ERP 系統(tǒng)提升公司管理水平

趙俊生 國投欽州發(fā)電有限公司

財務管控始終是ERP 信息系統(tǒng)的核心模塊，ERP 信息系統(tǒng)在發(fā)電企業(yè)的全面推廣應用標志著公司管理理念的全面提升。ERP 信息系統(tǒng)幫助公司重新建立新的管控體制，將公司的所有資源進行有效的計劃和控制，從而達到公司降本增效的目標。

一、公司信息化建設(shè)的發(fā)展

欽州公司充分認識到通過信息化建設(shè)在電力企業(yè)的重要性和必要性，依據(jù)集團的信息化總體規(guī)劃，建立了以財務管理為核心的業(yè)財一體化來實現(xiàn)公司精細化管理，提高了公司的經(jīng)濟效益，防范公司的財務風險，更好地推進公司總體戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。

欽州公司的信息化建設(shè)經(jīng)歷了兩個大的階段：第一個階段從2005 年基建期開始到2010 年底，公司進行了信息化的基本建設(shè)，滿足了公司基本的信息化管理需求；第二個階段從2011 年至今進入信息化的提升建設(shè)階段，達到了提升公司管理水平和促進兩化融合的目標。

二、公司信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

(一)公司成立了信息化領(lǐng)導小組

公司成立了信息化領(lǐng)導小組，總經(jīng)理親自掛帥，負責對公司信息化建設(shè)工作協(xié)調(diào)和指導，負責對公司重大信息化建設(shè)項目及實施方案進行審批，對公司信息化建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃進行決策。公司投入大量的人力、物力和財力積極規(guī)劃并實施公司ERP 信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，開展實用化的建設(shè)工作，使得公司的信息化建設(shè)有了很大提升，并取得了很好的效果。

(二)制訂了信息化總體規(guī)劃

根據(jù)集團公司的總體規(guī)劃要求，欽州公司完成了信息化總體規(guī)劃的制訂工作。總體規(guī)劃中將欽州公司的信息化建設(shè)分為三個層次實現(xiàn)，即業(yè)務執(zhí)行層、管理決策層、展現(xiàn)層。

業(yè)務執(zhí)行層建設(shè)以ERP 系統(tǒng)為核心，以辦公自動化(OA)系統(tǒng)、數(shù)字檔案系統(tǒng)、統(tǒng)計信息系統(tǒng)、安全生產(chǎn)管理信息系統(tǒng)、廠級監(jiān)控(SIS)系統(tǒng)為一體化的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)公司生產(chǎn)經(jīng)營信息的高度集成化、實時化。

管理決策層利用商業(yè)智能(BI)技術(shù)，有效的整合業(yè)務執(zhí)行層產(chǎn)生的生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)，使得提供報表及提出決策依據(jù)快速準確，使公司做出的經(jīng)營決策準確。

展現(xiàn)層在BI 的基礎(chǔ)上，進行數(shù)據(jù)的分析，通過直觀、快捷的可視化界面的展示，為公司經(jīng)營決策做支持。

(三)ERP 信息系統(tǒng)簡介

公司正式啟動 IFS ERP 系統(tǒng)項目后，建立了從業(yè)務到財務一體化信息處理流程，將公司經(jīng)營中的管理流程、財務會計流程、業(yè)務流程等三大主要流程有機融合為一體。

公司ERP 系統(tǒng)實施以財務業(yè)務一體化為實施重點，具體包括基于IFS 應用系統(tǒng)開發(fā)的基建管理、財務管理、全面預算管理、物資管理、燃料管理、生產(chǎn)管理、人力資源管理、項目合同管理、企業(yè)門戶、電子商務共十個功能模塊，公司所有管理與生產(chǎn)的流程都在ERP 系統(tǒng)中進行流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)資金流、業(yè)務流、信息流的一體化管理。

三、資金流管控提升公司管控水平

“現(xiàn)金為王”是公司經(jīng)營的黃金法則，提升資金計劃編制質(zhì)量及完善資金計劃的動態(tài)管控，促進資金全過程的預測分析與判斷尤其重要。欽州公司原資金計劃填報，全靠業(yè)務部門的手工臺賬支撐填報下月的資金需求，填報工作及審核工作量大，資金計劃與業(yè)務缺失關(guān)聯(lián)性，效率低下；業(yè)務部門掌握資金支付申請的主動權(quán)，財務部資金支付十分被動，財務籌劃空間較少；資金計劃執(zhí)行中及執(zhí)行完畢后，系統(tǒng)無法實時掌握資金執(zhí)行情況，靠人為分析資金執(zhí)行情況，資金管理的時效性缺失，財務人員工作低效。

(一)優(yōu)化資金管控系統(tǒng)措施

為了提高資金管控質(zhì)量，通過運用強大的ERP 資金信息系統(tǒng)，達到資金管控合理高效，具體措施如下：

1.由業(yè)務驅(qū)動資金計劃填報，通過資金計劃關(guān)聯(lián)業(yè)務。優(yōu)化公司原資金計劃填報模塊，增加該模塊與合同管理模塊、采購模塊等業(yè)務計劃的關(guān)聯(lián)性，由原來業(yè)務部門靠經(jīng)驗填報資金計劃的方式，升級為根據(jù)項目結(jié)算進度、采購計劃等業(yè)務實際進程驅(qū)動次月資金需求的填報。

