企業(yè)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)管理創(chuàng)新研究

柴晶晶 中煤平朔集團(tuán)有限公司

一、企業(yè)檔案信息化的內(nèi)涵及其與企業(yè)管理創(chuàng)新的關(guān)系

企業(yè)檔案信息化是企業(yè)創(chuàng)新管理和企業(yè)信息化的一部分，是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的直接關(guān)鍵因素，必須在企業(yè)的發(fā)展建設(shè)中得到全方面的體現(xiàn)。企業(yè)檔案信息化工作不是拍腦袋而來(lái)的，是在國(guó)家政策法規(guī)的指導(dǎo)下，依據(jù)相應(yīng)的技術(shù)手段，結(jié)合管理學(xué)知識(shí)，在掌握企業(yè)檔案信息的基礎(chǔ)上而建立的。可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息分類的信息化、信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的自動(dòng)化，信息查詢的便利化。

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的日新月異要求企業(yè)的現(xiàn)代化管理策略不斷創(chuàng)新，而檔案信息化給企業(yè)管理的創(chuàng)新提供了更為便利的途徑。通過(guò)檔案信息化可便捷獲取企業(yè)管理涉及的方方面面的信息。企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理、人力管理、財(cái)務(wù)管理等各個(gè)流程、各項(xiàng)事務(wù)均在檔案資料中有據(jù)可查，這些資料為企業(yè)決策提供了依據(jù)。合理利用檔案的信息化資源，促使企業(yè)管理手段和方法不斷創(chuàng)新，從而提高企業(yè)管理效率，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，保障企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理創(chuàng)新工作存在的問(wèn)題

(一)觀念薄弱，重視程度不夠

當(dāng)前企業(yè)檔案信息化建設(shè)及企業(yè)管理創(chuàng)新工作開展的不太順利。我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展推動(dòng)了眾多中小企業(yè)的蓬勃發(fā)展，但是因?yàn)橹行∑髽I(yè)的性質(zhì)問(wèn)題，加之企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識(shí)因素，當(dāng)前對(duì)于中小企業(yè)檔案信息化的工作不太重視，其建設(shè)工作難以大面積的進(jìn)行開展。多當(dāng)前的實(shí)踐情況來(lái)看，企業(yè)檔案信息處于非常隨意的一種狀態(tài)之下，管理混亂，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

第一，企業(yè)工作人員對(duì)于企業(yè)檔案信息的管理不重視，信息收集不全面；第二，企業(yè)檔案管理設(shè)施和設(shè)備較為陳舊，信息化管理設(shè)備幾乎沒(méi)有；第三，企業(yè)沒(méi)有專職的檔案管理人員，主要是由企業(yè)的辦公室工作人員兼任檔案管理人員，企業(yè)檔案管理及信息化工作缺乏專業(yè)性。

以上三大因素導(dǎo)致當(dāng)前中小企業(yè)的檔案信息化及管理創(chuàng)新工作較難開展，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)完成不了，想通過(guò)企業(yè)檔案信息化而進(jìn)行企業(yè)管理創(chuàng)新的設(shè)想也實(shí)現(xiàn)不了。

我國(guó)中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理層企業(yè)檔案信息化的觀念薄弱、重視程度不夠是導(dǎo)致該種情況發(fā)展的核心原因。當(dāng)前各行各業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)都非常之大，企業(yè)都是以生存和發(fā)展為主要目標(biāo)，否則稍有不慎，企業(yè)就會(huì)在殘酷的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中被淘汰。在殘酷的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，企業(yè)檔案的信息化建設(shè)和企業(yè)管理創(chuàng)新工作屬于花錢項(xiàng)目，開支較大，一般是被列入企業(yè)最不受重視的工作，只要在其它工作都處理完，企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益可以的狀態(tài)下，才有可能開展得下去。

(二)資金、技術(shù)等基礎(chǔ)條件投入不足，開展情況不平衡

對(duì)當(dāng)前中小企業(yè)檔案信息化建設(shè)及企業(yè)管理創(chuàng)新工作的統(tǒng)計(jì)情況來(lái)看，整體基礎(chǔ)非常薄弱。從具體來(lái)看，檔案信息化資金投入少，制定的方案執(zhí)行不到位，添置的檔案信息化設(shè)備少，檔案信息化建設(shè)的程度低，應(yīng)該很少有企業(yè)能基于檔案管理的信息化基礎(chǔ)形成企業(yè)的管理創(chuàng)新。

