中小企業(yè)財務(wù)共享信息化實施研究

王海明

（上海肯耐珂薩人力資源科技股份有限公司，上海 200072）

1 財務(wù)共享概述

1.1 財務(wù)共享的概念

財務(wù)共享即利用現(xiàn)代化信息技術(shù)規(guī)范企業(yè)財務(wù)處理流程，進一步提升企業(yè)工作效率，有效降低企業(yè)經(jīng)營成本，為內(nèi)部及外部客戶提供專業(yè)財務(wù)服務(wù)的管理模式。財務(wù)共享是企業(yè)集中管控模式在財務(wù)管理上的最新應(yīng)用，或者說集中管控是財務(wù)共享建設(shè)的基石。與傳統(tǒng)財務(wù)共享相區(qū)別的是，管控服務(wù)型財務(wù)共享是中小企業(yè)對分散在不同區(qū)域業(yè)務(wù)單元中易于標準化和規(guī)范化的財務(wù)業(yè)務(wù)進行流程再造與標準化、集中處理，提升運營效率，同時將企業(yè)財務(wù)會計人員從重復煩瑣的財務(wù)核算工作中解放出來，為財務(wù)人員向管理會計方向轉(zhuǎn)型提供可能。

1.2 財務(wù)共享的作用

財務(wù)共享主要有5 方面作用：①幫助企業(yè)實現(xiàn)自身經(jīng)營發(fā)展目標；②降低財務(wù)經(jīng)營成本，提升財務(wù)工作效率；③使財務(wù)處理流程標準化；④進一步完善財務(wù)管理體系；⑤實現(xiàn)財務(wù)集中管控。財務(wù)共享服務(wù)中心為中小企業(yè)飛速擴張?zhí)峁┝丝煽焖俳尤搿⒖煽焖贅藴驶攧?wù)管控的信息化平臺。

2 財務(wù)共享發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 未能意識到財務(wù)共享的重要性

一些中小企業(yè)未能意識到財務(wù)共享對企業(yè)進一步發(fā)展的重要性，企業(yè)全部的資源均用于追求利潤，忽略了企業(yè)內(nèi)部財務(wù)共享服務(wù)的建設(shè)。同時，部分中小企業(yè)在構(gòu)建財務(wù)共享部門人員隊伍時沒有以積極的心態(tài)推進部門建設(shè)，對人員配置十分敷衍隨意，最終導致財務(wù)共享中心建設(shè)失敗。還有些財務(wù)人員擔心財務(wù)共享建設(shè)后企業(yè)會精簡人員，對財務(wù)共享建設(shè)存在抵觸情緒，這些均不利于企業(yè)的長遠發(fā)展。

2.2 財務(wù)共享機制不完善

在我國，財務(wù)共享理念還屬于比較超前的財務(wù)理念，在相關(guān)財務(wù)共享制度上還沒有形成一定的準則，相關(guān)中小企業(yè)即使有心推進財務(wù)共享機制，也很難找到前進的方向。另外，在企業(yè)發(fā)展過程中，許多中小企業(yè)將財務(wù)工作的重心過多放在財務(wù)內(nèi)部控制上，忽略了財務(wù)共享機制的建立，其他一些中小企業(yè)即使認識到了構(gòu)建財務(wù)共享機制的重要性，在具體實施過程中也很難做到嚴格要求，執(zhí)行力相對低下，導致設(shè)想依舊只是一個雛形，未能認真貫徹執(zhí)行。

2.3 財務(wù)共享服務(wù)本土化程度不夠

財務(wù)共享理念最初起源于國外，而我國的財務(wù)共享理念起步相對較晚，在具體的建設(shè)與運用中大多需要參考國外的執(zhí)行情況，未能完整構(gòu)建屬于中國本土的、符合我國經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律的財務(wù)共享服務(wù)體系。我國第一家成立共享服務(wù)中心的是中興通訊，其成功的經(jīng)驗十分值得中小企業(yè)學習，只是中小企業(yè)與大型企業(yè)之間還存在一定的差距，并不能完全照搬大型企業(yè)的實施過程，還需要摸索建立屬于中小企業(yè)自己的財務(wù)共享服務(wù)機構(gòu)［1］。

3 信息化時代財務(wù)共享發(fā)展趨勢

信息化時代的財務(wù)共享發(fā)展主要是進一步精簡財務(wù)辦公的步驟，利用各種信息化技術(shù)軟件搭建出流程更加精簡、溝通更加方便、效率更高且運營成本更低的信息化財務(wù)辦公平臺，其主要有以下4 個發(fā)展趨勢。