2.資金付款申請按周匯總審批，根據(jù)存量資金統(tǒng)一安排支付。優(yōu)化資金審批流程，增加資金支付靈活性，是節(jié)約財務費用的有效手段，將業(yè)務部門責任人發(fā)起的付款審批優(yōu)化為由資金管理會計根據(jù)資金計劃和實際入賬情況，按周匯總審批，根據(jù)存量資金實時支付。

3.實現(xiàn)“財企直連”，降低資金風險。充分利用集團財務共享平臺，將ERP資金模塊與集團共享平臺“財企直連”模塊建立接口，資金支付由項目立項、項目結(jié)算，再到資金計劃填報、資金支付，所有流程逐一流轉(zhuǎn)，全流程鏈條管理，從發(fā)起到結(jié)束實現(xiàn)過程監(jiān)督。

4.應收款項資金計劃納入管理。資金收款與收入結(jié)算聯(lián)系，為了達到資金籌劃高效，提高資金計劃的準確性，增加了應收賬款的月度回收計劃的管理。

5.加強了對合同付款的監(jiān)督與控制。將合同管理的付款條款與資金收付款計劃關(guān)聯(lián)，優(yōu)化增加了合同質(zhì)保金到期前自動提醒經(jīng)辦人員，在經(jīng)辦人員待辦事項中提醒，經(jīng)辦人根據(jù)提醒創(chuàng)建資金計劃填報，增加所有支付資金到期前的提醒，有效控制應付賬款賬齡及提升資金管理工作。

6.通過智能資金管控分析，實現(xiàn)資金閉環(huán)管理。考慮資金管理的及時性、有效性，平臺設(shè)置了可視化的資金管控功能，對資金管控事前、事中、事后進行分析控制，分析的主要內(nèi)容包括：使用時間、類型、占用金額、使用金額、剩余金額、供應商名稱、資金計劃調(diào)整、執(zhí)行率等，做到實時更新截至當前的現(xiàn)金流量預測表，對資金的收支進行控制和分析，月末根據(jù)資金項目和部門維度的資金完成情況進行分析，并自動進行通報考核。

(二)優(yōu)化資金管控系統(tǒng)獲得成效

為了提高了資金使用效率，降低了資金風險，公司通過對資金管理模塊的優(yōu)化，要求業(yè)務人員在進行業(yè)務計劃前先制定詳細的資金使用計劃和回籠計劃。

1.通過關(guān)聯(lián)資金計劃與業(yè)務，有效地發(fā)揮了計劃管控手段的積極作用，資金計劃執(zhí)行率得到明顯提高。

2.按周匯總付款集中審批的實現(xiàn)，強化了財務部門資金管控的靈活性，通過與金融機構(gòu)協(xié)商，按周放貸，有效降低財務費用及提高了資金支付效率。

3.民企清欠及時高效。通過貨款到期前提醒及資金計劃動態(tài)管理，清欠責任人及監(jiān)督人員，可以通過資金計劃管理實現(xiàn)民營企業(yè)清欠跟蹤和督促，實現(xiàn)清欠工作高效及時。

4.強化內(nèi)控管理，降低了資金支付風險。公司ERP 信息系統(tǒng)與集團共享平臺實現(xiàn)銀企互聯(lián)，所有付款審批流程鏈條式管理，審批流程必須進行逐層流轉(zhuǎn)，內(nèi)控管理嵌入了ERP 系統(tǒng)中，杜絕了越權(quán)或違規(guī)審批支付資金現(xiàn)象；由ERP 信息系統(tǒng)自動生成全部付款信息，減少人為干預，有效降低資金支付風險。

5.系統(tǒng)構(gòu)建了資金計劃的動態(tài)管理，加強對資金使用前的預測，過程中的控制、使用后的分析，財務部門可以準確預測未來一段時間內(nèi)的公司資金動向，也可以對資金去向做出調(diào)整，確保資金鏈不斷，加強監(jiān)督力度，提高了資金周轉(zhuǎn)速度，降低資金持有量。

6.系統(tǒng)自動統(tǒng)計分析各部門資金計劃執(zhí)行的準確性，與考核評價標準比對，形成資金計劃執(zhí)行考核表，實現(xiàn)以合同履行情況為基礎(chǔ)的考核。

四、經(jīng)驗總結(jié)

通過ERP 信息系統(tǒng)的實施，提升了整體現(xiàn)金流量預測編制的水平和質(zhì)量，為各項經(jīng)營決策提供可靠準確的信息，筑牢管理基礎(chǔ)，提高了資金計劃的執(zhí)行率；通過資金計劃與合同關(guān)聯(lián)及貨款到期前的提醒，將資金支付從業(yè)務流程發(fā)起到資金支付，進行全流程內(nèi)控管理，每個流程環(huán)環(huán)緊扣，另外，民企清欠由合同臺賬管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑾到y(tǒng)跟蹤、提醒管理，有效推動民企清欠工作從“治標”向“治本”的轉(zhuǎn)變。

