基于內控目標的高校固定資產信息化管理探析

尤玉蓮 華南師范大學財務處

一、高校固定資產核算和內控管理存在的不足

(一)采購與驗收對高校固定資產核算的影響

首先，高校不同部門與學科發展對固定資產的需求多樣，但是各學科的獨立性與經費的復雜性等原因都會引起各學院科研工作者購置時缺乏溝通，只注重自身使用需求，利用時臨時購買資源自享、盲目購買使用但是過后長期閑置利用率不高等資產浪費現象。其次，辦公類、教學類、科研類固定資產等在政府采購目錄內的項目以后符合固定資產入賬要求的其他資產分類也越來越精細，很多教師或者執行具體事務的助理人員專業性不強，對此不了解固定資產的屬性，與專業的資產管理職能部門沒有及時溝通，資產購置隨意性大，甚至把固定資產當做耗材來理解，許多固定資產購置入賬時間不及時甚至沒有入賬，造成固定資產會計核算信息質量缺乏完整性。這也給后期的資產盤點核查帶來很大困難，也就出現了已使用但未入賬、已入賬但未及時提折舊或者意外損失未報廢等賬實不符甚至流失的情況，造成固定資產購進資金的大量消耗但是運行效率低下的矛盾狀況。

(二)日常管理對高校固定資產核算的影響

高校固定資產管理，對其作為行政事業單位的職能完成有著非常重要的意義。隨著高校學科建設規模的擴大與范圍的深入，固定資產種類越來越多，管理范圍的擴大，使用部門與職能管理部門的溝通內容越來越多，各種因素會導致管理的重點事項、關鍵環節不斷增多，管理的難度可想而知，近些年來在固定資產的采購和入賬方面的基礎核算就存在數據錯誤等漏洞，而且在日常使用、轉讓、維修維護、盤點和報廢等沒有建立完善的管理控制體系，一些高校甚至是各使用部門或者學院自行統計上報職能管理部門，使用部門自行盤點、自行維護，沒有專業的資產管理員進行監督核查，造成固定資產的管理就像走形式，造成監管嚴重缺失等現象，難談查漏補救，對于固定資產從采購、日常維護、報廢的過程中出現的違規現象難以及時察覺，對于使用到一定年限磨損后出現的操作風險也難以察覺。

(三)對固定資產管理內部控制認識不足

在高校的固定資產不斷增加，規模和分類也越來越復雜的情況下如何從內部控制的角度對越來越龐大的固定資產進行高效管理，成為許多高校目前關注的重要問題之一。常見問題比如有購買資金來源多、購買渠道較多，使用人員和實際管理的學院過多、機構相對龐大，資產管理專業能力卻參差不齊，對于資產內部控制的認識局限于在財務控制、上級職能部門的指令遵從等層面，而沒有建立有效的資產共享和使用情況的溝通協調機制，甚至存在內部控制是財務部門、審計部門的事的錯誤認識。同時，隨著高校科研業務活動的多樣化，出現了原有的資產管理文件規章制度與新業務或者特殊事項不匹配、科研需求與流程管理不協調的現象，從而造成一系列的管理混亂，這些可能性的因素會導致資產管理內部控制治理效果的低下甚至失效。

二、基于內控目標的高校固定資產信息化管理的建議

固定資產的管理不僅僅局限在采購和入賬等經濟活動和初始的會計核算業務，而是深入拓展到資產管理的全部業務活動，涉及到內部管理權力的整個運行過程。因此要充分發揮內部控制在提升固定資產管理水平中的重要作用，將內部控制的要求轉換為切實的流程，并將流程的具體操作步驟嵌入到固定資產管理信息化流程建設中，從而步步規范固定資產管理活動流程，及時發現、防范管理混亂的環節，才能切實達到內控提升固定資產管理效能，使固定資產管理有的放矢發揮效益。

(一)提升對固定資產信息化管控目標的認識

高校要引導固定資產各采購使用單位以及職能管理部門充分認識資產管理內控目標的重要性，提升自身管理責任意識，重視使用單位本身的信息化流程管理建設。高校資產管理涉及的部門和學院都要意識到固定資產的管理是跨部門合作、多部門共擔責任的，單位資產管理內控制度在符合單位自身經濟業務需求的同時，也要明確內控的目標和關鍵環節、風險點，每個部門都要保證合規合法，遵照執行財固定資產管理內控制度，從使用申請的學院和部門到采購部門、資產管理部門、財務部門甚至基建部門、審計部門等都是內控制度環節中的關鍵節點，要加強部門之間的交流和溝通，同時接受內控制度的約束。引導教職人員掌握各項流程與下一步流程的銜接性，降低走一步解釋下一步的工作力度，爭取實現規范化、流程化的固定資產信息化管理。