3.1 個性化流程

在以往的財務(wù)工作中，大多企業(yè)會為客戶提供事先準備好固定的服務(wù)，并嚴格執(zhí)行固定的格式，流程也十分固定，缺乏個性。隨著我國信息化時代到來，機器人、光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR）和移動互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，財務(wù)工作流程必然會朝著開放化、精簡化、靈活化的方向發(fā)展，不斷提升辦公流程的自動化程度。

3.2 靈活辦公

隨著信息化財務(wù)辦公軟件不斷發(fā)展，企業(yè)員工辦公地點將不再局限于辦公室內(nèi)，員工可以在任何時間、任何地點處理工作。財務(wù)共享服務(wù)也使整個財務(wù)運作流程更加專業(yè)化。

3.3 云端平臺

財務(wù)共享服務(wù)主要是采用信息化的云端平臺，企業(yè)管理者能夠清晰查閱企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)，而企業(yè)財務(wù)人員也能夠查閱在自身權(quán)限內(nèi)所能夠查閱的財務(wù)信息，及時掌握企業(yè)財務(wù)運轉(zhuǎn)情況，幫助企業(yè)進一步發(fā)展。

3.4 一體化服務(wù)

一體化服務(wù)指的是隨著財務(wù)共享服務(wù)的發(fā)展，多個共享中心不斷融合，幫助財務(wù)共享服務(wù)平臺與其他工作平臺取得聯(lián)系，同時財務(wù)共享服務(wù)平臺能夠支持的財務(wù)流程也更加多樣化。除了傳統(tǒng)的賬務(wù)處理，還能夠預測企業(yè)風險、管控企業(yè)資金運作、指導企業(yè)投資方向等，促進企業(yè)各項服務(wù)之間的整合，促使企業(yè)高效運轉(zhuǎn)［2］。

4 中小企業(yè)財務(wù)共享信息化實施措施

4.1 提升財務(wù)工作人員工作素質(zhì)

中小企業(yè)應(yīng)建立財務(wù)共享信息化服務(wù)中心，而人才的培養(yǎng)是重中之重。財務(wù)共享信息化服務(wù)中心雖然能夠有效提升企業(yè)財務(wù)工作處理的效率，加快企業(yè)發(fā)展進程，但也需要財務(wù)工作人員掌握更多的知識，如信息技術(shù)、法律、管理等相關(guān)知識，同時還需要有專業(yè)的財務(wù)知識作為支撐。因此，中小企業(yè)應(yīng)當盡可能提高財務(wù)工作人員的工作素質(zhì)，建立健全培訓系統(tǒng)，對目前在職財務(wù)人員進行定期的培訓，幫助員工及時掌握最新的信息技術(shù)并將其合理運用到工作中，培養(yǎng)員工的互聯(lián)網(wǎng)與共享思維，幫助其更快地適應(yīng)財務(wù)共享服務(wù)中心的搭建工作，最后實現(xiàn)中小企業(yè)財務(wù)處理工作高效運轉(zhuǎn)，提升內(nèi)部財務(wù)處理水平。

4.2 建立企業(yè)財務(wù)共享體制

標準的財務(wù)共享體制能夠保障財務(wù)共享服務(wù)標準化運行。這就需要企業(yè)建立財務(wù)共享服務(wù)體制，根據(jù)目前企業(yè)的實際經(jīng)營情況選擇適合的制度來維持財務(wù)共享服務(wù)的運行。此外，企業(yè)需要規(guī)范整個財務(wù)工作的處理流程，強調(diào)信息化水平與財務(wù)管理二者并重發(fā)展，保障各個業(yè)務(wù)部門按照規(guī)定的制度與政策運行，同時還要根據(jù)外部環(huán)境與內(nèi)部環(huán)境的變化及時進行調(diào)整，以跟上時代的變化。

企業(yè)還應(yīng)當借用財務(wù)共享服務(wù)軟件來規(guī)范財務(wù)處理流程［3］，如費用的確認、報銷等。應(yīng)收應(yīng)付賬款的處理工作均應(yīng)當具備標準的流程，相關(guān)財務(wù)人員只需要按照既定的流程處理即可，這樣可以大大提升工作效率，減少出錯。另外，企業(yè)還需要制定相應(yīng)的制度對財務(wù)處理流程進行優(yōu)化，確保其能夠最大程度適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，取得更好的經(jīng)營成績。

