互補型高校通常校區分散，相距較遠，辦學具有相對獨立性；合并重組型高校合并初期，尚未達到實質性合并融合程度。這種管理模式通常表現為一校多館并列形式，即各校區分別設立同級別的檔案機構，相互之間在業務上相對獨立，又協調互助，在隸屬關系上是平級的。不僅各校區檔案館館舍獨立，而且保存原有的檔案組織機構和領導班子、業務部門和工作流程、管理體制和管理制度、資源管理和經費收支等，這是一種名合實離、松散的管理模式，能夠保持各館的辦館特色，但缺點明顯：不利于打破各自為政的狀態，各自的資源得不到有效整合和優化配置，學校層面形成的檔案存在重復收藏現象，造成不必要的浪費；檔案管理體制和業務流程不一致、采用的檔案管理系統不相同，不利于全校師生的檔案利用，資源共享率低。

（四）獨立管理模式。獨立管理模式是保持各校區檔案館的人財物等各方面的獨立管理。這種模式最適宜共建型和聯辦型高校，較適宜設有獨立學院的高校。共建型和聯辦型高校各有獨立的法人和領導班子，實屬獨立的高校，只是在人才培養、學科建設、科學研究等方面聯辦與共建，實現資源共享，達到雙贏的目的。獨立學院早期屬于母體高校管理，隨著高等教育的改革與發展，此類獨立學院的管理逐步從母體高校中剝離，成為有別于母體高校法人的獨立學院，因而設置獨立學院檔案室（館）成為趨勢，這種管理模式通常表現為一校多館獨立形式，各檔案館保持獨立，互不干擾，各館之間只是通過業務交流、館際互查等活動開展聯系與合作。