(二)固定資產信息化管理建設建議

高校要依據《政府會計準則第3號——固定資產》應用指南以及內控制度關于固定資產的分類和折舊年限的規定，在《事業單位國有資產管理暫行辦法》基礎上建立相應的管理制度，適當根據職能管理部門和科研人員實際需要進一步細化其類別，科學合理地將資產管理要求細化具體化、明確化，明確固定資產界定及分類，掌握其單位價值判斷的標準，在固定資產性質、使用目標和用途基礎上分類統計并選擇合理折舊方法。

制定統一的高校固定資產管理制度之后，明確其在實務中的指導作用，將資產預算與采購申請、采購生成和合同管理、采購審批與資產報銷、資產報銷與資產登記、資產維護與價值變更登記、資產磨損與折舊計提、資產毀損與資產報廢等步驟流程相互關聯，單據生成、數據傳輸、信息推送逐步自動化，流程自然銜接，從而實時快速、精準完整地實現規范控制。在各個步驟中要建立相應的規范標準，自覺約束各個環節，職能工作部門和科研工作人員在制定經費中固定資產預算時，應控制好資產規模，申請購置固定資產時，應遵循相應的審批和采購流程，固定資產應用指南中所規定的固定資產折舊年限，并及時入賬確定好固定資產分類號，以便分門別類管理，對于文物、圖書等文化資產以及符合“無形資產”定義的，比如專利權、著作權、商標權、非專利技術等以及自制研究或非系統應用基礎的軟件，分離做好“無形資產”核算，不能與固定資產混合。同時區分租賃和受托代理固定資產應有單獨的管理數據，不計提折舊。對于捐贈類固定資產應做好價值評估或者按照“名義金額”入賬。對于資產類別、使用年限、折舊方法要經常與上級部門溝通審核，確保與規定一致。

固定資產的內部控制管理是牽涉多部門業務的工作，需要整合不同部門的信息軟件管理系統，系統之間需要建立相關聯系。資產管理和財務部門是關鍵環節，應主動擔起牽頭作用。首先，將資產管理部門的固定資產管理系統、采購部門的采購審批系統和合同管理系統和財務報銷核算系統銜接，形成計劃事先報備、采購事前審批、招標投標登記、合同管理、財務報銷、固定資產入賬、入庫驗收、日常維護登記等步驟形成完整的流程，在各流程制定相應的管理規范。將采購申請與經費預算指標掛鉤，數據匹配；采購以及日常維護活動轉換為相關資料在信息系統完整形成，從而達到管理流程清晰、經濟責任清楚。其次，將資產報銷系統在財務核算系統中作為獨立板塊運營，達到支出前期分類，同時與預算系統進行對接，與預算數據實時核對，在報銷端設置分級授權，以實現分層管理權責清晰。在整個流程設置和運行過程中，財務檔案自動生成實現電子化，控制管理流程化，在規范固定資產運營的經濟行為的同時，便利化日后的盤點監督。資產數據的信息化能夠幫助完善梳理固定資產管理整個工作流程，入庫和報銷相互分離，理清后續關鍵環節、重點難點、易錯易漏之處，整個過程管理更加智能化，數據更加準確，到最后報廢處置等更加高效，而且信息化軟件系統的主動判斷、數據匹配和傳送，降低了人為操控風險。整個流程實現了資產管理系統為核心的數據系統實現固定資產管理數據的共享和實時監控，經費支出和資產管理的動態化和精確性，完成了跨部門資產管理活動的內部控制工作，提高資產管理工作的效率。

三、結語

高校固定資產是高等院校從事教學科研以及保障性行政辦公和后勤服務工作的重要基礎，也是高等院校資產的重要組成部分，應以《行政事業單位內部控制報告管理制度(試行)》為基礎對固定資產業務活動全面全方位梳理，確立固定資產內控目標，規范固定資產核算方法，建立業務整合和流程銜接緊密的信息化管理流程，減少非程序性的步驟，將制度文件、辦事流程內化到內控系統，引導教職員工規范操作，實現管理數據自動信息化，加強部門數據互通，形成以信息化為平臺的業務內部控制規范，在業務貼近實務、教工需求的同時，提高管理水平。