4.3 結(jié)合信息化軟件

目前市面上財務(wù)軟件眾多，中小企業(yè)應(yīng)當選擇符合自身發(fā)展現(xiàn)狀的軟件進行相關(guān)工作的處理。目前需要財務(wù)共享服務(wù)的業(yè)務(wù)包括報賬、結(jié)算、固定資產(chǎn)、核算、報表、數(shù)據(jù)分析、合同、采購等，金蝶云共享服務(wù)平臺能夠有效滿足以上要求。其具備專門的業(yè)務(wù)處理平臺與任務(wù)推送系統(tǒng)，能夠進行單據(jù)掃描并上傳到云端供企業(yè)其他財務(wù)人員共享查看，并及時將憑證歸檔，實現(xiàn)集中報賬、集中結(jié)算支付、集中核算分析三大功能［4］。同時結(jié)合信息化軟件還能夠有效地減少財務(wù)管理費用支出，軟件的統(tǒng)一處理還能夠使工作集中化、簡單化，有利于企業(yè)核心競爭力的進一步提升，支持企業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展。

目前，中小企業(yè)在促使自身向外擴展的同時不能忽略內(nèi)部財務(wù)信息軟件的作用，不能因為財務(wù)軟件需要一定的資金投入而選擇精簡。企業(yè)應(yīng)當選擇符合自身發(fā)展情況并結(jié)合信息化技術(shù)的財務(wù)軟件，促進財務(wù)共享服務(wù)中心的順利構(gòu)建。

4.4 建立財務(wù)共享運營管理制度

財務(wù)共享是中小企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路，中小企業(yè)應(yīng)廣泛借鑒大型集團企業(yè)財務(wù)共享中心建設(shè)路徑，設(shè)置專門的財務(wù)共享部門，同時還要建設(shè)7 個部分的配套運行管理制度：①業(yè)務(wù)流程管理制度；②人員管理制度；③文檔管理制度；④現(xiàn)場管理制度；⑤服務(wù)管理制度；⑥績效管理制度；⑦質(zhì)量和培訓管理制度。完善的財務(wù)共享制度可以保障財務(wù)共享服務(wù)穩(wěn)定運行，同時監(jiān)控財務(wù)共享運行各項指標，及時發(fā)現(xiàn)問題及風險，確保企業(yè)財務(wù)管控目標的實現(xiàn)［5］。

4.5 建立財務(wù)共享服務(wù)績效考評指標

一項新制度實施的優(yōu)劣與否需要通過考評指標來衡量，其能夠幫助企業(yè)掌握目前財務(wù)共享服務(wù)運行情況以及本企業(yè)的發(fā)展情況。主要從4 個方面進行考核。①工作效率方面。當財務(wù)共享服務(wù)中心投入使用以后，相關(guān)工作人員應(yīng)當提升財務(wù)處理效率，考核目前財務(wù)工作處理的速度［6］。②服務(wù)質(zhì)量方面。財務(wù)共享服務(wù)中心能夠有效提升服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)嚴格考核財務(wù)處理工作是否存在差錯，以及相關(guān)工作人員對各個財務(wù)系統(tǒng)的操作是否熟練，能否熟練運用財務(wù)軟件處理本企業(yè)業(yè)務(wù)。③態(tài)度層面。企業(yè)需要對財務(wù)人員的財務(wù)態(tài)度進行考核，如考勤等。④工作能力方面。企業(yè)還需要考核各個人員的工作能力，看其是否具有溝通能力與團隊合作精神、是否掌握專業(yè)的財務(wù)知識等。

有了考評指標的約束，相關(guān)人員便會更加嚴于律己，嚴格遵守企業(yè)規(guī)定的規(guī)章制度，更好地幫助企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)信息化的有效實施。

5 結(jié)語

信息化技術(shù)軟件的發(fā)展使中小企業(yè)實現(xiàn)財務(wù)共享服務(wù)成了現(xiàn)實。中小企業(yè)只要根據(jù)自身發(fā)展特性選擇合適的財務(wù)信息軟件，并結(jié)合自身特殊性建立健全的財務(wù)共享體制，便能夠有效保障財務(wù)信息共享服務(wù)中心的順利運轉(zhuǎn)，幫助企業(yè)實現(xiàn)長遠發(fā)展戰(zhàn)略。