當(dāng)前，正值我國(guó)中小企業(yè)面臨轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上，很多企業(yè)都把有限的資金用在最需要的地方。對(duì)于檔案信息化建設(shè)及企業(yè)管理創(chuàng)新上，他們認(rèn)為這對(duì)決定不了企業(yè)的生存和發(fā)展，因此，他們不愿意在檔案信息化建設(shè)的資金、技術(shù)等基礎(chǔ)條件上進(jìn)行投入。有部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和管理層也認(rèn)為檔案信息化建設(shè)和企業(yè)管理創(chuàng)新的重要性，也愿意為之投入資金和技術(shù)，但是投入的資金量還是不多，信息化建設(shè)的軟件和硬件設(shè)施不足，數(shù)字化信息資源的來(lái)源少，對(duì)檔案資源開發(fā)深度不夠。企業(yè)各部門之間的聯(lián)系不密切，交流少，企業(yè)與企業(yè)之間，行業(yè)與行業(yè)之間的交流就更少了。

從企業(yè)整體來(lái)看，企業(yè)檔案信息化建設(shè)及企業(yè)管理創(chuàng)新工作中的資金、技術(shù)投入不夠，還必須要加強(qiáng)。從企業(yè)規(guī)模來(lái)看，不同規(guī)模企業(yè)之間的投入表現(xiàn)為嚴(yán)重的不平衡現(xiàn)象，中小民營(yíng)企業(yè)的投入較少，但是中大型的國(guó)有企業(yè)的投入較好。從企業(yè)投入策略來(lái)講，沒(méi)有制定良好的策略，對(duì)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)及企業(yè)管理創(chuàng)新工作都是盲目地投入，就算有計(jì)劃那也是一個(gè)空想，企業(yè)的生存和發(fā)展遇到問(wèn)題，管理得不到優(yōu)化，慢慢的只能破產(chǎn)的命運(yùn)。

(三)專業(yè)技能人才匱乏，現(xiàn)代化管理水平較低

在調(diào)查訪問(wèn)結(jié)果可知，中小企業(yè)辦公室檔案管理人員在公司一般沒(méi)有太重要的崗位和地位，整體上都是處于一個(gè)較為弱勢(shì)的狀態(tài)，職位不高，權(quán)利不大。一般來(lái)說(shuō)都是企業(yè)辦公室具有計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)的工作人員兼任，思維和方式具有一定的局限性，對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)掌握的較為理想，但是對(duì)檔案業(yè)務(wù)及管理創(chuàng)新業(yè)務(wù)的不熟悉，那么設(shè)計(jì)的信息化也會(huì)出現(xiàn)較不合適的情況，檔案信息化就變成了單純的把以往檔案管理依靠人工管理的模式轉(zhuǎn)變成為線上采用計(jì)算機(jī)操作來(lái)進(jìn)行處理和管理的模式。盡管符合了檔案信息化的基本要求，但在仍然偏離了檔案管理的現(xiàn)代化傾向，真正的全面的檔案信息化還必須建立信息技術(shù)管理中心，在實(shí)現(xiàn)檔案整理、分析、查詢、應(yīng)用的信息化之處，還需要利用信息化技術(shù)來(lái)幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的創(chuàng)新，提高企業(yè)的工作效率。

檔案信息化建設(shè)專業(yè)工作人員還需要具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐技能，同時(shí)也是企業(yè)完成檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理創(chuàng)新的基石。當(dāng)前企業(yè)從事檔案信息化的工作人員大部分來(lái)自以往從事紙質(zhì)檔案的工作人員，只是他們的工作內(nèi)容多了一部份，很少有從學(xué)校或社會(huì)上招聘來(lái)的具有現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案工作人員。這就造成了檔案信息化建設(shè)工作人員的檔案管理及信息化知識(shí)老化，檔案管理及信息化也只是停留在紙面上，流于形式。檔案信息化建設(shè)的重心仍然在企業(yè)檔案資料本身上面，沒(méi)有對(duì)部門與部門之間的管理問(wèn)題進(jìn)行信息化建設(shè)，也沒(méi)有利用信息化技術(shù)對(duì)企業(yè)管理進(jìn)創(chuàng)新的深度挖掘。檔案信息化建設(shè)任然是以往的資料介紹與檢索匯編；在操作形式上面，也僅僅是編制索引，沒(méi)有全面地建設(shè)為企業(yè)管理創(chuàng)新服務(wù)的綜合性檔案系統(tǒng)。

企業(yè)現(xiàn)有的檔案信息化管理和管理的人才隊(duì)伍年紀(jì)普遍偏大，利用信息技術(shù)和信息化的能力比較弱，實(shí)踐操作技能不足，這都是導(dǎo)致當(dāng)前企業(yè)檔案信息化工作開展遲緩的關(guān)鍵因素。