(一)一把手工程

ERP 系統(tǒng)建設(shè)過程中需要公司領(lǐng)導的高度支持，同時也需要各部門負責人親身參與，以身作則，促進公司信息化的建設(shè)，信息化項目建設(shè)強大后盾和保障是一把手工程。

(二)合理規(guī)劃，借鑒經(jīng)驗

近年來，電力行業(yè)信息化建設(shè)已經(jīng)取得很大成就，同行業(yè)企業(yè)信息化建設(shè)取得了不錯的成果。欽州公司進行信息化建設(shè)，充分借鑒了行業(yè)內(nèi)各兄弟單位的經(jīng)驗，制訂了符合公司發(fā)展的信息化總體規(guī)劃以及ERP 系統(tǒng)實施規(guī)劃。

公司ERP 項目建設(shè)初期，項目組經(jīng)過多次調(diào)研咨詢，最后決定使用從事電廠ERP 建設(shè)具有多年經(jīng)驗并有多個成功案例的IFS 軟件平臺。這套成熟的軟件已在多個電廠使用多年，運行穩(wěn)定，功能強大。項目啟動后，核心組成員先后到已實施項目的電廠進行考察，學習兄弟單位在項目建設(shè)中的經(jīng)驗。將自己的想法與兄弟單位同事溝通，揚長避短，最后整理出欽州公司建設(shè)ERP 項目各模塊的需求。項目建設(shè)過程中，集團總部信息化領(lǐng)導攜同兄弟單位信息化專家到公司指導項目建設(shè)，對項目建設(shè)提出了不少寶貴的意見。

(三)正確地實施方針和策略

為了保證項目的快速實施，ERP 項目建設(shè)初期，項目組制定了“先借鑒、后完善，先固化、后優(yōu)化”的實施方針。在項目具體的實施過程采用先核心業(yè)務、再輔助業(yè)務、后優(yōu)化提升的三階段實施策略。

(四)成立項目組織機構(gòu)

為保證ERP 項目順利實施，公司成立了項目組織機構(gòu)，項目組結(jié)構(gòu)分為決策層、管理層、執(zhí)行層三個層次，核心組成員中包括公司中層、值長、業(yè)務主管、生產(chǎn)專工及技術(shù)員構(gòu)成。決策層是以公司總經(jīng)理為組長的ERP 項目領(lǐng)導小組，負責指導項目建設(shè)、重大問題決策及資源調(diào)配。管理層是以各部門經(jīng)理為主體的管理小組，主要負責ERP 系統(tǒng)實施工作的推進。執(zhí)行層包括ERP 實施組、ERP 核心組、ERP IT 支持組和ERP 質(zhì)量監(jiān)督組。

(五)強有力的過程管控

項目實施過程采用了重大問題決策機制、例會制度、過程文檔管理、三級培訓、督察制度，這些機制和方法形成了強有力的過程管控，保障了項目的順利執(zhí)行。

ERP 項目正式啟動后，項目組就制訂了實施方案、實施管理制度、考核管理辦法、督察管理制度、建設(shè)過程控制及結(jié)果要求表等管控制度和標準20 余項。控制項目重大節(jié)點、工作流程、過程文檔、培訓過程，規(guī)范了項目實施過程，并將系統(tǒng)的使用情況納入部門及個人的績效考核中，保障了項目的順利實施。

為了督導項目開展，實時了解項目實施過程中的難點，協(xié)調(diào)各部門合作建設(shè)ERP 項目，在項目實施過程中，每月定期召開領(lǐng)導小組擴大會議。領(lǐng)導小組并以身作則，多次強調(diào)各部門經(jīng)理為部門項目建設(shè)的第一責任人，大大地推動了各部門內(nèi)部ERP 項目的實施。

(六)數(shù)據(jù)優(yōu)先，滾動培訓

公司的ERP 信息化建設(shè)的成果只是促進管理水平提高的一種工具，真正的信息化水平的提高，還需要公司員工的認同和使用。ERP 項目建設(shè)中，項目組多次邀請了IFS總部的專家進行ERP 先進管理理念的培訓，來提高公司員工對ERP 先進管理理念的認可度，在項目實施過程中，項目組采取滾動反復培訓的方式。每個子系統(tǒng)上線前，核心組首先組織領(lǐng)導、各部門經(jīng)理進行培訓，其次組織各班組班長、技術(shù)員參加培訓，一級培訓后，再回到班組組織二級培訓，通過這種方式，自上而下，以點帶面，真正地讓公司所有員工接受和使用ERP 系統(tǒng)，取得了不錯的效果。

(七)實施范圍廣，實施速度快

公司經(jīng)過13 個月完成了從ERP 項目全面啟動到項目的建設(shè)。公司所有業(yè)務工作流程都在ERP 系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)運行穩(wěn)定順暢。短短一年多的時間，實施范圍之寬和實施速度之快，是欽州公司全體成員及項目組共同努力實現(xiàn)的壯舉。