另外，企業(yè)檔案信息化建設(shè)人才少，但是任務(wù)重，工作量巨大，企業(yè)在企業(yè)檔案信息化建設(shè)及企業(yè)管理創(chuàng)新的崗位設(shè)置不多，人員緊張，除了本職工作之外，還要兼任檔案信息化的建設(shè)工作，因此導(dǎo)致工作進(jìn)度非常之緩慢，企業(yè)管理創(chuàng)新能力不足。

(四)盲目建設(shè)嚴(yán)重，缺乏系統(tǒng)的宏觀統(tǒng)籌

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)由于沒(méi)有統(tǒng)一的建設(shè)方案，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)及企業(yè)創(chuàng)新管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，沒(méi)有意識(shí)到人才對(duì)于檔案信息化的重要性，投入資金和技術(shù)就盲目的開始建設(shè)工作，導(dǎo)致企業(yè)資金出現(xiàn)困難，企業(yè)負(fù)擔(dān)加重，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力減弱，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的擱置，有的企業(yè)缺乏系統(tǒng)的宏觀統(tǒng)籌，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作還會(huì)產(chǎn)生一定的負(fù)面影響，無(wú)法被利用發(fā)揮其潛在價(jià)值，反而讓人對(duì)企業(yè)產(chǎn)生不好的形象。

三、推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)及企業(yè)管理創(chuàng)新的措施

(一)樹立企業(yè)檔案信息化意識(shí)，加強(qiáng)企業(yè)管理創(chuàng)新思維

1.轉(zhuǎn)變觀念，提升專業(yè)人員的信息化意識(shí)，創(chuàng)新企業(yè)管理思路

思維決定行動(dòng)，理論指導(dǎo)實(shí)踐。做好企業(yè)檔案信息化建設(shè)的前提是企業(yè)管理層及工作人員必須要有信息化意識(shí)，要具有檔案管理信息化能促進(jìn)企業(yè)管理效率作用的思維。如果脫離了這一基礎(chǔ)的話，那做好企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)就是一句空話。信息及通訊技術(shù)的飛速發(fā)展，為企業(yè)檔案信息化提供了外部條件。經(jīng)濟(jì)全球化的今天，企業(yè)對(duì)于檔案管理有了更高的要求，因此要提升專業(yè)人員的檔案信息化意識(shí)，及時(shí)地更新個(gè)人的思想觀念、知識(shí)結(jié)構(gòu)、創(chuàng)新理念需求，煥發(fā)出檔案信息化建設(shè)在現(xiàn)代企業(yè)管理發(fā)展創(chuàng)新進(jìn)程中的重要作用。

2.加強(qiáng)宣傳力度，吸引領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)及企業(yè)管理創(chuàng)新的關(guān)注

具備檔案信息化及創(chuàng)新企業(yè)管理觀念和意識(shí)只是基礎(chǔ)，在該基礎(chǔ)上還必須要進(jìn)行大力的宣傳，讓企業(yè)上上下下，包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及各員工都意識(shí)到其不僅僅是為公司的發(fā)展提供一定的幫助，而是有可能是決定公司生存和發(fā)展的關(guān)鍵因素。

只有宣傳到位，領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識(shí)到了它的重要性，掌握了其是實(shí)現(xiàn)企業(yè)科學(xué)決策的關(guān)鍵環(huán)節(jié)后，才能有效地督促這一事情的進(jìn)程，才能促進(jìn)企業(yè)的創(chuàng)新管理。企業(yè)檔案的信息化建設(shè)是適應(yīng)社會(huì)市場(chǎng)環(huán)境新變化、科學(xué)規(guī)范的檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)，為企業(yè)的發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

(二)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)及企業(yè)管理創(chuàng)新的宏觀指導(dǎo)，建設(shè)管理制度

任何事情的進(jìn)行都需要確定指導(dǎo)方針，制定詳細(xì)的方案，企業(yè)檔案信息化建設(shè)及企業(yè)管理創(chuàng)新的主要原則為：第一，要遵循實(shí)用原則，企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作要實(shí)用，要能符合企業(yè)員工應(yīng)用的實(shí)際情況；第二，要遵循逐步推進(jìn)與效益發(fā)展的原則。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)需要長(zhǎng)期建設(shè)和長(zhǎng)久投入的事情，在制定方案時(shí)必須結(jié)合企業(yè)的當(dāng)前情況和長(zhǎng)久期望，要考慮到現(xiàn)實(shí)和未來(lái)，不能盲目開展行動(dòng)。

(三)重視企業(yè)檔案信息化建設(shè)及企業(yè)管理創(chuàng)新的人才建設(shè)

1.樹立企業(yè)檔案信息化建設(shè)及企業(yè)管理創(chuàng)新人才的信息化觀念

人才是做一切事情的基礎(chǔ)，是企業(yè)進(jìn)行檔案信息化及管理創(chuàng)新的基石，是企業(yè)提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的來(lái)源。做為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理層，需要正視企業(yè)的現(xiàn)狀，改變以往忽視人才建設(shè)的觀點(diǎn)，提高原有的工作效率，要認(rèn)識(shí)到人才的重要性和迫切性。在這一大背景下，要求企業(yè)員工自身積極的進(jìn)行調(diào)整適用工作的觀點(diǎn)已不再適應(yīng)社會(huì)的要求了，必須主動(dòng)出擊，有做任何決策時(shí)，把人才建設(shè)重要性的觀念考慮進(jìn)去，以適應(yīng)時(shí)代的不斷發(fā)展。主要有以下做法。

第一，企業(yè)檔案的信息化建設(shè)及企業(yè)管理創(chuàng)新人才的培養(yǎng)需明確要以企業(yè)的發(fā)展需求為根本，圍繞企業(yè)的各項(xiàng)工作有針對(duì)性的提出信息化建設(shè)的內(nèi)容要求和方向，并對(duì)企業(yè)的管理創(chuàng)新進(jìn)行研究探索；第二，作為檔案信息化建設(shè)及企業(yè)管理創(chuàng)新人才需要及時(shí)提供有效的檔案信息化資源，快速高效解決困難，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)；對(duì)可能發(fā)生的問(wèn)題，根據(jù)之前的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，做出具有預(yù)見(jiàn)性的保障措施，加強(qiáng)企業(yè)管理；第三，需要具備時(shí)效意識(shí)，在當(dāng)前信息交流非常迅速的今天，微信、微博、抖音等新媒體的涌現(xiàn)，企業(yè)檔案信息的價(jià)值與時(shí)效性聯(lián)系緊密，等信息熱度過(guò)后，信息就沒(méi)有其自身的價(jià)值了。所以需要其對(duì)市場(chǎng)環(huán)境和企業(yè)發(fā)展要有敏銳的洞察力，精準(zhǔn)捕捉有用的信息內(nèi)容，創(chuàng)新企業(yè)管理策略。

2.積極培養(yǎng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)及企業(yè)管理創(chuàng)新人才的創(chuàng)新意識(shí)

企業(yè)需要具有創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力的專業(yè)人才。主要措施如下：第一，檔案信息化人才必須緊跟時(shí)代腳步，突破傳統(tǒng)思維觀念，積極的研究新的管理方法和方法；第二，檔案信息化人才必須努力充電，學(xué)習(xí)更多的專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，為信息化工作提高基礎(chǔ)；第三，在企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層也需要培養(yǎng)具有創(chuàng)新型能力的人才，創(chuàng)新型能力的人才用在企業(yè)的各個(gè)工作崗位，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的創(chuàng)新管理奠定基礎(chǔ)；第四，加強(qiáng)宣傳，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及管理層檔案信息化建設(shè)和企業(yè)管理創(chuàng)新意識(shí)，為檔案信息化業(yè)務(wù)的開展和企業(yè)管理創(chuàng)新的探索進(jìn)行助力，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前檔案信息資源越來(lái)越成為各行各業(yè)適應(yīng)時(shí)代要求的重要手段以及企業(yè)管理創(chuàng)新的決策依據(jù)和技術(shù)支撐。對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，將其與現(xiàn)代企業(yè)管理理念融合，創(chuàng)新出新的企業(yè)管理策略，可有效提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，為企業(yè)贏得更好的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力提供基礎(chǔ)保障。基于企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，從企業(yè)需求出發(fā)快速高效整合多方面檔案資料，通過(guò)整理加工分析，為企業(yè)的管理決策提供依據(jù)，及時(shí)處理企業(yè)遇到的問(wèn)題，甚至提前做出預(yù)判，規(guī)避可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)樹立全局、戰(zhàn)略、前瞻的思想意識(shí)，以企業(yè)管理創(chuàng)新為落腳點(diǎn)，解決企業(yè)實(shí)際問(wèn)題，從注重檔案資料管理向加強(qiáng)檔案內(nèi)容研究轉(zhuǎn)變，充分分析企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案信息需求的特點(diǎn)，利用檔案信息化建設(shè)不斷進(jìn)行創(chuàng)新探索，把檔案資源建設(shè)成為企業(yè)管理創(chuàng)新的智囊?guī)欤七M(jìn)企業(yè)管理創(chuàng)新。